使用存取資產追蹤範本

準備資料庫以供使用

• 當您第一次開啟資料庫時，Access 會顯示 [歡迎使用] 表單。 若要防止下次開啟資料庫時顯示此表單，請清除 [ 開啟此資料庫時顯示歡迎使用 ] 核取方塊。

  關閉 [歡迎] 表單以開始使用資料庫。

• 若要確定已啟用所有資料庫內容，請在訊息列中按一下啟用此內容。

  如需啟用資料庫內容的詳細資訊，請參閱決定 是否信任資料庫一文。

顯示或隱藏已淘汰的資產

「淘汰資產」是「淘汰日期」在目前日期或之前的項目。 當資產過時、損壞或未使用時，它們可能會被淘汰。 您可以在資產清單表單上顯示或隱藏已淘汰的資產。

• 在 資產清單 表單上，選取或清除 顯示已淘汰 核取方塊。

搜尋資產或聯絡人

「 快速搜尋 」方塊可讓您在 「資產清單」 表單上快速尋找資產，並在 「連絡人清單」 表單上尋找「連絡人」。

• 在 [ 快速搜尋 ] 方塊中輸入您要搜尋的文字，然後按 ENTER。

  Access 會篩選清單，以僅顯示包含您搜尋之文字的記錄。 若要返回完整清單，請按一下 清除目前搜尋。 (這是搜尋框內的 X.)

篩選資產清單

在 「資產清單」 表單上，您可以篩選資產清單，並儲存您最愛的篩選器以供日後使用。

1. 以滑鼠右鍵按一下表單並選取您想要的篩選器，以套用篩選器。

2. 按一下 儲存篩選器。

3. 在 [篩選詳細資料] 表單上，輸入篩選名稱和描述，然後按一下 [關閉]。

4. 使用 「篩選器我的最愛 」方塊套用已儲存的篩選器，或按一下 (清除篩選器) 以移除篩選器。

顯示或隱藏欄

在 [資產清單] 表單和 [ 連絡人清單] 表單上，預設會隱藏某些欄位 (欄) 。 若要變更要顯示的欄位：

1. 按一下 顯示/隱藏欄位。

2. 在 [ 取消隱藏欄 ] 對話方塊中，選取您要顯示的每個欄旁邊的核取方塊。 清除核取方塊以隱藏欄。

顯示資產或聯絡人詳細資料

「 資產詳細資料」 表單和 「聯絡人詳細資料」 表單可讓您檢視和輸入有關項目的詳細資訊。 若要顯示 「資產詳細資料」 或 「聯絡人詳細資料 」表單：

• 在 [資產清單] 表單或 [ 連絡人清單] 表單上，按一下您要查看的項目旁邊的 [ 開啟 ]。

新增圖片

在 [資產詳細資料 ] 表單和 [連絡人詳細資料] 表單上，您可以新增圖片和其他附件。

• 在 [資產詳細資料 ] 表單上的相框下，按一下 [新增或移除附件]。

  在 [連絡人詳細資料] 表單的相框下，按一下 [編輯圖片]。

• 在 「附件 」對話方塊中，按一下 「新增」。

• 在 [ 選擇檔案 ] 對話方塊中，瀏覽至包含檔案的資料夾。

• 選取您要新增的檔案，然後按一下 [開啟]。

• 在 「附件」 對話方塊中，按一下「 確定」。

從 Microsoft Outlook 新增連絡人

如果您使用 Microsoft Outlook，則可以從該程式新增連絡人或資產擁有者，而不需要重新輸入資訊。

1. 在 [連絡人清單 ] 表單上，按一下 [ 從 Outlook 新增]。

2. 在 [選取要新增的名稱 ] 對話方塊中，選取您要新增至資料庫的名稱。

3. 按一下 [新增]，然後按一下 [確定]。

顯示連絡人地址的地圖

在 「連絡人詳細資料」 表單上，如果您已輸入連絡人的街道地址，則可以顯示該位置的地圖：

• 按一下 [對應此地址]。

顯示報表

資產追蹤包括數個報告，包括 所有資產、 資產詳細資料、 已淘汰資產、 聯絡人通訊錄等。 若要顯示報告：

• 在 [導覽窗格] 的 [報表] 底下，按兩下您要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報告。 如需詳細資訊，請參閱建立 簡單報表一文。

將欄位新增至 [資產] 表格

1. 關閉所有開啟的索引標籤。

2. 在「導覽窗格」中，按兩下「 資產」 表格。

3. 向右捲動，直到您看到名為「 新增欄位」的欄。 按兩下欄標題，然後輸入欄位名稱。

當您第一次在資料行中輸入資料時，Access 會為您設定資料類型。

將欄位新增至表單或報表

將欄位新增至表格後，您可以將其新增至表單或報表。

1. 以滑鼠右鍵按一下 [導覽窗格] 中的表單或報表，然後按一下 [版面配置檢視]。

2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [新增現有欄位]。

3. 將您想要的欄位從 [欄位清單] 拖曳至表單或報表。