排程、寄出 Outlook

套用到
Microsoft 365 Outlook Microsoft Viva Insights 新的 Windows 版 Outlook

排程發送建議能減少同事在工作時間外或他們不在時的電子郵件干擾，也讓你能在想工作的時間工作，而不會把行程的負擔加諸他人。

在 Outlook Mac 中「發送」行程建議的截圖，標示在「寄件人」行上方

注意

要使用排程發送建議，你需要關閉 任何會延遲訊息的 Outlook 規則。 

當你會在 Outlook 收到排程發送建議時

注意

你每天收到的建議數量取決於你的服務方案。 Viva Insights 訂閱或 MyAnalytics (全) 服務方案 用戶可享有無限號碼。  MyAnalytics 服務方案用戶的洞察 最多可獲得三項。 建議預設是開啟的，但你可以關閉。

當你在 Outlook 撰寫電子郵件時，可能會收到建議，並且：

  • 收件人欄位中的所有收件人皆非工作時間。
  • 你只在「收件人」欄位寄信給一個收件人，而該收件人在 Outlook 裡設定了自動的不在辦公室回覆。
  • 你已經超出工作時間了。

當你在 Outlook 撰寫電子郵件時，可能 看不到 建議，且：

  • 是在收件人或你工作時間前的30分鐘內。
  • To 欄位中共有超過 15 位受獎者。
  • 你是在寄一封電子郵件給自己。

要在 Outlook 中使用排程發送建議

  1. 在建議中選擇 「排程」 發送。

  2. 選擇 「排程發送」後，訊息右側會開啟一個洞察視窗，確認該日期和時間。 收件者:

    • 請保留建議的日期和時間，在郵件中按下 發送 。
    • 更改收件人收到你的電子郵件的時間，並利用洞察中的日期和時間欄位來做更改。 調整完這些設定後，請在郵件中按下 「發送 」。
    • 請立即寄出電子郵件，而非在預定時間，選擇 取消預定發送。 接著，在郵件中選擇 「發送 」。

注意

  • 關於團體：

    你無法排程送達到發行清單和 Microsoft 365 或 Office 365 群組。

  • 關於共用信箱：

    如果信箱在收件人欄，你可以排程 投遞到 共用信箱。 如果你擁有完全存取權限，並且可以以信箱的名義或代表信箱發送，你可以從共用信箱 排程投 遞。

選擇「發送以排程配送」後

選擇 發送後，您的預定訊息會停留在兩個地方之一：

  • 如果你用 Outlook 網頁版，就是 Drafts 資料夾。
  • 如果你用 Outlook for Windows，那就是「已發送物品」資料夾。

在預定的送達時間，郵件會自動送達收件人、副本和密件欄位中的所有收件人。

在預定時間前發送訊息

  1. 打開「草稿或已寄件物品」資料夾中的郵件。
  2. 選擇 立即傳送。

不要傳達你的訊息

  1. 打開「草稿或已寄件物品」資料夾中的郵件。
  2. 選擇 「不發送」。

這個選項會將郵件移到 Outlook 的 已刪除資料夾 。

開啟或關閉排程 發送建議

搭配 Viva Insights Outlook 外掛：

  1. 在 Viva Insights 的 Outlook 外掛中，選擇 設定 (齒輪圖示) 。
  2. 把「排程發送建議」的切換切換成「開」或「關」。

系統管理控制項

若要在租戶層級為組織設定排程發送建議，請參考管理員設定。