如何在 [小型企業2006記帳] 中關閉會計年度(在會計快速中,以及在會計專員中)

摘要

本文說明如何使用逐步程式程式,在 microsoft office 小型企業版記帳2006、Microsoft Office 記帳速成版中關閉會計年度,以及 Microsoft Office 記帳專業版。 包含下列步驟: 1. 手動執行某些年末 tasks2。調整日記 entries3。檢查資料庫的 errors4。在您關閉會計 year5 前,請先備份公司資料庫。在關閉會計 year6 前,請先列印試算平衡表。列印所需的年結束財務 statements7。設定新的會計 year8。關閉 [會計 year9]。關閉會計 year10 之後,列印試算平衡表報告。在您關閉會計年度 yearThis 之後,請備份公司資料庫,也就是當您關閉會計年度時可能會發生之問題的一些常見問題。

簡介

當您在小型企業記帳2006、會計快速中以及會計專業版中關閉會計年度時,您必須在儲存公司資料庫的電腦上執行下列步驟。 若要執行本文所述的步驟,您必須在小型企業記帳2006(會計速成版或會計專業版)中指派擁有者角色,或者您必須以系統管理員身分登入執行這些程式的電腦。

其他相關資訊

若要在小型企業記帳2006、會計快速中及會計專業版中關閉會計年度,請依照下列逐步程式:

步驟1:手動執行幾年期的工作

在您關閉會計年度前,請手動執行下列任務:

  • 清除預付費

  • 銀行帳戶對帳

  • 協調信用卡帳戶

  • 記錄折舊

  • 調整庫存

步驟2:調整日誌項目

對日誌項目進行下列調整:

  • 修正記錄交易時所發生的任何錯誤。

  • 指派收入賺取期間的收入。

  • 將費用指派到支出發生的期間。

若要調整日記專案,請按一下 [公司] 功能表上的 [新增日記專案]。

步驟3:檢查資料庫的錯誤

筆記

  • 確定沒有人開啟公司資料庫。

  • 在資料庫所在的電腦上執行此步驟。

若要檢查資料庫是否有錯誤,請依照下列步驟進行:

  1. 啟動小型企業記帳2006、會計快速入門或會計專業版,然後開啟任何公司資料庫,除了您想要檢查的專案外。

  2. 在 [檔案] 功能表上,指向 [實用程式],然後按一下 [資料工具]。

  3. 按一下 [ 高級工具 ] 索引標籤,然後按一下 [ 修復]。

  4. 選取您要檢查錯誤的資料庫,然後按一下 [ 修復]。

  5. 如果您收到一則訊息,指出所有與資料庫的連線都將關閉,請按一下 [是]

  6. 如果找不到任何錯誤,請按一下 [確定]。 如果發現錯誤,請進行檢查,然後進行任何必要的調整。

  7. 按一下 [ 關閉 兩次]。

步驟4:在您關閉會計年度前,請先備份公司資料庫

注意事項

  • 除了在資料庫所在的電腦之外,請確定沒有任何人開啟公司資料庫。

  • 在資料庫所在的電腦上執行此步驟。

若要備份公司資料庫,請遵循下列步驟:

  1. 啟動小型企業記帳2006、會計速成版或會計專業版,然後開啟您想要備份的公司資料庫。

  2. 在 [檔案] 功能表上,指向 [實用程式],然後按一下 [資料工具]。

  3. 按一下 [ 基本工具 ] 索引標籤上的 [ 備份]。

  4. 按一下 [瀏覽]

  5. 輸入檔案的名稱,然後按一下 [ 儲存]。 注意: 預設檔案類型是 壓縮的備份檔案(* .zip)。 預設檔案位置位於下列路徑上:

    我的 Documents\Small 商務 Accounting\Backups

  6. 如果您想要限制對備份的存取權,請在 [ 密碼 ] 方塊中輸入密碼,然後在 [ 驗證密碼 ] 方塊中再次輸入密碼。

  7. 按一下 [確定]

  8. 當您收到備份成功完成的訊息時,請按一下 [確定]

  9. 按一下 [關閉]

步驟5:在關閉會計年度前,列印試算平衡表報表

在您列印 [試算平衡表] 報表前,輸入年度的所有交易記錄。 如果您稍後再輸入其他交易,您必須列印新的試算平衡表。 此報表列出截止特定日期為止的所有帳戶和餘額。

  1. 在 [ 報表 ] 功能表上,指向 [ 公司和財務],然後按一下 [ 試算平衡表]。

  2. 在工具列上 的 [從 ] 清單中,按一下 [ 自訂]。

  3. 在 [ 日期 ] 方塊中,輸入您想要的日期,或從行事曆中選取日期。

  4. 在 [ 視圖 ] 功能表上,按一下 [重新整理 報表]。

  5. 按一下 [ 檔案 ] 功能表上的 [ 列印]。

步驟6:列印所需的年結束財務結算單

最常見的財務財務報表如下所示:

  • 資產負債表

  • 利潤與損失

  • 現金流量表

若要尋找這些報表,請指向 [報表] 功能表上的 [公司和財務],然後按一下您想要的報表。

  • 列印會計年度最後一天的資產負債表報表。 若要設定日期,請從 [ 截止 至] 清單中選取正確的值,並從工具列上的 日期 清單中選取。 在 [ 報告基數 ] 清單中,根據公司所用的記帳方法,選取 [ 現金 ] 或 [ 累算]。

  • 針對 [利潤與損失] 報告,請選取與會計年度的第一個和最後一天相對應的日期範圍。 若要這樣做,請從 [ 日期範圍 ] 清單、[ ] 清單,以及工具列上的 [ ] 清單中,選取正確的值。 在 [ 報告依據 ] 清單中,選取 [ 現金 ] 或 [ 累算],視公司使用的會計方法而定。

  • 針對現金流量報表報表,選取與會計年度的第一個和最後一天相對應的日期範圍。 若要這樣做,請從 [ 日期範圍 ] 清單、[ ] 清單,以及工具列上的 [ ] 清單中,選取正確的值。

步驟7:設定新的會計年度

您必須設定新的會計年度,以便您準備好輸入明年的交易。

  1. 在 [ 公司 ] 功能表上,按一下 [ 管理會計年度]。

  2. 按一下 [ 新會計年度]。 [預設日期] 會填入 [ 會計年度的開始 ] 方塊。 此日期是以上一個會計年度的最後一個日期為基礎。 您無法變更此日期。

  3. 在 [ 關閉會計年度 ] 方塊中,輸入下一個會計年度的最後一天,或從行事曆中選取日期。

  4. 按一下 [確定]

步驟8:關閉會計年度

您可以有不受限制的開啟會計年度數。 當您關閉會計年度時,必須以時間順序將其關閉。 當您關閉會計年度時,會發生下列活動:

  • 資產負債表帳戶會累計,並將餘額轉移為下一年的期初餘額。

  • 已建立的日誌項目會將所有收入與費用帳戶清零。 差額會張貼到 [保留盈餘] 帳戶。

  • [會計年度狀態] 設定為 [關閉]。

若要關閉會計年度,請執行下列步驟:

  1. 在 [ 公司 ] 功能表上,按一下 [ 管理會計年度]。

  2. 從 [ 期間清單 ] 清單中,選取您要關閉的年份,然後按一下 [ 關閉會計年度]。

  3. 如果系統提示您將淨收益移至保留盈餘帳戶,請按一下 [是]

步驟9:在您關閉會計年度後列印試算平衡表報表

若要列印 [試算平衡表] 報表,請遵循下列步驟:

  1. 在 [ 報表 ] 功能表上,指向 [ 公司和財務],然後按一下 [ 試算平衡表]。

  2. 按一下 [從] 方塊 中的 [自訂]。

  3. 在 [ 日期 ] 方塊中,輸入下一個會計年度的第一天,或從行事曆中選取日期。

  4. 在 [ 視圖 ] 功能表上,按一下 [重新整理 報表]。

  5. 按一下 [ 檔案 ] 功能表上的 [ 列印]。

  6. 將此報告與您在「在關閉會計年度前列印試算平衡表」一節中所建立的試算平衡表報表進行比較。 確認下列事項:

    • 餘額將結轉至下一年。

    • [收入] 與 [費用] 帳戶上的餘額為零,而差額則會過帳至 [保留盈餘] 帳戶。

    • 在您關閉會計年度之後所列印的 [試算平衡表] 報表上的借方總額與總點數,符合您在關閉會計年度之前所列印的 [試算平衡表] 報表中的 [借項金額] 與 [貸方合計]。

  7. 如果您必須調整專案,請按一下 [公司] 功能表上的 [新增日記專案]。

步驟10:在您關閉會計年度後備份公司資料庫

注意事項

  • 確定沒有人開啟公司資料庫。

  • 在資料庫所在的電腦上執行此步驟。

若要備份公司資料庫,請遵循下列步驟:

  1. 啟動小型企業記帳2006、會計速成版或會計專業版,然後開啟您想要備份的公司資料庫。

  2. 在 [檔案] 功能表上,指向 [實用程式],然後按一下 [資料工具]。

  3. 按一下 [ 基本工具 ] 索引標籤上的 [ 備份]。

  4. 按一下 [瀏覽]

  5. 輸入檔案的名稱,然後按一下 [ 儲存]。注意: 在關閉會計年度之前,請使用與您建立備份檔案時相同的檔案名。 預設檔案類型是 壓縮的備份檔案(* .zip)。 預設檔案位置位於下列路徑上:

    我的 Documents\Small 商務 Accounting\Backups

  6. 如果您想要限制對備份的存取權,請在 [ 密碼 ] 方塊中輸入密碼,然後在 [ 驗證密碼 ] 方塊中再次輸入密碼。

  7. 按一下 [確定]

  8. 當您收到備份成功完成的訊息時,請按一下 [確定]

  9. 按一下 [關閉]

常見問題(FAQ)

Q1:如果我關閉會計年度,可以儲存交易記錄嗎?交易是否可儲存到關閉的年份?A1: 關閉年份之後,您就無法儲存交易。 不過,您可以重新開啟年份,然後儲存交易。 如果您 repoen 的年份不是目前年份,您必須從最新一年開始,然後往後進行,以相反的時間順序重新開啟該年份以及所有插入的關閉年份。 進行任何變更之後,您必須從最舊的年份開始,然後向前行事,以時間順序關閉所有開啟的年份。若要重新開啟已關閉的年份,您必須以下列其中一個角色指派或登入:

  • 小型企業會計2006(在會計快速中,或在會計專員)中擁有者

  • 小型企業記帳2006、會計速成或會計專業版中的會計

  • 執行小型企業記帳2006、會計快速或會計專業版電腦上的系統管理員

Q2:我可以繼續開啟多少會計年度?A2: 您可以保持開啟的會計年度數沒有限制。 第3季度:我是否必須在下一個會計年度的第一天之前關閉會計年度?A3: 您可以在一年的最後一天之後的任何時間關閉會計年度。 不過,在您關閉會計年度之後,資產負債表帳戶的期初餘額就不會結轉到新年份。 此外,費用帳戶不會被清零,且差額不會套用至保留盈餘帳戶。第4季度:當我結束會計年度時,非作用中的帳戶會發生什麼情況?A4: 如果您在關閉會計年度時擁有非作用中的帳戶,帳戶狀態不會變更。 不論非作用中的帳戶是否有餘額,都是如此。 Q5:如何查看代表已清零之收入及費用帳戶的日記專案,然後再張貼到保留盈餘帳戶?A5: 若要查看日誌項目,請依照下列步驟進行:

  1. 在 [ 公司 ] 功能表上,指向 [ 公司清單],然後按一下 [會計 科目表]。

  2. 在 [會計 科目表 ] 清單中,按兩下 [ 保留盈餘收益 ] 帳戶來開啟 帳戶登記簿

  3. 按兩下符合下列準則的行:

    • 日期是已關閉會計年度的最後一天

    • 備忘錄方塊描述是關閉會計年度

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