如何在 Word 2000 中使用郵件合併建立表單信件

如需本文的Microsoft Word 2002 版本，請參閱294683。如需本文Microsoft Word 97 版，請參閱141922。

本文內容

摘要
- 什麼是郵件合併？
參考
- 其他資源
- 相關文章

摘要

本逐步說明文章說明什麼是郵件合併，以及如何執行基本郵件合併，以在Microsoft Word 中建立窗體信件。 For additional information about performing other types of mail merges, merging with other types of data, and problem solving, review the list of articles in the Related Articles section of this article. For a description of the terms used in this article, see the Glossary section of this article.

什麼是郵件合併？

郵件合併是 Word 中的一項功能。透過郵件合併，您可以將重複資訊合併 (例如窗體信件) 與可變資訊 (，例如客戶姓名和地址資料庫) 。如此一來，您就可以擁有幾乎完全相同的檔：每個客戶的文件意義都相同，但每個檔都會自定義為資料庫中的特定個人。郵件合併有三個主要元件：

包含重複使用資訊的主文檔：文字和圖形。主文件也會決定產生的合併檔案格式;例如，表單字母、信封或標籤。
包含變數信息的數據來源：例如名稱和地址清單。
包含重複使用文字和變數資訊組合的合併檔。

主文件包含您想要在合併檔的每個版本中使用的重複文字和圖形。在主文檔中，您會插入稱為合併功能變數的特殊指示，以指出您希望變數信息出現的位置。當您將資料來源中的資訊與主文檔合併時，變數資訊會以個別資訊取代合併域。結果得出包含重複使用文字和變數資訊組合的合併檔。數據源包含 (資訊，例如名稱、地址和電話號碼) 會隨著檔的每個版本而有所不同。大多數時候，您可以將數據儲存在 Word 檔中;不過，Word 也會辨識其他格式。例如，數據源可以是Microsoft Excel 工作表、Microsoft Access 資料庫，或是逗號分隔變數 (CSV) 檔案。數據源會設定標題列 (也稱為標題記錄) 和數據記錄。標題列是數據源中的第一個專案。它包含可識別變數資訊的功能變數名稱。數據記錄包含個別的資訊。每個數據記錄是由一或多個字段所組成，這取決於您針對每個個人所擁有的可變資訊量。這組信息會組成一筆數據記錄。郵件合併程式有四個主要步驟：

開啟或建立主文檔。
開啟或建立數據源。
編輯主文件。
執行合併。

下列程式示範如何建立表單字母、附加至數據源、設定格式及合併檔。建立合併信封或標籤的程序類似。如需詳細資訊，請參閱本文的一節中所列的適當文章。

步驟 1：開啟或建立主文檔

如果您有一份檔，其中包含您要使用的重複使用文字，請開啟該檔。或者，如果您想要建立新的窗體字母，但目前未顯示空白檔，請按兩下 Standard 工具列上的[新增]。
在 [工具] 功能表上，按兩下 [郵件合併]。
在 [郵件合併協助程式] 對話方塊的 [主文檔] 區域中，按兩下 [建立]。
按兩下 [表單字母]。系統會提示您為主文檔使用活動視窗，或建立新的主文檔。按兩下 [活動視窗]。使用中的檔案會變成郵件合併主文檔。Word 會回到郵件合併幫手。
移至步驟 2：開啟或建立數據源。

步驟 2：開啟或建立數據源

當您使用郵件合併協助程式開啟或建立資料源時，您會告訴 Word 使用一組特定的變數資訊進行合併。使用下列其中一種方法，將主文檔附加至數據源。

方法 1：如果您是第一次輸入名稱和位址

若要建立新資料庫，請遵循下列步驟：

在 [郵件合併協助程式] 對話方塊的 [資料源] 區域中，按兩下 [取得資料]。
按兩下 [建立數據源]。 [建立數據源] 對話框隨即出現。在此對話框中，您可以指定要包含在資料源中的功能變數名稱。 [標題欄] 方塊中的 [功能變數名稱] 會列出經常用於表單字母、郵寄卷標和信封的功能變數名稱。您可以一次選取一個字段，然後按兩下 [移除功能變數名稱]，來移除您不想要的欄位。如果您要建立新的功能變數名稱，請在 [功能變數名稱] 方塊中輸入新的功能變數名稱，然後按兩下 [新增功能變數名稱]。當您完成建立新欄位並移除您不想要的欄位時，請按兩下 [確定]。
[另存新檔] 對話框隨即出現。在 [檔名] 方塊中，輸入您要提供數據源的名稱，然後按兩下 [儲存]。
當系統提示您編輯數據源或設定主文件時，請按下 [編輯資料源]。
出現 [數據表單] 對話框時，在窗體中輸入您的資訊。如果沒有特定欄位的資訊，請將方塊留白。根據預設，Word 略過空白欄位，因此如果數據表單中有空白項目，合併並不會受到影響。每個表單中的資訊集合會組成一筆數據記錄。
輸入記錄的資訊后，按兩下一筆記錄。
新增所有數據之後，按兩下 [確定] 傳回主文件。請注意郵件合併工具列。
儲存主文件。此時您儲存主文件時，也會儲存數據源並附加至主文檔。
移至步驟 3：編輯主文件。

方法 2：如果您使用的是現有數據源

若要使用現有的數據源，請遵循下列步驟：

在 [郵件合併幫手] 對話框中，按兩下 [取得數據]。
按兩下 [開啟數據源]。
在 [開啟數據源] 對話框中，選取包含所要使用之變數資訊的檔案，然後按兩下 [開啟]。注意：如果數據源未列在檔案清單中，請選擇適當的磁碟驅動器和資料夾。如有需要，請在 [類型列表檔案] 方塊中選取適當的選項。選取檔案，然後按兩下 [開啟]。Word 提示您下列訊息：

Word 在主文檔中找不到任何合併功能變數。選擇 [編輯主文件] 按鈕，將合併功能變數插入主文檔。
按兩下 [編輯主文件] 以返回主文件。請注意郵件合併工具列。
儲存主文件。此時您儲存主文件時，也會儲存數據源並附加至主文檔。
移至步驟 3：編輯主文件。

步驟 3：編輯主文件

在步驟 1 中，您選擇開啟現有檔或建立新檔。根據您在步驟 1 中選取的專案，使用下列其中一種方法。

方法 1：如果您使用的是現有檔

按兩下要從數據源插入資訊的位置。
在 [郵件合併] 工具列上，按兩下 [插入合併功能變數]，然後按下您要使用的合併功能變數。注意：請確定您在兩個合併字段之間或合併功能變數之後，輸入任何您要的空格或標點符號。您也可以設定格式 (套用粗體或斜體格式設定來) 合併功能變數，就像使用一般文字一樣。
針對您要新增至檔案的每個合併功能變數重複步驟 1 和 2。
當您完成編輯主文件時，請單擊 [檔案] 選單上的 [儲存] 或 [另存新檔]。為檔案命名，然後按兩下 [儲存]。
移至步驟 4：執行合併。

方法 2：如果您使用新的主文件

輸入或新增您要包含在信件中的任何文字和圖形。
每當您來到要從數據源插入資訊的位置時，請按兩下 [信件合併] 工具列上的 [插入合併功能變數]，然後按下您要使用的合併功能變數。注意：請確定您在兩個合併字段之間或合併功能變數之後，輸入任何您要的空格或標點符號。您也可以設定格式 (套用粗體或斜體格式設定來) 合併功能變數，就像使用一般文字一樣。
當您完成編輯主文件時，請單擊 [檔案] 選單上的 [儲存] 或 [另存新檔]。為檔案命名，然後按兩下 [儲存]。
移至步驟 4：執行合併。

步驟 4：執行合併

在 [工具] 功能表上，按兩下 [郵件合併]。
在 [將數據與文件合併] 底下，按兩下 [合併]。
在 [合併] 對話框中，按兩下 [合併至]，然後選取 [ 新增檔 ] 以在螢幕上顯示合併的檔。若要列印合併的檔，請單擊 [檔案] 功能表上的 [列印]。注意：如果您想要將合併的檔傳送到印表機，而不先在螢幕上檢視，請在 [合併至] 方塊中選取 [印表機]。
按兩下 [合併]。

詞彙表

樣板。在每個表單信件、郵寄標籤、信封或目錄中重複的一般資訊。 [數據] 欄位。數據源中的資訊類別。數據欄位對應至數據來源中的一欄資訊。每個數據欄位的名稱會列在第一列 (數據源的標題列) 。 “PostalCode” 和 “LastName” 是數據功能變數名稱的範例。數據記錄。數據源中的一組完整的相關信息。數據記錄會對應到數據源中的一列資訊。用戶端郵件清單中一個用戶端的所有相關信息都是數據記錄的範例。數據源。數據源是一個檔案，其中包含在合併檔的每份複本中會有所不同的數據。例如，數據源可以包含每個窗體信件收件者的名稱和位址。分隔。文字檔中含有以 tab 字元或逗號分隔 (或分隔) 的數據欄位，以及以段落標記分隔的數據記錄。標題列。第一列會 (或記錄郵件合併數據源中) 。標題列包含數據源中資訊類別的功能變數名稱;例如，「名稱」和「城市」。標題列也可以儲存在稱為標題來源的另一份檔中。主文件。在郵件合併作業中，包含每個合併檔版本都相同之文字和圖形的檔;例如，表單字母的寄件者位址和本文。 [合併] 欄位。您在主文件中插入的佔位元。合併功能變數會直接Microsoft Word 要從數據源插入特定資訊的位置。例如，插入合併功能變數「城市」，讓 Word 插入儲存在 [城市] 數據欄位中的城市名稱，例如「巴黎」。合併的檔。將數據源的數據合併至主文檔以建立的檔。

參考

其他資源

Word 郵件合併支持資源如需郵件合併的詳細資訊，請單擊 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明]，在 [Office 小幫手] 或 [解答精靈] 中輸入郵件合併，然後單擊 [搜尋] 檢視傳回的主題。

如需郵件合併的其他資訊，請按下列文章編號以檢視Microsoft知識庫中的文章：

212322 作方法：在 Microsoft Word 2000 中設計和設定郵件合併數據

212017 使用方法：使用郵件合併在 Word 2000 中建立信封

212034 作方法：在 Word 2000 中使用郵件合併建立郵寄標籤

212029 作方法：在 Word 2000 中建立自定義標籤或修改現有的標籤

212012 WD2000：如何在合併信件中強制文字在同一行開始

211363 WD：如何使用巢狀 IF 指定多個條件

212314 作方法：在 Word 2000 中使用 Excel 郵件合併數據源

214183 作方法：在 Word 2000 中搭配 Access 參數查詢使用郵件合併

211190 作方法：在 Word 2000 中使用 Access 2000 數據

211206 作方法：在 Microsoft Word 的郵件合併中使用 Outlook Express 通訊簿

212379 WD2000：如何轉換 WordPerfect 6.x 資料檔和通訊簿

212334 WD2000：如何將一欄中的數據轉換成表格

211702 WD2000：如何轉換 WordPerfect Merge Data

214827 WD：如何在郵件合併檔中使用巢狀 IF 功能變數

264722 WD2000：如何在郵件合併期間隱藏空白行

211303 如何在 Word 2000 中使用郵件合併建立依類別排序的清單

211293 作說明：在 Word 2000 中變更遞送位址或發件者位址格式設定

212078 作方法：在 Word 2000 中將圖形或標誌新增至每一個標籤

212358 WD2000：合併數據源無法附加或合併

212263 WD2000：錯誤訊息：Word 無法以數據或頁首來源開啟 <檔案 Name.doc>，因為它是作用中的郵件合併主文檔

212125 WD2000：錯誤訊息：『錯誤！使用空白 [詢問] 或 [填滿字段] 的 [找不到參考來源]

211729 WD2000：ErrMsg：「Word 無法將主文檔與數據源合併，因為數據記錄是空的，或是沒有符合查詢選項的數據記錄」。

242339 WD2000：檢查郵件合併檔的拼字時拼字錯誤 Word 未標幟

211437 WD2000：郵件合併主要檔和未儲存在背景的數據檔

240854 WD2000：轉換 WordPerfect 5.x Documents 的限制

211727 WD2000：郵件合併主文檔還原為一般 Word 檔

189196 WD2000：錯誤訊息：「<主文檔檔名> 是郵件合併主文檔」，使用 Outlook 97 或 Schedule+

212354 WD2000：合併後不會保留數據源中的字元格式設定

212068 WD2000：變更大小寫無法將格式設定套用至合併功能變數

220250 WD2000：錯誤訊息：郵件合併中的欄位巢狀太深

211322 WD2000：無法變更郵件合併幫手中的預設功能變數名稱

214157 WD2000：無法取代無效 MERGEFIELD 功能變數的所有出現專案

211651 WD2000：如果郵件合併中的功能變數為空白，就會出現空白區域

264892 WD2000：設定郵件合併的條件中不會隱藏空白行

270623 OLEXP：如何在郵件合併程式中使用 Outlook Express 通訊簿

192258 如何在 Outlook 2000 中使用聯絡人清單進行郵件合併