尋找群組或欄位中頂端或底端值的記錄

在頂端值查詢和篩選之間進行選擇

若要判斷您是否應該建立頂端值查詢或套用篩選，請考慮下列事項：

• 如果您想要傳回欄位中包含最高或最低值的記錄，而您不知道字段 (的確切頂端或底端域值，或這些值與) 無關，則會建立頂端值查詢。

• 如果您想要傳回欄位中值相符的所有記錄，或是其值小於或大於您感興趣的值，請套用篩選。 例如，若要查看價格在 $50 到 $100 之間的產品，請套用篩選。 此圖說明查詢 [設計檢視] 中的範例篩選，以及這類篩選可產生的結果：

  

  如需建立和使用篩選的詳細資訊，請參閱 套用篩選以檢視 Access 資料庫中的選取記錄一文。

建立和使用頂端值查詢的規則

繼續進行時，請記住，無論查詢類型 (選取查詢或合計查詢) ，您都必須使用包含描述性數據的字段，例如員工或產品名稱，以及包含您要尋找之頂端或底端值的欄位，例如價格或日期欄位。 您可以使用多個數據欄位，而且如果您使用合計查詢，您的數據欄位通常應包含類別資訊，例如城市或國家/地區欄位。 您只能在建立會對所有記錄執行的合計查詢時省略類別數據，例如「顯示最貴訂單的前五%」。 此外，您可以使用選取或合計查詢來尋找屬於類別的記錄或記錄群組中的頂端和底部值。 如需執行此動作的詳細資訊，請參閱本文稍後的尋找 類別或群組中記錄的頂端或底部值一節。

建立基本頂端值查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按下您要在查詢中使用的數據表，按兩下 [ 新增 ]，將數據表放在設計網格線中，然後按兩下 [ 關閉]。
   -或按兩
   下表格。
   如果您使用範例數據，請將 [員工] 資料表新增至查詢。

3. 將您要在查詢中使用的欄位新增至設計網格線。 您可以按兩下每個欄位，或將每個欄位拖放到 [ 功能 變數] 列中的空白儲存格上。
   如果您使用範例數據表，請新增 [名字]、[姓氏] 和 [出生日期] 字段。

4. 在 [出生日期] 欄位 (包含頂端或底端值的欄位中，如果您使用範例數據表) ，請按兩下 [ 排序 ] 列，然後選取 [ 遞增 ] 或 [ 遞減]。
   如果您的值欄位包含價格或銷售數位等數位， 升 序順序會傳回最低值，而 [遞減 排序] 順序會傳回最高值。 如果您的值欄位包含日期， 遞減 排序順序會傳回最新的日期，而 [遞增 ] 會傳回最早的日期。
   

   重要: 您必須針對包含頂端或底端值的欄位，將 [ 排序 ] 列設為 [ 遞增 ] 或 [ 遞減 ]。 如果您為包含頂端或底端值之字段以外的字段指定排序順序，例如 ProductName 而非 Price，查詢就不會傳回您要的結果。

5. 在 [ 設計] 索 引標籤的 [ 查詢設定 ] 群組中，按兩下 [ 傳回 ] 旁的向下箭號 () 的 [ 熱門值 ] 清單，然後輸入您要查看的記錄數目或百分比，或從清單中選取選項。

6. 按兩下 [ 執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

7. 儲存查詢並保持開啟，以便在後續步驟中使用。

您可以看到這種類型的最上層值查詢可以回答基本問題，例如公司中年齡最舊或最年幼的人。 下列步驟將說明如何使用表達式和其他準則，為查詢增添功能和彈性。 下一個步驟中顯示的準則會傳回接下來的三個員工生日。

新增準則至查詢

1. 在 [設計檢視] 中開啟您在上述步驟中建立的查詢。

2. 在查詢設計網格線的 [出生日期] 欄右側的欄中，複製並貼上或輸入表達式 表達式1： DatePart (“m”，[Birth Date]) 。 DatePart 函數會擷取 [出生日期] 字段中值的月份部分。

3. 在包含表達式的欄右側，複製並貼上或輸入表達式 表達式： DatePart (“d”，[Birth Date]) 。 在此情況下， DatePart 函數會擷取 [出生日期] 欄位中值的日部分。

4. 清除 [ 顯示 ] 列中每個表達式的複選框，然後按下每個表達式的 [排序 單元格]，然後選取 [ 遞增]。

5. 或者，您可以指定準則來限制查詢的範圍。 當您指定準則時，查詢只會排序符合準則的記錄，並識別排序列表中頂端或底端的域值。
   若要繼續使用範例數據，請在 [出生日期] 欄位的 [ 準則 ] 列中，輸入或複製並貼上此表達式：

   Month ([Birth Date]) > Month (Date () ) Or Month ([Birth Date]) = Month (Date () ) And Day ([Birth Date]) >Day (Date () )

   此表達式會執行下列動作： [月份] ([BirthDate]) > 月份 (日期 () ) 部分會檢查每位員工的出生日期，以查看是否落在未來月份中，如果是，則查詢中包含這些記錄。 月份 ([BirthDate]) = 月份 (日期 () ) 日 ([BirthDate]) >日 (日期 () ) 表達式的一部分會檢查目前月份中發生的出生日期，以查看出生日期是落在目前日期上還是之後。 如果條件為 True，函數會在查詢結果中包含這些記錄。 若要摘要說明，此表達式會忽略出生日期落在 1 月 1 日到您執行查詢之日期之間的任何記錄。

   若要查看查詢條件表達式的更多範例，請參閱 查詢條件範例一文。

6. 在 [ 設計] 索 引標籤的 [ 查詢設定 ] 群組中，按兩下 [ 傳回 ] 旁的向下箭號 () 的 [ 熱門值 ] 清單，然後輸入您要查看的記錄數目或百分比，或從清單中選取選項。

7. 按兩下 [ 執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

建立合計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 選取您要處理的數據表，按兩下 [ 新增]，然後在完成新增數據表后按兩下[ 關閉 ]。
   -或按
   兩下您要使用的數據表，然後按兩下 [ 關閉]。 每個數據表都會出現在設計網格線中。 如果您使用上面列出的範例數據表，請新增 [類別] 和 [產品] 資料表。

3. 按兩下您要用於查詢的數據表欄位。
   此時，請確定您只將群組字段和值欄位新增至查詢。 如果您使用上一個數據表中列出的範例數據，請從 [類別] 資料表新增 [類別名稱] 字段，以及 [產品] 資料表中的 [價格] 字段。

4. 或者，您可以指定限制查詢範圍的準則。
   只有符合準則的記錄會進行排序，而頂端和底端域值會在此排序列表中識別。 例如，若要排除 [運動] 類別中的產品，您可以將此表達式新增至 [類別名稱] 欄位的 [準則] 列： <>“Sports”。
   若要查看查詢條件表達式的更多範例，請參閱 查詢條件範例一文。

5. 將查詢轉換成合計查詢。

   1. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]。

      [ 合計 ] 列會出現在設計網格線中。

6. 確定每個群組欄位的 [ 合計 ] 儲存格設為 [ 群組依據]，然後將值欄位的 [ 合計 ] 單元格設 (包含頂端或底部值的欄位) 為 [最大 ] 或 [ 最小值]。
   選取 [Max ] 會傳回數值欄位中的最大值，以及 [日期/時間] 欄位中最近的日期或時間值。 選取 Min 會傳回數值欄位中的最小值，以及 [日期/時間] 欄位中的最早日期或時間值。 如果您使用範例數據，請將 [類別名稱] 欄位的 [ 合計 ] 儲存格設為 [群組依據]，並將 [Price] 字段的 [ 合計 ] 儲存格設為 [最大 值] 或 [ 最小值]。

7. 在 [ 設計] 索引 標籤的 [ 工具 ] 群組中，確認 [ 退貨 ] 清單已設定為 [ 全部]，然後按兩下 [ 執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。
   

   附註: 根據您在步驟 7 中選擇的函數，Access 會將查詢中的值欄位名稱變更為 MaxOfFieldName 或 MinOfFieldName。 如果您使用範例數據表，Access 會重新命名字段 MaxOfPrice 或 MinOfPrice。

8. 儲存查詢並移至後續步驟。

查詢不會傳回產品名稱或產品的其他資訊。 若要查看其他數據，您必須建立第二個查詢，併入您剛才建立的查詢。 下列步驟將說明如何建立第二個查詢。

建立第二個查詢以檢視更多數據

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下 [ 查詢] 索 引標籤，然後按兩下您在上一節中建立的合計查詢。

3. 按兩下 [ 資料表] 索 引標籤，並新增您在合計查詢中使用的數據表，以及包含您要查看之其他相關數據的任何資料表。
   如果您使用先前列出的範例數據表，請將 [類別]、[產品] 和 [供貨商] 數據表新增至新的查詢。

4. 將合計查詢中的欄位聯結至父數據表中的對應欄位。 若要這麼做，請將合計查詢中的每個欄位拖曳到數據表中的對應欄位。

   如果您使用範例數據，請將合計查詢中的 [類別名稱] 字段拖曳到 [類別] 資料表中的 [類別名稱] 字段。 接著，您將合計查詢中的 MaxOfPrice 欄位拖曳到 [產品] 數據表中的 [價格] 字段。 聯結可讓新的選取查詢將合計查詢中的數據與其他數據表中的數據匯總在一起。

5. 在合計查詢的視窗中，按兩下星號，將整個查詢新增至設計網格線，然後從查詢中的其他數據表拖曳其他欄位。

   如果您使用範例數據表，請按兩下您在上一節中建立的合計查詢，然後分別從 [產品] 和 [供貨商] 資料表新增 [產品名稱] 和 [供貨商] 欄位。

6. 您也可以為一或多個欄指定排序順序。
   例如，若要依字母順序序列出類別，請將 [類別名稱] 欄的 [排序 ] 儲存格設為 [遞增]。

7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   這會執行查詢，並在 [數據工作表檢視] 中顯示結果。

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建立數據表查詢

1. 在 [設計檢視] 中開啟頂端值查詢：

   在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [製成資料表]。
   [ 製作表格 ] 對話框隨即出現。

2. 在 [ 數據表名稱] 方 塊中，輸入要儲存頂端和底部記錄的數據表名稱。 例如，輸入 [頂端] 和 [底部記錄]，然後按兩下 [ 確定]。
   每次您執行查詢，而不是在 [數據工作表檢視] 中顯示結果時，查詢會建立數據表，並以目前的數據取代頂端值。

3. 儲存並關閉查詢。

建立追加查詢

1. 在 [設計檢視] 中開啟底部值查詢。

2. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [新增]。

3. 在 [ 附加 ] 對話框中，輸入您在 [ 製作表格 ] 對話框中輸入的相同名稱。
   例如，輸入 [頂端] 和 [底部記錄] ，然後按兩下 [ 確定]。 每次您執行查詢，而不是在 [資料工作表檢視] 中顯示結果時，查詢會將記錄附加到 [頂端] 和 [底端記錄] 資料表。

4. 儲存並關閉查詢。

執行查詢

您現在可以執行這兩個查詢了。

• 在 [導航窗格] 中，按兩下頂端值查詢，然後按兩下郵件中的 [ 是 ]。

• 按兩下 [底端值] 查詢，然後按兩下郵件中的 [ 是 ]。

• 在 [數據工作表檢視] 中開啟頂端和底部記錄數據表。

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