本文涵蓋啟動 Access 及建立將在桌上型電腦使用之資料庫的基本程序，而非透過網路使用。 說明如何使用範本建立桌面資料庫，以及如何建立自己的資料表、表單、報表和其他資料庫物件，從頭開始建立資料庫。 本文也說明一些技術，可用來將現有資料匯入新資料庫。
本文內容
概觀
當您第一次啟動 Access 時，或如果您關閉資料庫但未關閉 Access，將會顯示 MicrosoftOffice Backstage 檢視。
Backstage 檢視是一個起點，您可以從這裡建立新資料庫、開啟現有的資料庫、檢視 Office.com 中的精選內容，以及任何您可以使用 Access 對資料庫檔案 或 資料庫 外部 執行的動作，而不是在資料庫 內 執行的動作。
建立資料庫
當您開啟 Access 時，Backstage 檢視會顯示 [新增 索引標籤]。 [新增 ] 索引標籤提供數種建立新資料庫的方式：
- 空白資料庫 如果需要，您可以從頭開始。 如果您有非常具體的設計需求或有需要容納或合併的現有資料，這是一個不錯的選擇。
- 隨 Access 一起安裝的範本 如果您要開始一個新專案並希望輕鬆起步，請考慮使用範本。 Access 預設會隨附數個範本安裝。
- Office.com 的範本 除了 Access 隨附的範本之外，您還可以在 Office.com 上找到更多範本。 您甚至不需要開啟瀏覽器，範本可從 [新增 ] 索引標籤取得。
新增至資料庫
使用資料庫後，您可以新增欄位、表格或應用程式組件。
應用程式組件是一項功能，可讓您一起使用數個相關的資料庫物件，就像將它們視為一個物件一樣。 例如，應用程式組件可能包含資料表及以該資料表為基礎的表單。 您可以使用應用程式部分，同時新增表格和表單。
您也可以建立查詢、表單、報表、巨集，這些您習慣處理的所有資料庫物件。
使用範本建立資料庫
Access 隨附各種範本，您可以依現狀使用或做為起點。 範本是現成可用的資料庫，其中包含執行特定工作所需的所有資料表、查詢、表單、巨集和報表。 例如，您可以使用一些範本來追蹤問題、管理聯絡人或記錄費用。 某些範本包含少數範例記錄，協助說明使用方式。
如果其中一個範本符合您的需求，使用它通常是啟動資料庫的最快方式。 不過，如果您在另一個程式中有想要匯入 Access 的資料，您可能會決定建立資料庫時最好不使用範本。 範本已定義資料結構，可能需要大量工作才能使現有資料適應範本的結構。
- 如果您已開啟資料庫，請在 [ 檔案 ] 索引標籤上按一下 [關閉]。 Backstage 檢視會顯示 新增 索引標籤。
- [ 新增 ] 索引標籤中提供了數組範本，其中一些已內建於 Access。 您可以從 Office.com 下載其他範本。 如需詳細資料，請參閱本文下一節。
- 選取您要使用的範本。
- Access 會在 [ 檔案名稱 ] 方塊中建議資料庫的檔案名稱，您可以視需要變更檔案名稱。 若要將資料庫儲存在與 [檔案名稱] 方塊下方顯示的資料夾不同的資料夾中，請按一下
]，瀏覽至您要儲存它的資料夾，然後按一下 [確定]。 您可以選擇性地建立資料庫並連結至 SharePoint 網站。 - 按一下 [建立]。
Access 會從您選擇的範本建立資料庫，然後開啟資料庫。 針對許多範本，會顯示一個表單，讓您從中開始輸入資料。 如果您的範本包含範例資料，您可以按一下記錄選取器 (記錄) 左側的陰影方塊或長條，然後執行下列動作來刪除每筆記錄：
在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。
- 若要開始輸入資料，請按一下表單上的第一個空白儲存格，然後開始輸入。 使用 [瀏覽窗格] 來瀏覽您可能想要使用的其他表單或報表。 某些範本包括可讓您在不同資料庫物件之間移動的導覽表單。
如需搭配範本的詳細資訊，請參閱 使用範本建立 Access 桌面資料庫一文。
建立資料庫而不使用範本
如果您對使用範本不感興趣，您可以建立自己的資料表、表單、報表和其他資料庫物件來建立資料庫。 在大多數情況下，這涉及以下其中一項或兩項：
- 輸入、貼上或匯入資料到建立新資料庫時建立的資料表中，然後使用 [建立] 索引標籤上的 [資料表] 命令，對您建立的新資料表重複此程序。
- 從其他來源匯入資料，並在過程中建立新的資料表。
建立空白資料庫
- 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增]，然後按一下 [空白資料庫]。
- 在 [ 檔案名稱 ] 方塊中輸入檔案名稱。 若要變更預設的檔案位置，請按一下 [瀏覽] 以尋找位置，以將您的資料庫 (放在 [檔案名稱] 方塊旁邊) ，瀏覽至新位置，然後按一下 [確定]。
- 按一下 [建立]。
Access 會使用名為 Table1 的空白資料表建立資料庫，然後在 [資料工作表檢視] 中開啟 Table1。 游標會放置在 [按一下以新增 ] 資料欄位的第一個空白儲存格中。 - 開始輸入以新增資料，或貼上其他來源的資料，如 將其他來源的資料複製到 Access 資料表一節中所述。
在 [資料工作表檢視] 中輸入資料的設計與在 Excel 工作表中操作非常類似。 資料表結構會在您輸入資料的同時建立。 當您新增資料欄位至資料工作表時，資料表中會定義新欄位。 Access 會根據您輸入的資料，自動設定每個欄位的資料類型。
如果您此時不想在 [資料表1] 中輸入資料，請按一下 [ 關閉![] 按鈕影像](media/closewindowps.gif)
。 如果您對資料表進行了任何變更，Access 會提示您儲存變更。 按一下 [是 ] 儲存變更、按一下 [否 ] 捨棄變更，或按一下 [ 取消] 讓資料表保持開啟。
秘訣
Access 會在位於 [安裝磁碟機]：\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\1033\Access\ 的資料夾中尋找名為 Blank.accdb 的檔案。 如果存在， Blank.accdb 就是所有新空白資料庫的範本。 它所包含的任何內容都會由所有新的空白資料庫繼承。 這是散發預設內容的好方法，例如零件編號或公司免責聲明和政策。
重要
如果您關閉 Table1 且未儲存至少一次，Access 會刪除整個資料表，即使您已在其中輸入資料亦然。
新增表格
您可以使用 [建立] 索引標籤上 [資料表] 群組中的命令，將新資料表新增至現有資料庫。
從 [資料工作表檢視] 開始建立資料表 在 [資料工作表檢視] 中，您可以立即輸入資料，並讓 Access 在幕後建立資料表結構。 欄位名稱會以數字指派 ([欄位1]、[欄位2] 等) ，而 Access 會根據您輸入的資料自動設定每個欄位的資料類型。
- 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。
Access 會建立資料表，並選取 [按一下以新增 ] 欄中的第一個空白儲存格。 - 在 [資料表欄位 ] 索引標籤的 [ 新增 & 刪除 ] 群組中，按一下您要新增的欄位類型。 如果您沒有看到所需的類型，請按一下 [更多欄位
![] 按鈕影像](media/fieldtemplatetaskpaneps.gif)
。 - Access 會顯示常用的欄位類型清單。 按一下您想要的欄位類型，Access 就會在插入點處將新欄位新增到資料工作表中。
您可以拖曳欄位來移動欄位。 當您在資料工作表中拖曳欄位時，將要放置欄位的位置會出現垂直插入列。 - 若要新增資料，請開始在第一個空白儲存格中輸入，或貼上其他來源的資料，如 將其他來源的資料複製到 Access 資料表一節中所述。
- 若要重新命名資料行 (欄位)，請按兩下資料行標題，然後輸入新名稱。
您應該為每個欄位命名，以便當您在 [欄位清單 ] 窗格中看到它時，可以知道它包含的內容。 - 若要移動欄，請按一下其標題來選取欄，然後將欄拖曳至您要的位置。 您也可以選取多個連續的資料行，然後一次將它們全部拖曳到新位置。 若要選取多個連續的欄，請按一下第一欄的欄標題，然後按住 SHIFT 的同時，按一下最後一欄的欄標題。
從 [設計檢視] 開始建立表格在 [設計檢視] 中，您首先建立資料表結構。 然後切換到 [資料工作表檢視] 來輸入資料，或使用其他方法來輸入資料，例如貼上或匯入。
在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表設計]。
在資料表各欄位的 [欄位名稱] 資料行中輸入名稱，然後從 [資料類型] 清單中選取資料類型。
如有需要，您可以在 [描述 ] 欄中輸入每個欄位的描述。 當游標位於 [資料工作表檢視] 中的該欄位時，描述就會顯示在狀態列上。 描述也會用來做為狀態列文字，用於您從 [欄位清單 ] 窗格拖曳欄位來建立的表單或報表中的任何控制項，以及當您使用 [表單精靈] 或 [報表精靈] 時針對該欄位建立的任何控制項。
加入所有欄位之後，請儲存資料表：
- 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]。
您隨時都可以切換到 [資料工作表檢視]，然後按一下第一個空白儲存格，開始在表格中輸入資料。 您也可以貼上其他來源的資料，如 將其他來源的資料複製到 Access 資料表一節中所述。
在 [設計檢視] 中設定欄位屬性 無論您如何建立資料表，最好檢查及設定欄位屬性。 雖然某些屬性可在 [資料工作表檢視] 中使用，但有些屬性只能在 [設計檢視] 中設定。 若要切換到 [設計檢視]，請以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的資料表，然後按一下 [ 設計檢視]。 若要查看欄位的屬性，請按一下設計格線中的欄位。 屬性會顯示在設計格線下方的 [欄位屬性] 底下。
若要查看每個欄位屬性的描述，請按一下屬性，然後閱讀 [欄位屬性] 下屬性清單旁的描述。 您可以按一下 [說明] 按鈕，以取得更詳細的資訊。
下表說明一些通常會調整的欄位屬性。
| 屬性 | 描述 |
|---|---|
|
[欄位大小] |
針對 [文字欄位]，此屬性會設定可儲存在欄位中的字元數目上限。 最大值為 255。 針對 [數字] 欄位，此屬性會設定要儲存 ([長整數]、[雙精準數] 等) 的數字類型。 為了獲得最有效率的資料儲存，建議您配置您認為資料所需的最少空間量。 如果您的需求發生變化，您可以稍後向上調整值。 |
| 設定格式 | 此屬性會設定資料的顯示方式。 它不會影響實際數據，因為它存儲在字段中。 您可以選取預先定義的格式，或輸入自訂格式。 |
| 輸入遮罩 | 使用此屬性可為此欄位中輸入的所有資料指定模式。 這有助於確保正確輸入所有資料，並包含所需的字元數。 如需有關建立輸入遮罩的說明，請按一下屬性方塊右側的 [ ![建立器] 按鈕](media/buildbut.gif) 。 |
| 預設值 | 使用此屬性可指定每次新增記錄時，會顯示在此欄位中的預設值。 例如，如果您有 [日期/時間] 欄位，其中一直想記錄新增記錄的日期，則可以輸入 「日期 () 」 (，而不需要將引號) 為預設值。 |
| 必要 | 此屬性會設定此欄位中是否需要值。 如果您將此屬性設為 [是]，除非您輸入此欄位的值，否則 Access 不會允許您新增記錄。 |
將其他來源的資料複製到 Access 資料表
如果您的資料目前儲存在其他程式中，例如 Excel，您可以將資料複製並貼到 Access 資料表中。 一般而言，此功能最適合用在已經分隔的資料行資料，例如 Excel 工作表中的資料。 如果您的資料位於文字處理程式中，建議您先使用索引標籤來分隔資料欄，或在複製資料之前先在文字處理程式中將資料轉換成表格。 如果您的資料需要進行任何編輯或操作 (，例如將全名分成名字和姓氏) ，您可能需要在複製資料之前執行此動作，特別是如果您不熟悉 Access 的話。
將資料貼上至空白資料表時，Access 會根據在何處找到的資料，來設定每個欄位的資料類型。 舉例來說，假如貼上的欄位只包含日期值，Access 會套用該欄位為日期/時間資料類型。 如果貼上的欄位只包含「是」和「否」的字詞，Access 會套用該欄位為是/否資料類型。
Access 根據貼上資料第一資料列中找到的內容來命名欄位。 如果貼上資料的第一列類型與後續列相似，Access 會判斷第一列是資料的一部分，並為欄位指派一般名稱 (F1、F2 等 ) 。 如果第一列的貼上資料與後續列不相似，Access 會判斷第一列包含欄位名稱。 Access 會相應地為欄位命名，而且不會將欄位納入資料中的第一列。
如果 Access 指定通用欄位名稱，則應該儘快重新命名欄位，避免造成混淆。 請使用下列程序：
- 按 CTRL+S 儲存資料表。
- 在 [資料工作表檢視] 中，按兩下每個資料行的標題，然後為每一資料行輸入描述性欄位名稱。
- 再次儲存資料表。
注意
您也可以切換到 [設計檢視] 並在其中編輯欄位名稱，以重新命名欄位。 若要切換至 [設計檢視]，請以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的資料表，然後按一下 [ 設計檢視]。 若要切換回 [資料工作表檢視]，請按兩下 [瀏覽窗格] 中的資料表。
匯入、附加或連結到其他來源的資料
您可能有儲存在另一個程式中的資料，而您想要將該資料匯入至新的資料表，或將該資料附加到 Access 中的現有資料表。 或者，您可能會與將資料保留在其他程式中的人員合作，而您想要透過連結至該程式來在 Access 中處理這些資料。 無論是哪種方式，Access 都可讓您輕鬆地使用來自其他來源的資料。 您可以從 Excel 工作表、另一個 Access 資料庫中的資料表、SharePoint 清單或各種其他來源匯入資料。 您使用的程序會因來源而稍有不同，但下列程序可協助您入門。
在 Access 的 [ 外部資料 ] 索引標籤上，[ 匯入 & 連結] 群組中，選取 [新增資料來源]，然後針對您要匯入的檔案類型選取命令。
例如，如果您要從 Excel 工作表匯入資料，請按一下 [從檔案>Excel 新增資料來源>]。注意
如果您在 [匯入 & 連結] 群組中找不到正確的格式類型，您可能必須啟動最初建立資料的程式，然後使用該程式將資料儲存為一般檔案格式 (例如分隔符號文字檔) ，才能將該資料匯入 Access。
在 [ 取得外部資料] 對話方塊中，按一下 [ 瀏覽] 以尋找來源資料檔，或在 [ 檔案名稱 ] 方塊中輸入來源資料檔的完整路徑。
按一下您想要的選項， (所有程式都允許您匯入，有些程式可讓您在 [指定資料儲存的方式和位置] 底下新增或連結) 。 您可以建立使用匯入資料的新資料表，或與某些程式 () 您可以將資料附加至現有資料表，或建立一個連結資料表來維護來源程式中資料的連結。
如果啟動精靈，請依照精靈接下來幾頁的指示進行。 在精靈的最後一頁，按一下 [完成]。
如果您從 Access 資料庫匯入物件或連結資料表，會出現 [ 匯入物件 ] 或 [連結資料表] 對話方塊。 選擇您想要的項目，然後按一下 [確定]。
確切的程序取決於您是否選擇匯入、附加或連結資料。Access 會提示您是否要儲存剛完成的匯入作業詳細資料。 如果您認為未來會再次執行相同的匯入作業，請按一下 [儲存匯入步驟]，然後輸入詳細資料。 之後，您可以按一下 [外部資料] 索引標籤上 [匯入 & 連結] 群組中的 [已儲存的匯入
![] 按鈕影像](media/imexsavedimportsps.gif)
，輕鬆重複該作業。如果您不想儲存作業的詳細資料，請按一下 [關閉]。
如果您選擇匯入資料表，Access 會將資料匯入至新資料表，然後將資料表顯示在 [瀏覽窗格] 的 [資料表 ] 群組下。 如果您選擇將資料附加至現有資料表，則資料會新增至該資料表。 如果您選擇連結至資料，Access 會在 [瀏覽窗格] 的 [資料表 ] 群組底下建立連結資料表。
新增應用程式組件
您可以使用應用程式組件來新增功能至現有資料庫。 應用程式組件可以像單一表格一樣簡單，也可以包含數個相關物件，例如表格和繫結表單。
例如，註解應用程式組件由具有 [自動編號識別碼] 欄位、日期欄位和備忘欄位的資料表組成。 您可以將其新增至任何資料庫並按原樣使用，或只需最少的自訂。
- 開啟您要新增應用程式組件的資料庫。
- 按一下 [建立] 索引標籤。
- 在 [範本 ] 群組中，按一下 [應用程式組件]。 隨即開啟可用零件清單。
- 按一下您要新增的應用程式組件。
開啟現有的 Access 資料庫
按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。
在 [ 開啟] 對話方塊中，瀏覽至您要開啟的資料庫。
執行下列其中一個動作：
- 按兩下資料庫，以 [Access 選項 ] 對話方塊中指定的預設模式或系統管理原則設定的模式開啟資料庫。
- 按一下 [開啟] 以開啟資料庫以在多使用者環境中共用存取，以便您和其他使用者可以讀取及寫入資料庫。
- 按一下 [ 開啟 ] 按鈕旁的箭號，然後按一下 [ 開啟唯讀模式 ] 以開啟資料庫以提供唯讀存取權，以便檢視但無法編輯資料庫。 其他使用者仍可讀取及寫入資料庫。
- 按一下 [開啟 ] 按鈕旁的箭號，然後按一下 [ 獨佔] 開啟 ，以使用獨佔存取權開啟資料庫。 當您以獨佔存取權開啟資料庫時，任何其他嘗試開啟資料庫的人都會收到「檔案已在使用中」訊息。
- 按一下 [開啟 ] 按鈕旁的箭號，然後按一下 [ 開啟獨佔唯讀模式 ] 以開啟資料庫以供唯讀存取。 其他使用者仍然可以開啟資料庫，但僅限為唯讀模式。
注意
您可以直接開啟外部檔案格式的資料檔案，例如 dBASE、MicrosoftExchange 或 Excel。 您也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源，例如 MicrosoftSQL Server。 Access 會自動在資料檔案所在的資料夾中建立新的 Access 資料庫，並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。
秘訣
- 若要開啟最近開啟的其中一個資料庫，請在 [ 檔案 ] 索引標籤上按一下 [ 最近]，然後按一下該資料庫的檔案名稱。 Access 會使用您上次開啟資料庫時所使用的相同選項設定來開啟資料庫。 如果未顯示最近使用過的檔案清單，請按一下 [ 檔案 ] 索引標籤上的 [ 選項]。 在 [Access 選項 ] 對話方塊中，按一下 [用戶端設定]。 在 [顯示] 底下，輸入要在 [最近使用的文件] 清單中顯示的文件數目，最多 50 個。
您也可以在 Backstage 檢視的導覽列中顯示最近使用的資料庫，以進行按兩下存取：1) [檔案 ] 索引標籤，2) 您想要開啟最近使用的資料庫。 在 [最近] 索引標籤底部附近，選取 [快速存取此數目的最近資料庫] 核取方塊，然後調整要顯示的資料庫數目。 - 如果您要按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟] 命令來開啟資料庫，您可以在 [開啟] 對話方塊中按一下 [我最近使用的文件]，檢視先前開啟過資料庫的捷徑清單。