建立與執行更新查詢

本文內容

• 概觀

• 使用更新查詢

• 使用某一資料表的資料更新其他資料表的資料

• 防止停用模式封鎖查詢

• SQL 版本：UPDATE 陳述式

概觀

[尋找及取代] 與更新查詢之間的相似與相異處：

更新查詢與 [尋找及取代] 對話方塊相似，可讓您指定要取代哪些值及新的值。

但不同於 [尋找及取代] 對話方塊，更新查詢可讓您：

• 使用不相依於要取代之值的準則。

• 一次更新多筆記錄。

• 同時變更多個資料表的記錄。

使用更新查詢

最佳做法是建立更新查詢時，先建立一個選取查詢來識別要更新的記錄，然後將該查詢轉換為更新查詢，之後再執行這個更新查詢來更新記錄。 先選擇資料，你可以在實際更改資料前確認你已經更新了想要的紀錄。

備份資料庫的方式

1. 點選 檔案 標籤，然後選擇另存為。

2. 在右側進 階選項中，選擇備份資料庫。

3. 在「另存為備份」對話框中，指定備份副本的名稱和位置，然後選擇「儲存」。

   Access 關閉原始檔案，建立備份，然後再重新開啟原始檔案。

   若要回復至備份複本，請關閉並重新命名原始檔案，讓備份複本可以使用原始版本的名稱。 將原始版本的名稱指派給備份副本，然後在 Access中開啟已命名的備份副本。

本節內容

• 步驟 1：建立選取查詢以識別要更新的記錄

• 步驟 2：更新記錄

步驟 1：建立選取查詢以識別要更新的記錄

1. 開啟包含要更新之記錄的資料庫。

2. 在 「建立 」標籤中， 查詢群組中 選擇「查詢設計」。

3. 選擇 表格 標籤。

4. 選擇包含你想更新紀錄的資料表，選擇新增，然後選擇關閉。

   在查詢設計工具中，資料表會以一或多個視窗顯示，而視窗會列出每個資料表的所有欄位。 此圖顯示具備一般資料表的查詢設計工具。

   

   1. 顯示在查詢設計工具中的資料表

   2. 查詢設計格線

5. 在資料表視窗中按兩下要更新的欄位。 選取的欄位就會出現在查詢設計格線的 [欄位] 列裡。

   您可以在查詢設計格線中的每一個資料行中新增一個資料表欄位。

   若要快速新增資料表中的所有欄位，在資料表視窗的資料表欄位清單頂端按兩下星號 (*)。 此圖顯示已新增所有欄位的查詢設計格線。

   

6. 若要根據欄位值限制查詢結果，請在查詢設計格線的 [準則] 列中，輸入您要用於限制結果的準則。

   範例準則資料表

   下表顯示一些範例準則，並說明這些準則對查詢結果的影響。

   附註: 此表中的許多範例都使用萬用字元來提升查詢的彈性或功能。

   準則	影響
   >234	傳回所有大於 234 的數字。 若要尋找所有小於 234 的數字，請使用 <234。
   >="Cajhen"	傳回從 Cajhen 到字母表最後一個字母之間的所有記錄。
   2020年2月2日#至#12/1/2020之間#	傳回 2017 年 2 月 2 日到 2017 年 12 月 1 日之間的日期 (ANSI-89)。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元，請使用單引號 (') 來代替井字號 (#)。 範例：介於「2020/2/2」至「2020年12月1日」之間。
   Not "德國"	尋找欄位內容不完全等於 "德國" 的所有記錄。 這個準則將會傳回包含 "德國" 以及其他字元的記錄，例如 "德國 (歐元)" 或 "歐洲 (德國)"。
   Not "T*"	尋找不是以 T 開頭的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集，請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。
   Not "*t"	尋找結尾不是 t 的所有記錄。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集，請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。
   In(加拿大,英國)	會在清單中尋找包含「加拿大」或「英國」的所有記錄。
   Like "[A-D]*"	在文字欄位中尋找以字母 A 到 D 開頭的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集，請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。
   Like "*ar*"	會尋找包含 "ar" 這兩個連續字母的所有記錄。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集，請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。
   Like "Maison Dewe?"	會尋找符合下面條件的所有記錄：開頭是 "Maison" 並且第二個字串包含 5 個字母，其中前面 4 個字母是 "Dewe"，最後一個則是未知的字母。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集，請使用底線 (_) 來代替問號 (?)。
   #2/2/2020#	找到2020年2月2日的所有紀錄。 如果你的資料庫使用 ANSI-92 萬用字元集，請用單引號包圍日期， (') 代替井號 (#) ;例如， ( 2/2/2020') 。
   < Date() - 30	會使用 Date 函數，傳回 30 天以前的所有日期。
   Date()	會使用 Date 函數，傳回包含今天日期的所有記錄。
   Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	會使用 Date 和 DateAdd 函數，傳回在今天日期和今天日期後三個月之間的所有記錄。
   Is Null	會傳回包含 Null (空白或未定義) 值的所有記錄。
   Is Not Null	會傳回包含值的所有記錄。
   ""	會傳回包含零長度字串的所有記錄。 當您需要將值新增至必要欄位，但是您還不知道該值時，可以使用零長度的字串。 例如，某個欄位可能需要輸入傳真號碼，但有些客戶可能沒有傳真機。 在這種情況下，請輸入一對中間不含任何空格的雙引號 ("")，而非數字。

7. 在 查詢設計 標籤的 結果 群組中，選擇執行。

8. 確認查詢傳回的記錄是想要更新的記錄。

9. 若要移除不想納入查詢設計中的任何欄位，請選取欄位，然後按下 DELETE。

10. 若要新增要納入查詢設計中的任何欄位，請將這些額外的欄位拖曳到查詢設計格線。

步驟 2：更新記錄

1. 在 查詢設計 標籤的查詢 類型 群組中，選擇更新。

   此程序顯示如何將選取查詢變更為更新查詢。 當你這麼做時， Access 會在查詢設計網格中新增 「更新到 列」。 下列圖例所示的更新查詢會傳回 2005 年 1 月 5 日後購買的所有資產，並針對符合該準則的所有記錄，將位置變更為「3 號倉庫」。

   

2. 找到包含要變更之資料的欄位，然後在該欄位的 [更新至] 列中輸入運算式 (變更準則)。

   您可以在 [更新至] 列中使用任何有效的運算式。

   範例運算式表格

   下列表格會顯示一些範例運算式，並說明它們如何變更資料。

   運算式	結果
   "銷售人員"	在短文字欄位中，將文字值改為銷售人員。
   #8/10/20#	在日期/時間欄位中，將日期值更改為 10-Aug-20。
   Yes	在 [是/否] 欄位中，將 [否] 值變更為 [是]。
   "PN" & [PartNumber]	會在每個指定的零件編號開頭加上 PN。
   [UnitPrice] * [Quantity]	會將名稱為 [單價] 及 [數量] 欄位中的值相乘。
   [Freight] * 1.5	會將名稱為 [運費] 欄位中的值增加 50%。
   DSum (“[數量] * [單位價格]”， 「訂單詳情」、「[ProductID]=」& [ProductID])	如果目前資料表中的 ProductID 值與 [訂單詳細資料] 資料表中的 ProductID 值相符，此運算式便會將 Quantity 欄位的值與 UnitPrice 欄位的值相乘，以計算的結果更新總銷售量。 運算式使用 DSum 函數，因為它能夠操作多個資料表及資料表欄位。
   Right([ShipPostalCode], 5)	會截斷 (移除) 文字或數字字串最左邊的字元，保留最右邊的 5 個字元。
   IIf(IsNull([單價]), 0, [單價])	會將 [單價] 欄位的 Null (未知或未定義) 值變更為零 (0) 值。

3. 在 查詢設計 標籤的 結果 群組中，選擇執行。

   出現一則警示訊息。

4. 要執行查詢並更新資料，請選擇「是」。

   附註: 當您執行查詢時，您可能會注意到結果集中缺少某些欄位。 如果你的查詢包含你沒有更新的欄位， Access 預設不會在結果中顯示這些欄位。 例如，您可能會包含兩個資料表的 [識別碼] 欄位，以協助確保查詢識別並更新正確的記錄。 如果你不更新那些 ID 欄位， Access 就不會在結果中顯示它們。

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使用某一資料表的資料更新其他資料表的資料

當您需要使用某一資料表的資料更新其他資料表的資料時，請考慮下列規則：來源和目標欄位的資料類型必須彼此相符或相容。

此外，當你從一個資料表更新到另一個資料表，並使用相容的資料型別而非匹配的資料型別時， Access 會將目標資料表中這些欄位的資料型態轉換成目標資料表。 因此，目標欄位中的某些資料可能會遭截斷 (刪除)。 資料類型轉換的限制一節會列出幾種可以或不可以轉換資料類型的方式。 本節中的表格也會說明轉換資料類型時，可以變更或刪除欄位中的部分或全部資料，以及可能會刪除哪些資料。

請遵照以下大略的步驟，使用某一資料表的資料更新其他資料表的資料：

1. 建立更新查詢，並將來源和目的資料表同時加入查詢。

2. 聯結資料表中包含相關資訊的欄位。

3. 將目標欄位的名稱新增至查詢設計格線的 [欄位] 列。

4. 使用下列語法，將來源欄位的名稱新增至查詢設計格線的 [更新至] 列：[source_table].[source_field]。

本節中的步驟會假設您使用兩個相似的資料表。 在這個範例中，[用戶端] 資料表位於您剛才繼承的資料庫內，且包含比 [客戶] 資料表更多的新資料。 您可以看到部分的主管名稱與地址已經變更。 基於這個原因，您決定要以 [用戶端] 資料表中的資料更新 [客戶] 資料表。

建立與執行更新查詢

1. 在 「建立 」標籤中， 查詢群組中 選擇「查詢設計」。

2. 選擇 新增資料表。

3. 雙擊你的來源和目的地資料表，將它們加入查詢中。 每個資料表都會顯示在查詢設計工具的視窗中。

4. 在大多數情況下， Access 會自動在查詢中加入相關欄位。 若要手動聯結包含相關資訊的欄位，請將相關的欄位從一個資料表拖曳到其他資料表中的對等欄位。

   例如，如果您使用之前顯示的範例資料表，則要將 [用戶端識別碼] 欄位拖曳到 [客戶識別碼] 欄位。 Access 建立兩個資料表中欄位之間的關係，並利用該關係連接任何相關紀錄。

5. 在 查詢設計 標籤的查詢 類型 群組中，選擇更新。

6. 在目的資料表中，按兩下要更新的欄位。 每個欄位都會顯示在查詢設計格線的 [欄位] 列中。

   如果您使用範例資料表，可新增 [客戶識別碼] 欄位以外的所有欄位。 請注意，目的資料表的名稱會出現在設計格線的 [資料表] 列中。

7. 在查詢的 [更新至] 列中，在每個包含目標欄位的資料欄中，新增來源資料表的名稱，以及來源資料表中對應至目的資料表欄位的欄位名稱，並請務必使用以下語法：[Table].[Field]，其中請用方括號括住資料表和欄位名稱，並且使用英文句號分隔資料表和欄位名稱。

   下圖顯示範例資料表的部分設計格線。 請注意 [更新至] 列中的資料表和欄位名稱的語法。

   

   繼續時請記住，您必須在 [更新至] 列中正確拼出資料表和欄位的名稱，而且必須符合原始資料表和欄位名稱中的標點符號。 不過，英文大小寫不需要相符。

8. 在 查詢設計 標籤的 結果 群組中，選擇執行。

9. 當被要求確認更新時，請選擇「是」。

資料類型轉換的限制

下表列出 Access 提供的資料類型，說明如何轉換資料型別的限制，並簡要說明轉換過程中可能發生的資料遺失。

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防止停用模式封鎖查詢

如果你嘗試執行動作查詢但似乎沒有任何反應，請檢查 Access 狀態列中的以下訊息：

[巨集指令或事件已經被停用模式封鎖。]

預設情況下，除非資料庫位於受信任位置或已簽署且受信任，否則 Access 會停用所有動作查詢 (更新、附加、刪除或建立表格) 查詢。 如果您尚未採取這些動作，仍可以按一下 [訊息列] 的 [啟用內容]，針對目前的資料庫工作階段啟用查詢。

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SQL 版本：UPDATE 陳述式

如果習慣使用 SQL，您也可以使用 SQL 檢視撰寫 UPDATE 陳述式。 若要使用 SQL 檢視，請建立一個空白的新查詢，然後切換成 SQL 檢視。

本節提供 UPDATE 陳述式的語法及範例。