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您可以在 Office 文件中的圖案、 圖片、 圖表、 表格、 SmartArt 圖形或其他物件建立替代文字 （替代文字）。替代文字可協助人員使用螢幕助讀程式，了解內容的圖片。當您檢視文件中，或將其儲存為檔案格式，例如HTML或 DAISY （數位存取資訊系統） 使用螢幕助讀程式時，您將指標移至大部分的瀏覽器中的圖片時，也會出現的替代文字。
附註: 除非有複雜的圖表或表格，否則通常只要會在 [描述] 方塊中輸入文字即可。如果要描述的內容很複雜，則填寫 [標題] 欄位很有用，因為除非需要，否則不需要閱讀完整的描述。
描述
在此方塊中輸入圖案、圖片、圖表、表格、SmartArt 圖形或其他物件的描述。此方塊應該一律填寫。
標題
在此方塊中輸入簡短摘要。唯有會在 [描述] 方塊中輸入詳細或冗長的說明時，才應該填寫此方塊。
例如，假設您有一個表格，其中會顯示 2010 年每個月的鴨隻總數。則 [標題] 可能是「說明 2010 年鴨隻總數的表格」。您可以在 [描述] 方塊中輸入：「說明 2010 年每月鴨隻總數的資料。三月時的綠頭鴨增加了 30%，打破一月到六月之間一直維持在 5% 的成長趨勢。從八月起連續兩個月企鵝的 0% 成長率也出現異常」。
