Outlook 不會提示會議組織者只向已新增或刪除的與會者發送更新

摘要

請考慮以下情境。

• 你建立一個包含分發名單的會議， (DL) 作為參加者。

• 你後來打開會議，發現有一位與會者被單獨列出，儘管他們也是DL的成員。

• 你移除這個個別參加者。

關閉會議後，系統會提示你儲存變更並發送更新。 當你這麼做時，被移除的個別參加者會同時收到會議取消通知和會議更新。

若與會者使用 Microsoft Exchange Server 2007 或 Exchange Server 2010 信箱，Exchange Calendar Attendant 會自動處理會議取消並更新。 由於會議取消通知是在會議更新前收到，Outlook 會將取消標記為「非當前」或「過時」。 作為過期項目，該項目會自動刪除。 當最新更新被處理時，會議會被放入收件人行事曆的暫定狀態。 即使收件人先前已接受會面，這種情況仍然存在。

其他相關資訊

「摘要」部分描述的行為是刻意設計的。 會議組織者可能會注意到個別與會者同時也是DL的成員。 在這種情況下，主辦方可能會嘗試清理參加者名單，移除個別參加者。 如果主辦方先移除個別與會者，然後再發送會議更新，該與會者將收到兩次會議更新。 第一次更新是取消。 個別與會者收到此通知，是因為他們被逐出會議。 第二項更新是會議更新，與會者作為DL成員會收到。 這樣可以確保會議會如預期般保留在與會者的行事曆中。

當參加者被移除包含 DL 的會議時，Outlook 不會顯示「只傳送更新給新增或刪除的與會者」。 如果 Outlook 允許這種情況發生，個別與會者只會收到會議取消通知。 這不是想要的行為，因此 Outlook 只會顯示「儲存變更」並「傳送更新 」的提示。