Първи стъпки в базите данни

За да запазите фокуса на проекта си, обобщете предназначението на базата данни и често препращайте към резюмето. Ако искате например малка база данни за домашен бизнес, можете да напишете нещо просто, например "Базата данни на клиентите пази списък с информация за клиентите с цел създаване на пощенски съобщения и отчети". За корпоративна база данни може да ви трябват няколко абзаца, за да опишете кога и как хората с различни роли ще използват базата данни и нейните данни. Създаване на съдържание конкретно и подробно изявление за мисията, което да се отнася за целия процес на проектиране.

Започнете със съществуващата информация и методите за проследяване. Може например в момента да записвате поръчките за покупка в главна книга или да съхранявате информацията за клиентите на хартиени формуляри. Използвайте тези източници, за да изброите информацията, която сте заснели в момента (например всички полета във вашите формуляри). Където в момента не събирате важна информация, помислете каква дискретна информация ви трябва. Всеки отделен тип данни става поле във вашата база данни.

Не се притеснявайте, за да направите първия си списък идеален – можете да го настроите фино с течение на времето. Но помислете за всички хора, които използват тази информация, и помолете за идеите си.

След това помислете какво искате да излезе от базата данни и какви типове отчети или пощенски съобщения искате да създадете. След това се уверете, че сте заснели информацията, необходима за постигането на тези цели. Ако например искате отчет, който показва продажбите по регион, трябва да съберете данните за продажбите на регионално ниво. Опитайте да нахвърляте отчета с действителната информация, както искате да го видите. След това избройте данните, които ви трябват, за да създадете отчета. Направете същото за пощенски съобщения или други резултати, които искате от базата данни.

Пример

Да предположим, че предоставяте на клиентите възможността да се включат (или да се откажат от) периодични имейл актуализации и искате да отпечатате списък с тези, които са се включили. Трябва ви колона "Изпращане на имейл" в таблицата "Клиент" с допустими стойности "Да" и "Не".

За тези, които желаят да получават имейли, ви трябва имейл адрес, който също изисква поле. Ако искате да включите подходящо приветствие (например г-н, г-жа или г-жа), включете поле "Приветствие". Ако искате да се обръщате към клиентите по собствено име в имейли, добавете поле "Собствено име".

След като имате вашия списък с необходимата информация, определете основните обекти (или теми), които трябва да организирате вашите данни. Избягвайте дублирането на данни между обекти. Например предварителният списък за база данни за продажби на продукти може да изглежда така:

Основните юридически лица са: клиенти, доставчици, продукти и поръчки. Така че започнете с тези четири таблици: таблица с данни за клиентите, таблица с данни за доставчиците и т.н. Това може да не е вашият окончателен дизайн, но това е добра отправна точка.

За да разберете защо повече таблици са по-добри от по-малко, разгледайте таблицата, показана тук:

Всеки ред съдържа информация както за продукта, така и за доставчика му. Тъй като може да имате много продукти от един и същ доставчик, информацията за името и адреса на доставчика трябва да се повтаря много пъти. Това ненужно заема дисково пространство. Вместо това запишете информацията за доставчика само веднъж в отделна таблица "Доставчици" и след това свържете тази таблица към таблицата "Продукти".

Втори проблем с този проект е очевиден, когато трябва да промените информацията за доставчика. Да предположим, че трябва да промените адреса на доставчик. Тъй като адресът се показва на много места, е възможно да го промените на едно място, но да забравите да го промените на останалите. Записването на адреса на доставчика само на едно място решава този проблем.

И накрая, да предположим, че има само един продукт, доставен от Coho Winery, и искате да изтриете продукта, но да запазите информацията за името и адреса на доставчика. С този проект как бихте изтрили записа за продукта, без да загубите и информацията за доставчика? Не можете. Тъй като всеки запис съдържа данни за даден продукт в допълнение към фактите за доставчика, е невъзможно да изтриете единия, без да изтривате другия. За да запазите тези факти отделни, разделете тази таблица на две: първата – за информация за продукта, а втората – за информация за доставчика. След това, когато изтриете запис за продукт, изтривате само фактите за продукта, а не фактите за доставчика.

След като сте избрали темата за таблица на база данни, колоните в тази таблица би трябвало да съхраняват само данни за тази тема. Например таблицата за продукти трябва да съхранява данни само за продукти, а не за техните доставчици.

За да решите каква информация да проследявате в таблицата, използвайте списъка, който създадохте по-рано. Например таблицата "Клиенти" може да включва: "Собствено име", "Фамилно име", "Адрес", "Изпращане на имейл", "Обръщение" и "Имейл адрес". Всеки запис (клиент) в таблицата съдържа един и същ набор от колони, така че съхранявате точно една и съща информация за всеки клиент.

Създаване на съдържание първия си списък и след това го прегледайте и прецизирайте. Не забравяйте да разделите информацията на най-малките възможни полета. Ако например вашият първоначален списък има Адрес като поле, разбийте го на Адрес, Град, Щат и Пощенски код или, ако клиентите ви са глобални, на още повече полета. По този начин например можете да правите пощенски съобщения в правилния формат или отчет за поръчките по щат.

След като сте прецизирали колоните с данни във всяка таблица, сте готови да изберете първичния ключ на всяка таблица.

Трябва ви начин за еднозначно идентифициране на всеки ред във всяка таблица. Помните ли предишния пример, където двама клиенти имат едно и също име? Тъй като те споделят име, трябва да имате начин отделно да идентифицирате всяко едно от тях.

Така че всяка таблица трябва да включва колона (или набор от колони), която еднозначно идентифицира всеки ред. Това се нарича първичен ключ и често е уникален номер, като например ИД номер на служител или сериен номер. Access използва първични ключове за бързо свързване на данни от множество таблици и за обединяване на данните вместо вас.

Понякога първичният ключ се състои от две или повече полета. Например таблицата "Подробни данни за поръчки", която съхранява елементи от редове за поръчки, може да използва две колони в своя първичен ключ: "ИД на поръчка" и "ИД на продукт". Когато първичен ключ използва повече от една колона, той се нарича комбиниран ключ.

Ако вече имате уникален идентификатор за информацията в таблицата, като например номера на продукти, които еднозначно идентифицират всеки продукт в каталога ви, използвайте го, но само ако стойностите отговарят на тези правила за първични ключове:

• Идентификаторът винаги ще бъде различен за всеки запис. В първичния ключ не са позволени дублирани стойности.

• Винаги има стойност за елемента. Всеки запис в таблицата ви трябва да има първичен ключ. Ако използвате няколко колони, за да създадете ключа (например Семейство части и Номер на част), и двете стойности трябва винаги да присъстват.

• Първичният ключ е стойност, която не се променя. Тъй като ключовете са адресирани от други таблици, всяка промяна в първичния ключ в една таблица означава промяна в него навсякъде, където се посочва. Честите промени увеличават риска от грешки.

Ако нямате очевиден идентификатор, използвайте произволен, уникален номер като първичен ключ. Например можете да зададете уникален номер на поръчка за всяка поръчка с единствената цел да идентифицирате поръчката.