Értekezlet ütemezése a Microsoft Teamsben

Értekezlet ütemezése

A Teamsben az értekezletek ütemezése több módon is végezhető:

• Ha értekezletet szeretne ütemezni egy csevegés tagjaival, nyissa meg a csevegést, és válassza a További lehetőségek a csevegés tetején. Ezután válassza az Értekezlet ütemezése lehetőséget.

• Értekezlet ütemezése a Teams naptárából. Válassza a Naptár lehetőséget a Teamsben, majd válassza az Új értekezlet lehetőséget.

Az ütemezési űrlapon megadhatja az értekezlet címét, meghívhat személyeket, és megadhatja az értekezlet részletes adatait. Az Ütemezési segéd segítségével kereshet olyan időpontot, amely az értekezlet összes résztvevőjének megfelel.

Az Ütemezési segédben megtekintheti a résztvevők időzónáit, ütemezéseit és rendelkezésre állását a különböző munkaidő-nyilvántartásokban. Az Ütemezési segéd rács megjeleníti az egyes résztvevők ütemezését. Az árnyékolt területek azt mutatják, hogy a résztvevők mikor elfoglaltak vagy feltételes értekezleteken vesznek részt. A be nem árnyékolt területek akkor jelennek meg, ha a résztvevők ingyenesek. 

Ha végzett a részletek kitöltésével, a Mentés gombra kattintva zárja be az ütemezési űrlapot, és hívjon meg résztvevőket az értekezletre.

Betárcsázós szám hozzáadása  

Adjon meg egy betárcsázási számot és konferenciaazonosítót, hogy a résztvevők be tudjanak jelentkezni a Teams-értekezletbe. Ha az Outlookból ütemezi az értekezletet, a betárcsázási szám és a konferenciaazonosító automatikusan megjelenik az ütemezett értekezlet-összehívásban. Ha szeretné megadni ezeket az adatokat az ütemezés során a Teamsben, olvassa el a Betárcsázós szám hozzáadása értekezlethez a Teamsben című témakört.

Kategóriák hozzárendelése értekezlethez

A naptár színkódja kategóriákkal. Az Outlookhoz hasonlóan egy vagy több kategóriát is hozzárendelhet az egyes értekezletekhez a naptárában. A kategóriák hozzárendelésének több módja is van:

1. Kattintson a jobb gombbal egy eseményre a naptárban.

2. Válassza a Kategorizálás lehetőséget.

3. Válasszon egy színt.

Az értekezleteket az ütemezéskor is kategorizálhatja, ha az ütemezési űrlap tetején a Kategória lehetőséget választja.

A szervezetén kívüli személyek meghívása 

A Teams használatával a szervezetén kívüli személyeket is meghívhat, még olyanokat is, akik nem rendelkeznek Teams-licenccel. A meghívásukhoz szüksége lesz a teljes e-mail-címükre.

1. Létrehozás egy értekezletet, vagy nyisson meg egy meglévőt a Teams naptárában.

2. Írja be a neveket a Szükséges résztvevők hozzáadása mezőbe. 

   • Ha valaki nem kötelező résztvevő, válassza a Kötelező résztvevők hozzáadása mezőben a Választható lehetőséget, és adja meg a nevüket.

3. Írja be a személy teljes e-mail-címét (pl.: Jani@example.com).

4. Válassza a Frissítés küldése vagy küldése lehetőséget. A címzettek e-mailt kapnak az értekezletre mutató hivatkozással.

Személyek meghívása hivatkozással 

A Teamsben értekezlet-hivatkozáson keresztül hívhat meg személyeket egy értekezletre. A hivatkozás megosztása:

1. Létrehozás egy értekezletet, vagy nyisson meg egy meglévőt a Teams naptárában.

2. Az értekezlet hivatkozása URL-címként jelenik meg. Az URL-cím másolásához válassza a Másolás lehetőséget.

Társszervező hozzáadása

Miután meghívott személyeket az értekezletre, akár 10 társszervezőt is felvehet az értekezlet kezeléséhez. A társszervezők hozzáadása előtt győződjön meg arról, hogy a felvenni kívánt személyek már hozzá vannak adva kötelező résztvevőként, majd kövesse az alábbi lépéseket:

1. Létrehozás egy értekezletet, vagy nyisson meg egy meglévőt a Teams naptárában.

2. Győződjön meg arról, hogy a társszervezőként felvenni kívánt személyek meghívást kapnak az értekezletre.

3. Válassza a Beállítások > További beállítások lehetőséget.

4. A Szerepkörök területen válassza ki a nevüket a Társszervezők kiválasztása legördülő menüből.

5. Válassza a Save (Mentés) lehetőséget.

Csatorna-értekezlet létrehozása

1. Válassza az Új értekezlet lehetőséget.

2. Írja be egy csatorna nevét a Csatorna hozzáadása mezőbe.

A meghívók elküldése után a csatornák nem szerkeszthetők és nem vehetők fel. Új meghívót kell majd küldenie a frissített csatornával.

Miután felvette a kívánt személyeket, válassza az Ütemezési segéd lehetőséget a legjobb időpont megkereséséhez.

Ha az értekezlet ismétlődő, nyissa meg a Nem ismétlődik szöveg melletti legördülő menüt (közvetlenül a dátum alatt). Adja meg, hogy milyen gyakran jelenjen meg az alapértelmezett beállítások közül, vagy válassza az Egyéni lehetőséget a saját ütemezésének létrehozásához.

Értekezletek ütemezése csatornanaptárban 

Ha nem tudja, hogyan vehet fel naptárt egy csatornára, a lépéseket az Összes értekezlet megtekintése a Teamsben című témakörben találja. Ha ezzel elkészült, többféleképpen is hozzáadhat eseményeket a megosztott naptárhoz.

1. A Teams válassza ki azt a csapatot, amelyben értekezleteket szeretne ütemezni.

2. A jobb felső sarokban válassza az Értekezlet most melletti legördülő nyilat. 

3. Válassza az Értekezlet ütemezése lehetőséget.

4. Vegyen fel más résztvevőket, akik kívül vannak azon a csapaton, amelybe az értekezletet ütemezte.

5. Válassza a Küldés gombot.

Ha a Küldés lehetőséget választja, az értekezletet ütemező csapat minden tagja személyes meghívást kap.

Ha a szervezeten kívüli vendégeket és partnereket adott hozzá, akkor nem lesz hozzáférésük a csatornanaptárhoz.

További beállításokért kattintson a jobb gombbal

Kattintson a jobb gombbal egy eseményre a naptárban a következőhöz:

• Az értekezlet adatainak szerkesztése  .

• Csevegés az értekezlet csevegésében résztvevőkkel.

• Csatlakozzon online .

• Hivatkozás másolása .

• Szervezőként lemondhatja értekezletet.

• Megjelenítheti , hogy az értekezlet ideje alatt a résztvevők naptárában megjelenő állapotot adja meg, ha az értekezlet elfogadására vonatkozó visszajelzést kap.

• Kategorizálja az értekezlet  .

Bekapcsolódás értekezletbe  

Teams-értekezletek esetén az értekezlet kezdete előtt öt perccel megjelenik egy csatlakozás gomb a naptárban található eseményen. Amikor valaki csatlakozik az értekezlethez, az esemény színe megváltozik, és így tudatja Önnel, hogy a résztvevő állapota online.

Az értekezlet beállításai ablak megnyitásához válassza a Csatlakozás lehetőséget, és erősítse meg a kívánt kamera-és mikrofonbeállításokat az online értekezlethez való csatlakozás előtt.