WD2000: Como utilizar a impressão em série para criar uma lista ordenada por categoria

É possível utilizar a funcionalidade de impressão em série do Word para criar uma lista de dados ordenados e separados por uma categoria. Este artigo contém instruções e um exemplo que poderá utilizar para criar essa lista.

Configurar o ficheiros de dados

Ordene o ficheiro de dados de modo a que todos os registos que tenham o mesmo valor na categoria do campo chave (o campo no qual a ordenação se baseia) sejam apresentados juntos, conforme ilustra o exemplo de ficheiro de dados abaixo. A lista de exemplos que se segue encontra-se ordenada pelo campo relativo à localidade (Localidade é o campo chave deste exemplo):

Configurar o documento principal

NOTA: ¶ designa uma marca de parágrafo no exemplo que se segue. Para escrever uma marca de parágrafo, prima ENTER.

Para configurar o documento principal como catálogo, siga estes passos:

1. Num documento novo em branco, no menu Ferramentas, clique em Impressão em série.
2. No Gestor da impressão em série, clique em Criar e, em seguida, clique em Catálogo.
3. Clique em Novo documento principal quando tal lhe for pedido.
4. No Gestor da impressão em série, clique em Obter dados e, em seguida, clique em Abrir origem de dados para anexar o ficheiro de dados (utilize o exemplo de ficheiro criado na secção "Configurar o ficheiro de dados" deste artigo).
5. Insira os campos que se seguem para comparar o conteúdo de cada um dos registos de campo chave com o conteúdo do registo de campo chave seguinte para determinar se o conteúdo do campo chave muda de um registo de dados para o seguinte.

NOTA: Este exemplo utiliza o exemplo de dados presente na secção "Configurar o ficheiro de dados" deste artigo. Para inserir as chavetas de campo, prima CTRL+F9. Os campos expostos neste exemplo produzem uma listagem do catálogo na mesma página, do seguinte modo:

Forçar cada uma das categorias novas numa página nova

O campo chave deste exemplo é {MERGEFIELD Localidade}. Quando o valor do campo Localidade for alterado no ficheiro de dados para outra localidade, será adicionada uma página nova aos resultados intercalados, sendo a intercalação continuada no início da página seguinte. Para inserir as chavetas de campo, prima CTRL+F9. NOTA: Para inserir uma quebra de página, prima CTRL+ENTER, ou clique em Quebra no menu Inserir, seleccione Quebra de página e, em seguida, clique em OK.

Os campos expostos neste exemplo produzem uma listagem do catálogo em páginas separadas, do seguinte modo:

Formatar o campo chave

O campo chave deste exemplo é {MERGEFIELD Localidade}. Para formatar os resultados de {MERGEFIELD Localidade} integralmente em maiúsculas, poderá inserir o parâmetro de formatação \* Upper . Para inserir as chavetas de campo, prima CTRL+F9. Os campos expostos neste exemplo irão produzir uma listagem do catálogo na mesma página, sendo a localidade apresentada em maiúsculas, do seguinte modo: NOTA: É possível aplicar formatações diferentes ao campo chave {MERGEFIELD Localidade} seleccionando o campo inteiro (incluindo as chavetas do campo { }) e formatando o campo de acordo com as suas preferências. Para formatar o campo, clique em Tipo de letra no menu Formatar.

Funcionamento deste processo

O primeiro campo IF destes exemplos insere o nome da localidade e um carácter de retorno ¶ apenas no primeiro registo da impressão em série. No que diz respeito aos registos seguintes, este campo IF nada insere (""). Reconhece o primeiro registo de impressão em série através da comparação do campo MERGESEQ (que devolve o número de sequência do registo actual) com o algarismo "1".

O segundo campo IF insere um carácter de retorno (ou uma quebra de página, caso se pretenda forçar a apresentação de cada uma das localidades numa página nova), o nome da localidade, outros dois caracteres de retorno, o nome do empregado e o montante de vendas (por essa ordem), apenas se o campo IF determinar que o registo actual inclui um nome de localidade diferente em relação ao registo anterior. Se determinar que o registo actual inclui um nome de localidade igual ao do registo anterior, inserirá apenas o nome do empregado seguinte e o montante de vendas.

Este campo IF reconhece o nome de localidade novo através da comparação do texto dos marcadores especificados nos dois campos SET. O texto do marcador "Local1" é sempre igual ao campo Localidade do registo actual e o texto do marcador "Local2" é igual ao campo Localidade do registo anterior.

Para mais informações sobre campos IF, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva Códigos de campo: campo IF no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

Para mais informações sobre campos MERGESEQ, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva Códigos de campo: campo MERGESEQ no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

Para mais informações sobre campos SET, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva Códigos de campo: campo SET no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

Para mais informações sobre parâmetros gerais de formatação de campos, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva parâmetros gerais no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar o tópico.

Para obter informações adicionais sobre impressão em série, clique nos números de artigo existentes abaixo para visualizar os artigos na Microsoft Knowledge Base: