ID do artigo: 211303 - Última revisão: quarta-feira, 29 de agosto de 2007 - Revisão: 1.2

HOW TO: Use Email direta para criar uma lista classificada por categoria no Word 2000

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Você pode usar o recurso Mail Merge em Microsoft Word para criar uma lista de dados classificados e separados por uma determinada categoria. Este artigo fornece instruções e um exemplo que você pode usar para criar tal uma lista.
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Como configurar o arquivo de dados

Classificar sua arquivo de dados para que todos os registros com o mesmo valor para a categoria campo de chave (o campo no qual você de base a classificar) apareçam juntos, como mostrado no seguinte exemplo arquivo de dados. O seguinte exemplo lista é classificada pelo campo City ( Cidade é o campo de chave neste exemplo): 
   City        Employee      Sales
   Atlanta     Smith        $3,000
   Atlanta     Gates       $50,000
   Atlanta     Henderson   $10,000
   Houston     Jones        $8,000
   Houston     Kelley       $9,000
   Houston     Peterson         $0
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Como configurar o documento principal

Observação : < ENTER > designa um marca de parágrafo no seguinte exemplo. Para tipo um marca de parágrafo, pressionar ENTER.

Para configurar seu documento principal como um catálogo, siga estas etapas:
  1. Abrir um novo em branco documento, e o menu Ferramentas , clique no Email direta .
  2. O auxiliar Merge Email, clique em Criar , e depois clique Catálogo .
  3. Clique em Novo Documento Principal quando solicitado.
  4. O auxiliar Merge Email, clique em Obter dados , e depois clique Abrir Fonte de Dados para anexar o arquivo de dados (use o arquivo exemplo que você criou na seção deste artigo How to Set Up the Data File " ").
  5. Inserção o seguinte campos para comparar o conteúdo de cada registro campo de chave com o conteúdo do próximo registro campo de chave para determinar se o campo de chave conteúdo alteração de um registro de dados para o próximo.
Observação : este exemplo usa os dados exemplo da seção " How to Set Up the Data File " deste artigo. Para inserir as chaves campo, pressionar CTRL+F9.
{ IF { MERGESEQ } = 1 " " " { MERGEFIELD Cidade } " " " } <ENTER>
{ Place1 SET { MERGEFIELD Cidade } } ENTER < >
{ Se { Place2 } < > { Place1 } <ENTER> "
{ MERGEFIELD Cidade } ENTER < >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Vendas } { MERGEFIELD funcionário } " " { MERGEFIELD funcionário } { MERGEFIELD Vendas } " } { Place2 SET { MERGEFIELD Cidade } } <ENTER>
Dispostas os campos neste gerar exemplo uma listagem de catálogo na mesma página, a da seguinte maneira:
Atlanta

Smith r$ 3.000
Gates r$ 50.000
Henderson r$ 10.000

Houston

Jones $
Kelley $9,000
R$ 0,00 Peterson
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Como forçar cada nova categoria a uma nova página

O campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade } . Quando o valor de Cidade alterações no arquivo de dados uma cidade diferente, uma nova página é adicionada aos resultados mesclados, e mesclar a operação continua no parte superior do próximo página. Para inserir as chaves campo, pressionar CTRL+F9.
{ Se { MERGESEQ } = 1 " " " { MERGEFIELD Cidade } " " " } <ENTER>
{ Place1 SET { MERGEFIELD Cidade } } ENTER < >
{ Se { Place2 } < > { Place1 } <ENTER> "
Break------------------------------------------------------------Page
{ MERGEFIELD Cidade } ENTER < >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Vendas } { MERGEFIELD funcionário } " " { MERGEFIELD funcionário } { MERGEFIELD Vendas } " } { Place2 SET { MERGEFIELD Cidade } } <ENTER>
Observação : para inserir um interromper página, pressionar CTRL+ENTER, ou clique interromper em Inserção menu, selecione Page Break , e seguida, clique OK .

Os campos dispostas neste gerar exemplo uma listagem de Catálogo em separar páginas As follows:
Atlanta

Smith r$ 3.000
Gates r$ 50.000
Henderson r$ 10.000

Break---------------------------------------------------------Page
Houston

Jones $
Kelley $9,000
R$ 0,00 Peterson
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How to Format the Key Field

O campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade }. Para formato os resultados de { MERGEFIELD Cidade } como todos os capital do cartas, você pode inserir a formatação alternar de \* Upper . Para inserir as chaves campo, pressionar CTRL+F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD City \* Upper }" "" }<ENTER>
{ SET Place1 { MERGEFIELD City }}<ENTER>
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"<ENTER>
{ MERGEFIELD City \* Upper }<ENTER>
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales }" "{ MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD City }}<ENTER>
Os campos dispostas neste gerar exemplo uma listagem de catálogo na página mesma, com a cidade que aparece no maiúscula todos os letras, as follows:
ATLANTA

Smith r$ 3.000
Gates r$ 50.000
Henderson r$ 10.000

HOUSTON

Jones $
Kelley $9,000
R$ 0,00 Peterson
Observação : você pode aplicar formatação diferente para o campo de chave, MERGEFIELD City { } ,, selecionando o campo inteiro (incluindo o chaves campo { } ), e formatação o campo com suas preferências. Para formato o campo, clique Fonte sobre o menu Formatar .

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Como este processo Works

Primeiro o campo IF nesses exemplos insere o nome cidade e um caractere de retorno (<ENTER>) somente para o registro primeiro muito na mesclar Email. Para todos os registros subseqüentes, este campo IF insere nada (" "). Ele reconhece o primeiro Email - mesclar registro ao comparar o campo MERGESEQ (que retorna o número seqüência para o atual registro) para o número " 1 ".

Mais o segundo if campo insere um caractere de retorno (ou um quebra de página,), se ele Força cada cidade para uma nova página nome cidade, dois Retornar caracteres, o Nome, funcionário e a quantidade de vendas (em que ordem), somente se o campo IF determina que a atual registro inclui um nome cidade que seja diferente da acima registro. Se ele determinar que a atual registro inclui um nome cidade que é o mesmo que a acima registro, ele insere somente o próximo nome funcionário e quantidade de vendas.

Este campo IF reconhece o novo nome cidade comparando o texto dos indicadores especificado em dois campos SET. O texto do marcador " Place1 " é sempre igual a atual do registro campo Cidade , e o texto do marcador Place2 " " é igual à acima do registro campo Cidade .

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Referências

Para obter mais informações sobre campos IF, clique Microsoft Word ajuda sobre o menu Ajuda , tipo Field Codes: IF field Em Office assistente ou o Assistente de resposta, e seguida, clique de pesquisa para exibição os tópicos retornados.

Para obter mais informações sobre campos MergeSeq, clique Microsoft Word ajuda sobre o menu Ajuda , tipo Field Codes: MERGESEQ field Em Office assistente ou o Assistente de resposta, e seguida, clique de pesquisa para exibição os tópicos retornados.

Para obter mais informações sobre campo SET, clique Microsoft Word ajuda sobre o menu Ajuda , tipo Field Codes: SET field Em Office assistente ou o Assistente de resposta, e seguida, clique de pesquisa para exibição os tópicos retornados.

Para obter mais informações sobre formatação campo gerais Opções, clique Microsoft Word ajuda sobre o menu Ajuda , tipo geral alterna o Office Assistant ou Answer Wizard, e seguida, clique em Pesquisa para exibição o tópico.

Para informações adicionais sobre mescla Email, clique o artigo números abaixo para exibição os artigos no Microsoft Knowledge Base:
212322  (http://support.microsoft.com/kb/212322/EN-US/ ) Criar e configurar dados de direta Email no Microsoft Word 2000 HOW TO:
212329  (http://support.microsoft.com/kb/212329/EN-US/ ) WD2000: How to Use Email direta para criar uma carta de formulário
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A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
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Palavras-chave: 
kbfield kbhowto kbhowtomaster kblayout kbmerge KB211303 KbMtpt kbmt
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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 211303  (http://support.microsoft.com/kb/211303/en-us/ )
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