文章編號: 211303 - 上次校閱: 2007年8月29日 - 版次: 1.1

WD2000：如何使用合併列印建立依類別排序的清單

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結論

您可以使用 Word 中的「合併列印」功能，建立依類別排序與分隔的資料清單。本文包含執行指示與範例，您可以用來建立像這樣的清單。
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其他相關資訊

設定資料檔



請排序資料檔，讓所有主要功能變數類別 (排序所依據的功能變數) 同值的記錄排在一起，如下面的範例資料檔所示，下面的範例清單是依照 City 這個功能變數來排序的 (City 是此範例的主要功能變數)： 
   City        Employee      Sales
   Atlanta     Smith        $3,000
   Atlanta     Gates       $50,000
   Atlanta     Henderson   $10,000
   Houston     Jones        $8,000
   Houston     Kelley       $9,000
   Houston     Peterson         $0
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設定主文件



注意 ：? 在下面範例中是代表段落標記。若要輸入段落標記，請按 ENTER。

若要將主文件設定為型錄，請執行下面步驟：
  1. 在新的空白文件中，在 [工具] 功能表上，按一下 [合併列印] 。
  2. 在 [合併列印] 對話方塊中，按一下 [建立] ，然後按一下 [型錄] 。
  3. 當提示出現時，請按一下 [新主文件] 。
  4. 在 [合併列印] 對話方塊中，按一下 [取得資料] ，然後按一下 [開啟資料來源] ，加入資料檔 (請使用在本文的〈設定資料檔〉一節中所建立的範例檔)。
  5. 插入下面功能變數，將每一筆主要功能變數記錄的內容和下一筆主要功能變數記錄的內容做比較，判斷主要功能變數的內容是否從一筆資料記錄變更至下一筆。
注意 ：此範例使用在本文的〈設定資料檔〉一節中所建立的範例資料。要插入功能變數括號，請按 CTRL+F9。
{ IF { MERGESEQ } = "1" " { MERGEFIELD City } ?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD City }} ?
{ If { Place2 } <> { Place1 } "?
{ MERGEFIELD City } ?
?
{ MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales } " " { MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales } " }{ SET Place2 { MERGEFIELD City }} ?
此範例所列的功能變數會在同一頁面產生一個型錄列表，如下所示：
Atlanta

Smith $3,000
Gates $50,000
Henderson $10,000

Houston

Jones $8,000
Kelley $9,000
Peterson $0
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迫使每個新型錄都出現在新的頁面



此範例的主要功能變數是 { MERGEFIELD City } 。如果資料檔中 City 的值變更為其他城市，就會有新的頁面新增至合併結果中，且下一頁的頂端會繼續執行合併。若要插入功能變數括號，請按 CTRL+F9。
{ If { MERGESEQ } = "1" " { MERGEFIELD City } ?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD City }} ?
{ If { Place2 } <> { Place1 } "?
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD City } ?
?
{ MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales } " " { MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales } " }{ SET Place2 { MERGEFIELD City }} ?
注意 ：若要插入分頁符號，請按 CTRL+ENTER，或是按一下 [插入] 功能表上的 [分隔設定] ，選取 [分頁符號] ，然後按一下 [確定] 。

此範例中所列的功能變數會在分開的頁面上產生一個型錄列表，如下所示：
Atlanta

Smith $3,000
Gates $50,000
Henderson $10,000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Jones $8,000
Kelley $9,000
Peterson $0
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格式化主要功能變數



此範例中的主要功能變數是 {MERGEFIELD City}。若要將 {MERGEFIELD City} 的結果格式化為全部大寫，可以插入格式化參數： \* Upper 。若要插入功能變數括號，請按 CTRL+F9。
{ If { MERGESEQ } = "1" " { MERGEFIELD City \* Upper } ?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD City }} ?
{ IF { Place2 } <> { Place1 } "?
{ MERGEFIELD City \* Upper } ?
?
{ MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales } " " { MERGEFIELD Employee }{ MERGEFIELD Sales } " }{ SET Place2 { MERGEFIELD City }} ?
此範例所列的功能變數會在同一頁面產生一個型錄列表，城市名稱全部都是大寫字母，如下所示：
ATLANTA

Smith $3,000
Gates $50,000
Henderson $10,000

HOUSTON

Jones $8,000
Kelley $9,000
Peterson $0
注意 ：您可以將不同的格式套用至主要功能變數 { MERGEFIELD City } ，只要選取整個功能變數 (包括功能變數括號 { } )，然後依您的偏好來格式化此功能變數。若要格式化功能變數，請按一下 [格式] 功能表上的 [字型] 。
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此程序如何運作



在這些範例中的第一個 IF 功能變數會插入城市名稱並傳回 ? 字元，但只針對合併列印中的第一筆記錄，至於接下來的所有記錄，此 IF 功能變數什麼也沒有插入 ("")。經由將 MERGESEQ 功能變數 (此功能變數會傳回目前記錄的序號) 和數字 "1" 做比較，此 IF 功能變數可以辨識第一筆合併列印記錄。

只有當 IF 功能變數判斷出目前的記錄所包含的城市名稱和前一筆記錄不同，第二個 IF 功能變數才會插入傳回的字元 (如果您迫使每一個城市都出現在新頁面，就會插入分頁符號)、城市名稱、再兩個傳回的字元、員工名稱以及銷售額 (依此順序)，如果 IF 功能變數判斷目前的記錄所包含的城市名稱和前一筆記錄相同，它就只會插入下一個員工的名稱與銷售額。

此 IF 功能變數是經由比較兩個 SET 功能變數中所設定的書籤文字來辨識新的城市名稱。書籤 "Place1" 的文字永遠和目前記錄的 City 功能變數相同，書籤 "Place2" 的文字則和前一筆記錄的 City 功能變數相同。
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?考

有關 IF 功能變數的詳細資訊，請按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明]，在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入：功能變數代碼：IF 功能變數，然後按一下 [搜尋]，檢視傳回的主題。

有關 MERGESEQ 功能變數的詳細資訊，請按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明]，在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入：功能變數代碼：MERGESEQ 功能變數，然後按一下 [搜尋]，檢視傳回的主題。

有關 SET 功能變數的詳細資訊，請按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明]，在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入：功能變數代碼：SET 功能變數，然後按一下 [搜尋]，檢視傳回的主題。

有關一般功能變數格式參數的詳細資訊，請按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明]，在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入：一般參數，然後按一下 [搜尋]，檢視相關主題。

有關合併列印的其他資訊，請按一下下面的文件編號，檢視 Microsoft Knowledge Base 中的文件：
212322? (http://support.microsoft.com/kb/212322/EN-US/ ) WD2000: How to Design and Set Up Mail Merge Data Sources
212329? (http://support.microsoft.com/kb/212329/EN-US/ ) WD2000: How to Use Mail Merge to Create a Form Letter
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?考

本文件是根據 Microsoft Knowledgebase 文件編號 Q211303 翻譯的. 若要參考原始英文文件內容, 請至以下網址:

http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q211/3/03.asp (http://support.microsoft.com/kb/211303/en-us?ln=en-us&sd=gn&fr=0)
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
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關鍵字：?
kbhowto kbmerge wd2000 kbdta kbfield kblayout KB211303
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