XL2000: Gültigkeitsprüfung - Beschreibung und Beispiele

Die Gültigkeitsprüfung ist eine Funktion in Microsoft Excel 2000, mit der Sie folgendes tun können:

• Erstellen einer Liste von Einträgen, durch die die in einer Zelle zulässigen Werte beschränkt werden.
• Erstellen einer Meldung, welche die Art der Daten erklärt, die in einer Zelle zulässig sind.
• Erstellen von Meldungen, die bei der Eingabe inkorrekter Daten angezeigt werden.
• Prüfung auf das Vorhandensein inkorrekter Einträge unter Verwendung der Detektiv-Symbolleiste.
• Festlegen eines Bereichs numerischer Werte, die in eine Zelle eingegeben werden dürfen.
• Durch Berechnung in einer anderen Zelle feststellen, ob ein Eintrag gültig ist.

In diesem Artikel werden einige der Einsatzmöglichkeiten für die Gültigkeitsprüfungsfunktion in Microsoft Excel 2000 beschrieben und Beispiele angeführt, welche die Implementierung dieser Funktion veranschaulichen.

HINWEIS: Bei den nachstehenden Beispielen wird davon ausgegangen, daß Sie mit einer neuen Microsoft Excel 2000-Arbeitsmappe arbeiten und daß Sie die Beispiele mit dem ersten Beispiel beginnend in der angegebenen Reihenfolge durcharbeiten.

Erstellen einer Liste der in einer Zelle zulässigen Einträge:
Sie können eine Liste der Einträge erstellen, die Sie für eine Zelle in einem Arbeitsblatt akzeptieren. Indem Sie die Gültigkeitsprüfungsfunktion verwenden, können Sie die für eine Zelle zulässigen Einträge auf Einträge aus dieser Liste beschränken.

Um eine Dropdown-Liste zu erstellen und die Werte in einer Zelle auf Einträge aus dieser Liste zu beschränken, führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Wählen Sie Zelle A1 aus.
2. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT.
3. Klicken Sie im Register EINSTELLUNGEN in der Dropdown-Liste "Zulassen" auf LISTE.
4. Standardmäßig sind die Kontrollkästchen LEERZEICHEN IGNORIEREN und ZELLEN-DROPDOWN ausgewählt. Ändern Sie dies nicht.
5. Geben Sie "a,b,c" (ohne Anführungszeichen) in das Eingabefeld "Quelle" ein.

HINWEIS: Sie können auch einen benannten Bereich oder einen Zellbezug eingeben, wenn diese eine Liste von Werten enthalten. Beiden müssen Sie jedoch ein Gleichheitszeichen voranstellen.

1. Klicken Sie auf OK.

Neben Zelle A1 befindet sich jetzt eine Dropdown-Liste, aus der Sie den Wert auswählen können, der in die Zelle eingegeben werden soll.

1. Klicken Sie die Dropdown-Liste an und klicken Sie dann auf eines der darin enthaltenen Elemente.

Dieser Wert wird jetzt in die Zelle eingegeben.

HINWEIS: Sie können auch manuell "a", "b" oder "c" (ohne Anführungszeichen) in die Zelle eingeben und müssen diese Werte nicht aus der Liste auswählen. Wenn Sie versuchen, etwas anderes als diese Werte manuell in die Zelle einzugeben, wird eine Stop-Meldung angezeigt und Sie können diesen Wert nicht in dieser Zelle behalten. Ihre einzigen Optionen sind dann WIEDERHOLEN oder ABBRECHEN.

Erstellen einer Meldung, welche die Art der Daten erklärt, die in einer Zelle zulässig sind:
Sie können eine Meldung erstellen, die erklärt, welche Art von Daten in eine Zelle eingegeben werden dürfen. Wenn Sie die jeweilige Zelle auswählen, wird diese Meldung neben der Zelle angezeigt. Sie können diese Meldung bei Bedarf verschieben; ansonsten verbleibt Sie an Ort und Stelle, bis Sie zu einer neuen Zelle gehen oder die Taste ESC drücken. Ist der Office-Assistent sichtbar, erscheint die Meldung in einer Sprechblase über dem Office-Assistenten.

Führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Wählen Sie die Zelle A1 aus.
2. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT und dann auf das Register EINGABEMELDUNG.

HINWEIS: Stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen EINGABEMELDUNG ANZEIGEN WENN ZELLE AUSGEWÄHLT WIRD aktiviert ist.

1. Geben Sie "Liste für Zelle A1" (ohne Anführungszeichen) in das Eingabefeld "Titel" ein.

Dies ist der Titel für das angezeigte Warnfeld, der in fett formatiertem Text angezeigt wird.

1. In das Eingabefeld "Eingabemeldung" geben Sie "Bitte entweder a, b oder c aus der Dropdown-Liste auswählen" ein (ohne Anführungszeichen).

Dies ist der Text der angezeigten Meldung.

1. Klicken Sie auf OK.

Die Meldung wird jetzt angezeigt, weil Zelle A1 ausgewählt ist.

1. Wählen Sie Zelle A10 aus.

Die Dropdown-Liste neben Zelle A1 und die Meldung für Zelle A1 verschwinden.

1. Wählen Sie Zelle A1 aus.

Sowohl die Dropdown-Liste als auch die Meldung erscheinen neben der Zelle A1.

HINWEIS: Ist der Office-Assistent sichtbar, erscheint die Meldung in einer Sprechblase über dem Office-Assistenten.

1. Verschieben Sie die Meldung an eine andere Stelle auf Ihrem Arbeitsblatt.

Wenn Sie zunächst eine andere Zelle und dann wieder die Zelle A1 auswählen, erscheint die Meldung an der Stelle, an die Sie sie verschoben haben.

HINWEIS: Es gibt keine Möglichkeit, die Formatierung für diese Meldung zu ändern.

Erstellen einer Meldung, die bei der Eingabe inkorrekter Daten angezeigt wird:
Der Stil der Fehlermeldung, die Microsoft Excel anzeigt, wenn Sie inkorrekte Daten eingeben, ist entscheidend dafür, ob die Einhaltung der definierten Einschränkungen erzwungen wird. Sie können eine Meldung anzeigen lassen, die Sie daran hindert, andere Daten als die zuvor festgelegten einzugeben. Sie können aber auch erläuternde oder warnende Meldungen anzeigen lassen, welche die Eingabe von Daten, die außerhalb des definierten Bereichs liegen, nicht verhindern. Des weiteren können Sie Einschränkungen in bezug auf die Daten definieren, ohne daß entsprechende Meldungen angezeigt werden.

Führen Sie jetzt die folgenden Schritte durch:

1. Wählen Sie Zelle A1 aus.
2. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT und dann auf das Register FEHLERMELDUNG.

HINWEIS: Stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen "Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden" aktiviert ist.

Erstellen einer Stop-Meldung:
Wenn Sie eine Stop-Meldung erstellt haben und ungültige Daten in die Zelle eingeben, stehen Ihnen nur noch die Optionen WIEDERHOLEN und ABBRECHEN zur Verfügung; es ist in diesem Fall nicht möglich, ungültige Daten in die Zelle einzugeben.

a. Klicken Sie in der Liste "Stil" auf die Option STOP.
b. In das Eingabefeld "Titel" geben Sie "Warnung für Zelle A1" ein (ohne Anführungszeichen). Dies ist der Titel des Feldes mit Ihrer Stop-Meldung.
c. In das Eingabefeld "Fehlermeldung" geben Sie folgendes ein (ohne Anführungszeichen): "Die einzigen zulässigen Werte für Zelle A1 sind a, b und c". Dies ist der Text der angezeigten Meldung, der aus maximal 225 Zeichen bestehen darf.
d. Klicken Sie auf OK.

1. Geben Sie manuell "t" (ohne Anführungszeichen) in Zelle A1 ein.

Die von Ihnen erstellte Stop-Meldung wird angezeigt und Ihnen stehen nur noch die Optionen WIEDERHOLEN und ABBRECHEN zur Verfügung.

1. Klicken Sie im Feld der Stop-Meldung auf ABBRECHEN.
2. Wählen Sie Zelle A1 aus.
3. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT und dann auf das Register FEHLERMELDUNG.

HINWEIS: Stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen "Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden" aktiviert ist.

Erstellen einer Warnmeldung:
Wenn Sie eine Warnmeldung erstellt haben und ungültige Daten in die Zelle eingeben, sind Sie in bezug auf die zur Verfügung stehenden Optionen etwas flexibler als bei einer Stop-Meldung. Bei Anzeige einer Warnmeldung gibt es drei Optionen: JA, um die Eingabe ungültiger Daten zuzulassen; NEIN ermöglicht die Eingabe gültiger Daten; ABBRECHEN, um den ungültigen Eintrag zu entfernen.

a. Klicken Sie in der Liste "Stil" auf WARNUNG.
b. In das Eingabefeld "Titel" geben Sie "Warnung für Zelle A1" ein (ohne Anführungszeichen). Dies ist der Titel des Feldes mit Ihrer Warnmeldung.
c. In das Eingabefeld "Fehlermeldung" geben Sie folgendes ein (ohne Anführungszeichen): "Die einzigen zulässigen Werte für Zelle A1 sind a, b und c". Dies ist der Text der angezeigten Meldung, der aus maximal 225 Zeichen bestehen darf.
d. Klicken Sie auf OK.

1. Geben Sie manuell "j" (ohne Anführungszeichen) in Zelle A1 ein.

Die von Ihnen erstellte Warnmeldung wird angezeigt und Sie werden gefragt, ob Sie fortsetzen möchten.

1. Klicken Sie auf JA.

Der ungültige Wert "j" wird in die Zelle A1 eingegeben.

1. Wählen Sie Zelle A1 aus.
2. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT und dann auf das Register FEHLERMELDUNG.

HINWEIS: Stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen "Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden" aktiviert ist.

Erstellen einer Informationsmeldung:
Wenn Sie eine Informationsmeldung erstellt haben und ungültige Daten in die Zelle eingeben, sind Sie in bezug auf die Optionen am flexibelsten. Wenn eine Informationsmeldung angezeigt wird, können Sie auf OK klicken, um den ungültigen Wert zu akzeptieren, oder Sie können auf ABBRECHEN klicken, um den Wert abzulehnen.

a. Klicken Sie in der Liste "Stil" auf INFORMATION.
b. In das Eingabefeld "Titel" geben Sie "Warnung für Zelle A1" ein (ohne Anführungszeichen). Dies ist der Titel des Feldes mit Ihrer Informationsmeldung.
c. In das Eingabefeld "Fehlermeldung" geben Sie folgendes ein (ohne Anführungszeichen): "Die einzigen zulässigen Werte für Zelle A1 sind a, b und c". Dies ist der Text der angezeigten Meldung, der aus maximal 225 Zeichen bestehen darf.
d. Klicken Sie auf OK.

1. Geben Sie manuell "p" (ohne Anführungszeichen) in Zelle A1 ein.

Die von Ihnen erstellte Informationsmeldung wird angezeigt und Sie werden gefragt, ob Sie den eingegebenen Wert akzeptieren oder ablehnen möchten.

1. Klicken Sie auf OK.

Der ungültige Wert "p" wird in die Zelle A1 eingegeben.

Prüfung auf das Vorhandensein inkorrekter Einträge unter Verwendung der Detektiv-Symbolleiste:
Nachdem Ihre Daten eingegeben wurden, können Sie nach Einträgen suchen, die sich außerhalb der von Ihnen definierten Grenzwerte bewegen. Wenn Sie auf der Detektiv-Symbolleiste auf UNGÜLTIGE DATEN MARKIEREN klicken, werden Zellen mit inkorrekten Einträgen eingekreist. Wenn Sie einen ungültigen Eintrag korrigieren, verschwindet der Kreis um die Zelle wieder.

Führen Sie jetzt die folgenden Schritte durch:

1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf ANPASSEN.
2. Klicken Sie im Dialogfeld "Anpassen" auf das Register SYMBOLLEISTEN.
3. Wählen Sie in der Liste "Symbolleisten" das Kontrollkästchen DETEKTIV aus (falls es nicht bereits ausgewählt ist) und klicken Sie dann auf SCHLIESSEN.
4. Klicken Sie in der Detektiv-Symbolleiste auf das Steuerelement UNGÜLTIGE DATEN MARKIEREN. Zelle A1 ist jetzt eingekreist.
5. Wählen Sie Zelle A1 aus.
6. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Zelle A1 und klicken Sie dann einen der Einträge in der Liste an. Der Kreis um die Zelle verschwindet.

Festlegen eines Bereichs numerischer Werte, die in eine Zelle eingegeben werden dürfen:
Sie können Beschränkungen für die Werte festlegen, die in eine Zelle eingegeben werden dürfen, Sie können Minimal- Und Maximalwerte definieren, oder Sie können prüfen, welche Auswirkungen ein Eintrag auf eine andere Zelle haben kann.

1. Wählen Sie Zelle A5 aus.
2. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT und dann auf EINSTELLUNGEN.
3. Klicken Sie in der Liste "Zulassen" auf GANZE ZAHL.
4. Klicken Sie in der Liste "Daten" auf ZWISCHEN.
5. Geben Sie 1 in das Feld "Minimum" ein.
6. Geben Sie 10 in das Feld "Maximum" ein.

HINWEIS: Sie können für die Schritte 5 und 6 auch Zellbezüge verwenden, um Zellen zu definieren, welche die Minimum- und Maximumwerte enthalten.

1. Klicken Sie auf OK.
2. Geben Sie den Wert 3 in Zelle A5 ein. Der Wert wird ohne Fehlermeldung eingegeben.
3. Geben Sie den Wert 33 in Zelle A5 ein.

Da die Gültigkeitseinstellungen, die Sie für Zelle A1 vorgenommen haben (eine Informationsmeldung), für die Zelle A5 nicht gelten, wird Ihnen eine Stop-Meldung angezeigt (Standardeinstellung) und Ihnen stehen nur noch die Optionen WIEDERHOLEN oder ABBRECHEN zur Verfügung.

1. Klicken Sie auf ABBRECHEN. Der Wert 3 erscheint in der Zelle.

Durch Berechnung in einer anderen Zelle feststellen, ob ein Eintrag gültig ist:
Im Dialogfeld "Gültigkeitsprüfung" können Sie eine Formel, einen Ausdruck oder einen Verweis auf eine Berechnung in einer anderen Zelle verwenden, um zu ermitteln, ob der von Ihnen gemachte Eintrag gültig ist.

1. Geben Sie den Wert 1 in Zelle B10 ein.
2. Wählen Sie Zelle A10 aus.
3. Klicken Sie im Menü DATEN auf GÜLTIGKEIT und dann auf EINSTELLUNGEN.
4. Klicken Sie in der Liste "Zulassen" auf BENUTZERDEFINIERT.
5. Geben Sie in das Feld "Formel" die folgenden Formel ein:

         =WENN(A10>B10,WAHR,FALSCH)

HINWEIS: Die von Ihnen eingegebene Formel muß mit einem Gleichheitszeichen beginnen und ausgewertet "Wahr" oder "Falsch" ergeben. Sie können auch andere Funktionen als die WENN-Funktion verwenden.

1. Klicken Sie auf OK.
2. Geben Sie den Wert -1 in Zelle A10 ein.

Ihnen wird eine Stop-Meldung angezeigt, die besagt, daß der Wert ungültig ist.

1. Klicken Sie auf WIEDERHOLEN.
2. Geben Sie den Wert 3 in Zelle A10 ein.

Ihnen wird keine Fehlermeldung angezeigt, weil der Wert größer ist als der, den Sie in Zelle B10 eingegeben haben.

Für weitere Informationen über die Gültigkeitsprüfung klicken Sie auf die Microsoft Excel 97-Hilfe und geben Sie dann den folgenden Text ein:

Gültigkeitsprüfung, inkorrekten Eintrag verhindern

Klicken Sie jetzt den ausgewählten Text doppelt an, um das Thema über das Verhindern der Eingabe inkorrekter Daten in eine Zelle einzusehen.

Bitte beachten Sie: Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Übersetzung aus dem Englischen. Es ist möglich, daß nachträgliche Änderungen bzw. Ergänzungen im englischen Originalartikel in dieser Übersetzung nicht berücksichtigt sind. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Produktversion(en). Die Richtigkeit dieser Informationen in Zusammenhang mit anderssprachigen Produktversionen wurde im Rahmen dieser Übersetzung nicht getestet. Microsoft stellt diese Informationen ohne Gewähr für Richtigkeit bzw. Funktionalität zur Verfügung und übernimmt auch keine Gewährleistung bezüglich der Vollständigkeit oder Richtigkeit der Übersetzung.