Cara membuat label surat dengan menggunakan gabungan surat pada Word

Artikel ini selangkah demi selangkah menjelaskan cara menggunakan surat menggabungkan fitur pada Microsoft Word untuk membuat label.

Cara membuat label surat dengan menggunakan gabungan surat

Gabungan surat mencakup penggabungan dokumen utama dengan sumber data. Dokumen utama berisi teks dan item lainnya yang tetap sama di masing-masing label. Sumber data berisi informasi yang berubah di tiap label, seperti nama dan alamat dari tiap penerima.

Menggabungkan bidang, yang Anda Masukkan ke dokumen utama memerintahkan Word di mana harus mencetak informasi dari sumber data. Ketika Anda mengoperasikan gabungan surat, Word mengganti kolom gabungan di dokumen utama dengan informasi dari sumber data. Setiap baris (atau catatan) dalam data sumber menghasilkan label individu.

Berikut prosedur menunjukkan bagaimana cara mengoperasikan gabungan surat untuk membuat label.

Langkah 1: Utama dokumen

Mulai dokumen baru untuk membuat label baru, atau buka yang ada dokumen yang digunakan sebelumnya untuk menggabungkan label.

1. Buka dokumen di Word. Pada Alat menu, klik Gabungan Surat.
   
   The Gabungan surat Helper kotak dialog akan muncul.
2. Di bawah 1. Utama dokumen, klik Buat, lalu klik Label surat.
3. Klik Jendela aktif.
   
   Menjadi aktif dokumen utama gabungan surat dokumen.
   
   Kata kembali ke Mail Merge penolong.

Langkah 2: Data Source

Sumber data berisi informasi yang dapat bervariasi dalam masing-masing label. Anda dapat membuka sumber data yang ada yang dibuat di Word, atau Anda dapat membuat sumber data baru dan mengisi informasi si penerima.

CATATAN: Sumber data dapat juga dibuat di program lain seperti Microsoft Excel atau Microsoft Access, atau Anda dapat menggunakan buku alamat pribadi dibuat di Microsoft Exchange Server atau Schedule+, atau Anda dapat menggunakan teks ASCII file atau berkas berpembatas lainnya.

1. Di bawah 2. Data sumber, klik Mendapatkan Data.
2. Pilihan adalah untuk membuat sumber data baru, terbuka ada sumber data, Header pilihan, dan menggunakan buku alamat. Menggunakan yang sesuai metode untuk jenis sumber data yang ingin Anda gunakan.

Metode 1: Membuat sumber Data baru

1. The Membuat sumber Data kotak dialog akan muncul dengan daftar nama kolom yang sering digunakan dalam surat formulir, label surat, dan amplop. Anda dapat mengubah nama kolom dan menghapus bidang yang Anda tidak perlu. Untuk menambahkan nama kolom, ketik nama di Nama field kotak, dan kemudian klik Tambahkan nama Field. Klik Oke Ketika Anda sudah selesai.
   
   Kata menyarankan Anda untuk menyimpan data sumber.
2. Ketik nama file dalam Nama file kotak, dan kemudian klik Oke.
   
   Word menampilkan pesan dengan pilihan Mengedit sumber Data dan Mengatur dokumen utama.
3. Klik Mengedit sumber Data.
4. The Data formulir kotak dialog akan ditampilkan untuk Anda untuk memasukkan penerima Anda informasi. Jika tidak terdapat informasi untuk kolom tertentu, biarkan kotak kosong.
   
   Pengaturan informasi di setiap bentuk membuat satu data Catatan.
   
   Setelah Anda memasukkan informasi untuk dokumen, klik Tambah baru untuk memindahkan ke dokumen selanjutnya. Setelah Anda menambahkan semua data Anda, klikOke.
5. Pada Alat menu, klik Gabungan Surat.
   
   The Gabungan surat Helper kotak dialog akan muncul.
6. Pergi ke Langkah 3: Edit utama Dokumen bagian nanti dalam artikel ini.

Metode 2: Membuka sumber Data yang ada

1. Dalam Gabungan surat Helper kotak dialog, klik Mendapatkan Data.
2. Klik Buka sumber Data.
3. Dalam daftar file dalam Buka sumber Data kotak dialog, pilih sumber data yang ingin Anda gunakan, dan kemudian Klik Terbuka.
   
   Jika sumber data yang Anda inginkan tidak dalam daftar file, klik sesuai drive dan map. Pilih opsi yang sesuai dalam Daftar berkas jenis kotak.
   
   Kata menampilkan pesan untuk menyiapkan dokumen utama.
4. Klik Mengatur dokumen utama.
5. Pergi ke Langkah 3: Edit utama Dokumen bagian nanti dalam artikel ini.

Metode 3: Gunakan buku alamat

1. Dalam Gabungan surat Helper kotak dialog, klik Mendapatkan Data, kemudian pilih Menggunakan buku alamat.
   
   The Menggunakan buku alamat kotak dialog akan muncul dengan buku-buku alamat yang tersedia yang terdaftar di bawah Memilih buku alamat.
2. Pilih buku alamat yang ingin Anda gunakan sebagai data Anda sumber.
   
   Kata mungkin meminta Anda untuk mengkonfirmasi sumber data jika Konfirmasi Konversi dipilih sebagai pilihan.
   
   Jika Anda menggunakan alamat daftar buku atau kontak dari Schedule+, kata meminta Anda untuk masuk ke Schedule+ dan memberikan password jika perlu.
   
   Jika Anda menggunakan buku alamat dari Exchange Server, kata meminta Anda untuk masuk ke layanan pertukaran.
   
   Word menampilkan pesan untuk menyiapkan dokumen utama.
3. Klik Mengatur dokumen utama.
4. Pergi ke Langkah 3: Edit utama Dokumen bagian nanti dalam artikel ini.

Langkah 3: Mengedit dokumen utama

1. Jika Mail Merge penolong tidak menjalankan, klik Gabungan Surat pada Alat menu. Di penolong gabungan surat, klik Penataan di bawah 1. Utama dokumen.
2. Kata menampilkan Opsi label kotak dialog. Klik jenis printer (dot matriks atau laser), jenis produk label (seperti Avery), dan nomor produk. Jika Anda menggunakan label kustom, klik Rincian, kemudian ketik ukuran label. Klik Oke.
   
   Kata menampilkan Membuat Label kotak dialog. Titik penyisipan berkedip di kotak di bawah Contoh Label. Ini adalah di mana Anda memasukkan kolom gabungan untuk mewakili di mana pada label kata harus mencetak informasi dari sumber data.
3. Klik Sisipkan Kolom gabungan dalam Membuat Label kotak dialog. Klik kolom gabungan yang sesuai.
   
   Membuat yakin bahwa Anda mengetik spasi atau tanda baca yang Anda inginkan antara dua gabungan bidang atau setelah kolom gabungan.
4. Ketika Anda selesai menempatkan kolom gabungan di contoh label, klik Oke.
   
   Langkah ini kembali fokus ke Mail Merge penolong.

Langkah 4: Lakukan penggabungan

1. Di bawah 3. Menggabungkan data dengan dokumen, Klik Penggabungan.
   
   Kata menampilkan Penggabungan kotak dialog. (Jika Anda klik Permintaan pilihan bukan Penggabungan, Anda memiliki pilihan untuk memilih catatan data tertentu untuk berpartisipasi dalam penggabungan atau untuk menyortir data dalam sumber data.)
2. Di bawah Bergabung, klik Dokumen baru untuk menampilkan dokumen yang digabung di layar. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat label sebelum pencetakan mereka. (Pilih Printer untuk mengirim label langsung ke printer.)
3. Dengan Dokumen baru dipilih dalam Bergabung, klik Penggabungan.
4. Setelah dokumen yang digabung muncul di layar, Anda dapat menyimpannya sebagai dokumen yang terpisah, atau Anda dapat mencetak dokumen yang digabung dengan mengklik Mencetak pada Berkas menu, atau Anda dapat melakukan keduanya.

Untuk informasi tambahan tentang cara menggunakan gabungan surat untuk membuat surat formulir, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di Microsoft Basis Pengetahuan: Untuk informasi lebih lanjut tentang gabungan surat, klik Microsoft Word bantuan pada Bantuan menu, jenis gabungan surat di kantor asisten atau jawaban Wizard, dan kemudian klik Mencari untuk melihat topik.

Note This is a "FAST PUBLISH" article created directly from within the Microsoft support organization. The information contained herein is provided as-is in response to emerging issues. As a result of the speed in making it available, the materials may include typographical errors and may be revised at any time without notice. See Terms of Use (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=151500) for other considerations.