Como criar etiquetas de endereço utilizando a 'Impressão em série' no Word

Este artigo passo a passo descreve como utilizar a funcionalidade de impressão em série no Microsoft Word para criar etiquetas.

Como criar etiquetas de endereço utilizando a 'Impressão em série'

Uma impressão em série implica a intercalação de um documento principal com uma origem de dados. Um documento principal contém o texto e outros itens que permanecem inalterados em cada etiqueta. Uma origem de dados contém as informações que são alteradas em cada etiqueta, como o nome e endereço de cada destinatário.

Os campos de impressão em série, que são inseridos no documento principal, indicam ao Word onde devem ser impressas as informações provenientes da origem de dados. Quando é efectuada a impressão em série, o Word substitui os campos de impressão em série do documento principal por informações da origem de dados. Cada linha (ou registo) da origem de dados cria uma etiqueta individual.

O procedimento que se segue demonstra como efectuar uma impressão em série para criar etiquetas.

Passo 1: Documento principal

Inicie um novo documento para criar uma nova etiqueta ou abra um documento existente, utilizado anteriormente para imprimir etiquetas em série.

1. Abra o documento no Word. No menu Ferramentas, clique em Impressão em série.
   
   É apresentada a caixa de diálogo Gestor da impressão em série.
2. Em 1. Documento principal, clique em Criar e clique em Etiquetas de endereço.
3. Clique em Janela activa.
   
   O documento activo passa a ser o documento principal da impressão em série.
   
   O Word regressa ao Gestor da impressão em série.

Passo 2: Origem de dados

A origem de dados contém as informações que podem variar em cada etiqueta. Pode abrir uma origem de dados existente criada no Word ou criar uma nova origem de dados e preencher as informações sobre o destinatário.

NOTA: a origem de dados também pode ser criada noutro programa, como o Microsoft Excel ou o Microsoft Access, ou poderá utilizar um livro de endereços pessoal criado no Microsoft Exchange Server ou no Schedule+, ou um ficheiro de texto ASCII ou outro ficheiro delimitado.

1. Em 2. Origem de dados, clique em Obter dados.
2. As opções consistem em criar uma nova origem de dados, abrir uma origem de dados existente, opções de cabeçalho e utilizar o livro de endereços. Utilize o método adequado ao tipo de origem de dados que pretende utilizar.

Método 1: Criar uma nova origem de dados

1. É apresentada a caixa de diálogo Criar origem de dados com uma lista de nomes de campos utilizados habitualmente em cartas de formulário, etiquetas de endereço e envelopes. É possível mudar o nome dos campos e remover os campos que não são necessários. Para adicionar nomes de campos, escreva o nome na caixa Nome do campo e clique em Adicionar nome de campo. Clique em OK quando tiver terminado.
   
   O Word pedir-lhe-á que guarde a origem de dados.
2. Atribua um nome de ficheiro na caixa Nome do ficheiro e clique em OK.
   
   O Word apresentará uma mensagem com as opções Editar origem de dados e Configurar documento principal.
3. Clique em Editar origem de dados.
4. É apresentada a caixa de diálogo Formulário de dados na qual deverá introduzir as informações sobre o destinatário. Se não existirem informações para um campo específico, deixe a caixa em branco.
   
   O conjunto de informações presente em cada formulário constitui um registo de dados.
   
   Depois de introduzir as informações de um registo, clique em Adicionar novo para avançar para o registo seguinte. Depois de ter adicionado todos os dados, clique em OK.
5. No menu Ferramentas, clique em Impressão em série.
   
   É apresentada a caixa de diálogo Gestor da impressão em série.
6. Avance para a secção Passo 3: Editar o documento principal mais adiante neste artigo.

Método 2: Abrir uma origem de dados existente

1. Na caixa de diálogo Gestor da impressão em série, clique em Obter dados.
2. Clique em Abrir origem de dados.
3. Na lista de ficheiros existente na caixa de diálogo Abrir origem de dados, seleccione a origem de dados que pretende utilizar e clique em Abrir.
   
   Se a origem de dados pretendida não constar na lista de ficheiros, clique na unidade e na pasta adequadas. Seleccione a opção adequada na lista Ficheiros do tipo.
   
   O Word apresentará uma mensagem de configuração do documento principal.
4. Clique em Configurar documento principal.
5. Avance para a secção Passo 3: Editar o documento principal mais adiante neste artigo.

Método 3: Utilizar o 'Livro de endereços'

1. Na caixa de diálogo Gestor da impressão em série, clique em Obter dados e seleccione Utilizar livro de endereços.
   
   É apresentada a caixa de diálogo Utilizar um livro de endereços com os livros de endereços disponíveis listados em Seleccione um livro de endereços.
2. Seleccione o livro de endereços que pretende utilizar como origem de dados.
   
   O Word poderá solicitar a confirmação da origem de dados se Confirmar conversões estiver seleccionado como uma opção.
   
   Se estiver a utilizar um livro de endereços ou uma lista de contactos do Schedule+, o Word pedir-lhe-á que inicie sessão no Schedule+ e forneça uma palavra-passe, se necessário.
   
   Se utilizar um livro de endereços do Exchange Server, o Word pedir-lhe-á que inicie sessão nos serviços do Exchange.
   
   O Word apresentará uma mensagem de configuração do documento principal.
3. Clique em Configurar documento principal.
4. Avance para a secção Passo 3: Editar o documento principal mais adiante neste artigo.

Passo 3: Editar o documento principal

1. Se o Gestor da impressão em série não estiver em execução, clique em Impressão em série no menu Ferramentas. No Gestor da impressão em série, clique em Configurar em 1. Documento principal.
2. O Word apresenta a caixa de diálogo Opções de etiqueta. Clique no tipo de impressora (matricial ou laser), no tipo de etiqueta (tal como, Avery) e número de produto. Se estiver a utilizar uma etiqueta personalizada, clique em Detalhes e indique o tamanho da etiqueta. Clique em OK.
   
   O Word apresenta a caixa de diálogo Criar etiquetas. O ponto de inserção encontra-se intermitente na caixa Etiqueta de exemplo. É aqui que deve inserir os campos de impressão em série para indicar o local da etiqueta onde o Word deverá imprimir as informações sobre a origem de dados.
3. Clique em Inserir campo de impr. em série na caixa de diálogo Criar etiquetas. Clique no campo de impressão em série adequado.
   
   Certifique-se de que introduz os espaços ou a pontuação pretendidos entre dois campos de impressão em série ou após um campo de impressão em série.
4. Quando terminar a colocação dos campos de impressão em série na etiqueta de exemplo, clique em OK.
   
   Este passo remete-o para o Gestor da impressão em série.

Passo 4: Efectuar a impressão em série

1. Em 3. Intercalar os dados no documento, clique em Impressão em série.
   
   O Word apresenta a caixa de diálogo Impressão em série. (Se clicar em Opções de consulta em vez de Intercalar, poderá seleccionar determinados registos de dados que pretenda introduzir na intercalação ou ordenar os registos na origem de dados).
2. Em Enviar a impressão em série para, clique em Novo documento para visualizar o documento intercalado no ecrã. Deste modo, poderá visualizar as etiquetas antes de as imprimir. (Seleccione Impressora para enviar as etiquetas directamente para a impressora.)
3. Com a opção Novo documento seleccionada em Enviar a impressão em série para, clique em Intercalar.
4. Depois de apresentado o documento intercalado no ecrã, poderá guardá-lo como um documento distinto ou imprimi-lo, clicando em Imprimir no menu Ficheiro, ou poderá efectuar ambos os procedimentos.

Para obter informações adicionais sobre como utilizar a impressão em série para criar uma carta de formulário, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base): Para obter mais informações sobre impressão em série, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda, escreva impressão em série no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e clique em Procurar para visualizar o tópico.