Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat surat formulir di Word 2000

Artikel ini selangkah demi selangkah menjelaskan apa gabungan surat dan bagaimana melakukan dasar gabungan surat untuk membuat surat formulir di Word.

Untuk informasi tambahan mengenai pelaksanaan jenis surat gabungan, penggabungan dengan jenis data, dan penyelesaian masalah, meninjau daftar Artikel dalam Artikel terkaitbagian dari artikel ini.

Untuk penjelasan tentang syarat yang digunakan dalam hal ini Pasal, lihat Daftar Kata bagian Artikel ini.

Apakah gabungan surat?

Gabungan surat adalah fitur pada Word. Dengan gabungan surat Anda dapat menggabungkan Boilerplate informasi (seperti surat formulir) dengan informasi variabel (seperti sebagai database nama dan alamat pelanggan). Dengan cara ini, Anda dapat memiliki dokumen yang hampir persis sama: zat dokumen sama untuk setiap pelanggan, namun setiap dokumen disesuaikan untuk tertentu individu dalam database Anda.

Ada tiga komponen utama gabungan surat:

• Dokumen utama berisi boilerplate informasi: teks dan grafis. Dokumen utama juga menentukan format dokumen yang dihasilkan digabung; sebagai contoh, bentuk surat, amplop, atau label.
• Sumber data yang berisi informasi variabel: Daftar nama dan alamat, misalnya.
• Dokumen yang digabung yang berisi kombinasi Boilerplate informasi teks dan variabel.

Dokumen utama berisi boilerplate teks dan grafis yang Anda inginkan dalam setiap versi dokumen yang digabung. Di dokumen utama, Anda masukkan instruksi khusus, disebut kolom gabungan, untuk menunjukkan di mana Anda ingin informasi variabel muncul. Ketika Anda menggabungkan informasi dalam sumber data dengan dokumen utama, informasi variabel menggantikan penggabungan kolom dengan informasi yang diperlukan. Hasilnya adalah dokumen yang digabung yang berisi kombinasi boilerplate informasi teks dan variabel.

Sumber data berisi informasi (seperti nama, alamat, dan nomor telepon) yang bervariasi dengan setiap versi dokumen. Sebagian besar waktu, Anda dapat menyimpan data dalam dokumen Word; Namun, kata juga mengakui format lain. Sebagai contoh, sumber data dapat lembar kerja Microsoft Excel, Microsoft Access database, atau file comma separated variabel (CSV).

Sumber data diatur dengan baris header (juga disebut sebuah header Catatan) dan catatan data. Baris header adalah item pertama dalam sumber data. Ini berisi nama kolom yang mengidentifikasi informasi variabel. Data Catatan berisi informasi yang diperlukan. Setiap dokumen data terdiri dari satu atau lebih bidang, tergantung pada berapa banyak informasi variabel yang Anda miliki untuk masing-masing individu. Set informasi membuat satu dokumen data.

Proses gabungan surat memiliki empat langkah utama:

1. Membuka atau membuat dokumen utama.
2. Membuka atau membuat sumber data.
3. Edit dokumen utama.
4. Melakukan penggabungan.

Prosedur berikut menunjukkan bagaimana untuk membuat formulir surat, melampirkannya ke sumber data, memformatnya, dan menggabungkan dokumen. The prosedur untuk menciptakan amplop gabungan atau label serupa. Untuk tambahan informasi, lihat artikel yang sesuai yang tercantum dalam Artikel terkait bagian ini artikel.

Langkah 1: Membuka atau membuat dokumen utama

1. Jika Anda memiliki sebuah dokumen yang berisi teks boilerplate bahwa Anda ingin menggunakan, membukanya. Atau, jika Anda ingin membuat surat formulir baru dan tidak ada dokumen kosong saat ini ditampilkan, klik Baru pada Standar Toolbar.
2. Pada Alat menu, klik Gabungan Surat.
3. Di wilayah utama dokumen Gabungan surat Helper kotak dialog, klik Buat.
4. Klik Surat formulir.
   
   Anda akan diminta untuk menggunakan jendela aktif untuk utama dokumen atau membuat dokumen utama baru. Klik Jendela aktif. Dokumen yang sedang aktif menjadi dokumen utama gabungan surat.
   
   Kata kembali ke Mail Merge penolong.
5. Pergi ke Langkah 2: Buka atau Membuat sumber Data.

Langkah 2: Membuka atau membuat sumber Data

Ketika Anda membuka atau membuat sumber data dengan menggunakan gabungan surat Penolong, Anda mengatakan kata untuk menggunakan spesifik seperangkat informasi variabel untuk gabungan Anda. Gunakan salah satu metode berikut untuk melampirkan dokumen utama ke sumber data.

Metode 1: Jika Anda mengetik nama dan alamat untuk pertama kalinya

Untuk membuat database baru, ikuti langkah berikut:

1. Di daerah sumber Data Gabungan surat Helper kotak dialog, klik Mendapatkan Data.
2. Klik Membuat sumber Data.
   
   The Membuat sumber Data kotak dialog akan muncul. Di kotak dialog ini, Anda dapat menentukan bidang nama untuk memasukkan dalam sumber data. The Nama kolom pada baris Header kotak daftar nama kolom yang sering digunakan dalam surat formulir, label surat, dan amplop. Anda dapat menghapus kolom yang Anda tidak ingin dengan memilih mereka satu pada waktu dan kemudian klik Menghapus nama Field. Jika Anda ingin membuat nama field baru, ketik nama field baru dalam Nama field kotak, dan kemudian klik Tambahkan nama Field.
   
   Ketika Anda selesai membuat Field baru dan menghapus bidang yang tidak diinginkan, klik Oke.
3. The Simpan sebagai kotak dialog akan muncul. Dalam Nama Berkas Ketik jenis nama yang ingin Anda memberikan sumber data Anda, dan kemudian klik Simpan.
4. Saat Anda diminta untuk mengedit sumber data atau menetapkan atas dokumen utama, klik Mengedit sumber Data.
5. Ketika Data formulir kotak dialog muncul, ketik informasi Anda ke dalam formulir. Jika ada tidak ada informasi untuk kolom tertentu, biarkan kotak kosong. Secara default, Word melompat kolom yang kosong, sehingga gabungan tidak terpengaruh jika entri yang kosong berada di formulir data. Pengaturan informasi di setiap bentuk membuat satu data Catatan.
6. Setelah Anda mengetik informasi untuk dokumen, klik Tambah baru untuk memindahkan ke dokumen selanjutnya.
7. Setelah Anda menambahkan semua data Anda, klik Oke untuk kembali ke dokumen utama.
   
   Pemberitahuan Gabungan Surat Toolbar.
8. Simpan dokumen utama.
   
   Ketika Anda menyimpan utama dokumen saat ini, Anda juga menyimpan sumber data dan melampirkan untuk dokumen utama.
9. Pergi ke Langkah 3: Mengedit utama Dokumen.

Metode 2: Jika Anda menggunakan sumber Data yang ada

Untuk menggunakan sumber data yang ada, ikuti langkah berikut:

1. Dalam Gabungan surat Helper kotak dialog, klik Mendapatkan Data.
2. Klik Buka sumber Data.
3. Dalam Buka sumber Data kotak dialog, pilih berkas yang berisi variabel informasi yang ingin Anda gunakan, dan kemudian klik Terbuka.
   
   CATATAN: Jika sumber data tidak terdaftar di daftar berkas, pilih sesuai drive dan map. Jika perlu, pilih opsi yang sesuai dalam Daftar berkas jenis kotak. Pilih file, dan kemudian klik Terbuka.
   
   Kata meminta Anda dengan pesan berikut:
   Kata ditemukan tidak ada kolom gabungan di dokumen utama Anda. Pilih tombol Edit dokumen utama untuk memasukkan kolom gabungan ke dokumen utama Anda.
4. Klik Edit dokumen utama untuk kembali ke dokumen utama.
   
   Pemberitahuan Gabungan Surat Toolbar.
5. Simpan dokumen utama. Ketika Anda menyimpan dokumen utama di titik ini, Anda juga menyimpan sumber data dan melampirkan ke utama dokumen.
6. Pergi ke Langkah 3: Mengedit utama Dokumen.

Langkah 3: Mengedit dokumen utama

Pada langkah 1, Anda memilih baik untuk membuka dokumen yang ada atau untuk membuat yang baru. Gunakan salah satu metode berikut, yang didasarkan pada seleksi yang Anda buat pada langkah 1.

Metode 1: Jika Anda menggunakan dokumen yang ada

1. Klik di mana yang ingin Anda sisipkan informasi dari Anda sumber data.
2. Pada Gabungan Surat toolbar, klik Sisipkan Kolom gabungan, lalu klik kolom gabungan yang Anda ingin gunakan.
   
   CATATAN: Membuat yakin bahwa Anda mengetik spasi atau tanda baca yang Anda inginkan antara dua kolom gabungan atau setelah kolom gabungan. Anda juga dapat memformat (berlaku format tebal dan miring ke) kolom gabungan, seperti yang Anda akan dengan biasa teks.
3. Ulangi langkah 1 dan 2 untuk setiap kolom gabungan yang Anda inginkan untuk Tambahkan ke dokumen Anda.
4. Setelah Anda selesai mengedit dokumen utama, klik Simpan atau Simpan sebagai pada Berkas menu. Nama berkas, dan kemudian klik Simpan.
5. Pergi ke Langkah 4: Melakukan Penggabungan.

Metode 2: Jika Anda menggunakan dokumen utama baru

1. Ketik atau Tambah teks dan grafis yang ingin Anda sertakan dalam surat Anda.
2. Setiap kali Anda datang ke tempat di mana Anda ingin memasukkan informasi dari sumber data, klik Sisipkan Kolom gabungan pada Gabungan Surat toolbar, dan kemudian klik kolom gabungan yang Anda ingin gunakan.
   
   CATATAN: Membuat yakin bahwa Anda mengetik spasi atau tanda baca yang Anda inginkan antara dua kolom gabungan atau setelah kolom gabungan. Anda juga dapat memformat (berlaku format tebal dan miring ke) kolom gabungan, seperti yang Anda akan dengan biasa teks.
3. Setelah Anda selesai mengedit dokumen utama, klik Simpan atau Simpan sebagai pada Berkas menu. Nama berkas, dan kemudian klik Simpan.
4. Pergi ke Langkah 4: Melakukan Penggabungan.

Langkah 4: Lakukan penggabungan

1. Pada Alat menu, klik Gabungan Surat.
2. Di bawah Menggabungkan Data dengan dokumen, Klik Penggabungan.
3. Dalam Penggabungan kotak dialog, klik Bergabung, lalu pilih Dokumen baru untuk menampilkan gabungan dokumen di layar. Untuk mencetak dokumen yang digabung, klik Mencetak pada Berkas menu.
   
   CATATAN: Dalam Bergabung kotak, pilih Printer Jika Anda ingin mengirim dokumen yang digabung ke printer tanpa pertama melihat pada layar Anda.
4. Klik Penggabungan.

Daftar Kata

Boilerplate. Informasi umum yang diulangi di setiap surat formulir, surat label, amplop, atau katalog.

Kolom data. Kategori informasi di sumber data. Kolom data sesuai untuk satu kolom informasi di sumber data. Nama masing-masing Kolom data terdaftar di baris pertama (baris awal) sumber data. "Kode Pos" dan "Nama Belakang" adalah contoh dari nama kolom data.

Dokumen data. Seperangkat informasi terkait yang lengkap di sumber data. Data Catatan dengan satu baris informasi di sumber data. All informasi tentang satu klien di daftar surat klien adalah contoh data Catatan.

Sumber data. Sumber data adalah file yang berisi data berbeda-beda dalam setiap salinan dokumen yang telah digabung. Sebagai contoh, sumber data dapat mencakup nama dan alamat setiap penerima surat formulir.

Dibatasi. Berkas teks yang memiliki kolom data terpisah (atau dibatasi) dengan tab karakter atau koma, dan data catatan yang dibatasi dengan tanda paragraf.

Baris header. Pertama baris (atau catatan) pada sumber data gabungan surat. Header baris berisi nama kolom untuk kategori informasi di data sumber; misalnya, "Nama" dan "Kota." Baris awal dapat juga disimpan dalam dokumen terpisah yang disebut sumber awal.

Dokumen utama. Pada operasi gabungan surat, dokumen yang berisi teks dan grafis yang tetap sama untuk setiap versi dokumen yang digabung; untuk contoh, alamat kembali dan badan surat formulir.

Menggabungkan bidang. Porsi tempat yang Anda sisipkan di dokumen utama. Menggabungkan bidang langsung Microsoft Word letak untuk menyisipkan informasi khusus dari data sumber. Sebagai contoh, Sisipkan Kolom gabungan "kota" untuk memiliki kata masukkan kota nama, seperti "Paris," yang disimpan di kolom data kota.

Dokumen yang digabung. Dokumen yang dibuat dengan menggabungkan data dari data sumber ke dokumen utama.

Sumber daya tambahan

Dukungan gabungan surat Word Sumber Daya (http://support.microsoft.com/word2kmail)

Untuk informasi lebih lanjut tentang gabungan surat, klik Microsoft Word bantuan pada Bantuan menu, jenis gabungan surat di kantor Asisten atau jawaban Wizard, dan kemudian klik Mencari untuk melihat topik kembali.

Artikel terkait

Untuk tambahan informationabout gabungan surat, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di Basis Pengetahuan Microsoft:

Note This is a "FAST PUBLISH" article created directly from within the Microsoft support organization. The information contained herein is provided as-is in response to emerging issues. As a result of the speed in making it available, the materials may include typographical errors and may be revised at any time without notice. See Terms of Use (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=151500) for other considerations.