WD2000: Como utilizar a impressão em série para criar uma carta de formulário

Este artigo descreve a impressão em série e como efectuar uma impressão em série simples para criar uma carta de formulário no Microsoft Word.

Para obter informações adicionais sobre como executar outros tipos de impressão em série, sobre a intercalação com outros tipos de dados e sobre resolução de problemas, consulte a lista de artigos da secção "Artigos relacionados" deste artigo.

Para obter uma descrição dos termos utilizados neste artigo, consulte a secção "Glossário" deste artigo.

O que é a impressão em série?

A impressão em série é uma funcionalidade do Word que lhe permite intercalar informações padrão (como, por exemplo, uma carta de formulário) com informações variáveis (como, por exemplo, uma base de dados de nomes e endereços de clientes). Isso permite-lhe ter documentos virtualmente idênticos nos quais o respectivo conteúdo é igual para todos os clientes, ainda que cada um seja personalizado para um perfil específico na base de dados.

Existem três componentes principais numa impressão em série:

• O documento principal que contém as informações padrão: texto e gráficos. O documento principal também determina o formato do documento intercalado resultante; por exemplo, carta de formulário, envelopes ou etiquetas.
• A origem de dados que contém as informações variáveis: uma lista de nomes e endereços, por exemplo.
• O documento intercalado que contém a combinação de texto padrão e informações variáveis.

O documento principal contém o texto padrão e os gráficos que pretende em cada versão do documento intercalado. No documento principal, introduza instruções especiais, denominadas campos de intercalação, para indicar o local onde pretende que sejam apresentadas as informações variáveis. Quando as informações da origem de dados são intercaladas no documento principal, as informações variáveis substituem os campos de intercalação pelas informações específicas. O resultado é o documento intercalado que contém a combinação de texto padrão e informações variáveis.

A origem de dados contém as informações (como, por exemplo, nomes, endereços, etc.) que variam em cada versão do documento. A maior parte das vezes, é possível armazenar os dados num documento do Word; no entanto, o Word também reconhece outros formatos. Por exemplo, a origem de dados pode ser uma folha de cálculo do Microsoft Excel, uma base de dados do Microsoft Access, um ficheiro CSV, etc.

A origem de dados é configurada com uma linha de cabeçalho (também denominada registo de cabeçalhos) e registos de dados. A linha de cabeçalho é o primeiro item da origem de dados. Contém os nomes dos campos que identificam as informações variáveis. Os registos de dados contêm as informações específicas. Cada registo de dados é composto por um ou mais campos, dependendo do volume de informações variáveis de cada utilizador. Este conjunto de informações constitui um registo de dados.

O processo de impressão em série consiste em quatro passos principais:

1. Abrir ou criar o documento principal Abrir ou criar a origem de dados Editar o documento principal Efectuar a intercalação
2. Abrir ou criar a origem de dados Editar o documento principal Efectuar a intercalação
3. Editar o documento principal Efectuar a intercalação
4. Efectuar a intercalação

O procedimento que se segue demonstra como criar uma carta de formulário, ligá-la a uma origem de dados, formatá-la e intercalar os documentos. O procedimento para criar etiquetas ou envelopes intercalados é semelhante. Para obter informações adicionais, consulte o artigo adequado listado na secção "Artigos relacionados" deste artigo.

Passo 1: Abrir ou criar o documento principal

1. Se tiver um documento que contenha o texto padrão que pretende utilizar, abra-o. Se pretender criar uma nova carta de formulário e não vir um documento em branco, clique no botão Novo da barra de ferramentas Padrão.
2. No menu Ferramentas, clique em Impressão em série.
3. Na área Documento principal da caixa de diálogo Gestor da impressão em série, clique no botão Criar.
4. Clique em Cartas de formulário.
   
   Aparece uma caixa de diálogo, perguntando-lhe se pretende utilizar a janela activa para o documento principal ou criar um novo documento. Clique em Janela activa. O documento activo passa a ser o documento principal da impressão em série.
   
   O Word regressa ao Gestor da impressão em série.
5. Vá para o passo 2.

Passo 2: Abrir ou criar a origem de dados

Quando é aberta ou criada uma origem de dados utilizando o Gestor da impressão em série, indica-se ao Word que utilize um conjunto específico de informações variáveis para a intercalação. Utilize um dos seguintes métodos para ligar o documento principal à origem de dados.

Método 1: Se está a escrever os nomes e endereços pela primeira vez

Para criar uma nova base de dados, siga estes passos:

1. Na área Origem de dados da caixa de diálogo Gestor da impressão em série, clique no botão Obter dados.
2. Clique em Criar origem de dados.
   
   É apresentada a caixa de diálogo Criar origem de dados. Nesta caixa de diálogo, pode especificar os nomes dos campos a incluir na origem de dados. A caixa Nomes de campo na linha de cabeçalho lista nomes de campos frequentemente utilizados em cartas de formulário, etiquetas de endereço e envelopes. Pode remover os campos não pretendidos, seleccionando-os individualmente e, em seguida, clicando em Remover nome de campo. Se pretende criar nomes de campos novos, escreva o novo nome do campo na caixa Nome do campo e, em seguida, clique em Adicionar nome de campo.
   
   Quando terminar de criar campos novos e de remover campos não pretendidos, clique em OK.
3. É apresentada a caixa de diálogo Guardar como. Na caixa Nome do ficheiro, escreva o nome que pretende dar à origem de dados e, em seguida, clique em Guardar.
4. Quando o Word lhe perguntar se pretende editar a origem de dados ou configurar o documento principal, clique em Editar origem de dados.
5. Quando for apresentada a caixa de diálogo Formulário de dados, escreva as informações no formulário. Se não existirem informações para um campo específico, deixe a caixa em branco. Por predefinição, o Word ignora campos em branco, pelo que a intercalação não será afectada se existirem entradas em branco no formulário de dados. O conjunto de informações existente em cada um dos formulários constitui um registo de dados.
6. Depois de introduzir as informações de um registo, clique em Adicionar novo para avançar para o registo seguinte.
7. Depois de adicionar todos os dados, clique em OK para regressar ao documento principal.
   
   Repare na barra de ferramentas Impressão em série.
8. Guarde o documento principal.
   
   Quando o documento principal é guardado nesta altura, também se está a guardar a origem de dados e a ligá-la ao documento principal.
9. Vá para o passo 3.

Método 2: Se está a utilizar uma origem de dados existente

Para utilizar uma origem de dados existente, siga estes passos:

1. Na caixa de diálogo Gestor da impressão em série, clique em Obter dados.
2. Clique em Abrir origem de dados.
3. Na caixa de diálogo Abrir origem de dados, seleccione o ficheiro que contém as informações variáveis que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir.
   
   NOTA: Se a origem de dados não constar da lista de ficheiros, escolha a unidade e pasta adequadas. Se necessário, seleccione a opção correcta na caixa Ficheiros do tipo. Seleccione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.
   
   O Word apresenta-lhe a seguinte mensagem:
   O Word não encontrou campos de intercalação no documento principal. Seleccione o botão 'Editar documento principal' para inserir campos de intercalação no documento principal.
4. Clique no botão Editar documento principal para regressar ao documento principal.
   
   Repare na barra de ferramentas Impressão em série.
5. Guarde o documento principal. Quando o documento principal é guardado nesta altura, também se está a guardar a origem de dados e a ligá-la ao documento principal.
6. Vá para o passo 3.

Passo 3: Editar o documento principal

No passo 1, optou por abrir um documento existente ou criar um novo. Escolha um dos seguintes métodos, com base na selecção efectuada no passo 1.

Método 1: Se está a utilizar um documento existente

1. Clique no local onde pretende introduzir as informações da origem de dados.
2. Na barra de ferramentas Impressão em série, clique no botão Inserir campo de impressão em série e, em seguida, clique no campo de intercalação que pretende utilizar.
   
   NOTA: Certifique-se de que introduz os espaços ou a pontuação que pretende inserir entre dois campos de intercalação ou após um campo de intercalação. Também pode formatar (aplicar formatação em negrito ou itálico) os campos de intercalação, tal como se fosse texto normal.
3. Repita os passos 1 e 2 para cada campo de intercalação que pretende adicionar ao documento.
4. Quando terminar de editar o documento principal, clique em Guardar ou Guardar como no menu Ficheiro. Atribua um nome ao ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.
5. Vá para o passo 4.

Método 2: Se está a utilizar um novo documento principal

1. Escreva ou adicione o texto e os gráficos que pretende incluir na carta.
2. Sempre que se encontrar num local onde pretende introduzir informações da origem de dados, clique no botão Inserir campo de impressão em série da barra de ferramentas Impressão em série e, em seguida, clique no campo de intercalação que pretende utilizar.
   
   NOTA: Certifique-se de que introduz os espaços ou a pontuação que pretende inserir entre dois campos de intercalação ou após um campo de intercalação. Também pode formatar (aplicar formatação em negrito ou itálico) os campos de intercalação, tal como se fosse texto normal.
3. Quando terminar de editar o documento principal, clique em Guardar ou Guardar como no menu Ficheiro. Atribua um nome ao ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.
4. Vá para o passo 4.

Passo 4: Efectuar a impressão em série

1. No menu Ferramentas, clique em Impressão em série.
2. Na área Intercalar os dados no documento, clique em Impressão em série.
3. Na caixa de diálogo Impressão em série, clique em Enviar a impressão em série para e seleccione Novo documento para visualizar o documento intercalado no ecrã. Pode imprimir o documento intercalado clicando em Imprimir no menu Ficheiro.
   
   NOTA: Na caixa Enviar a impressão em série para, seleccione Impressora se pretender enviar o documento intercalado para a impressora sem o ver primeiro no ecrã.
4. Clique em Intercalar.

Glossário

Informações padrão.Informações gerais que se repetem em todas as cartas de formulário, etiquetas de endereço, envelopes ou catálogos.

Campo de dados.Uma categoria de informações de uma origem de dados. Um campo de dados corresponde a uma coluna de informações existente na origem de dados. O nome de cada campo de dados está listado na primeira linha (linha de cabeçalho) da origem de dados. "Código postal" e "Apelido" são exemplos de nomes de campos de dados.

Registo de dados.Um conjunto completo de informações relacionadas de uma origem de dados. Um registo de dados corresponde a uma linha de informações existente na origem de dados. Todas as informações sobre um cliente existentes numa lista de correio de clientes constituem um exemplo de registo de dados.

Origem de dados.Uma origem de dados é um ficheiro que contém os dados que variam em cada cópia de um documento intercalado. Por exemplo, uma origem de dados pode incluir o nome e o endereço de cada destinatário de uma carta de formulário.

Delimitado.Um ficheiro de texto com campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulação ou vírgulas e registos de dados delimitados por marcas de parágrafo.

Linha de cabeçalho.A primeira linha (ou registo) da origem de dados de uma impressão em série. A linha de cabeçalho contém os nomes dos campos das categorias de informação de uma origem de dados; por exemplo, "Nome" e "Localidade". A linha de cabeçalho também pode ser armazenada num documento separado denominado origem do cabeçalho.

Documento principal.Numa operação de impressão em série, o documento que contém o texto e os gráficos que se mantêm para todas as versões do documento intercalado; por exemplo, o remetente e o corpo de uma carta de formulário.

Campo de intercalaçãoUm marcador de posição introduzido no documento principal. Os campos de intercalação indicam ao Microsoft Word o local onde deve introduzir informações específicas da origem de dados. Por exemplo, introduzir o campo de intercalação "Localidade" para que o Word introduza o nome de uma localidade, como, por exemplo, "Lisboa", armazenado no campo de dados Localidade.

Documento intercalado.O documento criado através da intercalação de dados da origem de dados no documento principal.

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