文章編號: 212329 - 上次校閱: 2006年7月6日 - 版次: 4.0

HOW TO：在 Word 2000 使用合併列印建立套印信件

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結論

本文將逐步告訴您什麼是合併列印，以及如何執行基本合併列印以建立 Microsoft Word 的套印信件。

如需更多有關執行其他合併列印類型、與其他資料類型合併以及解決問題的資訊，請檢視本文中＜相關文件＞一節的文件清單。

如需本文中使用的名詞說明，請參閱本文中的＜詞彙＞一節。

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什麼是合併列印？

合併列印是 Word 的功能。 有了合併列印，您就能將 Boilerplate 資訊 (例如，套印信件) 與各種資訊 (例如，客戶名稱與地址資料庫) 合併。 如此一來，您就能擁有幾乎一模一樣的文件： 給每一位客戶的文件主旨都是一樣的，但每一份文件在您的資料庫中仍是自訂為獨特的個體。

合併列印有三個主要元件：
  • 包含 Boilerplate 資訊的主要文件： 文字與圖片。 主要文件也會決定合併文件的最終格式；例如，套印信件、信封或標籤。
  • 包含變數資訊的資料來源： 例如，名稱與地址清單。
  • 包含 Boilerplate 文字與變數資訊組合的合併文件。
包含您在合併文件各版本中想要的 Boilerplate 文字與圖片。 在主要文件中，您插入特殊指示「合併欄位」以指定您希望變數資訊顯示的位置。 當您將資料來源的資訊與主要文件合併時，變數資訊將使用個別化資訊置換合併欄位。 最後合併文件將包含 Boilerplate 文字與變數資訊的結合。

資料來源包含文件各版本的不同資訊 (如名稱、地址與電話號碼)。 大多數情況下，您可在 Word 文件下儲存資訊；但是，Word 也能識別其他格式。 例如，資料來源可以是 Microsoft Excel 工作表、Microsoft Access 資料庫或 Comma-Separated Variable (CSV) 檔。

資料來源使用標題列 (又稱標題紀錄) 與資料記錄設定。 標題列為資料來源中的第一個項目。 它包含辨別變數資訊的欄位名稱。 資料記錄包含個別化資訊。 每個資料記錄都是由一個或以上的欄位所組成，視您給每個人多少變數資訊而定。 一組資訊組成一個資料記錄。

合併列印過程有四個主要步驟：
  1. 開啟或建立主要文件。
  2. 開啟或建立資料來源。
  3. 編輯主要文件。
  4. 執行合併。
下列程序示範如何建立套印信件、將它附加到資料來源上、格式化並合併文件。 建立合併文件或標籤的程序十分類似。 如需詳細資訊，請參閱本文中＜相關文件 ＞一節列出的適用文件。

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步驟 1： 開啟或建立主要文件

  1. 如果某文件包含您想要使用的 Boilerplate 文字的文件，請將其開啟。 或者，如果您想建立新的套印信件，而目前未顯示空白文件，請按一下 [標準] 工具列上的 [開新檔案]。
  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。
  3. 在 [合併列印] 對話方塊中的 [主文件] 區域按一下 [建立]。
  4. 按一下 [套印信件]。

    螢幕將提示您使用主文件的使用中視窗或新增主文件視窗。 按一下 [使用中視窗]。 使用中的文件會成為合併列印主文件。

    Word 回到合併列印。
  5. 移至步驟 2： 開啟或建立資料來源。
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步驟 2： 開啟或建立資料來源

當您使用合併列印幫手開啟或建立資料來源時，您正在告知 Word 使用特定的合併變數資料組。 使用下列方法之一，將主要文件附加到資料來源。

方法 1： 如果這是您第一次輸入名稱與地址

如果要建立新資料庫，請遵循這些步驟：
  1. 在 [合併列印幫手] 對話方塊的 [資料來源] 區域中按一下 [取得資料]。
  2. 按一下 [建立資料來源]。

    將顯示 [建立資料來源] 對話方塊。 在對話方塊中，您可指定要包含在資料來源中的欄位名稱。 [欄位列之欄位名稱] 方塊列出套印信件、郵寄標籤與信封常用的欄位名稱。 您可一次選擇一種項目以移除不想要的欄位，只要按一下 [刪除欄位名稱]。 如果您想建立新的欄位名稱，請輸入欄位名稱到 [欄位名稱] 對話方塊中，再按一下 [新增欄位名稱]。

    當您完成建立新欄位名稱並移除不想要的欄位後，按一下 [確定]。
  3. 將顯示 [另存新檔] 對話方塊。 在 [檔案名稱] 對話方塊中輸入想要給予資料來源的名稱，再按一下 [儲存檔案]。
  4. 當螢幕提示您編輯資料來源或編輯主文件時，按一下 [編輯資料來源]。
  5. 當顯示 [資料表單] 對話方塊，請在表單中輸入資料。 如果特定欄位沒有資料可輸入，就讓它維持空白。 依預設，Word 會跳過空白欄位，所以資料表單的空白項目不會影響合併。 每個表單中的資料組都會建立一個資料記錄。
  6. 在您輸入該記錄的資料後，請按一下 [新增] 以移到下一筆紀錄。
  7. 在您新增完所有資料後，按一下 [確定] 回到主文件。

    請注意 [合併列印] 工具列。
  8. 儲存主文件。

    當您在此時儲存主文件，您也同樣在儲存資料來源並將它附加到主文件中。
  9. 移至步驟 3： 編輯主文件。

方法 2： 如果您正在使用現有資料來源

如果要使用現有資料來源，請依下列步驟：
  1. 在 [合併列印] 對話方塊中按一下 [取得資料]。
  2. 按一下[開啟資料來源]。
  3. 在 [開啟資料來源] 對話方塊中，選擇包含您想要使用的變數資訊之檔案，再按一下 [開啟]。

    注意： 如果資料來源未列在檔案清單中，請選擇適當的磁碟與資料夾。 如果有必要，請選擇 [檔案類型] 方塊中最適當的選項。 選擇檔案，再按一下 [開啟]。

    Word 會提示您以下訊息：
    Word 在您的主文件中未發現任何合併欄位。 請選擇 [編輯主文件] 按鈕，在您主文件中插入合併欄位。
  4. 按一下 [編輯主文件] 回到該主要文件。

    請注意 [合併列印] 工具列。
  5. 儲存主文件。 當您在此時儲存主文件時，您也是在儲存資料來源並將它附加到主要文件中。
  6. 移至步驟 3： 編輯主文件。
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步驟 3： 編輯主文件

在步驟 1，您選擇開啟現有文件或建立新文件。 請依您在步驟 1 所做的選擇，使用下列方法之一。

方法 1： 如果您正在使用現有文件

  1. 按一下您想從資料來源插入資料的位置。
  2. 在 [合併列印] 工具列上按一下 [插入合併欄位]，再按一下您想使用的合併欄位。

    注意： 請確定您在兩個合併欄位之間或一個合併欄位後輸入任何您想要的空格或標點符號。 您也可以將合併欄位格式化 (套用粗體或斜體格式)，就像在一般文字檔中一樣。
  3. 在每個您想新增到文件的合併欄位中，重複步驟 1 與 2。
  4. 當您完成編輯主要文件後，按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案] 或 [另存新檔]。 為檔案命名，然後按一下 [儲存檔案]。
  5. 進行 步驟 4： 執行合併。

方法 2： 如果您正在使用新的主文件

  1. 輸入或新增您想要包括在信件中的文字與圖片。
  2. 當您來到您希望從資料來源插入資料的位置，請按一下 [合併列印] 工具列上的 [插入合併欄位]，再按一下您想使用的合併欄位。

    注意： 請確定您在兩個合併欄位之間或一個合併欄位後輸入任何您想要的空格或標點符號。 您也可以將合併欄位格式化 (套用粗體或斜體格式)，就像在一般文字檔一樣。
  3. 當您完成編輯主要文件後，按一下 [檔案] 功能表上的 [另存新檔] 或 [儲存檔案]。 為檔案命名，再按一下 [儲存檔案]。
  4. 進行 步驟 4： 執行合併。
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步驟 4： 執行合併

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。
  2. 在 [合併資料與文件] 下按一下 [執行合併]。
  3. 在 [執行合併] 對話方塊中按一下 [合併到]，再選擇 [新文件] 在螢幕上顯示合併文件。 如果要列印合併文件，請按一下 [檔案] 功能表上的 [列印]。

    注意： 如果您不想在螢幕上預覽，就直接傳送合併文件到印表機，請在 [合併到] 方塊中選擇 [印表機]。
  4. 按一下 [執行合併]。
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詞彙

Boilerplate 在各個套印信件、郵寄標籤、信封或類別中重複的一般資訊。

資料欄位 資料來源中的資料類別。 資料欄位與資料來源中的一個資料列相對應。 每個資料欄位名稱都列在資料來源的第一列 (標題列) 中。 「PostalCode」與「LastName」為資料欄位名稱的範例。

資料記錄 資料來源中相關資料的完整組。 資料紀錄與資料來源中的一個資料列相對應。 用戶郵寄清單中一個用戶的所有資料就是資料記錄的範例。

資料來源 資料來源是包含合併文件各個複本中不同資料的檔案。 例如，資料來源可包括每位套印信件收信人的名稱與地址。

分隔符號 資料欄位被 Tab 字元或標點分開 (或分隔)，及資料記錄被段落標記分隔的文字檔。

標題列 合併列印資料來源的第一列 (或記錄)。 標題列包含資料來源中資料類別的欄位名稱；例如，「名稱」與「城市」。 標題列也可以儲存在稱做標題來源的另一份文件中。

主文件 在合併列印操作中，含有在各個合併文件版本中維持不變的文字與圖片的文件；例如，回覆地址與套印信件的主體。

合併欄位 這是您插入主文件中的預留位置。 合併欄位指示 Microsoft Word 從資料來源插入特定資料的位置。 例如，插入合併欄位「城市」讓 Word 插入一個儲存在城市資料欄位的城市名稱，如「巴黎」。

合併文件 從資料來源合併到主要文件所建立的文件。

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其他資源

Word 合併列印支援資源 (http://support.microsoft.com/word2kmail)

如需更多有關合併列印的資訊，請按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明]，在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入：合併列印，再按一下 [搜尋] 檢視回覆的主題。

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相關文件

如需更多有關合併列印的資訊，請按一下下列的文件編號，檢視 Microsoft Knowledge Base 的文件：
212322? (http://support.microsoft.com/kb/212322/ZH-TW/ ) HOW TO： Design and Set Up Mail Merge Data in Microsoft Word 2000
212017? (http://support.microsoft.com/kb/212017/ZH-TW/ ) 如何使用合併列印建立信封
212034? (http://support.microsoft.com/kb/212034/ZH-TW/ ) HOW TO： Create Mailing Labels by Using Mail Merge in Word 2000
212029? (http://support.microsoft.com/kb/212029/ZH-TW/ ) TOW TO： Create a Custom Label or Modify an Existing Label in Word 2000
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211363? (http://support.microsoft.com/kb/211363/ZH-TW/ ) WD： How to Specify Multiple Conditions with a Nested IF
212314? (http://support.microsoft.com/kb/212314/ZH-TW/ ) HOW TO： Use an Excel Data Source for Mail Merge in Word 2000
214183? (http://support.microsoft.com/kb/214183/ZH-TW/ ) HOW TO： Use Mail Merge with an Access Parameter Query in Word 2000
211190? (http://support.microsoft.com/kb/211190/ZH-TW/ ) HOW TO： Use Access 2000 Data in Word 2000
211206? (http://support.microsoft.com/kb/211206/ZH-TW/ ) 如何在合併列印中使用 Outlook Express 通訊錄
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211651? (http://support.microsoft.com/kb/211651/ZH-TW/ ) WD2000： Blank Space Appears If Field Is Blank in Mail Merge
264892? (http://support.microsoft.com/kb/264892/ZH-TW/ ) WD2000： Blank Line Is Not Suppressed in a Conditional Mail Merge
270623? (http://support.microsoft.com/kb/270623/ZH-TW/ ) OLEXP： How to Use Outlook Express Address Book in a Mail Merge
192258? (http://support.microsoft.com/kb/192258/ZH-TW/ ) OL2000： 如何使用連絡人進行合併列印
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
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關鍵字：?
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