如何最大限度地减少在 Microsoft Word 2000 文档中的元数据

文章翻译 文章翻译
文章编号: 237361 - 查看本文应用于的产品
展开全部 | 关闭全部

本文内容

概要

本文分步介绍说明您可以使用的 Word 文档中的元数据量减到最少的各种方法。

每当您创建、 打开,或将文档保存在 Microsoft Word 2000 中,该文档可能包含您可能不希望以电子方式分发文档时,与其他人共享的内容。此信息称为"元数据"。元数据用于各种用途的增强对编辑、 查看、 归档和检索的 Office 文档。

一些元数据是通过 Word 用户界面轻松访问 ; 其他元数据才可以访问通过如在低级别二进制文件编辑器中打开文档的特殊方法。下面是可能存储在文档中的元数据的一些示例:
  • 您的姓名
  • 您的姓名缩写
  • 您的公司或组织的名称
  • 您的计算机名称
  • 网络服务器或硬盘上保存文档的位置的名称
  • 其他文件属性和摘要信息
  • 嵌入的 OLE 对象的不可见部分
  • 上一个文档作者的姓名
  • 文档修订
  • 文档版本
  • 模板信息
  • 隐藏的文本
  • 注释
在以各种不同的方式在 Word 文档中创建元数据。如此一来,没有任何单个方法以从您的文档中删除所有此类内容。以下各节描述可能会元数据保存在 Word 文档中的区域。

如何从文档中删除您的用户名

若要查看或更改您的用户名,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上,单击 选项。选择 用户信息 选项卡。

    出现以下编辑框:
    名称
    姓名首字母缩写
    邮寄地址
  2. 如果您不希望此信息显示在您的文档的任何,输入非识别性的字符串,或在相应的空格的编辑框,然后单击 确定 接受所做的更改。
注意: 您创建的任何新文档将包含此的信息,而不是您安装 Office 时输入的默认值。但是,现有文档可能已经包含此信息。

如何删除个人摘要信息

当您创建,或将文档保存在 Word 中时,摘要信息可能会保存在文档中。有几种方法可用于访问此信息:

  • 打开文档。在 文件 菜单上单击 属性摘要统计内容,和 自定义 选项卡可能包含各种属性,如您的姓名、 经理姓名和贵公司的名称。
  • 在 Windows 浏览器中用鼠标右键单击该的文档,然后单击快捷菜单上的 属性。在 属性 对话框中相应的选项卡可能包含的信息。
  • 就可以使用一个 Visual Basic 应用程序的宏或其他程序代码读取在 属性 对话框中显示的属性。
若要清除从现有文档或模板的摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档或模板。
  2. 文件 菜单上单击 属性
  3. 摘要 选项卡上清除 作者经理公司,和任何其他不希望分发的编辑框。
  4. 自定义 选项卡上删除的任何属性都包含您不希望分发的信息。
  5. 当您完成后单击 确定。在 文件 菜单上单击 保存,然后单击 文件 菜单上的 关闭
您已经完成这些步骤之后,该文档不应包含摘要属性。

如何删除个人摘要信息连接到网络时

如果您登录到一个网络您的网络用户名可能会出现在 $ 作者 中编辑框在 摘要 选项卡上,并且在 统计 选项卡上的 上次保存者 字段中,当您保存文档时。即使您已从您的计算机上删除所有其他个人信息,也可以发生这种情况。

当您在网络上时,请从一个文档中移除的摘要信息:
  1. 如果文档存储在网络服务器上,则将其复制到本地硬盘。
  2. 启动您的计算机,但做不到您的网络日志。 当您看到网络登录对话框时,单击 取消 或按 ESCAPE。

    : 如果您不能通过按 ESCAPE 启动 Windows (例如对于您的计算机运行 Windows NT),您不能继续执行这些步骤。
  3. 打开文档。
  4. 文件 菜单上单击 属性
  5. 摘要 选项卡上清除 作者经理公司,和包含不希望分发的信息的其他任何编辑框。
  6. 自定义 选项卡上删除的任何属性都包含您不希望分发的信息。
  7. 当您完成后单击 确定。在 文件 菜单上,单击 保存。然后单击 关闭文件 菜单上。
当您登录到,不要打开该文件 的网络。如果您执行的操作您的网络用户名可能会写入到文件中。 但是,可以使用 Windows 资源管理器将文件复制到网络服务器或一张软盘。

如何在文档中删除注释

Word 提供了向文档添加注释功能。 通常,注释包含它们的创建者的名称,以便您可以知道谁编写了它们。

批注通常显示为文本的突出显示部分,您可以用鼠标右键单击该的注释内部,然后单击快捷菜单上的 删除批注

您创建的任何新注释不能包含您的用户名,因为您已删除它在 选项 对话框如上文所示。

如何从文档中删除页眉和页脚

页眉和页脚在文档中的可能包含识别信息。若要从页眉和页脚中删除信息:
  1. 视图 菜单上单击 页眉和页脚
  2. 页眉和页脚显示在顶部和在文档中的每个页的底部: 根据需要对其进行更改。
  3. 准备完成后,单击 页眉和页脚 工具栏上的 关闭

如何删除修订标记

文档可以包含这将允许您将确定谁对文档进行特定更改修订标记。当接受,或拒绝修订标记修订后的文本保存在文档中, 和修订标记将被删除。

要接受或拒绝修订,请执行以下操作:
  1. 工具 菜单上指向 修订,然后单击 接受或拒绝更改
  2. 接受或拒绝修订 对话框中使用两个的 查找 按钮来定位特定的修订,单独接受或拒绝,,或单击 全部接受全部拒绝
  3. 准备完成后,单击 关闭。

如何关闭快速保存

快速保存功能可以加速通过保存只对文档所做的更改保存文档的过程。

由于的快速保存功能的设计,删除文档中的文本可能仍然保留在文档,即使在保存文档之后。如果您担心您的文档中的剩余的已删除文本,则应执行以下步骤:

  1. 工具 菜单上单击 选项
  2. 选择 保存 选项卡。
  3. 单击以清除 允许快速保存 复选框。单击 确定
有关快速保存的其他信息,请参阅 Microsoft 知识库中下面的文章:
211209WD2000: 打开 Word 文档,在文本编辑器显示已删除的文本
197978WD2000: 常见问题解答关于允许快速保存

如何搜索和删除文本格式为隐藏

在 Word 文档中就可以将文本格式设置为隐藏。 由于隐藏的文本可以包含您可能不希望分发的信息,您可能需要取消隐藏并将其删除。若要删除的所有文本的格式设置为一个文档中隐藏,请执行以下步骤:

  1. 工具 菜单上单击 选项。选择 视图 选项卡。
  2. 单击以选中 隐藏文字 复选框,然后单击 确定
  3. 编辑 菜单上单击 替换
  4. 单击 其他 按钮以展开对话框。
  5. 单击 查找内容 旁边的编辑框中。
  6. 单击 格式 按钮,然后单击 字体。单击以选中 隐藏 复选框,然后单击 确定
  7. 单击 全部替换
从文档中删除所有隐藏的文字。要关闭显示隐藏的文本执行以下步骤:
  1. 工具 菜单上单击 选项。选择 视图 选项卡。
  2. 单击以清除 隐藏文字 复选框。 单击 确定

如何移除文档中的超链接

文档可能包含指向其他文档或 Web 页 intranet 或 Internet 上的超链接。超链接通常显示为蓝色带下划线的文本字符串中。

若要从文档中手动删除单个超链接,用鼠标右键单击该超链接、 指向快捷方式菜单上的 超链接,然后单击 删除超链接

如果要删除文档中的所有超链接可以使用应用程序的宏的 Visual Basic 来执行此操作。下面的示例 Visual Basic 应用程序的宏在文档中删除所有超链接。

: 在下面的示例宏只对链路提供被删除。超链接的文本仍保留在文档中。

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Delete
    Next
Next

End Sub
				
若要从文档中删除所有跟踪的同时在超链接和超链接的文本,则可以改用下面的示例宏。
Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Range.Delete
    Next
Next

End Sub
				
的有关如何使用本文中示例代码的详细信息请单击下面文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
212536OFF2000: 如何运行知识库文章中的示例代码

如何从文档中删除样式

文档可能包括包含元数据的样式。您可以删除这些样式,或对其重命名。若要此操作:
  1. 打开包含该样式的文档。
  2. 格式 菜单上单击 样式
  3. 选择您要删除或重命名样式。单击 删除 删除样式,或单击 修改 以将其重命名。

如何从文档中删除旧文件版本

Word 包括使您可以在同一个文件中保存同一文档的多个版本的文件版本功能。您可能希望与其他人共享之前删除较旧版本的文档。

若要删除一个或多个文档的版本,请执行以下步骤:
  1. 文件 菜单上单击 版本
  2. 选择要删除该文档的版本。 您可以通过按下 CTRL 键,在选择该版本的同时选择多个版本。
  3. 单击 删除
  4. 当您删除旧版本的文档完成后单击在 文件 菜单上的 保存

如何删除域代码中的链接

链接的图像和其他对象在 Word 文档中的可能包含如链接的图像或对象路径的链接信息。通过编辑域代码,您可以从文档中删除链接的信息。

要显示域代码,请执行以下操作:

  1. 工具 菜单上单击 选项。选择 视图 选项卡。
  2. 单击以选中 域代码 复选框。 单击 确定
域代码可见后,您可以看到其中任何是否包含识别信息。

若要从链接的图像或其他对象中删除链接的信息:
  1. 选择链接的图像或对象。或选择的图像或对象,域代码,如果域代码可见。
  2. 按下 CTRL + SHIFT + F9。
现在是图像或对象取消链接。请注意,断开链接图像或对象可能会导致它是不可编辑。

如何删除模板名称和位置

在 Word 中创建的所有文档都基于一个模板。默认状态下,这是在模板文件夹中找到该 Normal.dot 模板文件。 但是,您可以创建基于在另一位置的不同模板的文档。路径和此模板的名称存储在文档的属性。

要查看模板名称和位置,单击 文件 菜单上的 属性,然后选择 摘要 选项卡。

即使不发送该模板与文档,文档保留的名称和模板的位置。若要将模板名称和位置更改为非识别性的值,执行以下操作:
  1. 工具 菜单上单击 模板和加载宏
  2. 单击 附加
  3. 选择一个模板具有一个名称和位置不是敏感或唯一的。例如对于因为已安装的 Microsoft Word 的每台计算机中包含 Normal.dot 您可能希望选择 Normal.dot。
  4. 单击 打开。然后单击 确定
注意: 该模板可能包含宏、 自动图文集词条、 自定义的样式和自定义工具栏。更改模板可能使这些项目中的某些项目对您的文档不可用。

如何删除传送名单信息

如果您发送使用传送名单通过电子邮件文档,路由信息可能会附加到文档中。若要从文档中删除此信息必须不保留传送名单信息的格式保存文档。

在 Microsoft Word 中保存您在 RTF (丰富文本格式) 或 HTML 格式的文档。关闭该的文档,然后重新打开新文件。因为不能再有传送名单信息您现在可以以 Word 格式保存文档。

您还可以使用以下步骤:
  1. 关闭 允许快速保存 使用本文内上文中的说明。
  2. 文件 菜单上指向 发送,然后单击 其他传送收件人
  3. 单击 清除 以删除传送名单。然后单击 确定
  4. 文件 菜单上单击 保存
现在保存文档时没有任何传送名单信息。

如何删除以前作者的名称

Word 将存储的最后 10 个文档中的文档处理人员的名称。这是一种自动功能,不能被关闭的。

但是,您可以通过不保留此类信息的格式保存该文档从文档中删除最后 10 个作者的姓名。例如在将文档保存在 RTF (rtf 格式) 或 HTML 格式创作信息都会丢失。然后可以关闭并重新打开 RTF/HTML 文档并将其在 Microsoft Word 中保存设置格式。

如何从 Visual Basic 代码中删除您的姓名

当您在 Word 中记录 vba 宏时,所录制的宏以页眉类似于以下内容:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
				
要从任何已录制的宏删除您的姓名,请执行以下操作:
  1. 打开包含宏的文档。
  2. 工具 菜单上指向 ,然后单击 Visual Basic 编辑器。或按 ALT + F11。
  3. 在项目窗口中双击包含该宏的模块。
  4. 从录制的宏代码中删除您的姓名。
当您完成删除您的姓名按 ALT + Q 以返回到该程序。然后,在 文件 菜单上,单击 保存

如何删除 vba 引用以其他文件

在 Visual Basic 编辑器中就可以创建对另一个文件的引用。如果用户打开包含对其他文件的引用的文档,用户可以看到的被引用的文件的名称。

若要去这些引用,请执行下列操作:
  1. 打开包含引用的文档。
  2. 工具 菜单上指向 ,然后单击 Visual Basic 编辑器。或按 ALT + F11。
  3. 工具 菜单上单击 引用
  4. 单击以清除旁边的一个或多个被引用的文件复选框。当您完成后单击 确定
  5. 按 ALT + Q。
  6. 文件 菜单上单击 保存
: 删除对其他文件的引用可能会降低您的文档中的宏能够正常工作。

如何删除网络或硬盘信息

当您将文档保存到本地硬盘或网络服务器时,标识本地硬盘或网络服务器的信息可能会写入到文档中。

若要从文档中删除此信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档。
  2. 文件 菜单上单击 另存为。将文档保存到软盘驱动器 (通常,A:。
  3. 文件 菜单上单击 关闭
  4. 从软盘驱动器中取出软盘。
您现在可以使用 Windows 资源管理器中将文档从软盘复制到任何的硬盘或网络服务器。

: 如果截止到一张软盘 (通常 1.44 MB) 空间限制此方法则不能使用文档的文件大小超过了在软盘上的可用空间量。

在文档中的嵌入的对象可能包含元数据

如果您在文档中嵌入对象,对象仍保留自己的属性无论您对文档做什么。例如对于如果 Microsoft Excel 工作簿嵌入在一个 Word 文档、 文档和工作簿的每个有自己的属性。

您可以删除元数据嵌入对象的激活该对象,删除任何元数据如前所述,重新激活容器文档 (这是 Word 文档使用前面的示例),然后保存容器文档。

: 当您在激活嵌入的对象在文档中显示在文档中嵌入的对象的一部分 ; 该对象可能包含未出现的其他信息。如果您希望一个文档包含仅呈现嵌入的对象并不实际内容,剪切的对象,然后使用 选择性粘贴 命令在 编辑 菜单上,将对象粘贴到文档中使用一个图元文件格式。执行此操作后,您可以不再编辑嵌入的对象,但是,它将不包含任何元数据。

文档变量可能包含元数据

Microsoft 提供的编程示例只,用于说明不附带任何明示或暗示保证。这包括,但不限于对适销性或针对特定用途的适用性的暗示的担保。本文假定您熟悉演示了正在使用的编程语言以及用于创建和调试过程的工具。Microsoft 支持工程师可以帮助解释某个特定过程的功能,但他们不会修改这些示例以提供额外的功能或构建过程来满足您的具体要求。
有关如何使用本文中示例代码的详细信息单击下面文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
212536OFF2000: 如何运行知识库文章中的示例代码
若要删除您的 Word 文档中包含的文档变量,使用下面的示例宏:
Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)
            
      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar
            
   MsgBox "There are no variables in the document."
   
End Sub
				
有关在 Visual Basic 编辑器中的变量的详细信息在 帮助 菜单上单击 Microsoft Visual Basic 帮助、 在 Office 助手或应答向导中,键入 变量属性,然后单击 搜索 以查看相关主题。

有关安全性的一般建议

下面是安全的您可以使用来提高的计算环境中级别的一些一般性建议:
  • 只要您不是在您的计算机,保护它与受密码保护屏幕保护程序、 开机密码或 Windows NT 锁定功能。
  • 如果您的计算机中有任何共享的文件夹请确保您需要将密码应用于它们,以便只有授权的用户可以访问您的共享资源。 为了更好的安全性使用用户级访问控制,以便您可以控制谁可以访问您的计算机的共享资源的完全。
  • 您在删除文件时可立即清空回收站。 您可能要考虑一种实用工具,完全删除或覆盖文件时将其删除。
  • 当您备份您的数据时,如保险箱、 一个安全存放框或上锁的柜子的安全位置中存储备份文件。 在您的主要位置不可用的情况下,将存储您的备份在安全的非现场位置的一个副本。
  • 重要的文档应该是受密码保护,以确保只有授权的用户才可以打开它们。应将密码存储在安全的、 单独的位置。请注意如果您无法回想起密码,有没有办法恢复受密码保护的文档的内容。
  • 不要分发电子窗体中的文档。而是,对它们进行打印。除非您需要 (例如对于用于演示文稿),请不要使用识别元素 (如独特的字体、 水印、 徽标或特殊的纸张。
  • 电子邮件不是匿名。如果您担心您所附加到文档的任何方式的身份,请不电子文档。
  • 不要发送文档通过 Internet 使用 HTTP 或 FTP 协议。通过这些协议发送的信息以"明文形式发送",这意味着从技术上讲是可能 (但不太可能),它就会被截取。

参考

有关详细信息

与本文前面所讨论主题相关的详细信息,请参阅 Microsoft 知识库中下面的文章:
195007WD2000: 某些文档属性填充自动
194606WD2000: 已不加密在 $ 属性下的摘要信息
209638WD: 无密码提示修改邮件客户端中

属性

文章编号: 237361 - 最后修改: 2005年6月17日 - 修订: 3.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Word 2000 标准版
关键字:?
kbmt kbsavefile kbopenfile kbnewfile kbhowto KB237361 KbMtzh
机器翻译
注意:这篇文章是由无人工介入的微软自动的机器翻译软件翻译完成。微软很高兴能同时提供给您由人工翻译的和由机器翻译的文章, 以使您能使用您的语言访问所有的知识库文章。然而由机器翻译的文章并不总是完美的。它可能存在词汇,语法或文法的问题,就像是一个外国人在说中文时总是可能犯这样的错误。虽然我们经常升级机器翻译软件以提高翻译质量,但是我们不保证机器翻译的正确度,也不对由于内容的误译或者客户对它的错误使用所引起的任何直接的, 或间接的可能的问题负责。
点击这里察看该文章的英文版: 237361
Microsoft和/或其各供应商对于为任何目的而在本服务器上发布的文件及有关图形所含信息的适用性,不作任何声明。 所有该等文件及有关图形均"依样"提供,而不带任何性质的保证。Microsoft和/或其各供应商特此声明,对所有与该等信息有关的保证和条件不负任何责任,该等保证和条件包括关于适销性、符合特定用途、所有权和非侵权的所有默示保证和条件。在任何情况下,在由于使用或运行本服务器上的信息所引起的或与该等使用或运行有关的诉讼中,Microsoft和/或其各供应商就因丧失使用、数据或利润所导致的任何特别的、间接的、衍生性的损害或任何因使用而丧失所导致的之损害、数据或利润不负任何责任。

提供反馈

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com