WD2000:如何減少 Microsoft Word 文件中的 Metadata

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結論

每當您在 Microsoft Word 2000 中建立、開啟或儲存文件,以電子方式散佈文件時,文件可能會包含您不想和別人分享的資料,這種資料稱為「Metadata」 。Metadata 的用途多種,可以增強編輯、檢視、檔案以及擷取 Office 文件的功能。

有些 Metadata 可以經由 Microsoft Word 使用者介面來進行存取,有些 Metadata 則只能經由特殊方法存取,例如以低階二進位檔編輯器開啟文件。文件中可能儲存的 Metadata 有哪些,請參見下面範例:
  • 您的名字
  • 您的縮寫
  • 您公司或組織的名稱
  • 電腦名稱
  • 您儲存文件的網路伺服器名稱或硬碟
  • 其他檔案屬性與摘要資訊
  • 嵌入式 OLE 物件看不見的部份
  • 前一個文件作者的名字
  • 文件修訂
  • 文件版本
  • 範本資訊
  • 隱藏文字
  • 註解
Metadata 是在 Word 文件內以各種方式建立的,所以,沒有單一方式可以消除文件中所有的 Metadata。下面各節說明 Metadata 有可能會儲存在 Word 文件中的哪些區域。

本文將說明可以用來減少 Word 文件中 Metadata 量的各種方法。

其他相關資訊

如何從文件中移除使用者名稱



您可以執行下面步驟,以檢視或變更使用者名稱:
  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項] 。選取 [使用者資料] 標籤。

    下面編輯方塊隨即顯示:
    姓名
    縮寫
    地址
  2. 如果您不想讓這些資訊出現在文件中,請在適當的編輯方塊中輸入非識別性的字串或空格,然後按一下 [確定] ,以接受所作的變更。
注意 :您所建立的任何新文件就會包含此資料,而不是包含安裝 Office 時所輸入的預設值。然而,早已存在的文件可能已經包含當初輸入的預設值了。

如何移除個人摘要資訊



如果您在 Word 中建立或儲存文件,摘要資訊也可能會儲存在文件中。您可以使用下面幾個方法存取此資訊:

  • 開啟文件,在 [檔案] 功能表上,按一下 [摘要資訊] [摘要資訊] [統計資料] [內容] [自訂] 標籤可能會包含各種屬性,例如您的名字、主管的名字與公司名稱。
  • 在 [Windows 檔案總管] 中,在文件上按一下右鍵,然後在捷徑功能表上按一下 [內容] 。如上所述, [內容] 對話方塊中的標籤可能會包含一些資訊。
  • 使用 Visual Basic for Applications 巨集或是其他程式碼,也可能讀取顯示在 [內容] 對話方塊中的內容。
您可以執行下面步驟,從現有文件或範本清除摘要資訊:
  1. 開啟文件或範本。
  2. [檔案] 功能表上按一下 [摘要資訊]
  3. [摘要資訊] 標籤上,清除 [作者] [主管] [公司] ,以及其他您不想散佈出去的任何編輯方塊。
  4. [自訂] 標籤上,若有任何屬性包含您不想散佈出去的資訊,請刪除此屬性。
  5. 當您完成時,按一下 [確定] ,然後按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案] ,接著按一下 [檔案] 功能表上的 [關閉]
當您完成這些步驟之後,文件就不會包含摘要資訊。

連線至網路時移除個人摘要資訊



如果登入網路,當您儲存文件時,您的網路使用者名稱可能會出現在 [摘要資訊] 標籤上的 [作者] 編輯方塊中,以及出現在 [統計資料] 標籤上的 [前次存檔人員] 欄位中。即使您已經從電腦移除所有其他個人資訊,也可能會發生此種情況。

如果您是在網路上,若要從文件移除摘要資訊:
  1. 若文件是儲存在網路伺服器上,請將文件複製到本機硬碟。
  2. 啟動電腦,但不要登入網路。如果您看見網路登入對話方塊,請按一下 [取消] 或按 ESCAPE。

    注意 :如果按 ESCAPE 無法啟動 Windows (例如,電腦是執行 Windows NT),就無法繼續執行下面這些步驟。
  3. 開啟文件。
  4. [檔案] 功能表上,按一下 [摘要資訊]
  5. [摘要資訊] 標籤上,清除 [作者] [主管] [公司] 編輯方塊的內容,若還有其他任何您不想散佈出去的資訊,請清除那些包含此資訊的編輯方塊。
  6. [自訂] 標籤上,若有任何屬性包含您不想散佈出去的資訊,請刪除此屬性。
  7. 當您完成時,按一下 [確定] ,然後按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案] ,接著按一下 [檔案] 功能表上的 [關閉]
當您登入網路時, 不要開啟檔案 。如果這樣做,您的網路使用者名稱可能會寫入檔案中。然而,您可以使用 [Windows 檔案總管] 將檔案複製到網路伺服器或磁片上。

如何移除文件中的註解



Microsoft Word 有提供在文件中加上註解的功能。一般來說,註解會包含建立註解者的名稱,因此,您就可以知道加上註解的人是誰。

註解通常是以反白文字方式出現;您可以在註解內按一下右鍵,然後按一下捷徑功能表上的 [刪除註解]

您建立的任何新註解都不應包含您的使用者名稱,因為您已經將它從 [選項] 對話方塊中移除了 (如上所述)。

如何從文件中移除頁首與頁尾



文件中的頁首與頁尾可能會包含識別資訊。若要從頁首與頁尾移除資訊:
  1. 按一下 [檢視] 功能表上的 [頁首/頁尾]
  2. 頁首與頁尾會出現在文件中每一頁的頂端與底部;請依所需進行變更。
  3. 當您完成時,按一下 [頁首及頁尾] 工具列上的 [關閉]

如何移除修訂標記



文件可以包含修訂標記,可讓您判斷是誰對文件做了特定變更。當您接受或拒絕修訂標記時,修訂文字會儲存於文件中,修訂標記會被移除。

若要接受或拒絕修訂:
  1. [工具] 功能表上,指向 [追蹤修訂] ,然後按一下 [接受或拒絕修訂]
  2. [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,使用兩個 [尋找] 按鈕來尋找特定的修訂,以個別地接受或拒絕修訂,或是按一下 [全部接受] [全部拒絕]
  3. 完成時,按一下 [關閉]

如何關閉快速儲存



「快速儲存」功能經由只儲存文件變更的部份,可以加快文件儲存程序。

因為「快速儲存」功能的設計,即使儲存文件後,您從文件刪除的文字可能還會留在文件中。如果您很在意刪除掉的文字還留在文件中,請執行下面步驟:

  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項]
  2. 選取 [儲存] 標籤。
  3. 清除 [允許快速儲存] 核取方塊。按一下 [確定]
有關「快速儲存」的其他資訊,請參閱 Microsoft Knowledge Base 中的下面文件:
211209 WD2000: Opening Word Document in Text Editor Displays Deleted Text
197978 WD2000: Frequently Asked Questions About

如何搜尋以及移除格式化為隱藏的文字



在 Word 文件中,可以將文字格式化為隱藏。因為隱藏文字可能包含您不想散佈出去的資訊,您可能會想要解除隱藏格式並移除這些文字。若要移除文件中所有格式化為隱藏的文字,請執行下面步驟:

  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項] 。選取 [檢視] 標籤。
  2. 選取 [隱藏文字] 核取方塊,然後按一下 [確定]
  3. [編輯] 功能表,按一下 [取代]
  4. 按一下 [更多] 按鈕,展開對話方塊。
  5. [尋找目標] 旁邊的編輯方塊中按一下。
  6. 按一下 [格式] 按鈕,然後按一下 [字型] 。選取 [隱藏] 核取方塊,然後按一下 [確定]
  7. 按一下 [全部取代]
所有隱藏文字都會從文件中移除。若要關閉隱藏文字的顯示,請執行下面步驟:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項] 。選取 [檢視] 標籤。
  2. 清除 [隱藏文字] 核取方塊。按一下 [確定]

如何從文件移除超連結



文件可能會包含超連結,連到其他文件或連到 Intranet 或 Internet 上的網頁。超連結通常會以藍色加底線字串顯示。

您可以從文件手動刪除單一超連結,請在超連結上按一下右鍵,指向捷徑功能表上的 [超連結] ,然後按一下 [移除超連結]

如果您想要刪除文件中所有的超連結,可以使用 Visual Basic for Applications 巨集來執行。下面的 Visual Basic for Applications 巨集範例可移除文件中所有的超連結。

注意 :在下面的巨集範例中,只會移除連結,超連結文字仍然留在文件中。

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Delete
    Next
Next

End Sub
若要從文件完全移除超連結以及超連結的文字,可以使用下面巨集範例。
Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Range.Delete
    Next
Next

End Sub
有關使用本文中的範例程式碼的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
212536OFF2000:如何執行知識庫文件的範例程式碼

如何從文件移除樣式



文件可能會包括含有 Metadata 的樣式。您可以移除這些樣式或重新命名樣式,執行步驟如下:
  1. 開啟包含樣式的文件。
  2. [格式] 功能表上,按一下 [樣式]
  3. 選取您想刪除或重新命名的樣式。按一下 [刪除] ,刪除樣式,或是按一下 [修改] ,重新命名樣式。

如何從文件移除舊的檔案版本



Word 包含檔案版本功能,可讓您將同一份文件的多個版本儲存在相同的檔案中。將文件分享出去之前,您可能會想要刪除文件的舊版本。

若要刪除文件的一個或多個版本,請執行下面步驟:
  1. [檔案] 功能表上,按一下 [版本]
  2. 選取您要刪除的文件版本。您可以在選取版本時按 CTRL 鍵,以選取多個版本。
  3. 按一下 [刪除]
  4. 完成舊版本的刪除之後,按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案]

如何從功能變數代碼移除連結



Word 文件中的連結影像與其他物件可能會包含連結資訊,例如連結影像或物件的路徑。您可以經由編輯功能變數代碼,從文件移除連結資訊。

若要顯示功能變數代碼:

  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項] 。選取 [檢視] 標籤。
  2. 選取 [功能變數代碼] 核取方塊。按一下 [確定]
當功能變數代碼可以顯示出來後,您就可以檢查看看是否有任何功能變數代碼包含識別資訊。

若要從連結的影像或其他物件移除連結資訊:
  1. 選取連結的影像或物件,如果可以看見功能變數代碼,也可以選取影像或物件的功能變數代碼。
  2. 按 CTRL+SHIFT+F9。
影像或物件的連結現在已經移除了。注意,移除影像或物件的連結可能就無法再編輯此影像或物件了。

如何移除範本名稱與位置



所有在 Word 中建立的文件都是架構在範本上。根據預設值,預設範本是位於 Templates 資料夾中的 Normal.dot。然而,您也可以使用不同位置的不同範本來建立文件。範本的路徑與名稱儲存在文件的摘要資訊中。

若要檢視範本的名稱與位置,請按一下 [檔案] 功能表上的 [摘要資訊] ,選取 [摘要資訊] 標籤。

即使您沒有將範本與文件一起傳送出去,文件還是會保留範本的名稱與位置。若要將範本的名稱與位置變更為非識別值,請執行下面步驟:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [範本與增益集]
  2. 按一下 [貼附於]
  3. 不要選取私密性或獨特的範本名稱與位置,例如,因為安裝 Microsoft Word 的每一部電腦都有 Normal.dot,您或許可以選 Normal.dot。
  4. 按一下 [開啟] ,然後按一下 [確定]
注意 :範本可能會包含巨集、自動圖文集項目、自訂樣式與自訂工具列。變更範本後,文件可能就無法使用其中某些項目。

如何移除傳閱名單資訊



如果您經由電子郵件使用傳閱名單來傳閱文件,傳閱資訊可能會貼附在文件上。若要從文件移除此資訊,您必須使用不會保留傳閱名單資訊的格式來儲存文件。

在 Microsoft Word 中,以 RTF (Rich Text Format) 或 HTML 格式來儲存文件,關閉文件然後再重新開啟新檔。因為傳閱名單資訊已經被移除了,此時就可以使用 Microsoft Word 格式來儲存文件。

您可以使用下面步驟:
  1. 以上文所述指示關閉 [允許快速儲存] 功能。
  2. [檔案] 功能表上,指向 [傳送到] ,然後按一下 [其他傳閱名單收件者]
  3. 按一下 [清除] ,移除傳閱名單。然後按一下 [確定]
  4. [檔案] 功能表,按一下 [儲存檔案]
此時文件已經在移除傳閱名單資訊的情況下儲存起來了。

如何移除先前作者的名稱



Word 會在文件中儲存最後 10 個處理文件的人的名稱。這是無法關閉的自動啟用功能。

然而,您可以使用不會保留此資訊的格式來儲存文件,達到從文件移除最後 10 個作者名稱的目的。例如,您可以使用 RTF (Rich Text Format) 或 HTML 格式來儲存文件,作者資訊就會遺失,然後關閉再重新開啟此 RTF/HTML 文件,接著以 Microsoft Word 格式儲存檔案。

如何從 Visual Basic 程式碼移除您的名稱



當您在 Word 中錄製 Visual Basic 巨集時,錄製的巨集會包含類似下面的標頭:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
若要從任何您已經錄製的巨集移除您的名稱:
  1. 開啟包含巨集的文件。
  2. [工具] 功能表,指向 [巨集] ,然後按一下 [Visual Basic 編輯器] 。或按 ALT+F11。
  3. 在專案視窗中,連按兩下包含巨集的模組。
  4. 從錄製的巨集碼移除您的名稱。
完成移除名稱的動作時,請按 ALT+Q 返回程式,然後按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案]

如何移除參照到其他檔案的 Visual Basic 參照



在「Visual Basic 編輯器」中,您可以建立參照到另一個檔案的參照。如果使用者開啟包含參照到其他檔案的文件,就可以看見被參照的檔案的名稱。

若要移除這些參照,請執行下面步驟:
  1. 開啟包含參照的文件。
  2. [工具] 功能表,指向 [巨集] ,然後按一下 [Visual Basic 編輯器] 。或按 ALT+F11。
  3. [工具] 功能表,按一下 [參照]
  4. 清除被參照的檔案旁邊的核取方塊,完成清除動作後,請按一下 [確定]
  5. 按下 ALT+Q。
  6. [檔案] 功能表上,按一下 [儲存檔案]
注意 :移除參照至其他檔案的參照,可能會讓文件中的巨集功能無法完全正確運作。

如何移除網路或硬碟資訊



當您將文件儲存至本機硬碟或網路伺服器時,本機硬碟或網路伺服器的辨識資訊可能會寫入文件中。

您可以執行下面步驟,將此資訊從文件中移除:
  1. 開啟文件。
  2. [檔案] 功能表上,按一下 [另存新檔] 。將文件儲存至軟碟機 (通常是 A:)。
  3. [檔案] 功能表上,按一下 [關閉]
  4. 從磁碟機取出磁片。
您現在可以使用 [Windows 檔案總管],將文件從磁片複製到任何硬碟或網路伺服器。

注意 :因為磁片的空間有限 (通常是 1.44 MB),如果文件的檔案大小超出磁片可用空間大小,就無法使用此方法。

文件中的嵌入式物件可能包含 Metadata



如果您在文件中嵌入物件,不論您對文件執行過什麼動作,此物件仍會保留其原有屬性。例如,如果您在 Word 文件中嵌入 Microsoft Excel 活頁簿,文件與活頁簿都會各自擁有自己的屬性。

您可以從嵌入式物件移除 Metadata,方法有啟用物件、移除任何上文所述的 Metadata、重新啟用容器文件 (使用上述範例,這裡是指 Word 文件),然後儲存容器文件。

注意 :當您在文件中啟用嵌入式物件時,嵌入式物件只有部份會顯示在文件中;此物件可能會包含其他沒有顯示出來的資訊,如果您只想讓文件包含調整過的嵌入式物件,不想包含實際內容,請剪下物件,然後使用 [編輯] 功能表上的 [選擇性貼上] 指令,以「中繼檔」格式將物件貼上文件。這樣做之後,您就無法再編輯嵌入式物件了;然而,此嵌入式物件也就不會包含任何 Metadata。

文件變數可能會包含 Metadata



Microsoft 提供程式範例,僅供解說參考,不論其為明示或默示者,其中包括但不限於適售性以及適合某特定用途之默示責任擔保。本文假設您熟悉示範的程式語言,以及建立程序及除錯所使用的工具。Microsoft 支援專業人員可以協助解釋特定程序的功能,但不會修改這些範例,以增加新功能或建立新程序,來符合您的特定需求。若您的程式設計經驗有限,可以聯絡 Microsoft 授權方案提供者,或 Microsoft 付費顧問專線 (800) 936-5200。如需有關 Microsoft 授權方案提供者的詳細資訊,請參閱下面全球資訊網網頁:

http://www.microsoft.com/mcsp/
如需得知 Microsoft 有提供哪些方案,請參閱下面全球資訊網網頁:

http://support.microsoft.com/contactus/?ws=support

有關使用本文中的程式碼範例的詳細資訊,請按一下下面文件編號,檢視 Microsoft Knowledge Base 中的文件:
212536OFF2000:如何執行知識庫文件的範例程式碼
若要刪除 Word 文件中所包含的文件變數,請使用下面的巨集範例:
Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)
            
      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar
            
   MsgBox "There are no variables in the document."
   
End Sub
有關變數的詳細資訊,請在 [Visual Basic 編輯器] 中,按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Visual Basic 說明],在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入:變數屬性,然後按一下 [搜尋],檢視相關主題。

有關安全性的一般建議



這裡有一些一般性的建議,您可以用來增強電腦環境的安全性層級:
  • 每當您要離開電腦時,使用附有密碼保護的螢幕保護程式、power-on 密碼或 Windows NT 的鎖住功能。
  • 如果電腦有任何共用資料夾,請記得套用密碼,只讓授權的使用者能存取您的共用資料夾。若要有更好的安全性,請使用使用者級存取控制,這樣您就可以精確控制存取共用資料夾的使用者。
  • 刪除檔案時,請立即清空 [資源回收筒]。或許可以使用某種公用程式,在檔案刪除時可以完全清除或覆寫檔案。
  • 當您備份檔案時,請將備份儲存在安全的位置,例如,放在安全、有保全設施的保險箱,或是放在上了鎖的櫃子裡。
  • 重要文件應以密碼保護,以確保只有授權的使用者可以開啟文件,密碼應該存放在安全、分開的位置。請注意,如果您忘記密碼,就無法挽回以密碼保護的文件內容。
  • 不要以電子形式來散佈文件,請將文件列印出來。除非有必要 (例如,要做簡報),否則不要使用像特殊字型、浮水印、標誌或特殊紙張等可供辨識的元素。
  • 電子郵件無法匿名,如果您不想讓自己的身份以任何方式貼附於文件,請勿使用電子郵件傳送文件。
  • 不要使用 HTTP 或 FTP 通訊協定透過 Internet 來傳送文件。透過此種通訊協定傳送的資訊是以「一般文字」方式傳送,亦即,就技術上來說,資訊可能會被截取 (但也不是必然)。

其他資訊



有關上文所述主題的詳細資訊,請參閱 Microsoft Knowledge Base 中的下面文件:
195007 WD2000: Some Document Properties Populated Automatically
194606 WD2000: Summary Information Under Properties Is Not Encrypted
209638 WD2000: No Password Prompt for

?考

本文件是根據 Microsoft Knowledgebase 文件編號 Q237361 翻譯的. 若要參考原始英文文件內容, 請至以下網址:

http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q237/3/61.asp

屬性

文章編號: 237361 - 上次校閱: 2006年1月20日 - 版次: 2.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
關鍵字:?
kbdta kbinfo wd2000 KB237361
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