Cómo utilizar la aprobación manual para anular un Flujo de Trabajo del tipo "Aprobación - SharePoint 2010" que esta "En curso"

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Traducido por: Gustavo Velez | Web: SkunkWorks


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Síntomas

Tenga en cuenta la situación siguiente:

- Tiene una Biblioteca de Documentos de SharePoint donde se ha habilitado el control de versiones
- También ha creado un Flujo de Trabajo estándar de tipo "Aprobación - 2010 de SharePoint"
- Regularmente los documentos automáticamente activan el Flujo de Trabajo de aprobación y se ponen a disposición de los usuarios finales.
- Sin embargo, en situaciones excepcionales (por ejemplo, los aprobadores designados están fuera de la oficina y caduca el contenido del documento o existe una fecha límite para la aprobación del documento), deberá reemplazar el flujo de trabajo que esta "En curso" y aprobar manualmente el documento para que inmediatamente está disponible para los usuarios finales.

Si no utiliza la configuración específica que se describe en el siguiente procedimiento, el comportamiento del Flujo no es muy intuitivo: cuando manualmente se sobreescribe el Flujo de Trabajo de aprobación, el documento en primer lugar aparecerá como "Aprobado"; sin embargo, tras una actualización de la página, el documento aparecerá como "Rechazado".

Causa

Una biblioteca de documentos de SharePoint puede tener varios Flujos de Trabajo asociados. Sin embargo, puede haber un único Flujo "Flujo de Trabajo de aprobación predeterminado" que se puede establecer seleccionando la opción "Inicie este flujo de trabajo" para aprobar la publicación de una versión principal. Si no se selecciona esta opción, no podrá cancelar (es decir, reemplazar) un Flujo de Trabajo de aprobación. Esta opción sólo está disponible en las bibliotecas de documentos que tienen la opción "Crear versiones principales y secundarias (borradores)" seleccionada. De acuerdo con esto Artículo MSDN, esta opción no está disponible en Listas.

Un "Flujo de Trabajo de aprobación predeterminado" es necesario cuando se desea reemplazar manualmente un flujo de trabajo de aprobación que tiene el conjunto de "Rechazar automáticamente el documento si se cambia antes de que finalice el flujo de trabajo." configurado como "Sí". De lo contrario, cuando se intenta reemplazar manualmente en primer lugar verá el documento como "Aprobado"; sin embargo, tras una actualización de la página, el estado de aprobación se convierte en "Rechazado".

Solución

PROCEDIMIENTO

En la Biblioteca de Documentos que necesita configurar:

1. Vaya a la "Configuración de biblioteca" > "Configuración de versiones" > defina las siguientes opciones:

- "¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?" = Sí.
- "¿Desea crear una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos?" = "Crear versiones principales y secundarias (borradores)" (es muy importante que utilice este valor; la otra opción dará como resultado un comportamiento totalmente distinto y no podrá modificar con éxito el Flujo de Trabajo desde el primer intento)

2. Vaya a "Configuración de biblioteca" > "Configuración de flujo de trabajo" > en la página "Agregar un flujo de trabajo", seleccione las opciones siguientes y deje otras opciones con sus valores predeterminados:

- "Seleccione una plantilla de flujo de trabajo" = "Aprobación ? SharePoint 2010"
- "Escriba un nombre único para este flujo de trabajo" = MyApproval
- "Permitir que un usuario autenticado con el permiso para modificar elementos inicie manualmente este flujo de trabajo" = sí
- "Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento." = Sí (es muy importante habilitar este valor, de lo contrario obtendrá un comportamiento totalmente distinto que impide que se reemplacen correctamente el flujo de trabajo desde el primer intento)

Haga clic en el botón "Siguiente" para tener acceso a más opciones.

- "Asignar a" = seleccionar un grupo o usuario que será nombrado como aprobador predeterminado (los usuarios lo podrán modificar cuando se inicia el Flujo de Trabajo)
- "Rechace automáticamente el documento si lo rechaza cualquier participante." = Sí
- "Rechace automáticamente el documento si se cambia antes de completarce el flujo de trabajo." = Sí
- "Actualice el estado de aprobación una vez completado el flujo de trabajo (use este flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido)." = Sí

COMPORTAMIENTO RESULTANTE

Después de configurar la biblioteca, puede utilizar el mando manual del Flujo de Trabajo de aprobación de la siguiente forma:

1. Cargar un archivo en la biblioteca.

En este momento el nuevo documento tendrá el "Estado de aprobación" = "Borrador" y "myApproval" vacío.

2. En el menú de lista desplegable del documento, haga clic en los Flujos de Trabajo.
3. Inicie el Flujo de Trabajo de MyApproval

El documento tiene el "Estado de aprobación" = "Pendiente" y "myApproval" = "En curso"

4. En el menú de lista desplegable del documento, haga clic en Aprobar o rechazar y a continuación seleccione la opción "Aprobado". Haga clic en Aceptar.
5. Una ventana emergente aparece indicando "Un flujo de trabajo de aprobación de contenido se está ejecutando actualmente para aprobar este elemento. Si continúa esta acción, se cancelará el flujo de trabajo." Haga clic en Aceptar para confirmar.

Resultado final: el documento tiene el "Estado de aprobación" = "Aprobado" y "myApproval" = "Cancelado"

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Propiedades

Id. de artículo: 2551474 - Última revisión: jueves, 26 de septiembre de 2013 - Versión: 3.1
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft SharePoint Server 2010
Palabras clave: 
kbmvp kbcommunity KB2551474

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