如何使用 Microsoft Excel 資料表格分析資料庫中的資訊

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結論

本文將告訴您,如何使用 Microsoft Excel 表格分析資料庫所包含的資訊。

其他相關資訊

您可以運用比較及計算兩種準則,在單變數雙變數表格中使用資料庫函數,分析從資料庫取得的值。

比較準則

擷取或分析 Microsoft Excel 資料庫中的資訊時,比較準則是最常使用的準則。在準則範圍之欄位標題下輸入的值,會比對資料庫中的記錄。如果有記錄符合該值,記錄就會被擷取或包含在記錄群組中,由資料庫函數進行分析。

如果要建立範例資料庫及範例準則範圍,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟新的活頁簿。
  2. 在新工作表的儲存格 A1:C25 中輸入下列資訊:
       |       A      |   B     |   C
    ---|--------------|---------|--------
     1 | Type of Soda |Month |Consumed
     2 | Pepup        |January  |     946
     3 | Diet Pepup   |January  |     762
     4 | Colo         |January  |     224
     5 | Diet Colo    |January  |       1
     6 | Splash       |January  |     715
     7 | Diet Splash  |January  |     506
     8 | Lime-Up      |January  |     354
     9 | Diet Lime-Up |January  |     542
     10| Pepup        |February |     910
     11| Diet Pepup   |February |     894
     12| Colo         |February |     926
     13| Diet Colo    |February |     471
     14| Splash       |February |     493
     15| Diet Splash  |February |     276
     16| Lime-Up      |February |      45
     17| Diet Lime-Up |February |     301
     18| Pepup        |March    |     840
     19| Diet Pepup   |March    |     442
     20| Colo         |March    |     409
     21| Diet Colo    |March    |     205
     22| Splash       |March    |     109
     23| Diet Splash  |March    |     263
     24| Lime-Up      |March    |     603
     25| Diet Lime-Up |March    |     555
    					
  3. 選取儲存格 A1:C25。
  4. [插入] 功能表上,指向 [名稱],然後按一下 [定義]
  5. 輸入 Database,再按一下 [確定]
  6. 對於範例準則範圍,請在工作表的儲存格 E1:G1 中輸入下列資料:
          |       E      |  F   |   G
       ---|--------------|------|--------
        1 | Type of Soda |Month |Consumed
        2 |              |      |
    
    					
  7. 選取儲存格 E1:G2。
  8. [插入] 功能表上,指向 [名稱],然後按一下 [定義]
  9. 輸入 Criteria,再按一下 [確定]

在單變數表格中

如果要計算整個週期內支付每種汽水的成本,請建立使用資料庫資料的單變數表格:
  1. 在儲存格 E5:E12 中,輸入不同種類的汽水(由於您在欄中輸入此變數資料,因此,這是欄變數表格)。

    注意:您可以從資料庫複製種類,再貼到儲存格中。
  2. 在儲存格 F4 中,輸入下列公式:
    =DSUM(Database,"Consumed",Criteria)*0.45
    注意:此公式會將資料庫中符合指定之準則的所有已支付汽水相加,再將結果乘以 45 美分 (每罐成本)。
  3. 選取儲存格 E4:F12。
  4. [資料] 功能表上,按一下 [運算列表]
  5. [欄變數儲存格] 方塊中,輸入 E2

    注意:E2 是準則範圍中,您可以在其中輸入特定汽水種類名稱的儲存格。如果您想要替換不同種類的汽水,以計算每種汽水的費用,請將實際準則中的儲存格 E2 保留空白。表格會自動地 (於內部) 將表格 (E4:E12) 中所列的各種汽水替換至儲存格 E2,並根據該準則計算公式。
內含資料庫資料的單變數表格 (顯示公式)
=================================================================

   |       E       |                    F
---|---------------|----------------------------------------
 4 | First Quarter |=DSUM(Database,"Consumed",Criteria)*0.45
 5 | Pepup         |=TABLE(,E2)
 6 | Diet Pepup    |=TABLE(,E2)
 7 | Colo          |=TABLE(,E2)
 8 | Diet Colo     |=TABLE(,E2)
 9 | Splash        |=TABLE(,E2)
 10| Diet Splash   |=TABLE(,E2)
 11| Lime-Up       |=TABLE(,E2)
 12| Diet Lime-Up  |=TABLE(,E2)


內含資料庫資料的單變數表格 (顯示值)
===============================================================

   |       E       |           F
---|---------------|------------------------
 4 | First Quarter |Money Spent on Beverages
 5 | Pepup         |               $1,213.20
 6 | Diet Pepup    |                 $944.10
 7 | Colo          |                 $701.55
 8 | Diet Colo     |                 $304.65
 9 | Splash        |                 $592.65
 10| Diet Splash   |                 $470.25
 11| Lime-Up       |                 $450.90
 12| Diet Lime-Up  |                 $629.10

				
儲存格 F4 中顯示的值是數值格式。如果要複製這個值,請依照下列步驟執行:
  1. 選取儲存格 F4。
  2. [格式] 功能表上,按一下 [儲存格]
  3. 按一下 [數值] 索引標籤。
  4. [類別] 清單中,按一下 [自訂]
  5. [類型] 方塊中,輸入 "Money Spent on Beverages" (包含引號)。
  6. 按一下 [確定]

在雙變數表格中

在下列範例中,請使用您先前建立的範例資料庫和準則。如果要建立雙變數表格,用以計算支付每月每種汽水的成本,請依照下列步驟執行:
  1. 在儲存格 E15:E22 中,輸入不同種類的汽水(這代表欄變數)。

    注意:您可以從資料庫複製種類,再貼到儲存格中。
  2. 在儲存格 F14 中輸入 January,在儲存格 G14 中輸入 February,並在儲存格 H14 中輸入 March
  3. 在儲存格 E14 中,輸入下列公式:
    =DSUM(Database,"Consumed",Criteria)*0.45
    注意:此公式會根據準則,將資料庫中所有已支付的汽水相加,再將總計乘以 45 美分 (每罐成本)。
  4. 選取儲存格 E14:H22。
  5. [資料] 功能表上,按一下 [運算列表]
  6. [列變數儲存格] 方塊中,輸入 F2。在 [欄變數儲存格] 方塊中,輸入 E2

    注意:如果您想要計算每個月每種汽水的費用,但不想將費用分析限制在某一特定月份,請將定義的準則範圍中之 F2 保留空白。F2 是準則範圍中,您可以在其中輸入特定月份名稱的儲存格。表格會自動地 (於內部) 將表格 (F14:H14) 中所列的各個月份替換至儲存格 F2,並根據該月份計算公式。

    如果您想要計算各種汽水的費用,請將實際準則中的 E2 保留空白。E2 是準則範圍中,您可以在其中輸入特定汽水種類名稱的儲存格。例如,如果您想要計算健怡汽水的費用,可以在儲存格 E2 中輸入 diet。表格會自動地 (於內部) 將表格 (E15:E22) 中所列的各種汽水替換至儲存格 E2,並根據該種類計算公式。
內含資料庫資料的雙變數表格 (顯示公式)
=================================================================

注意:由於螢幕顯示的限制,下列四欄的表格
會分成兩個部分顯示。

(四欄表格的最左欄)

   |     E
---|-----------------------------------------
 14| =DSUM(Database,"Consumed",Criteria)*0.45
 15| Pepup
 16| Diet Pepup
 17| Colo
 18| Diet Colo
 19| Splash
 20| Diet Splash
 21| Lime-Up
 22| Diet Lime-Up

(四欄表格的右三欄)

   |       F       |      G       |      H
---|---------------|--------------|-------------
 14| January       |February      |March
 15| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 16| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 17| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 18| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 19| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 20| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 21| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)
 22| =TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2) |=TABLE(F2,E2)


內含資料庫資料的雙變數表格 (顯示值)
===============================================================

   |       E        |    F   |    G    |   H
---|----------------|--------|---------|--------
 14| Cost per Month |January |February |March
 15| Pepup          |$425.70 | $409.50 | $378.00
 16| Diet Pepup     |$342.90 | $402.30 | $198.90
 17| Colo           |$100.80 | $416.70 | $184.05
 18| Diet Colo      |  $0.45 | $211.95 |  $92.25
 19| Splash         |$321.75 | $221.85 |  $49.05
 20| Diet Splash    |$227.70 | $124.20 | $118.35
 21| Lime-Up        |$159.30 |  $20.25 | $271.35
 22| Diet Lime-Up   |$243.90 | $135.45 | $249.75

				
儲存格 E14 中顯示的值是數值格式。如果要複製這個值,請依照下列步驟執行:
  1. 選取儲存格 E14。
  2. [格式] 功能表上,按一下 [儲存格]
  3. 按一下 [數值] 索引標籤。
  4. [類別] 清單中,按一下 [自訂]
  5. [類型] 方塊中,輸入 "Cost per Month" (包含引號)。
  6. 按一下 [確定]

計算準則

您也可以在單變數及雙變數表格中使用計算準則,以取得和分析資料庫中的值。計算準則會使用公式擷取或取得值,以用於分析。

使用計算準則時,請注意下列要點:
  • 計算準則的欄位名稱必須是標籤,而非資料庫中的欄位名稱 (或者您可以將它保留空白)。在範例中,儲存格 H1 是空白的;這個儲存格可以包含 month、formula 或任何其他文字,只要不是資料庫中的欄位名稱即可。
  • 在使用計算準則的公式中,您必須在想要參照的資料庫欄位中,使用第一筆記錄的相對參照。在下列範例中,公式 =MONTH(B2)=MONTH($H$3) 中含有儲存格 B2 的相對參照。
  • 在大部分的情況中,計算準則的任何其他參照都必須是絕對參照。在下列範例中,公式 =MONTH(B2)=MONTH($H$3) 中含有儲存格 H3 的絕對參照。
在下列範例中,您必須建立範例資料庫和範例準則範圍。如果要建立範例資料庫,請在新工作表的儲存格 A1:C15 中輸入下列資訊:
       |    A      |    B    |     C
   ---|-----------|---------|------------
    1 | Product # |Date     |Amount Sold
    2 |       9865|   1/2/90|          91
    3 |       9870|  1/12/90|          94
    4 |       9875|  1/22/90|          76
    5 |       9880|   2/1/90|          22
    6 |       9865|  2/11/90|          82
    7 |       9870|  2/21/90|          71
    8 |       9870|   3/3/90|          50
    9 |       9865|  3/13/90|          35
    10|       9880|  3/23/90|          54
    11|       9875|   4/2/90|          80
    12|       9865|  4/12/90|          33
    13|       9880|  4/22/90|          83
    14|       9875|   5/2/90|          62
    15|       9870|  5/12/90|          15
				
請依照下列步驟執行,以定義資料庫名稱並設定準則:
  1. 選取儲存格 A1:C15。
  2. [插入] 功能表上,指向 [名稱],然後按一下 [定義]
  3. 輸入 Database,再按一下 [確定]
  4. 選取儲存格 E1:H2。
  5. [插入] 功能表上,指向 [名稱],然後按一下 [定義]
  6. 輸入 Criteria,再按一下 [確定]
   |     E     |  F  |      G      |          H
---|-----------|-----|-------------|---------------------
 1 | Product # |Date |Amount Sold  |
 2 |           |     |             |=MONTH(B2)=MONTH($H$3)

公式 =MONTH(B2)=MONTH($H$3) 會傳回 TRUE 或
FALSE 的值,並顯示在 H2 中:

   |     E     |  F  |      G      |    H
---|-----------|-----|-------------|---------
 1 |Product #  |Date |Amount Sold  |
 2 |                                  TRUE
				

在單變數表格中

如果要計算每月售出多少項目、多少天完成一筆銷售業務,以及每個月份單天最高銷售項目數,請利用此資料建立單變數表格,如下所示:
  1. 在儲存格 E6:E10 中輸入下列資料:
           |     E     
       ---|-----------
        6 |     1/1/90
        7 |     2/1/90
        8 |     3/1/90
        9 |     4/1/90
       10 |     5/1/90
    						
    注意:如果希望表格只顯示月份名稱 (如同下列範例),請變更儲存格 E6:E10 的數值格式。如果要執行這項操作,按一下 [格式] 功能表上的 [儲存格],按一下 [類別] 清單中的 [自訂],然後在 [類型] 方塊中輸入 mmmm。透過此格式,E6 會顯示為 January,而 E7 會顯示為 February,以此類推。
  2. 在儲存格 F5 中,輸入下列公式:
    =DSUM(Database,"Amount Sold",Criteria)
  3. 在儲存格 G5 中,輸入下列公式:
    =DCOUNT(Database,,Criteria)
  4. 在儲存格 H5 中,輸入下列公式:
    =DMAX(Database,"Amount Sold",Criteria)
  5. 選取儲存格 E5:H10。
  6. [資料] 功能表上,按一下 [運算列表]
  7. [欄變數儲存格] 方塊中,輸入 H3

    注意:儲存格 H2 含有公式 =MONTH(B2)=MONTH($H$3)。此公式會查看 Date 欄位 (B2) 的第一筆記錄中的月份,是否等於儲存格 H3 的月份 (儲存格 H3 為欄變數儲存格)。表格會自動地 (於內部) 將表格 (E5:E10) 中所列的每個月份替換至儲存格 H3,並根據該月份計算公式。

內含計算準則的單變數表格 (顯示公式)
================================================================

注意:由於螢幕顯示的限制,下列四欄的表格
會分成兩個部分顯示。

(四欄表格的左兩欄)

   |   E    |                  F
---|------- |--------------------------------------
 5 |        |=DSUM(Database,"Amount Sold",Criteria)
 6 | 1/1/90 |=TABLE(,H3)
 7 | 2/1/90 |=TABLE(,H3)
 8 | 3/1/90 |=TABLE(,H3)
 9 | 4/1/90 |=TABLE(,H3)
 10| 5/1/90 |=TABLE(,H3)

(四欄表格的右兩欄)

   |               G             |           H
---|-----------------------------|-------------------------------------
 5 | =DCOUNT(Database,,Criteria) |=DMAX(Database,"Amount Sold",Criteria)
 6 | =TABLE(,H3)                 |=TABLE(,H3)
 7 | =TABLE(,H3)                 |=TABLE(,H3)
 8 | =TABLE(,H3)                 |=TABLE(,H3)
 9 | =TABLE(,H3)                 |=TABLE(,H3)
 10| =TABLE(,H3)                 |=TABLE(,H3)



內含計算準則的單變數表格 (顯示值)
==============================================================

   |    E    |      F      |      G      |     H
---|---------|-------------|-------------|----------
 5 |         | Total Amount| # of Entries| Max Entry
 6 | January |          261|            3|        94
 7 | February|          175|            3|        82
 8 | March   |          139|            3|        54
 9 | April   |          196|            3|        83
 10| May     |           77|            2|        62
				
儲存格 F5:H5 中顯示的值是數值格式。如果要複製這些值,請依照下列步驟執行:
  1. 選取儲存格 F5。
  2. [格式] 功能表上,按一下 [儲存格]
  3. 按一下 [數值] 索引標籤。
  4. [類別] 清單中,按一下 [自訂]
  5. [類型] 方塊中,輸入 "Total Amount" (包含引號)。
  6. 按一下 [確定]
  7. 針對儲存格 G5 及 H5 重複執行步驟 1-5。在步驟 5 中,分別輸入格式為 "# of Entries""Max Entry" (包含引號)。

在雙變數表格中

如果要計算每個產品編號每月售出多少數量,您可以利用此資料建立雙變數表格,如下所示:
  1. 在欄 E 的儲存格 E13:E17 中輸入下列資料:
          |     E
       ---|-----------
       13 |     1/1/90
       14 |     2/1/90
       15 |     3/1/90
       16 |     4/1/90
       17 |     5/1/90
    						
    注意:如果希望表格只顯示月份名稱 (如同下列範例),請將儲存格 E13:E17 的數值格式變更為 mmmm。如果要執行這項操作,請按一下 [格式] 功能表上的 [儲存格],按一下 [自訂],然後在 [類型] 方塊中輸入 mmmm。透過此格式,E13 會顯示為 January,而 E14 會顯示為 February,以此類推。
  2. 在列 12 的儲存格 F12:I12 中輸入下列產品編號:
          |  F  |  G  |  H  |  I
       ---|-----|-----|-----|-----
       12 | 9865| 9870| 9875| 9880
       13 |
    					
  3. 在儲存格 E12 中,輸入下列公式:
    =DSUM(Database,"Amount Sold",Criteria)
  4. 選取儲存格 E12:I17。
  5. [資料] 功能表上,按一下 [運算列表]
  6. [列變數儲存格] 方塊中輸入 E2,並在 [欄變數儲存格] 方塊中輸入 H3

    注意:如果您想要將每種產品的銷售總數按照月份細分,請將定義的準則範圍中的 E2 保留空白。E2 是準則範圍中,您可以在其中輸入特定產品編號的儲存格。表格會自動 (於內部) 將表格 (F12:I12) 中的每個產品編號替換至儲存格 E2,並根據該產品計算公式。

    儲存格 H2 含有公式 =MONTH(B2)=MONTH($H$3)。此公式會查看 Date 欄位 (B2) 的第一筆記錄中的月份,是否等於儲存格 H3 的月份 (此為欄變數儲存格)。請記住,表格會自動 (於內部) 將表格 (E13:E17) 中的每個月份替換至儲存格 H3,並根據該月份計算公式。
內含計算準則的雙變數表格 (顯示值)
================================================================

由於螢幕顯示的限制,下列五欄的表格
會分成兩個部分顯示。

(五欄表格的左兩欄)

   |                    E                   |      F
---|----------------------------------------|-------------
 12| =DSUM(Database,"Amount Sold",Criteria) |9865
 13| 1/1/90                                 |=TABLE(E2,H3)
 14| 2/1/90                                 |=TABLE(E2,H3)
 15| 3/1/90                                 |=TABLE(E2,H3)
 16| 4/1/90                                 |=TABLE(E2,H3)
 17| 5/1/90                                 |=TABLE(E2,H3)

(五欄表格的右三欄)

   |       G       |      H       |      I
---|---------------|--------------|-------------
 12|           9870|          9875|         9880
 13| =TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3)
 14| =TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3)
 15| =TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3)
 16| =TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3)
 17| =TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3) |=TABLE(E2,H3)


內含計算準則的雙變數表格 (顯示值)
==============================================================

   |     E    |  F  |  G  |  H  |  I
---|----------|-----|-----|-----|----
 12|          | 9865| 9870| 9875|9880
 13| January  |   91|   94|   76|   0
 14| February |   82|   71|    0|  22
 15| March    |   35|   50|    0|  54
 16| April    |   33|    0|   80|  83
 17| May      |    0|   15|   62|   0
				

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如需有關如何使用資料表格的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
282852 An overview of data tables in Microsoft Excel
282855 如何在 Microsoft Excel 中建立和使用單變數資料表格
282856 How to create and use two-input data tables in Microsoft Excel

屬性

文章編號: 282851 - 上次校閱: 2006年9月14日 - 版次: 6.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Excel 2003
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2001 for Macintosh
  • Microsoft Excel 2000 Standard Edition
  • Microsoft Excel 98 for Macintosh
  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
關鍵字:?
kbhowto KB282851
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