关于 Word 2002 中邮件合并的常见问题

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概要

邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真的分发。邮件合并过程涉及到三个文档:主文档、数据源和合并文档。要完成基本过程,请执行以下操作:
  • 打开或创建一个主文档。

    主文档:在 Word 的邮件合并操作中,该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形,例如套用信函中的寄信人地址或称呼。
  • 使用独特的收件人信息打开或创建数据源。

    数据源:该文件包含要合并到文档中的信息。例如,您要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须先连接到数据源,才能使用其中的信息。
  • 在主文档中可以添加或自定义合并域。

    合并域:它是您在主文档中插入的占位符。例如,插入合并域 <<City>> 可使 Word 插入城市名称,如 City 数据域中存储的“Paris”。
  • 在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。

    合并文档:将您的邮件合并主文档和地址列表合并后生成的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 文档。
Microsoft Word 使用向导来指导您完成所有步骤,从而使邮件合并变得很容易。如果您不想使用该向导,可以使用邮件合并工具栏。不管使用哪种方式,最终结果都是数据源中的每行(或记录)都产生一个独特的套用信函、邮件标签、信封或目录项。

您还可以使用邮件合并来创建将域映射到数据(而不只是邮件或目录)的任何类型的文档。例如,如果您的录像带集合在电子表格中列出,您可以使用“标签”选项来创建录像带标签。
本文回答了以下有关 Microsoft Word 中邮件合并的问题。

更多信息

  1. 我可以采用与较低版本的 Word 中相同的方式进行邮件合并吗?

    可以,您可以使用与较低版本的 Word 中相同的方式执行合并。为此,请使用下面两种方法之一:
    • 使用邮件合并工具栏。要显示邮件合并工具栏,请指向视图菜单上的工具栏,然后单击邮件合并注意邮件合并工具栏中的选项提供了与较低版本的 Word 中相似的行为。

      - 或 -
    • 使用邮件合并帮助器。为了便于使用,请将邮件合并帮助器命令添加到工具菜单上的信函与邮件子菜单中。为此,请按照下列步骤操作:
      1. 工具菜单上,单击自定义
      2. 单击命令选项卡。在类别列表中,单击所有命令
      3. 命令列表中,单击邮件合并帮助器
      4. 邮件合并帮助器命令拖动到工具菜单上的信函与邮件子菜单中。

        注意:将指针停留在信函与邮件子菜单上时,您将看到一个水平的黑条。此黑条指示当您松开鼠标按钮时该命令将在菜单上显示的位置。
      5. 自定义对话框中,单击关闭



  2. 插入合并域时如何移动插入点?

    插入合并域对话框打开时,您不能在邮件合并主文档中移动插入点。如果试图通过按 Enter 键或空格键移动该插入点,所选的合并域便插入到该文档中。

    要移动您的插入点,请关闭插入合并域对话框,然后移动该插入点。要在邮件合并主文档的其他位置插入另一个合并域,请单击邮件合并工具栏上的插入合并域。要避免此行为并且使用与较低版本的 Word 相似的功能,请将插入合并域按钮添加到邮件合并工具栏。 有关其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    276005 WD2002:插入合并域时不能移动插入点



  3. 当我单击浏览打开数据源时,对话框默认显示我的数据源文件夹。我可以更改此默认设置吗?

    很遗憾,选择数据源对话框的行为不能更改。它将始终默认显示我的数据源文件夹。但是,您可以创建快捷方式或使用我的数据源对话框中的其他方法来快速访问您的邮件合并地址列表。 有关其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    276004 WD2002:“我的数据源”始终显示在选择数据源查找列表中



  4. 如何创建和打印套用信函?

    如果您要向多个收件人发送相同的信函,请使用此功能。有关对套用信函执行邮件合并的详细分步过程,请参阅 Microsoft 知识库中下面的文章:
    294683 如何在 Word 2002 中使用邮件合并创建套用信函



  5. 如何对电子邮件执行邮件合并?

    如果您要使用电子邮件向多个收件人发送相同的邮件,可能需要使用此功能。有关对多个电子邮件收件人执行邮件合并的详细分步过程,请参阅下面的 Microsoft 知识库文章:
    294694 WD2002:如何使用邮件合并功能来创建电子邮件



  6. 能在电子邮件的“主题”行中使用合并域吗?

    不能。您只能在电子邮件的“主题”行中键入文本。


  7. 如何对信封执行邮件合并?

    如果您向多个收件人发送大量邮件并且希望每个信封都具有个性化的外观,可能需要使用此功能。有关使用邮件合并功能合并地址以便在信封上直接打印的详细分步过程,请参阅下面的 Microsoft 知识库文章:
    294685 WD2002:如何使用邮件合并功能来创建信封



  8. 如何对标签执行邮件合并?

    当您希望打印有关标签的信息(例如信函或明信片的邮件地址)时,可能需要使用此功能。有关对标签的信息执行邮件合并的详细分步过程,请参阅 Microsoft 知识库中的以下文章:
    294684 如何在 Word 2002 中用邮件合并创建邮件标签



  9. 如何向标签中添加图形或徽标?

    在您的标签邮件合并主文档中,将您需要的图形或徽标添加到第一个标签中。(要插入图形,请指向插入菜单上的图片,然后单击来自文件。)然后,执行下列操作之一:
    • 邮件合并工具栏中(在视图菜单上,指向工具栏,然后单击邮件合并),单击宣传标签

      - 或 -
    • 邮件合并任务窗格中(在工具菜单中,指向信函与邮件,然后单击邮件合并向导),单击更新所有标签
    这会将您的标签邮件合并主文档中第一个标签中的信息复制到所有其他标签中。

    有关其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    285065 如何在 Word 2002 中向每个标签添加图形或徽标



  10. 根据我的数据记录数目,应该有多页标签。为什么预览合并时在屏幕上只看到一页标签?

    要使用邮件合并任务窗格预览邮件标签,请在第 4 步(共 6 步)中,单击“下一步:预览标签”。

    邮件合并向导中的预览功能设计为只显示一页。要查看所有标签,并在打印之前进行必要的更改,请在第 6 步(共 6 步)中单击编辑个人标签。这会将您的所有地址合并到将包含您的所有标签的新文档中。


  11. 如何使用邮件合并来创建目录或编录?

    当您希望在同一页上打印列表(例如电话目录或项目列表)时,可能需要使用此功能。有关使用邮件合并功能将信息合并为目录或编录的详细分步过程,请参阅 Microsoft 知识库中的以下文章:
    294693 WD2002:如何使用邮件合并功能来创建目录
    294686 如何在 Word 2002 中使用邮件合并功能创建按类别排序的列表



  12. 为什么合并到传真不是邮件合并的可用选项?

    在较低版本的 Microsoft Word 中,合并到传真命令使用 Microsoft Fax(也称为 At Work Fax)。这些程序随 Microsoft Windows 95 一起安装,或作为 Microsoft Windows 98 和 Microsoft Windows 98 Second Edition 零售版的独立组件安装。但是,Microsoft Outlook 2002(Microsoft Office XP 中的邮件程序)不支持 Microsoft Fax。 有关其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    294695 如何在 Word 2002 中使用邮件合并功能创建传真
    282550 WD2002:邮件合并工具栏中未提供合并至传真命令



  13. 如何创建邮件合并的地址列表?

    最容易处理的数据源格式是 Word 表;但是,您可以使用任何类似数据库的格式,如域由逗号或制表符分隔、记录由段落标记分隔的文本文件。 有关如何在 Word 中创建邮件合并的地址列表的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    294688 如何在 Word 2002 中设计和设置邮件合并地址列表

属性

文章编号: 290408 - 最后修改: 2006年9月25日 - 修订: 2.2
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Word 2002 标准版
关键字:?
kbhowto kbmerge KB290408
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