文章編號: 290943 - 上次校閱: 2007年3月19日 - 版次: 4.0

Word 文法校對的常見問題集

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256986? (http://support.microsoft.com/kb/256986/ ) Microsoft Windows 登錄說明
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結論

本文解答許多關於 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Word 2003 和 Microsoft Office Word 2002 文法校對工具的常見問題。

其他相關資訊

  1. Word 有一種「自然語言」文法校對工具，這是什麼意思？

    Word 文法校對工具會針對所提交文字執行一種完整與精確的分析 (也稱為「剖析」)，而不是僅使用一系列啟發式 (Heuristic) 或是模式比對的方法來標示錯誤。文法校對工具會從語法層級和更深的邏輯層級來分析文字，以瞭解動作與人或是執行這些動作的事物之間的關係。例如，Word 的文法校對工具會分析以下複雜文句：
    The legend says that that Kingdom was created by three ancient magicians, whose magical powers governed the world and made them immortal and all-powerful.
    然後將其從被動語氣改寫為主動語氣，以便使文意更清楚。文法校對工具也會以逗點分隔相關子句：
    The legend says that three ancient magicians, whose magical powers governed the world and made them immortal and all-powerful, created that Kingdom.
    請注意 根據預設，此功能並未開啟。如果要開啟此功能，請依照下列步驟執行：
    1. 啟動 Word。
    2. 在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]。
    3. 在 [拼字與文法] 索引標籤上的 [文法檢查] 區域中，將 [書寫樣式] 方塊變更成 [文法和樣式]。
    4. 按一下 [確定]，關閉 [選項] 對話方塊。
  2. Word 文法校對工具是誰開發的？

    文法校對工具是完全由 Microsoft 開發和擁有的。
  3. Word 文法校對工具相較於由協力廠商所提供的其它文法校對解決方案，主要的差異為何？

    Word 文法校對工具和其它文法校對解決方案的主要差異之一，在於 Word 的文法校對工具使用了先進的剖析技術來瞭解文句結構。協力廠商的文法校對解決方案可能主要仰賴「模式比對」的方法。「模式比對」表示該程式使用的技術，僅能將檢查的文字與儲存在內部資料庫的文字進行比對。
  4. 文法校對工具檔案的名稱是什麼？而它們又安裝在何處？

    根據預設，Word 安裝程式會安裝文法校對工具。適用於英文 (美國) 的文法校對工具是由兩個檔案組成：
    • Msgr3en.dll 安裝於下列資料夾內：
      Drive:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof\1033
    • Msgr3en.lex 安裝於下列資料夾內：
      Drive:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof\
  5. 我的電腦需要多大的記憶體容量，才能在我一邊打字時一邊允許 Word 檢查我的文件文法？

    如果您的電腦有足夠的記憶體，Word 會自動開啟文法校對工具。您電腦上可用的記憶體空間，將會決定您在設定和初次啟動 Word 時所開啟的文法檢查方式。

    手動使用文法校對工具 (8 MB 或以上)：

    如果要在按一下 [工具] 功能表上的 [拼字及文法檢查] 時就執行文法校對工具，您的電腦必須要有至少 8 MB 的實體 RAM。如果您的 RAM 少於 8 MB，在您初次啟動 Word 時，[自動文法檢查] 功能就會預設為關閉。

    自動使用文法校對工具 (12 MB 或以上)：

    如果要隨時執行 [自動文法檢查] 選項 (以波浪底線顯示文法錯誤)，您的電腦至少必須要有 12 MB 的實體 RAM。如果您電腦的 RAM 少於 12 MB，那麼在您初次啟動 Word 時，系統就會選取 [隱藏文法錯誤] 核取方塊。

    如果要開啟 [自動文法檢查] 功能，請將游標指向 [工具] 功能表上的 [選項]，按一下 [拼字與文法] 索引標籤，然後按一下以選取 [自動文法檢查] 核取方塊。

    請注意 除了英文以外的所有西歐語言，[自動文法檢查] 選項根據預設都是關閉的 (所有版本的 Word 都有包含英文文法校對工具)。
  6. 文法校對工具的登錄項目在哪裡？

    警告 如果您使用「登錄編輯程式」或其他方法不當地修改登錄，可能會發生嚴重問題。您可能需要重新安裝作業系統，才能解決這些問題。Microsoft 不保證可以解決這些問題。請自行承擔修改登錄的一切風險。
    依使用者而異的文法設定：

    請注意 如果 Windows 的登錄中沒有此設定，Word 會建立此設定：
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Shared Tools\Proofing Tools\Grammar\MSGrammar
    在此子機碼之下，Word 會登錄文法版本號碼 (英文的版本是 3.0)、語言識別碼 (美式英文為 1033)，以及您從 ([工具] 功能表) [選項] 對話方塊內之 [拼字與文法] 索引標籤所選取的文法設定。在 Word 中，您可以在 [拼字與文法] 索引標籤上選取兩種書寫樣式：[Grammar & Style] 或是 [Grammar Only]。這些選項定義於 Option Set 0 子機碼和 Option Set 1 子機碼的 Name 項目中。您可以針對這些選項，設定 Word 用來檢查文法的規則。如果要設定這些規則，請按一下 [拼字與文法] 索引標籤上的 [設定]。這些設定也會以二進位指示，儲存在 Option Set 0 子機碼和 Option Set 1 子機碼中的 Data 項目中。

    請注意 如果您是從舊版的 Word 升級，Name 項目將會被定義為 Casual、Standard、Formal、Technical 或 Custom，而非 Grammar & Style 或 Grammar Only。在此情況之下，登錄中將會有從 Option Set 0 到 Option Set 4 的子機碼，以對應上述書寫樣式。

    Grammar 電腦設定：

    請注意 如要檢查特定語言的文法，此設定的存在是必要的。
    HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Shared Tools\Proofing Tools\Grammar
    在此機碼之下為語言識別碼 (1033、2057、3081)、Normal 樣式屬性以及 Dictionary 和 Engine 的值，這些值分別包含 .lex 和 .dll 檔案的完整路徑。

    請注意 並非所有語言的文法校對檔案都會自動登錄，即使您將文法檔案複製到特定位置。因此，我們建議使用安裝程式來安裝文法校對檔案 (以及其他校對工具)。
  7. 為什麼文法校對工具會標示一些不應該被標示出來的文字，還有為什麼它會提供不正確的建議？

    一般而言，文法校對工具在剖析器 (此為分析句子之語言結構的文法校對元件) 無法正確判斷所分析句子的結構時，就會標誤文字，或是提供不正確的建議。

    雖然此文法校對工具已經是此類產品中的佼佼者，但並不是完美無缺的 (如同其它市面上販售的文法校對程式)。因此，當您使用文法校對工具時，可能會經歷一些「誤判」或是「疑慮」的標示，以及隨之而來的錯誤建議。然而，相較於舊版的 Microsoft Word，Word 2002 和更新版本已經大幅提升文法校對工具的功能。
  8. 為什麼文法校對工具無法檢查出「We went two too stores, to」片語的錯誤？. ."?

    文法校對工具的設計目的，是為了偵測出一般使用者在日常生活中常犯之錯誤。您當然可以編出一些荒謬的句子來混淆文法校對工具。
  9. 當文法校對工具在背景執行時 (有波浪底線出現時)，為什麼它標示錯誤的順序會和我在 [工具] 功能表的 [拼字及文法檢查] 上所選取的順序不同？

    當您按一下 [工具] 功能表上的 [拼字及文法檢查] 時，文法校對工具會在前景執行，並且可以在文件中控制作業。也就是說，當文法校對工具正在檢查文件時，您無法進行其他的修改。

    然而，當文法校對工作是在背景執行 (有波浪底線出現) 時，它的目標是要讓句子由左到右的邏輯順暢，這與手動執行文法校對工具 (在前景執行) 時，對於句子結構要求的嚴謹度不同。因此，當文法校對工具在背景執行時，最先標示出來的錯誤總是最先傳回建議的錯誤，無論該錯誤是在句子中的什麼位置。
  10. 為什麼 [全部略過] 無法如預期般運作？

    例如，如果我針對下列句子 (標示為 Fragment) 按一下 [全部略過]
    After serving lunch.
    在相同的校對工作階段內，文法校對工具也會找出其它標示為 Fragment 的句子，例如：
    Over my dead body.
    文法校對工具 (在內部) 會將這兩個句子分類為不同類型的斷句。在這些範例當中，文法校對工具會忽略其中一種類型，但不會忽略另一種類型。因此，[全部略過] 的運作方式會顯得不一致。
  11. 為什麼錯誤不是以由左至右的順序標示？

    在大部分的情況下，文法校對工具都會試著由左至右標示錯誤。在某些情況下，這樣做是不可能的，因為文法校對工具希望您可以先修正最符合邏輯的錯誤 (此錯誤或許不是第一個錯誤)。在此情況下，標點符號或是空格錯誤就會標示在特定或是局部的文法錯誤之前。
  12. 為什麼會標示有些被動語態的句子並建議重寫，但卻略過其它類似的問題？

    請注意 此問題不只會在被動結構規則上發生，也會在其它的規則上發生。

    例如，以下被動句子就不會被標示：
    The term of this Agreement shall commence on the Effective Date and shall continue until terminated by Volcano Coffee in writing at any time, with or without cause.
    針對一些特定類型的句子而言，亦即沒有明確的主詞時，文法校對工具不會嘗試標示這些句子。
  13. 當我用滑鼠右鍵按一下文法錯誤 (以波浪底線標示的錯誤) 時，為什麼捷徑功能表上不會顯示與 [拼字及文法檢查] 對話方塊相同的選項？

    例如，如果有項目被標示出來，但是文法校對工具卻沒有提供建議，可用的選項就只有略過 (這有可能造成其他錯誤的遺漏)，或是按一下 [文法] 指令來叫用 [拼字及文法檢查] 對話方塊。

    針對背景模式 (波浪底線) 而言，文法校對工具使用的是簡化介面。如果您想要檢視句子中所有可能的錯誤，就必須要按一下捷徑功能表上的 [文法]。
  14. 為什麼一些常被混淆的字只能以單一方向運作？

    例如，文法校對工具會將「flea」和「flee」兩個字標示成經常造成混淆的字，但是對於「your」和「your're」這一對字，只有「your」會標示為經常造成混淆的字。

    文法校對工具在處理一些經常造成混淆的成對字時，會以單一方向方式處理，是為了幫助剖析器簡化問題。文法校對工具的處理方式，是為了降低標示並非真正有文法錯誤的物件數量。
  15. 當句子被標示為太長時，為什麼文法校對工具不會提供其他的建議？

    無論是對人或是對文法校對工具而言，冗長的句子通常都較難理解。文法校對工具無法精密到能夠檢查冗長句子的文法錯誤。如果您對冗長句子的正確性沒有把握，您應該將句子分割成數個較簡短的句子。
  16. 為什麼檢查校對工具會忽略引號內所包含的文字？

    文法校對工具認為直接引文的文字，是不應該受檢的。
  17. 為什麼文法校對工具會忽略像是頁首、頁尾和註解等子文件的文字？

    根據預設，文法校對工具不會分析頁首、頁尾或是註解中的文字。頁首和頁尾通常不會包含完整的句子。同樣地，註解可能是由片斷的句子所構成，因此不適合進行文法校對。
  18. 為什麼我無法變更文法和書寫樣式選項的預設值 (例如句子的長短)？

    這些預設值是內建的文法和書寫樣式。文法和書寫樣式內建的預設值包含：
    • 句子的長短
    • 連續的名詞
    • 連續的介係詞片語
    • 不定詞的文字
    下表列出內建於文法和書寫樣式的預設值。
    摺疊此表格展開此表格
    樣式選項內建設定
    句子的長短60 個字
    連續的名詞多於 3 個
    連續的介係詞片語多於 3 個
    不定詞的文字多於 1 個
  19. 文法統計資料是什麼意思？

    Microsoft Word 完成拼字和文法檢查之後，會顯示文件的可讀性資訊，包括可讀性分數 (請參閱問題 20)。每個可讀性分數的評分方式，都是基於每個字的平均音節數目以及每個句子的平均字數。

    文字是以 100 為滿分的標準來進行評量；分數越高，就越容易閱讀明瞭。對於大部分的標準文件而言，目標分數大約在 60 到 70 分之間。
  20. 這些統計資料採用什麼樣的公式？

    Flesch Reading Ease 分數

    Flesch Reading Ease 分數的公式為：
    206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)
    其中：

    ASL = 句子平均長短 (字數除以句子數)

    ASW = 每個字的平均音節數 (音節數除以字數)

    Flesch-Kincaid Grade Level 分數

    Flesch-Kincaid Grade Level 分數是以美國小學程度為基礎來評分文字。例如，8.0 分表示八年級 (初二) 的學生可以理解此文件。對於大部分的標準文件而言，目標分數大約在 7.0 到 8.0 分之間。

    Flesch-Kincaid Grade Level 分數的公式為：
    (.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59
    其中：

    ASL = 句子平均長短 (字數除以句子數)

    ASW = 每個字的平均音節數 (音節數除以字數)
  21. 誰會使用這些閱讀標準？

    許多政府單位會要求特定文件或表格需要符合特定的可讀性標準。例如，美國的某些州會要求保險表格需要符合特定的可讀性分數。
  22. 文法字典中有多少個字和片語？

    文法字典中大約包含 99,000 個字尾尚未變化的字和片語 (也就是說，此數字不包含像是「went」和「children」...等等的字，因為這些是「go」和「child」的變化字)。
  23. 文法字典的參考來源為何？

    文法字典的參考來源包括《Longman Dictionary of Contemporary English》和《American Heritage Dictionary of the English Language》第三版。
  24. 英文文法校對工具在執行英式英文 (U.K. English) 文字和美式英文 (U.S. English) 文字的校對時，有什麼不同？

    英式英文和美式英文的校對，主要不同於兩個語言之間在拼字上的差異。例如，是「colour」而不是「color」。這些差異是不會影響文法的。

    大部分的文法規則都適用於所有的英文文字 (美式和英式)。然而，取決於所選取的語言，有少數的文法規則會不一樣：
    • 英式英文中常用到的複數前置修飾詞，在英式英文中是不會被標示出來的，但是在美式英文中就會被標示出來。
    • 集合名詞為主詞時，動詞會以複數型態出現，這符合英式英文的主詞與動詞一致性規則，因此不會在英式英文中被標示出來，但是會在美式英文中被標示出來。請參閱下列範例：
    The team are planning to mobilize soon.
  25. 為什麼有些解說看起來與所標示的錯誤無關？

    例如，在
    Lets go home now.
    句子中，文法校對工具的解說當中並沒有特別提到令人混淆的 lets 和 let's。

    文法解說是為涵蓋每個規則中最一般性的情況，以避免螢幕上的文字過度擁擠。
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