Artikel-id: 294683 - Få vist de produkter, som denne artikel refererer til.
Du kan finde en Microsoft Word 2000-version af denne artikel under 212329.
Du kan finde en Microsoft Word 97-version af denne artikel under 141922.
Udvid alle | Skjul alle

På denne side

Sammenfatning

Denne artikel beskriver, hvordan funktionen Brevfletning bruges til at oprette standardbreve i Microsoft Word.

Flere oplysninger om udførelse af andre typer brevfletning, om fletning med andre typer data og om problemløsning finder du ved at gennemse listen over artikler i afsnittet Referencer.

Du kan se en beskrivelse af de termer, der bruges i denne artikel, i afsnittet Ordliste.

Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du opretter et standardbrev, vedhæfter det til en datakilde, formaterer det og fletter dokumenterne.

Start på brevfletning

Start på brevfletning. Det kan du gøre ved at benytte én af følgende fremgangsmåder, afhængigt af hvilken version af Word du kører.

Microsoft Word 2002

Klik på Breve og forsendelser, og klik derefter på Guiden Brevfletning i menuen Funktioner.

Microsoft Office Word 2003

Klik på Breve og forsendelser, og klik derefter på Brevfletning i menuen Funktioner.

Microsoft Office Word 2007

Klik på Start brevfletning, og klik derefter på guiden Trinvis brevfletning under fanen Forsendelser.

Vælg dokumenttype

  1. I opgaveruden Brevfletning skal du klikke på Breve. Dermed får du mulighed for at sende breve til en gruppe personer og tilpasse den endelige version af brevet, som hver person modtager.
  2. Klik på Næste: Udgangsdokument.

Vælg udgangsdokument

  1. Klik på en af følgende indstillinger:
    • Brug det aktuelle dokument: Brug det aktuelle åbne dokument som hoveddokument.
    • Start med en skabelon: Vælg en af de brevfletningsskabeloner, der er klar til brug.
    • Start med eksisterende dokument: Åbn et eksisterende dokument, og brug det som hoveddokumentet for brevfletningen.
  2. I opgaveruden Brevfletning skal du klikke på Næste: Vælg modtagere.

Valg af modtagere

Når du åbner eller opretter en datakilde ved hjælp af guiden Brevfletning, får Word besked om at bruge et bestemt sæt variable oplysninger til fletningen. Brug en af de følgende metoder til at vedhæfte hoveddokumentet til datakilden.

Metode 1: Brug en eksisterende datakilde

Hvis du vil bruge en eksisterende datakilde, skal du følge disse trin:
  1. Klik på Brug en eksisterende liste i opgaveruden Brevfletning.
  2. Klik på Gennemse i afsnittet Brug en eksisterende liste.
  3. Marker den fil, der indeholder de ønskede variable oplysninger, i dialogboksen Vælg datakilde, og klik derefter på Åbn.

    Bemærk! Hvis datakilden ikke vises på listen over filer, skal du vælge det relevante drev og den relevante mappe. Vælg evt. den korrekte indstilling på listen Alle datakilder. Marker filen, og klik derefter på Åbn.

    Word viser dialogboksen Brevfletning ? modtagere. Du kan sortere og redigere data, hvis du vil.
  4. Klik på OK for at vende tilbage til hoveddokumentet.
  5. Gem hoveddokumentet.

    Når du gemmer hoveddokumentet på dette tidspunkt, gemmer du også datakilden og vedhæfter den til hoveddokumentet.
  6. Skriv det navn, du vil tildele hoveddokumentet, og klik derefter på Gem.

Metode 2: Brug navne på listen over kontaktpersoner i Microsoft Outlook

  1. Hvis du vil bruge listen over kontaktpersoner i Outlook, skal du følge disse trin: Klik på Næste: Vælg modtagere i opgaveruden Brevfletning.
  2. Klik på Vælg fra kontaktpersoner i Outlook.
  3. Klik på Mappen Kontaktpersoner i afsnittet Vælg fra Kontaktpersoner i Outlook.
  4. I dialogboksen Vælg mappe med liste over kontaktpersoner skal du vælge den ønskede mappe til kontaktpersoner i Outlook, og derefter klikke på OK.

    Word viser dialogboksen Brevfletning ? modtagere. Du kan sortere og redigere data, hvis du vil.
  5. Klik på OK for at vende tilbage til hoveddokumentet.

Metode 3: Opret en database over navne og adresser

Følg disse trin for at oprette en ny database:
  1. I opgaveruden Brevfletning skal du klikke på Næste: Vælg modtagere.
  2. Klik på Skriv en ny liste.
  3. Klik på Opret.

    Dialogboksen Ny adresseliste vises. I denne dialogboks skal du angive adresseoplysningerne for hver post. Hvis der ikke findes oplysninger til et bestemt felt, skal du lade boksen være tom.

    Word springer som standard tomme felter over. Fletningen påvirkes derfor ikke, hvis der er tomme poster i dataformularen. Dette sæt af oplysninger i hver formular udgør én datapost.
  4. Når du har skrevet oplysningerne til en post, skal du klikke på Ny post for at flytte til næste post.

    Klik på Slet post for at slette en post. Klik på Søg efter post for at søge efter en bestemt post. Klik på Tilpas for at tilpasse listen. I dialogboksen Tilpas adresseliste kan du tilføje, slette, omdøbe og ændre rækkefølgen på fletfelterne.
  5. Klik på OK i dialogboksen Ny adresseliste. Skriv det navn, du vil give datakilden, i feltet Filnavn i dialogboksen Gem adresseliste, og klik derefter på Gem.
  6. Foretag eventuelle ændringer i dialogboksen Brevfletning ? modtagere, og klik derefter på OK.
  7. Klik på Næste: Skriv brevet for at afslutte opsætningen af brevet.
  8. Gem hoveddokumentet.

    Når du gemmer hoveddokumentet på dette tidspunkt, gemmer du også datakilden og vedhæfter den til hoveddokumentet.
  9. Skriv det navn, du vil tildele hoveddokumentet, og klik derefter på Gem.
Hvis du vil gå videre til næste trin, skal du klikke på Næste: Skriv brevet.

Skrivning af brevet

I dette trin angiver du indstillinger for hoveddokumentet.
  1. Skriv eller tilføj eventuel tekst og grafik, som du vil medtage i brevet.
  2. Tilføj feltkoderne, hvor de variable oplysninger skal vises. I opgaveruden Brevfletning har du fire indstillinger:
    • Adresseblok: Brug denne indstilling til at indsætte en formateret adresse.
    • Hilsen: Brug denne indstilling til at indsætte en formateret hilsen.
    • Elektronisk frankering: Brug denne indstilling til at indsætte elektronisk frankering.

      Bemærk! Denne valgmulighed kræver, at du har installeret et frankeringsprogram på computeren.
    • Flere elementer: Brug denne indstilling til at indsætte individuelle fletfelter. Når du klikker på Flere elementer, vises dialogboksen Indsæt fletfelt.

      Bemærk! Kontrollér, at markøren befinder sig der, hvor du vil indsætte oplysningerne fra din datakilde, før du klikker på Flere elementer.

      I dialogboksen Indsæt fletfelt skal du klikke på det fletfelt, som du vil bruge, og derefter klikke på Indsæt.

      Bemærk! Du kan indsætte alle dine felter og derefter gå tilbage og tilføje eventuelle mellemrum eller tegnsætningstegn. Du kan også indsætte et felt ad gangen, lukke dialogboksen Indsæt fletfelter, tilføje eventuelle ønskede mellemrum eller tegnsætningstegn og derefter gentage dette trin for hvert yderligere fletfelt, som du vil indsætte. Du kan også formatere (anvende fed eller kursiv formatering til) fletfelterne ligesom i en almindelig tekst.
  3. Når du er færdig med at redigere hoveddokumentet, skal du klikke på Gem eller Gem som i menuen Filer.

    Bemærk! I Word 2007 skal du klikke på Microsoft Office-knappen og derefter klikke på Gem eller Gem som.

    Navngiv filen, og klik derefter på Gem. Hvis du vil gå videre til næste trin, skal du klikke på Næste: Gennemse brevene.

Gennemsyn af brevene

I dette trin får du mulighed for at gennemse de flettede data brev for brev. Du kan også foretage ændringer af din modtagerliste eller tilpasse hvert enkelt brev.

Hvis du vil gå videre til næste trin, skal du klikke på Næste: Afslut brevfletningen.

Afslutning af brevfletningen

I dette trin flettes de variable oplysninger med standardbrevet. Du kan udskrive fletresultatet ved at bruge en af følgende valgmuligheder:
  • Udskriv: Vælg denne mulighed, hvis du vil sende det flettede dokument direkte til printeren. Du kan ikke få dokumentet at se på skærmen.

    Hvis du klikker på Udskriv, vises dialogboksen Flet til printer. I dialogboksen Flet til printer kan du vælge, hvilke poster der skal flettes. Hvis du klikker på OK, vises dialogboksen Udskriv. Klik på Udskriv for at udskrive fletdokumentet.
  • Rediger enkelte breve: Vælg denne indstilling for at få vist det flettede dokument på skærmen.

    Hvis du klikker på Rediger enkelte breve, vises dialogboksen Flet til nyt dokument. I dialogboksen Flet til nyt dokument kan du vælge, hvilke poster der skal flettes. Hvis du klikker på OK, flettes dokumenterne til et nyt Word-dokument.

    Du kan udskrive filen ved at klikke på Udskriv i menuen Filer.

    Bemærk! I Word 2007 skal du klikke på Microsoft Office-knappen og derefter klikke på Udskriv.

Yderligere ressourcer

Se supportressourcer til brevfletning i Word for at få hjælp til fejlfinding. Det kan du gøre på følgende Microsoft-websted:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

Ordliste

Adresseliste: En adresseliste er en fil, der indeholder de data, der varierer i hver kopi af det flettede dokument. En datakilde kan f.eks. omfatte navn og adresse på hver modtager af et standardbrev.

Standard: Generelle oplysninger, der gentages i hvert standardbrev, på hver adresseetiket og konvolut eller i hvert katalog.

Datafelt: En kategori af oplysninger i en datakilde. Et datafelt svarer til én kolonne med oplysninger i datakilden. Navnet på hvert datafelt vises i den første række (kolonneoverskriften) i datakilden. Postnummer og Efternavn er eksempler på datafeltnavne.

Datapost: Et helt sæt af relaterede oplysninger i en datakilde. En datapost svarer til én række oplysninger i datakilden. Alle oplysninger om en enkelt kunde på en adresseliste over kunder er et eksempel på en datapost.

Afgrænset fil: En tekstfil med datafelter, der er separeret (eller afgrænset) af tabulatortegn eller semikoloner, og dataposter, der er afgrænset af afsnitstegn.

Kolonneoverskrift: Den første række (eller post) i en datakilde i forbindelse med brevfletning. Kolonneoverskriften indeholder feltnavnene for oplysningskategorierne i datakilden, f.eks. Navn og By. Kolonneoverskriften kan også lagres i et separat dokument, der kaldes datakontrolkilden.

Hoveddokument: Det dokument i en brevfletning, der indeholder den tekst og grafik, der er ens i hver version af det flettede dokument, f.eks. afsenderadressen og brødteksten i et standardbrev.

Fletfelt: En pladsholder, som du indsætter i hoveddokumentet. Fletfelter giver Microsoft Word besked om, hvor bestemte oplysninger fra datakilden skal indsættes. Indsæt f.eks. fletfeltet By for at få Word til at indsætte et bynavn, f.eks. Paris, der er gemt i datafeltet By.

Flettet dokument: Det dokument, der bliver oprettet ved at flette dataene fra datakilden med hoveddokumentet.

Referencer

Yderligere oplysninger om brevfletning i Word finder du ved at klikke på følgende artikelnumre for at få vist artiklerne i Microsoft Knowledge Base:
294684 Sådan bruges brevfletning til at oprette adresseetiketter i Word 2002 og i nyere versioner af Word
290408 Ofte stillede spørgsmål om brevfletning i Word 2002
290966 Hvordan oprettes en brugerdefineret etiket, eller hvordan ændres en eksisterende etiket i Word?
294685 Hvordan bruges brevfletning til at oprette konvolutter i Word 2002 og i nyere versioner af Word?
294686 Hvordan bruges brevfletning til at oprette en liste efter kategori i Word 2002 og i nyere versioner af Word?
294693 Hvordan bruges brevfletning til at oprette en adresseliste i Word 2002 og i nyere versioner af Word?
294694 Hvordan bruges brevfletning til at oprette e-mails i Word 2002 og i nyere versioner af Word?
294695 Hvordan bruges brevfletning til at oprette faxer i Word 2002 og i nyere versioner af Word?
294697 Hvordan foretages en brevfletning med en liste over kontakter i Outlook i Word 2002 og i nyere versioner af Word?
Bemærk! Dette er en artikel til hurtig udgivelse, som er oprettet direkte i Microsofts supportafdeling. Oplysningerne i artiklen præsenteres som de og behandler aktuelle problemer. Fordi artiklen er blevet udgivet hurtigt, kan der forekomme slåfejl, og artiklen kan blive redigeret uden varsel. Se andre forbehold under Vilkår for anvendelse.

Egenskaber

Artikel-id: 294683 - Seneste redigering: 8. marts 2014 - Redigering: 2.0
Oplysningerne i denne artikel gælder:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard
Nøgleord: 
kbdta kbhowtomaster kbmerge KB294683

Send feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com