Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat surat formulir di Word

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan fitur Gabungan Surat untuk membuat surat formulir di Word.

Untuk informasi tambahan mengenai pelaksanaan jenis gabungan surat lainnya, penggabungan dengan jenis data, dan penyelesaian masalah, tinjaulah daftar artikel di bagian Referensi.

Untuk penjelasan tentang syarat yang digunakan di dalam artikel ini, lihat bagian Daftar Kata.

Prosedur berikut menjelaskan cara membuat surat formulir, melampirkannya ke sumber data, memformatnya, dan menggabungkan dokumen.

Mulai gabungan surat

Mulai gabungan surat. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah ini, sesuai untuk versi Word yang sedang Anda jalankan.

Microsoft Word 2002

Di menu Alat, klik Surat, kemudian klik Penuntun Gabungan Surat.

Microsoft Office Word 2003

Pada menu Alat, klik Surat, kemudian klik Gabung Surat.

Microsoft Office Word 2007

Pada tab Surat, klik Mulai Gabung Surat, kemudian klik Penuntun Gabungan Surat Setahap Demi Setahap.

Pilih jenis dokumen

1. Di kaca tugas Gabung Surat, klik Surat. Tindakan ini akan mengizinkan Anda untuk mengirim surat ke grup orang dan mempersonalisasikan hasil surat yang setiap orang terima.
2. Klik Selanjutnya: Memulai dokumen.

Pilih memulai dokumen

1. Klik salah satu dari opsi berikut ini:
   • Gunakan dokumen aktif: Gunakan dokumen terbuka yang aktif sebagai dokumen utama Anda.
   • Mulai dari template: Pilih salah satu template gabungan surat siap digunakan.
   • Mulai dari dokumen yang ada: Buka dokumen yang ada untuk menggunakan dokumen utama gabungan surat Anda.
2. Di kaca tugas Gabung Surat, klik Selanjutnya: Pilih penerima.

Pilih penerima

Ketika Anda membuka atau membuat sumber data menggunakan Penuntun Gabungan Surat, maka Anda memberitahu Word untuk menggunakan pengaturan khusus informasi variabel gabungan. Gunakan salah satu metode berikut untuk melampirkan dokumen utama ke sumber data.

Metode 1: Gunakan sumber data yang ada

Untuk menggunakan sumber data yang ada, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di kaca tugas Gabung Surat, klik Gunakan daftar yang ada.
2. Di bagian Gunakan daftar yang ada, klik Browse.
3. Di kotak dialog Pilih Sumber Data, pilih berkas yang berisi informasi variabel yang ingin Anda gunakan, kemudian klik Buka.
   
   Catatan Jika sumber data tidak terdaftar di daftar berkas, pilih drive dan map yang sesuai. Bila perlu, pilih opsi yang sesuai di daftar Semua Sumber Data. Pilih berkas, kemudian klik Buka.
   
   Word memunculkan kotak dialog Penerima Gabungan Surat. Anda bisa menyortir dan mengedit data jika Anda ingin.
4. Klik OK untuk mengembalikan dokumen utama.
5. Simpan dokumen utama.
   
   Pada saat Anda menyimpan dokumen utama di bagian ini, Anda juga menyimpan sumber data dan melampirkan sumber data ke dokumen utama.
6. Ketik nama yang ingin Anda beri ke dokumen utama Anda, kemudian klik Simpan.

Metode 2: Gunakan nama dari Daftar Kontak Outlook Microsoft

Untuk menggunakan daftar Kontak Outlook, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di kaca tugas Gabung Surat, klik Selanjutnya: Pilih penerima.
2. Klik Pilih dari kontak Outlook.
3. Di bagian Pilih dari kontak Outlook, klik Pilih Map Kontak.
4. Di kotak dialog Pilih Map Daftar Kontak, pilih map kontak Outlook yang Anda inginkan, kemudian klik OK.
   
   Word memunculkan kotak dialog Penerima Gabungan Surat. Anda bisa menyortir dan mengedit data jika Anda ingin.
5. Klik OK untuk mengembalikan dokumen utama.

Metode 3: Buat database nama dan alamat

Untuk membuat database baru, ikuti langkah-langkah ini:

1. Di kaca tugas Gabung Surat, klik Selanjutnya: Pilih Penerima.
2. Klik Ketik daftar baru.
3. Klik Buat.
   
   Kotak dialog Daftar Alamat Baru muncul. Di kotak dialog, masukkan informasi alamat untuk setiap dokumen. Jika tidak terdapat informasi untuk kolom tertentu, biarkan kotak kosong.
   
   Dengan default, Word dapat meloncati kolom yang kosong. Oleh karena itu, gabungan tidak terpengaruh jika entri yang kosong berada di formulir data. Pengaturan informasi di setiap bentuk membuat satu dokumen data.
4. Setelah Anda mengetik informasi untuk dokumen, klik Entri Baru untuk memindahkan ke dokumen selanjutnya.
   
   Untuk menghapus dokumen, klik Hapus Entri. Untuk mencari dokumen khusus, klik Temukan Entri. Untuk mengkustomisasi daftar Anda, klik Ubah. Di kotak dialog Ubah Daftar Alamat, Anda bisa menambah, menghapus, mengubah nama, dan mengatur kembali kolom gabungan.
5. Di dalam kotak dialog Daftar Alamat Baru, klik OK. Di kotak dialog Simpan Daftar Alamat, ketik nama yang ingin Anda beri ke sumber data Anda di kotak Nama berkas, kemudian klik Simpan.
6. Di kotak dialog Penerima Gabungan Surat, buat perubahan yang Anda inginkan, kemudian klik OK.
7. Klik Selanjutnya: Tulis surat Anda untuk menyelesaikan pengaturan surat Anda.
8. Simpan dokumen utama.
   
   Pada saat Anda menyimpan dokumen utama di bagian ini, Anda juga menyimpan sumber data dan melampirkan sumber data ke dokumen utama.
9. Ketik nama yang ingin Anda beri ke dokumen utama Anda, kemudian klik Simpan.

Untuk melanjutkan langkah selanjutnya, klik Selanjutnya: Tulis surat Anda.

Tulis surat Anda

Di dalam langkah ini, Anda dapat mengatur dokumen utama Anda.

1. Ketik atau tambah teks dan grafis manapun yang ingin Anda sertakan di dalam surat Anda.
2. Tambah kode kolom di mana Anda ingin memunculkan informasi variabel. Di kaca tugas Gabung Surat, Anda memiliki empat opsi:
   • Blok alamat: Gunakan opsi ini untuk menyisipkan alamat yang telah diformat.
   • Baris ucapan: Gunakan opsi ini untuk menyisipkan salam pembukaan yang telah diformat.
   • Perangko elektronik: Gunakan opsi ini untuk menyisipkan perangko elektronik.
     
     Catatan Opsi ini mengharuskan Anda memiliki program perangkat lunak perangko yang diinstal di komputer.
   • Lebih banyak item: Gunakan opsi ini untuk menyisipkan setiap kolom gabungan. Ketika Anda mengklik Lebih Banyak Item, kotak dialog Sisipkan Kolom Gabungan muncul.
     
     Catatan Pastikan kursor Anda adalah yang ingin Anda sisipkan informasi dari sumber data Anda sebelum Anda mengklik Lebih Banyak Item.
     
     Di kotak dialog Sisipkan Kolom Gabungan, klik kolom gabungan yang ingin Anda gunakan, kemudian klik Sisipkan.
     
     Catatan Anda bisa menyisipkan semua kolom kemudian kembali dan menambah ruang atau tanda baca manapun. Selain itu, Anda bisa menyisipkan satu kolom sekali waktu, tutup kotak dialog Sisipkan Kolom Gabungan, tambah ruang atau tanda baca mana pun yang Anda inginkan, kemudian ulangi langkah ini untuk masing-masing kolom gabungan tambahan yang ingin Anda sisipkan. Anda juga bisa memformat (menggunakan format tebal dan miring) kolom gabungan, seperti halnya teks biasa.
3. Ketika Anda selesai mengedit dokumen utama, klik Simpan atau Simpan Sebagai di menu Berkas.
   
   Catatan Di Word 2007, klik Tombol Microsoft Office, kemudian klik Simpan atau Simpan Sebagai.
   
   Namai berkas tersebut, kemudian klik Simpan. Untuk melanjutkan langkah selanjutnya, klik Selanjutnya: Pratinjau surat Anda.

Pratinjau surat Anda

Langkah ini membolehkan Anda untuk mempratinjau satu surat data gabungan Anda dalam satu kesempatan. Anda juga bisa membuat perubahan untuk daftar penerima atau mempersonalisasikan setiap surat.

Untuk melanjutkan langkah selanjutnya, klik Selanjutnya: Menyelesaikan gabungan.

Menyelesaikan gabungan

Langkah ini dapat menggabungkan informasi variabel dengan surat formulir. Anda dapat mengoutput hasil gabungan menggunakan opsi berikut ini:

• Mencetak: Pilih opsi ini untuk mengirim dokumen yang sudah digabung secara langsung ke printer. Anda tidak akan bisa melihat dokumen di layar.
  
  Ketika Anda mengklik Mencetak, kotak dialog Gabung ke Printer muncul. Di kotak dialog Gabung ke Printer, Anda bisa memilih dokumen mana yang akan digabung. Ketika Anda mengklik OK, kotak dialog Mencetak muncul. Klik Mencetak untuk mencetak dokumen gabungan.
• Edit setiap surat: Pilih opsi ini untuk menampilkan dokumen yang telah digabung di layar.
  
  Ketika Anda mengklik Edit setiap surat, kotak dialog Gabung ke Dokumen Baru muncul. Di kotak dialog Gabung ke Dokumen Baru, Anda bisa memilih dokumen mana yang akan digabung. Ketika Anda mengklik OK, dokumen digabung ke dokumen Word baru.
  
  Untuk mencetak berkas, di menu Berkas, klik Mencetak.
  
  Catatan Di Word 2007, klik Tombol Microsoft Office, kemudian klik Mencetak.

Sumber tambahan

Untuk memecahkan masalah, lihat Sumber Dukungan Gabungan Surat Word. Untuk melakukannya, kunjungi Web site Microsoft berikut:

Daftar Kata

Daftar alamat: Daftar alamat adalah berkas yang berisi data berbeda-beda di setiap salinan dokumen yang telah digabung. Sebagai contoh, sumber data dapat mencakup nama dan alamat setiap penerima surat formulir.

Boilerplate: Informasi umum yang diulangi di setiap surat formulir, label surat, amplop, atau direktori (katalog).

Kolom data: Kategori informasi di sumber data. Kolom data sesuai untuk satu kolom informasi di sumber data. Nama dari setiap data terdaftar di baris pertama (baris awal) sumber data. "Kode Pos" dan "Nama Belakang" adalah contoh dari nama kolom data.

Dokumen data: Seperangkat informasi terkait yang lengkap di sumber data. Dokumen data sesuai untuk satu baris informasi di sumber data. Semua informasi tentang satu klien di daftar surat klien adalah contoh dokumen data.

Berkas terbatas: Berkas teks yang memiliki kolom data terpisah (atau terbatas) dengan karakter tab atau koma, dan dokumen data yang dibatasi dengan tanda paragraf.

Baris awal: Baris pertama (atau dokumen) di sumber data gabungan surat. Baris awal berisi nama kolom untuk kategori informasi di sumber data; misalnya, "Nama" dan "Kota." Baris awal dapat juga disimpan dengan dokumen terpisah yang disebut sumber awal.

Dokumen utama: Pada operasi gabungan surat, dokumen yang berisi teks dan grafis yang tetap sama untuk setiap versi dokumen yang digabung; sebagai contoh, alamat kembali dan badan surat formulir.

Kolom gabungan: Porsi tempat yang Anda sisipkan di dokumen utama. Kolom gabungan memberitahu Microsoft Word letak untuk menyisipkan informasi khusus dari sumber data. Sebagai contoh, sisipkan kolom gabungan "Kota" untuk menyisipkan nama kota di Word, seperti "Paris," yang disimpan di kolom data Kota.

Dokumen gabungan: Dokumen yang dibuat dengan menggabungkan data dari sumber data ke dokumen utama.

Untuk informasi lebih lanjut tentang gabungan surat Word, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel pada Basis Pengetahuan Microsoft: