Word 2002에서 편지 병합 기능을 사용하여 양식 편지를 만드는 방법

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이 문서에서는 Microsoft Word에서 편지 병합 기능을 사용하여 양식 편지를 만드는 방법에 대해 설명합니다.

다른 종류의 편지 병합 수행, 다른 종류의 데이터와의 병합 및 문제 해결에 대한 자세한 내용은 이 문서의 절에 나와 있는 문서 목록을 참조하십시오.

이 문서에서 사용되는 용어에 대한 설명은 이 문서의 절을 참조하십시오.

다음 절차에서는 양식 편지를 만들어 데이터 원본에 첨부하고 서식을 지정하며 문서를 병합하는 방법을 보여 줍니다.

시작

사용할 상용구 텍스트가 들어 있는 문서가 있을 경우 문서를 엽니다. 새 양식 편지를 만들려면 표준 도구 모음에서 새로 만들기 단추를 누릅니다.
도구 메뉴에서 편지 및 우편물을 가리킨 다음 편지 병합 마법사를 누릅니다.

6단계 중 1단계: 문서 종류 선택

편지 병합 작업창에서 편지를 누릅니다. 이렇게 하면 여러 사람에게 편지를 보내고, 받는 사람에 따라 편지 내용을 다르게 설정할 수 있습니다.
다음: 문서 시작하기를 누릅니다.

6단계 중 2단계: 시작 문서 선택

다음 세 옵션 중 하나를 선택합니다.
- 현재 문서 사용: 현재 열린 문서를 주 문서로 사용합니다.
- 서식 파일에서 시작: 미리 준비된 편지 병합 서식 파일 중 하나를 선택합니다.
- 기존 문서에서 시작: 기존 문서를 열어 편지 병합 주 문서로 사용합니다.
편지 병합 작업창에서 다음: 받는 사람 선택을 누릅니다.

6단계 중 3단계: 받는 사람 선택

편지 병합 마법사를 사용하여 데이터 원본을 열거나 만들 때 특정한 변수 정보의 집합을 병합에 사용하도록 Word에 지시합니다. 다음 방법 중 하나를 사용하여 주 문서를 데이터 원본에 첨부합니다.

방법 1: 기존 데이터 원본을 사용하는 경우

기존 데이터 원본을 사용하려면 다음과 같이 하십시오.

편지 병합 작업창에서 기존 목록 사용을 누릅니다.
기존 목록 사용 구역에서 찾아보기를 누릅니다.
데이터 원본 선택 대화 상자에서 사용할 변수 정보가 들어 있는 파일을 선택한 다음 열기를 누릅니다.

참고: 데이터 원본이 파일 목록에 나열되지 않으면 적절한 드라이브와 폴더를 선택합니다. 필요한 경우 파일 형식 목록에서 적절한 옵션을 선택합니다. 파일을 선택한 다음 열기를 누릅니다.

Word에서 편지 병합 받는 사람 대화 상자가 표시됩니다. 원하면 데이터를 정렬하거나 편집할 수 있습니다.
확인을 눌러 주 문서로 돌아옵니다.

편지 병합 도구 모음을 확인합니다.
주 문서를 저장합니다.

지금 주 문서를 저장하면 데이터 원본도 저장되고 주 문서에 첨부됩니다.
주 문서에 사용할 이름을 입력한 다음 저장을 누릅니다.

방법 2: Outlook 연락처 목록의 이름을 사용하는 경우

Outlook 연락처 목록을 사용하려면 다음과 같이 하십시오.

편지 병합 작업창에서 다음: 받는 사람 선택을 누릅니다.
Outlook 연락처에서 선택을 누릅니다.
Outlook 연락처에서 선택 구역에서 Outlook 연락처에서 선택을 누릅니다.
연락처 목록 폴더 선택 대화 상자에서 사용할 Outlook 연락처 폴더를 선택한 다음 확인을 누릅니다.

Word에서 편지 병합 받는 사람 대화 상자가 표시됩니다. 원하면 데이터를 정렬하거나 편집할 수 있습니다.
확인을 눌러 주 문서로 돌아옵니다.

방법 3: 처음으로 이름과 주소를 입력하는 경우

새 데이터베이스를 만들려면 다음과 같이 하십시오.

편지 병합 작업창에서 다음: 받는 사람 선택을 누릅니다.
새 목록 입력을 누릅니다.
만들기를 누릅니다.

새 주소 목록 대화 상자가 나타납니다. 이 대화 상자에 각 레코드의 주소 정보를 입력합니다. 특정 필드에 해당하는 정보가 없으면 상자를 비워둡니다. 기본적으로 Word는 빈 필드는 건너 뛰므로 빈 항목이 데이터 양식에 있어도 병합에는 영향을 미치지 않습니다. 각 양식에 있는 정보는 하나의 데이터 레코드를 구성합니다.
레코드 정보를 입력한 후에 새 항목을 눌러 다음 레코드로 이동합니다. 레코드를 삭제하려면 항목 삭제를 누릅니다. 특정 레코드를 검색하려면 항목 찾기를 누릅니다. 레코드를 필터링하거나 정렬하려면 필터 및 정렬을 누릅니다.

참고: 주소 목록을 사용자 지정하려면 사용자 지정을 누릅니다. 주소 목록 사용자 지정 대화 상자에서 병합 필드를 추가하고, 삭제하고, 이름을 바꾸고, 순서를 바꿀 수 있습니다.
새 주소 목록 대화 상자에서 닫기를 누릅니다. 주소 목록 저장 대화 상자의 파일 이름 상자에 데이터 원본에 사용할 이름을 입력한 다음 저장을 누릅니다.
편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 원하는 항목을 변경한 다음 확인을 누릅니다.
다음: 편지 작성을 눌러 편지 설정을 마칩니다.

편지 병합 도구 모음이 나타납니다.
주 문서를 저장합니다.

지금 주 문서를 저장하면 데이터 원본도 저장되고 주 문서에 첨부됩니다.
주 문서에 사용할 이름을 입력한 다음 저장을 누릅니다.

다음 단계로 진행하려면 다음: 편지 작성을 누릅니다.

6단계 중 4단계: 편지 작성

이 단계에서는 주 문서를 설정합니다.

편지에 포함할 텍스트와 그래픽을 입력하거나 추가합니다.
변수 정보를 나타낼 필드 코드를 추가합니다. 편지 병합 작업창에는 5가지 옵션이 있습니다.
- 주소 블록: 기본 제공 주소를 삽입하는 데 사용합니다.
- 인사말: 기본 제공 인사말을 삽입하는 데 사용합니다.
- 전자 우표: 전자 우표를 삽입하는 데 사용합니다.
  
  참고: 이 옵션을 사용하려면 우표 소프트웨어 프로그램이 컴퓨터에 설치되어 있어야 합니다.
- 바코드 삽입: 우편 번호 바코드를 삽입하는 데 사용합니다.
- 기타 항목: 개별 병합 필드를 삽입합니다. 기타 항목을 누르면 병합 필드 삽입 대화 상자가 나타납니다. 기타 항목을 누르기 전에 데이터 원본의 정보를 삽입할 위치에 커서가 있는지 확인하십시오. 병합 필드 삽입 대화 상자에서 사용할 병합 필드를 누른 다음 삽입을 누릅니다.
  
  참고: 모든 필드를 삽입한 다음 다시 돌아가 공백이나 문장 부호를 삽입할 수 있습니다. 또는 한 번에 한 개의 필드를 삽입하고 병합 필드 삽입 대화 상자를 닫고 원하는 공백이나 문장 부호를 추가한 다음 삽입할 각각의 추가 병합 필드에 대해 이 단계를 반복할 수 있습니다. 일반 텍스트와 마찬가지로 굵게 또는 기울임꼴 서식 등의 서식을 병합 필드에 지정할 수도 있습니다.
주 문서 편집을 마치고 난 후에 파일 메뉴에서 저장 또는 다른 이름으로 저장을 누릅니다. 파일 이름을 지정한 다음 저장을 누릅니다. 다음 단계로 진행하려면 다음: 편지 미리 보기를 누릅니다.

6단계 중 5단계: 편지 미리 보기

이 단계에서는 병합된 데이터를 한 번에 하나의 편지씩 미리 볼 수 있습니다. 또한 받는 사람 목록을 변경하거나 각 편지를 다르게 설정할 수도 있습니다.

다음 단계로 진행하려면 다음: 병합 완료를 누릅니다.

6단계 중 6단계: 병합 완료

이 단계에서는 변수 정보를 양식 편지와 병합합니다. 다음 옵션 중 하나를 사용하여 병합 결과를 출력할 수 있습니다.

인쇄: 병합된 문서를 프린터로 직접 보내려면 이 옵션을 선택합니다. 화면에서는 문서를 볼 수 없습니다. 인쇄를 누르면 프린터로 출력 대화 상자가 나타납니다. 프린터로 출력 대화 상자에서 병합할 레코드를 선택할 수 있습니다. 확인을 누르면 인쇄 대화 상자가 나타납니다. 인쇄를 눌러 병합 문서를 인쇄합니다.
각각의 편지를 편집: 병합된 문서를 화면에 표시하려면 이 옵션을 선택합니다. 각각의 편지를 편집을 누르면 새 문서로 병합 대화 상자가 나타납니다. 새 문서로 병합 대화 상자에서 병합할 레코드를 선택할 수 있습니다. 확인을 누르면 문서가 새 Word 문서로 병합됩니다. 파일을 인쇄하려면 파일 메뉴에서 인쇄를 누릅니다.

추가 리소스

문제 해결

Word 편지 병합 지원 리소스

http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

(http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge)

(영문)

편지 병합을 사용하여 양식 편지, 우편물 레이블 및 기타 문서 만들기

편지 병합에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 메뉴에서 Microsoft Word 도움말을 누르고 Office 길잡이나 도움말 마법사에서 편지 병합을 입력한 다음 찾기를 눌러 나타나는 항목을 보십시오.

용어

주소 목록: 주소 목록은 병합된 문서의 각 복사본에 따라 다른 데이터가 들어 있는 파일입니다. 예를 들어, 데이터 원본에는 양식 편지를 받는 사람의 이름과 주소가 포함될 수 있습니다.

상용구: 각 양식 편지, 우편물 레이블, 봉투 또는 디렉터리(카탈로그)에 반복되는 일반 정보입니다.

데이터 필드: 데이터 원본에 있는 정보 범주입니다. 데이터 필드는 데이터 원본에 있는 하나의 정보 열에 대응합니다. 각 데이터 필드 이름은 데이터 원본의 첫 번째 행(머리글 행)에 나열됩니다. "PostalCode"와 "LastName"은 데이터 필드 이름의 예입니다.

데이터 레코드: 데이터 원본에 있는 모든 관련 정보입니다. 데이터 레코드는 데이터 원본에 있는 하나의 정보 행에 대응합니다. 클라이언트 메일 그룹에 있는 한 클라이언트에 대한 모든 정보가 데이터 레코드의 예입니다.

구분된 파일: 탭 문자나 쉼표로 구분된 데이터 필드와 단락 기호로 구분된 데이터 레코드가 있는 텍스트 파일입니다.

머리글 행: 편지 병합 데이터 원본에 있는 첫 번째 행 또는 레코드입니다. 머리글 행에는 "이름" 및 "도시"와 같이 데이터 원본에 있는 정보 범주에 대한 필드 이름이 포함됩니다. 머리글 행은 머리글 원본이라고 하는 별도 문서에 저장할 수도 있습니다.

주 문서: 편지 병합 작업에서 병합된 문서의 버전마다 동일하게 유지되는 텍스트와 그래픽(예: 반환 주소 및 양식 편지 본문)이 들어 있는 문서입니다.

병합 필드: 주 문서에 삽입하는 개체 틀입니다. 병합 필드는 Microsoft Word에서 데이터 원본의 특정 정보를 삽입할 위치를 나타냅니다. 예를 들어, 병합 필드 "도시"를 삽입하면 Word에서 도시 데이터 필드에 저장된 "파리"와 같은 도시 이름이 삽입됩니다.

병합 문서: 데이터 원본의 데이터를 주 문서에 병합하여 만든 문서입니다.