ID članka: 294683 - Oglejte si izdelke, na katere se nanaša ta članek.
Za enak postopek v programu Microsoft Word 2000 glejte članek 212329. (Besedilo je morda v angleščini)
Za enak postopek v programu Microsoft Word 97 glejte članek 141922. (Besedilo je morda v angleščini)
Razširi vse | Zmanjšaj

Na tej strani

Povzetek

V tem članku je opisano, kako ustvarite tipska pisma s funkcijo spajanja dokumentov v programu Microsoft Word.

Za dodatne informacije o izvajanju drugih vrst spajanja dokumentov, o spajanju z drugimi vrstami podatkov in odpravljanju težav preglejte seznam člankov v razdelku »Viri«.

Opis izrazov, uporabljenih v tem članku, najdete v razdelku »Besednjak«.

Spodnji postopek opisuje ustvarjanje tipskega pisma, prilaganje viru podatkov, oblikovanje in spajanje dokumentov.

Začetek spajanja dokumentov

Začnite spajanje dokumentov. Pri tem sledite navodilom za svojo različico programa Word.

Microsoft Word 2002

V meniju Orodja kliknite Pisma in pošiljanje in nato Čarovnik za spajanje dokumentov.

Microsoft Office Word 2003

V meniju Orodja kliknite Pisma in pošiljanje in nato Spajanje dokumentov.

Microsoft Office Word 2007

Na zavihku Pošiljanje kliknite Začni spajanje dokumentov in nato Čarovnik za spajanje dokumentov po korakih.

Izberite vrsto dokumenta

  1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Pisma. Tako boste lahko poslali pisma skupini ljudi in prilagodili rezultate pisma, ki ga prejme posamezna oseba.
  2. Kliknite Naprej: Začetni dokument.

Izberite začetni dokument

  1. Kliknite eno od teh možnosti:
    • Uporabi trenutni dokument: Uporabite trenutno odprt dokument kot glavni dokument.
    • Začni iz predloge: Izberite eno od že pripravljenih predlog spajanja dokumentov.
    • Začni iz obstoječega dokumenta: Odprite obstoječ dokument in ga uporabite kot glavni dokument za spajanje dokumentov.
  2. V podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Naprej: Izbira prejemnikov.

Izberite prejemnike

Ko s čarovnikom za spajanje dokumentov odprete ali ustvarite vir podatkov, sporočite programu Word, naj za spajanje uporabi določen nabor spremenljivih podatkov. Če želite priložiti glavni dokument viru podatkov, uporabite enega od spodnjih načinov.

1. način: Uporabite obstoječ vir podatkov

Če želite uporabiti obstoječ vir podatkov, sledite tem korakom:
  1. V podoknu opravil Spajanje dokumentov kliknite Uporabi obstoječ seznam.
  2. V razdelku Uporabi obstoječ seznam kliknite Prebrskaj.
  3. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov izberite datoteko s spremenljivimi podatki, ki jo želite uporabiti, in nato kliknite Odpri.

    Opomba Če vir podatkov ni naveden na seznamu datotek, izberite ustrezen pogon in mapo. Po potrebi izberite ustrezno možnost na seznamu Vsi viri podatkov. Izberite datoteko in nato kliknite Odpri.

    Word prikaže pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov. Če želite, lahko razvrstite in uredite podatke.
  4. Če se želite vrniti v glavni dokument, kliknite V redu.
  5. Shranite glavni dokument.

    Ko shranite glavni dokument, shranite tudi vir podatkov in ga priložite glavnemu dokumentu.
  6. Vnesite ime za glavni dokument in kliknite Shrani.

2. način: Uporabite imena s seznama stikov v programu Microsoft Outlook

Če želite uporabiti Outlookov seznam stikov, sledite tem korakom:
  1. V podoknu opravil »Spajanje dokumentov«, kliknite Naprej: Izbira prejemnikov.
  2. Kliknite Izberi iz Outlookovih stikov.
  3. V razdelku Izberite iz Outlookovih stikov kliknite Izberite mapo s stiki.
  4. V pogovornem oknu Izberite mapo s seznamom stikov izberite želeno Outlookovo mapo s stiki in kliknite V redu.

    Word prikaže pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov. Če želite, lahko razvrstite in uredite podatke.
  5. Če se želite vrniti v glavni dokument, kliknite V redu.

3. način: Ustvarite zbirko podatkov imen in naslovov

Če želite ustvariti novo zbirko podatkov, sledite tem korakom:
  1. V podoknu opravil »Spajanje dokumentov«, kliknite Naprej: Izbira prejemnikov.
  2. Kliknite Vnesi nov seznam.
  3. Kliknite Ustvari.

    Prikaže se pogovorno okno Nov seznam naslovov. V tem pogovornem oknu vnesite podatke o naslovu za vsak zapis. Če za določeno polje nimate podatkov, pustite polje prazno.

    Word privzeto preskoči prazna polja. Prazni vnosi v podatkovnem obrazcu zato ne vplivajo na spajanje. Nabor podatkov v posameznem obrazcu ustvari en podatkovni zapis.
  4. Ko vnesete podatke za zapis, kliknite Nov vnos, da se premaknete na naslednji zapis.

    Če želite izbrisati zapis, klikniteIzbriši vnos. Če želite poiskati določen zapis, klikniteNajdi vnos. Če želite prilagoditi seznam, kliknite Prilagodi. V pogovornem oknu Prilagajanje seznama naslovov lahko dodate, izbrišete, preimenujete ali preuredite spojna polja.
  5. V pogovornem oknu Nov seznam naslovov kliknite V redu. V pogovornem oknu Shrani seznam naslovov v polje Ime datoteke vnesite ime za vir podatkov in kliknite Shrani.
  6. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov naredite želene spremembe in kliknite V redu.
  7. Kliknite Naprej: Napišite pismo, da dokončate nastavitev pisma.
  8. Shranite glavni dokument.

    Ko shranite glavni dokument, shranite tudi vir podatkov in ga priložite glavnemu dokumentu.
  9. Vnesite ime za glavni dokument in kliknite Shrani.
Če želite nadaljevati na naslednji korak, kliknite Naprej: Napišite pismo.

Napišite pismo

V tem koraku nastavite glavni dokument.
  1. Vnesite ali dodajte besedilo in grafike, ki jih želite vključiti v pismo.
  2. Dodajte kode polj, kjer želite prikazati spremenljive podatke. V podoknu opravil Spajanje dokumentov imate štiri možnosti:
    • Naslovni blok: Uporabite to možnost, če želite vstaviti oblikovan naslov.
    • Pozdravna vrstica: Uporabite to možnost, če želite vstaviti oblikovan uvodni pozdrav.
    • Elektronska poštnina: Uporabite to možnost, če želite vstaviti elektronsko poštnino.

      Opomba Če želite uporabiti to možnost, mora biti v računalniku nameščen program za poštnino.
    • Več elementov: Uporabite to možnost, če želite vstaviti posamezna spojna polja. Ko kliknete Več elementov, se prikaže pogovorno okno Vstavljanje spojnega polja.

      Opomba Preden kliknete Več elementov, preverite, ali je kazalnik na mestu, kamor želite vstaviti podatke iz vira podatkov.

      V pogovornem oknu Vstavljanje spojnega polja kliknite spojno polje, ki ga želite uporabiti, nato pa kliknite Vstavi.

      Opomba Vstavite lahko vsa polja, nato pa se vrnete in dodate presledke ali ločila. Vstavite lahko tudi eno polje naenkrat, zaprete pogovorno okno Vstavljanje spojnega polja, dodate želene presledke ali ločila in nato ponovite ta korak za vsako dodatno spojno polje, ki ga želite vstaviti. Spojna polja lahko tudi oblikujete (uporabite krepko ali ležeče oblikovanje), tako kot običajno besedilo.
  3. Ko končate urejanje glavnega dokumenta, v meniju Datoteka kliknite Shrani ali Shrani kot.

    Opomba V programu Word 2007 kliknite gumb Microsoft Office in nato Shrani ali Shrani kot.

    Poimenujte datoteko in nato kliknite Shrani. Če želite nadaljevati na naslednji korak, kliknite Naprej: Predogled pisem.

Oglejte si predogled pisem

V tem koraku si lahko ogledate predogled spojenih podatkov, in sicer za eno pismo naenkrat. Lahko tudi spremenite seznam prejemnikov ali prilagodite posamezna pisma.

Če želite nadaljevati na naslednji korak, kliknite Naprej: Dokončanje spajanja.

Dokončajte spajanje

V tem koraku spojite spremenljive podatke s tipskim pismom. Za pridobivanje rezultata spajanja lahko uporabite eno od spodnjih možnosti:
  • Natisni: Izberite to možnosti, če želite poslati spojen dokument neposredno tiskalniku. Dokumenta si ne boste mogli ogledati na zaslonu.

    Ko kliknete Natisni, se prikaže pogovorno okno Spoji s tiskalnikom. V pogovornem oknu Spoji s tiskalnikom lahko izberete zapise, ki jih želite spojiti. Ko kliknete V redu, se prikaže pogovorno okno Natisni. Kliknite Natisni, da natisnete spojen dokument.
  • Urejanje posameznih pisem: Izberite to možnosti, če želite prikazati spojen dokument na zaslonu.

    Ko kliknete Urejanje posameznih pisem, se prikaže pogovorno okno Spoji v nov dokument. V pogovornem oknu Spoji v nov dokument lahko izberete zapise, ki jih želite spojiti. Ko kliknete V redu, so dokumenti spojeni v nov dokument programa Word.

    Če želite natisniti datoteko, v meniju Datoteka kliknite Natisni.

    Opomba V programu Word 2007 kliknite gumb Microsoft Office in nato Natisni.

Dodatni viri

Za odpravljanje težav glejte vire za podporo za spajanje dokumentov v programu Word. Obiščite to Microsoftovo spletno mesto:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

Besednjak

Seznam naslovov: Seznam naslovov je datoteka s podatki, ki se razlikujejo v posameznih kopijah spojenega dokumenta. Vir podatkov lahko na primer vključuje ime in naslov posameznega prejemnika tipskega pisma.

Standardno besedilo: Splošni podatki, ki se ponavljajo v vseh tipskih pismih, poštnih nalepkah, ovojnicah ali imenikih (katalogih).

Podatkovno polje: Kategorija podatkov v viru podatkov. Podatkovno polje ustreza enemu stolpcu podatkov v viru podatkov. Ime posameznega podatkovnega polja je navedeno v prvi vrstici (vrstici z glavo) vira podatkov. »PoštnaŠtevilka« in »Priimek« sta primera imen podatkovnih polj.

Podatkovni zapis: Celoten nabor povezanih podatkov v viru podatkov. Podatkovni zapis ustreza eni vrstici podatkov v viru podatkov. Vsi podatki o enem odjemalcu na odjemalčevem poštnem seznamu so primer podatkovnega zapisa.

Ločena datoteka: Besedilna datoteka s podatkovnimi polji, ki so ločeni s tabulatorji ali vejicami, in podatkovnimi zapisi, ki so ločeni z oznakami za odstavek.

Vrstica z glavo: Prva vrstica (ali zapis) v viru podatkov za spajanje dokumentov. Vrstica z glavo vsebuje imena polj za kategorije podatkov v viru podatkov, na primer »Ime« in »Mesto«. Vrstico z glavo lahko shranite tudi v ločen dokument, ki se imenuje vir za glavo.

Glavni dokument: V postopku spajanja dokumentov je to dokument, ki vsebuje besedilo in grafike, ki ostanejo enake za vse različice spojenega dokumenta, na primer povratni naslov in telo tipskega pisma.

Spojno polje: Označba mesa, ki jo vstavite v glavni dokument. Spojna polja sporočijo programu Microsoft Word, kam naj vstavi določene podatke iz vira podatkov. Vstavite na primer spojno polje »Mesto« in Word bo vstavil ime mesta, na primer »Pariz«, ki je shranjeno v podatkovnem polju »Mesto«.

Spojen dokument: Dokument, ki je ustvarjen s spajanjem podatkov iz vira podatkov v glavni dokument.

Sklici

Če želite več informacij o spajanju dokumentov v programu Word, kliknite te številke člankov iz Microsoftove zbirke znanja:
294684 Ustvarjanje nalepk z naslovi s spajanjem dokumentov v programu Word 2002 in novejših različicah (Besedilo je morda v angleščini)
290408 Pogosta vprašanja o spajanju dokumentov v programu Word 2002 (Besedilo je morda v angleščini)
290966 Ustvarjanje nalepke po meri ali spreminjanje obstoječe nalepke v programu Word (Besedilo je morda v angleščini)
294685 Ustvarjanje ovojnic s spajanjem dokumentov v programu Word 2002 in novejših različicah (Besedilo je morda v angleščini)
294686 Ustvarjanje seznama, ki je razvrščen po kategorijah, s spajanjem dokumentov v programu Word 2002 in novejših različicah
294693 Ustvarjanje imenika s spajanjem dokumentov v programu Word 2002 in novejših različicah (Besedilo je morda v angleščini)
294694 Ustvarjanje e-poštnih sporočil s spajanjem dokumentov v programu Word 2002 in novejših različicah (Besedilo je morda v angleščini)
294695 Ustvarjanje faksov s spajanjem dokumentov v programu Word 2002 in novejših različicah (Besedilo je morda v angleščini)
294697 Spajanje dokumentov z Outlookovim seznamom stikov v programu Word 2002 in novejših različicah (Besedilo je morda v angleščini)
Opomba To je članek za »HITRO OBJAVO«, ki je ustvarjen neposredno v Microsoftovi organizaciji za podporo. Informacije v tem članku so na voljo »takšne kot so« in kot odziv na težave. Zaradi hitrosti pri objavljanju članka so v gradivu lahko tipografske napake, ki se jih lahko popravi kadar koli brez obvestila. Za dodatne informacije glejte Pogoje uporabe.

Lastnosti

ID članka: 294683 - Zadnji pregled: 22. maj 2013 - Revizija: 1.0
Velja za:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Ključne besede: 
kbdta kbhowtomaster kbmerge KB294683

Pošlji povratne informacije

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com