Artikel-id: 294683 - Visa produkter som artikeln gäller.
En version av denna artikel för Microsoft Word 2000 finns i 212329.
En version av denna artikel för Microsoft Word 97 finns i 141922.
Visa alla | Dölj alla

På den här sidan

Sammanfattning

I denna artikel beskrivs hur du använder funktionen Koppla dokument i Word när du vill skapa standardbrev.

Mer information om hur du utför andra typer av kopplingar, använder kopplingsfunktionen för andra typer av data och löser problem finns i artiklarna i avsnittet Referenser.

En förklaring av termer som används i denna artikel finns i avsnittet Ordlista.

Nedan får du veta hur du skapar ett standardbrev, ansluter det till en datakälla, formaterar det och kopplar dokumenten.

Starta en koppling av dokument

Starta en koppling av dokument enligt instruktionerna för din Word-version.

Microsoft Word 2002

Klicka på Brev och utskickVerktyg-menyn och sedan på Guiden Koppla dokument.

Microsoft Office Word 2003

Klicka på Brev och utskickVerktyg-menyn och sedan på Koppla dokument.

Microsoft Office Word 2007

Klicka på Starta koppling av dokument på fliken Utskick, och klicka sedan på Steg för steg-guiden Koppla dokument.

Välj dokumenttyp

  1. Klicka på Brev i åtgärdsfönstret Koppla dokument. Detta gör att du kan skicka brev till en grupp människor och anpassa breven efter varje mottagare.
  2. Klicka på Nästa: Startdokument.

Välj startdokument

  1. Klicka på något av följande alternativ:
    • Använd aktuellt dokument: Använd det dokument som är öppet för tillfället som huvuddokument.
    • Börja med en mall: Använd en av de färdiga kopplingsmallarna.
    • Börja med ett befintligt dokument: Öppna ett befintligt dokument som ska användas som huvuddokument i kopplingen.
  2. I åtgärdsfönstret Koppla dokument klickar du på Nästa: Välj mottagare.

Välj mottagare

När du öppnar eller skapar en datakälla med guiden Kopplad utskrift, anger du att en viss variabel information ska användas för kopplingen. Använd någon av följande metoder för att koppla huvuddokumentet till datakällan:

Metod 1: Använd en befintlig datakälla

Så här använder du en befintlig datakälla:
  1. Klicka på Använd en befintlig lista i åtgärdsfönstret Koppla dokument.
  2. Klicka på Bläddra i avsnittet Använd en befintlig lista.
  3. Markera filen som innehåller den varierade information som du vill använda i dialogrutan Välj datakälla, och klicka sedan på Öppna.

    Obs! Om datakällan inte finns med i listan över filer markerar du lämplig enhet och mapp. Välj vid behov lämpligt alternativ i listan Alla datakällor. Markera filen och klicka sedan på Öppna.

    Dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas. Du kan sortera och redigera data om du vill det.
  4. Klicka på OK för att komma tillbaka till huvuddokumentet.
  5. Spara huvuddokumentet.

    När du nu sparar huvuddokumentet sparar du också datakällan och kopplar den till huvuddokumentet.
  6. Skriv in det namn som du vill ge huvuddokumentet och klicka sedan på Spara.

Metod 2: Använd namn från en Microsoft Outlook-kontaktlista

Så här använder du en Outlook-kontaktlista:
  1. Klicka på Nästa: Välj mottagare.
  2. Klicka på Välj från Outlook-kontakter.
  3. Klicka på Välj mappen Kontakter i avdelningen Välj från Outlook-kontakter.
  4. Markera önskad Outlook-kontaktmapp i dialogrutan Markera mapp för kontaktlista och klicka sedan på OK.

    Dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas. Du kan sortera och redigera data om du vill det.
  5. Klicka på OK för att komma tillbaka till huvuddokumentet.

Metod 3: Skapa en databas med namn och adresser

Så här skapar du en ny databas:
  1. Klicka på Nästa: Välj mottagare i åtgärdsfönstret Koppla dokument.
  2. Klicka på Ange en ny lista.
  3. Klicka på Skapa.

    Dialogrutan Ny adresslista visas. Ange adressinformationen för de olika posterna i denna dialogruta. Om det inte finns någon information för ett visst fält lämnar du rutan tom.

    Tomma fält hoppas över som standard i Word. Därför påverkas inte kopplingen om det finns tomma poster i dataformuläret. Uppsättningen med information i ett formulär utgör en datapost.
  4. När du har skrivit in informationen för en post klickar du på Ny post, så kommer du till nästa post.

    Ta bort en post genom att klicka på Ta bort post. Sök en viss post genom att klicka på Sök post. Anpassa listan genom att klicka på Anpassa. I dialogrutan Anpassa adresslista kan du lägga till, ta bort, byta namn på och ordna om kopplingsinstruktionerna.
  5. Klicka på OK i dialogrutan Ny adresslista. Skriv in det namn som du vill ge datakällan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara adresslista, och klicka sedan på Spara.
  6. Gör önskade ändringar i dialogrutan E-postmottagare och klicka sedan på OK.
  7. Klicka på Nästa: Skriv brevet när du vill slutföra inställningarna.
  8. Spara huvuddokumentet.

    När du nu sparar huvuddokumentet sparar du också datakällan och kopplar den till huvuddokumentet.
  9. Skriv in det namn som du vill ge huvuddokumentet och klicka sedan på Spara.
Gå vidare till nästa steg genom att klicka på Nästa: Skriv brevet.

Skriv brevet

I detta steg skapar du huvuddokumentet.
  1. Skriv eller lägg till text och grafik som du vill ha med i brevet.
  2. Lägg till fältkoderna där du vill att den variabla informationen ska visas. I åtgärdsfönstret Koppla dokument har du fyra alternativ:
    • Adressblock: Använd detta alternativ för att infoga en formaterad adress.
    • Hälsningsrad: Använd detta alternativ för att infoga en formaterad hälsning.
    • Elektronisk frankering: Använd detta alternativ för att infoga elektronisk frankering.

      Obs! Detta alternativ kräver att du har installerat ett frankeringsprogram på datorn.
    • Fler objekt: Använd detta alternativ för att infoga enskilda kopplingsinstruktioner. När du klickar på Fler objekt visas dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion.

      Obs! Se till att markören befinner sig där du vill infoga informationen från datakällan innan du klickar på Fler objekt.

      Klicka på den kopplingsinstruktion du vill använda i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion och klicka sedan på Infoga.

      Obs! Du kan infoga alla instruktioner och sedan gå tillbaka och lägga till blanksteg eller skiljetecken. Du kan också infoga en instruktion i taget, stänga dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion, lägga till önskade blanksteg eller skiljetecken och sedan upprepa detta steg för varje ytterligare kopplingsinstruktion som du vill infoga. Du kan också formatera kopplingsinstruktionerna (med fet eller kursiv stil) på samma sätt som vanlig text.
  3. När du har redigerat klart huvuddokumentet klickar du på Spara eller Spara somArkiv-menyn.

    Obs! I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Spara eller Spara som.

    Namnge filen och klicka sedan på Spara. Gå vidare till nästa steg genom att klicka på Nästa: Förhandsgranska brev.

Förhandsgranska brev

I detta steg kan du förhandsgranska kopplade data, ett brev i taget. Du kan också göra ändringar i mottagarlistan eller anpassa enskilda brev.

Gå vidare till nästa steg genom att klicka på Nästa: Slutför kopplingen.

Slutför kopplingen

I detta steg kopplas den variabla informationen till standardbrevet. Du kan göra det med någon av följande metoder:
  • Skriv ut: Välj detta alternativ om du vill skicka det kopplade dokumentet direkt till skrivaren. Du kan inte se dokumentet på skärmen.

    När du klickar på Skriv ut visas dialogrutan Koppla till skrivare. I dialogrutan Koppla till skrivare kan du välja vilka poster som ska kopplas. När du klickar på OK visas dialogrutan Skriv ut. Skriv ut det kopplade dokumentet genom att klicka på Skriv ut.
  • Redigera individuella brev: Välj detta alternativ om du vill visa det kopplade dokumentet på skärmen.

    När du klickar på Redigera individuella brev visas dialogrutan Koppla till nytt dokument. I dialogrutan Koppla till nytt dokument kan du välja vilka poster som ska kopplas. När du klickar på OK kopplas dokumenten till ett nytt Word-dokument.

    Skriv ut filen genom att klicka på Skriv utArkiv-menyn.

    Obs! I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Skriv ut.

Ytterligare resurser

För felsökning kan du använda Word Mail Merge Support Resources på följande Microsoft-webbplats:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge/sv

Ordlista

Adresslista: En adresslista är en fil som innehåller de data som varierar i varje variant av ett kopplat dokument. En datakälla kan exempelvis innehålla namn och adress för varje mottagare av ett standardbrev.

Standardtext: Allmän information som upprepas i varje standardbrev, adressetikett, kuvert eller katalog.

Datafält: En informationskategori i en datakälla. Ett datafält motsvarar en kolumn med information i källdokumentet. Namnet på varje datafält anges i den första raden (rubrikraden) i källdokumentet. "Postnummer" och "Efternamn" är exempel på namn på datafält.

Datapost: En fullständig uppsättning med relaterad information i en datakälla. En datapost motsvarar en rad med information i datakällan. All information om en kund i en kundadresslista är ett exempel på en datapost.

Avgränsad fil: En textfil där datafälten är separerade (eller avgränsade) med tabb- eller kommatecken och dataposterna är separerade med stycketecken.

Rubrikrad: Den första raden (eller posten) i en datakälla för koppling. Rubrikraden innehåller fältnamn för informationskategorierna i datakällan, till exempel "Namn" och "Stad". Rubrikraden kan också lagras i ett separat dokument, som kallas rubrikkällan.

Huvuddokument: Det dokument som innehåller text och grafik som är gemensamma för alla versioner av det kopplade dokumentet, till exempel avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev.

Kopplingsinstruktion: En platshållare som du infogar i huvuddokumentet. Kopplingsinstruktioner anger var specifik information ska infogas från datakällan. Infoga exempelvis kopplingsinstruktionen "Stad" om du vill att Word ska infoga namnet på en stad, till exempel "Paris", som är lagrat i datafältet Stad.

Kopplat dokument: Det dokument som skapas genom koppling av data från datakällan till huvuddokumentet.

Referenser

Om du vill veta mer om kopplade dokument i Word klickar du på följande artikelnummer och läser artiklarna i Microsoft Knowledge Base:
294684 Använda kopplade dokument för att skapa adressetiketter i Word 2002 och senare versioner av Word
290408 WD2002: Vanliga frågor om koppling av dokument
290966 Så här skapar du en egen etikett eller ändrar en befintlig etikett i Word
294685 Använda kopplade dokument för att skapa kuvert i Word 2002 och senare versioner av Word
294686 Använda kopplade dokument för att skapa en lista sorterad efter kategori i Word 2002 och senare versioner av Word
294693 Använda kopplade dokument för att skapa en katalog i Word 2002 och senare versioner av Word
294694 Använda kopplade dokument för att skapa e-postmeddelanden i Word 2002 och senare versioner av Word
294695 Använda kopplade dokument för att skapa faxmeddelanden i Word 2002 och senare versioner av Word
294697 Använda kopplade dokument med en Outlook-kontaktlista i Word 2002 och senare versioner av Word
Obs! Det här är en "FAST PUBLISH?-artikel som skapats direkt inom Microsofts supportorganisation. Informationen i artikeln tillhandahålls i befintligt skick för att besvara framtida frågor. På grund av den snabba framtagningen kan materialet innehålla typografiska fel och kan utan förvarning när som helst komma att omarbetas. Se användarvillkoren för andra hänsynstaganden.

Egenskaper

Artikel-id: 294683 - Senaste granskning: den 26 februari 2014 - Revision: 1.0
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nyckelord: 
kbdta kbhowtomaster kbmerge KB294683

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com