Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat label surat pada Word

Terjemahan Artikel Terjemahan Artikel
ID Artikel: 294684 - Melihat produk di mana artikel ini berlaku.
Untuk artikel ini versi Microsoft Word 2000, lihat 212034.
Untuk artikel ini versi Microsoft Word 97, lihat 195609. (Mungkin tersedia dalam bahasa Inggris)
Untuk artikel ini versi Microsoft Word 7.0, lihat 141992. (Mungkin tersedia dalam bahasa Inggris)
Perbesar semua | Perkecil semua

Pada Halaman ini

Ringkasan

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan fitur Gabungan Surat pada Microsoft Word untuk membuat label. Gabungan surat mencakup penggabungan dokumen utama dengan sumber data.

Dokumen utama berisi teks dan item lainnya yang tetap sama di tiap label. Sumber data berisi informasi yang berubah di tiap label, seperti nama dan alamat dari setiap penerima.

Kolom gabungan yang Anda masukkan ke dokumen utama memerintahkan Word agar mencetak informasi dari sumber data di tempat-tempat yang telah ditentukan. Pada saat Anda mengoperasikan gabungan surat, Word akan mengganti kolom gabungan di dokumen utama dengan informasi dari sumber data. Tiap baris (atau data) pada sumber data akan menghasilkan satu label.

Prosedur berikut ini menunjukkan bagaimana cara mengoperasikan gabungan surat untuk membuat label.

Langkah 1: Membuat dokumen label surat

Dimulai dengan membuat satu dokumen baru untuk membuat label baru, atau membuka dokumen yang telah ada yang telah digunakan sebelumnya untuk menggabungkan label.
  1. Buka dokumen di Word, kemudian jalankan gabungan surat. Untuk memulai gabungan surat, ikuti langkah berikut ini, yang sesuai untuk versi Word yang sedang Anda operasikan:
    • Microsoft Word 2002

      Pada menu Alat, klik Surat-Menyurat, kemudian klik tab Wizard Gabungan Surat.
    • Microsoft Office Word 2003

      Pada menu Alat, klik Surat-Menyurat, kemudian klik Gabungan Surat.
    • Microsoft Office Word 2007 atau versi Word lebih lama

      Pada tab Surat-Menyurat, klik Mulai Gabungan Surat, kemudian klik Wizard Gabungan Surat Langkah demi Langkah.
  2. Di bawah Pilih jenis dokumen, klik Label, kemudian klik Berikutnya: Memulai Dokumen.

     
  3. Di bawah Pilih memulai dokumen, klik Ubah tata letak dokumen atau Mulai dari dokumen yang sudah ada.

    Dengan opsi Ubah tata letak dokumen , Anda dapat menggunakan salah satu template gabungan surat untuk mengubah opsi label untuk membuat dokumen label baru. Saat Anda mengeklik Opsi label atau Berikutnya: Pilih penerima, maka akan muncul kotak dialog Opsi label. Pilih tipe printer, tipe produk label, dan nomor produk. Jika Anda menggunakan label kustom, klik Rincian, kemudian ketikkan ukuran label. Klik OK setelah selesai.

    Dengan opsi Mulai dari dokumen yang sudah ada, Anda dapat membuka dokumen gabungan surat yang ada dan menggunakannya sebagai dokumen utama Anda.
  4. Klik Berikutnya: Pilih Penerima.

Langkah 2: Pilih sumber data

 Sumber data berisi informasi yang berbeda di tiap labelnya, semisal alamat tujuan. Anda dapat membuka sumber data yang ada yang dibuat di Word, atau Anda dapat membuat sumber data baru dan mengisi informasi si penerima.

Catatan Selain itu, Anda dapat menggunakan sumber data yang dibuat di program lain, seperti misalnya Microsoft Excel atau Microsoft Access, atau Anda dapat menggunakan buku alamat pribadi yang dibuat di Microsoft Exchange Server atau Microsoft Schedule+, atau Anda dapat menggunakan file teks ASCII atau file terpisah lainnya.
  1. Di bawah judul Pilih Penerima di panel tugas Gabungan Surat, pilih opsi sumber data yang sesuai.

    Opsinya adalah untuk menggunakan daftar yang ada, pilih dari kontak Outlook, atau buat daftar baru.
  2. Gunakan metode yang tepat untuk tipe sumber data yang ingin Anda gunakan untuk menyelesaikan langkah Pilih penerima.
    Metode 1: Buka sumber data yang sudah ada

    Untuk membuka sumber data yang sudah ada, ikuti langkah berikut ini:
    1. Di panel tugas Gabungan Surat, klik Gunakan daftar yang ada, kemudian klik Jelajah di bawah judul Gunakan daftar yang ada.

      Kotak dialog Pilih Sumber Data akan muncul.
    2. Dalam daftar file di kotak dialog Pilih Sumber Data, pilih sumber data yang ingin digunakan, kemudian klik Buka.

      Catatan: Apabila sumber data yang diinginkan tidak ada di daftar file, klik kandar atau folder yang tepat, kemudian pilih opsi yang tepat di dalam kotak Daftar file tipe.

      Apabila sumber data yang diinginkan tidak ada di daftar file, klik kandar atau folder yang tepat, kemudian pilih opsi yang tepat di dalam kotak Daftar file tipe.

      Word akan menampilkan kotak dialog Penerima Gabungan Surat untuk Anda agar dapat mengedit data Anda lagi. Setelah Anda selesai mengedit perubahan, klik OK.

       Label Anda akan ditampilkan.
    3. Klik Berikutnya: Atur label Anda.
    4. Lanjutkan ke Langkah 3: Edit bagian dokumen label, kemudian di dalam artikel ini.
    Metode 2: Gunakan kontak Outlook
    1. Pada panel tugas Gabungan Surat, klik Pilih dari kontak Outlook, kemudian klik Pilih Folder Kontak di bawah judul Pilih dari Folder Kontak Outlook.

      Kotak dialog untuk memilih kontak akan muncul dengan folder Kontak yang tersedia. Pilih folder yang benar, kemudian klik OK.

      Nama-nama tersebut akan muncul di kotak dialog Penerima Gabungan Surat. Klik OK.
    2. Klik Berikutnya: Atur label Anda.
    3. Lanjutkan ke Langkah 3: Edit bagian dokumen label, kemudian di dalam artikel ini.
    Metode 3: Buat sumber data yang baru
    1. Klik Ketik daftar baru di bawah judul Pilih Penerima.
    2. Klik Buat untuk menampilkan kotak dialog Daftar Alamat Baru. Kotak dialog berisi daftar nama kolom yang sering digunakan pada surat formulir, label surat, dan amplop.

      Catatan: Untuk menyesuaikan kolom Anda pada kotak dialog ini, klik Sesuaikan atau Sesuaikan kolom. Anda dapat mengganti nama kolom dan menghapus kolom yang tidak diperlukan. Untuk menambah nama kolom, klik Tambah, ketik nama kolom, kemudian klik OK. Setelah Anda menyelesaikan kustomisasi, klik OK. Setelah Anda selesai mengetik data, klik Ok atau Tutup untuk menutup kotak dialog Daftar Alamat Baru.

      Kotak dialog Simpan Daftar Alamat akan muncul.
    3. Ketikkan lokasi, nama file, kemudian klik Simpan.

      Word akan menampilkan kotak dialog Penerima Gabungan Surat untuk Anda agar dapat mengedit data Anda lagi. Setelah Anda selesai mengedit perubahan, klik OK.
    4. Pada Wizard Gabungan Surat, klik Berikutnya: Atur label Anda.
    5. Lanjutkan ke Langkah 3: Edit bagian dokumen label.

Langkah 3: Edit dokumen label

  1. Pada panel tugas Gabungan Surat, pastikan bahwa langkah Atur label Anda telah ditampilkan. Pada langkah ini, Anda dapat mengatur label Anda.
  2. Word akan menampilkan item yang dapat digunakan untuk mengatur label Anda, misalnya Blok alamat. Setelah mengeklik di label yang ingin disisipi, klik untuk memilih item yang ditampilkan di sana.

    Catatan: Gunakan opsi Item lainnya untuk menambahkan kolom yang spesifik. Fitur ini berguna jika terdapat kesulitan dalam menata letak blok data, seperti misalnya Alamat pada label. Sisipkan Kolom Gabungan akan memudahkan Anda untuk memilih kolom dalam blok secara terpisah, seperti misalnya Nama Depan, Alamat1 atau Kota, sehingga Anda dapat menyisipkan kolom di mana saja yang Anda sukai pada label.

    Catatan: Sebelum mengeklik Item lainnya, klik label di mana Anda ingin menyisipkan kolom gabungan yang menunjukkan di mana Word akan mencetak formulir informasi dari sumber data. Pastikan Anda mengetik spasi atau tanda baca yang diinginkan di antara dua kolom gabungan atau setelah kolom gabungan, jika perlu.
  3. Jalani dialog yang muncul setelah mengeklik setiap item. Contohnya, dialog Masukkan Alamat Blok akan muncul ketika Anda memilih Blok alamat.
  4. Klik Cocokkan Kolom untuk memastikan semua kolom data dalam dokumen cocok dengan kolom di daftar sumber. Anda dapat mencocokkan kolom secara manual dengan memilih kolom yang benar dari daftar rentang-turun ke bawah. Klik Ok setelah setiap bidang dicocokkan seperti yang diinginkan.
  5. Pastikan desain label yang diinginkan telah ditunjukkan dalam jendela Pratinjau, kemudian klik OK pada dialog Sisipkan Alamat Blok untuk menutupnya.
  6. Setelah selesai menata satu label, klik Perbarui semua label untuk mereplikasi semua label.
  7. Klik Berikutnya: Pratinjau label Anda untuk mempratinjau data gabungan Anda. Jika Anda merasa membutuhkan tata letak ulang di pratinjau, Anda dapat kembali ke langkah Atur label Anda dengan mengeklik Sebelumnya: Atur label Anda.

Langkah 4: Lakukan penggabungan

  1. Pada panel tugas Gabungan Surat, pastikan bahwa langkah Selesaikan gabungan telah ditampilkan. Pada langkah ini, Anda dapat menggabungkan ke printer atau di layar.

    Untuk menggabungkan ke printer secara langsung, klik Cetak. Kotak dialog Gabungkan ke printer akan muncul, sehingga Anda dapat memilih catatan mana yang akan digabungkan. Klik OK. Kotak dialog Cetak akan muncul, sehingga Anda dapat memilih printer Anda dan mencetak label.

    Untuk menggabungkan di layar, klik Edit setiap label. Kotak dialog Gabungkan ke dokumen baru akan muncul, sehingga Anda dapat memilih catatan mana yang akan digabungkan. Klik OK untuk menggabungkan label. Anda dapat melihat label sebelum Anda mencetaknya.
  2. Setelah dokumen yang digabungkan muncul di layar, Anda dapat menyimpannya sebagai dokumen yang terpisah, Anda juga dapat mencetak dokumen yang digabung dengan mengeklik Cetak pada menu File, atau Anda juga dapat melakukan keduanya.

Informasi lebih lanjut

Untuk informasi selengkapnya mengenai gabungan surat, klik tautan berikut ini: Pertanyaan umum mengenai gabungan surat di Word 2002

Untuk informasi selengkapnya mengenai cara membuat sumber data baru, klik tautan berikut ini: Cara menyiapkan daftar alamat gabungan surat di Word 2002 dan di versi Word yang lebih baru

Untuk informasi selengkapnya tentang cara membuat dan mencetak label di Word 2007 dan Word 2010 klik tautan berikut ini:

Word 2007: Membuat dan mencetak label untuk surat massal

Word 2010: Membuat label untuk surat massal




 



Properti

ID Artikel: 294684 - Kajian Terakhir: 28 Desember 2012 - Revisi: 2.0
Berlaku bagi:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002
Kata kunci: 
kbhowtomaster kbmerge KB294684

Berikan Masukan

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com