WD2002: Jak używać korespondencji seryjnej do tworzenia etykiet wysyłkowych

Tłumaczenia artykułów Tłumaczenia artykułów
Numer ID artykułu: 294684 - Zobacz jakich produktów dotyczą zawarte w tym artykule porady.
Ten artykuł został opublikowany wcześniej pod numerem PL294684
Wersja tego artykułu dla programu Microsoft Word 2000: 212034.
Wersja tego artykułu dla programu Microsoft Word 97: 195609.
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko

Na tej stronie

Streszczenie

W tym artykule opisano sposób używania korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia etykiet. Korespondencja seryjna wymaga scalenia dokumentu głównego ze źródłem danych. Główny dokument zawiera tekst i inne elementy, które są takie same w przypadku każdej etykiety. Źródło danych zawiera informacje, które są inne w każdej etykiecie, takie jak nazwa i adres każdego adresata.

Pola korespondencji wstawiane do głównego dokumentu wskazują programowi Word miejsce na drukowanie informacji ze źródła danych. Po wykonaniu korespondencji seryjnej program Word zastępuje pola korespondencji w dokumencie głównym informacjami pochodzącymi ze źródła danych. Każdy wiersz (lub rekord) w źródle danych tworzy oddzielną etykietę.

Aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące korespondencji seryjnej, kliknij numery artykułów poniżej w celu wyświetlenia tych artykułów z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
294691 WD2002: Podstawy korespondencji seryjnej — Wyjaśnienie procesu
290408 WD2002: Często zadawane pytania dotyczące korespondencji seryjnej

Więcej informacji

Poniższa procedura przedstawia sposób wykonania etykiet za pomocą korespondencji seryjnej.

Krok 1: Dokument główny

Uruchom nowy dokument do utworzenia nowej etykiety lub otwórz istniejący dokument używany poprzednio do scalania etykiet.
  1. Otwórz dokument w programie Word. W menu Narzędzia kliknij polecenie Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij polecenie Kreator korespondencji seryjnej. Pojawi się okienko zadań Korespondencja seryjna.
  2. W obszarze Wybierz typ dokumentu kliknij opcję Etykiety, a następnie kliknij łącze Następny: Dokument początkowy.

    W ten sposób przechodzisz do kroku 2 Kreatora korespondencji seryjnej.
  3. W obszarze Wybierz dokument początkowy kliknij opcję Zmień układ dokumentu albo Rozpocznij od istniejącego dokumentu.

    Opcja Zmień układ dokumentu umożliwia użycie jednego z szablonów korespondencji seryjnej i ustawienie opcji etykiet. Po kliknięciu łącza Opcje etykiet pojawi się okno dialogowe Opcje etykiet. Kliknij, aby wybrać, typ drukarki (drukarka mozaikowa/laserowa), typ produktu etykiety (taki jak Avery) oraz numer produktu. Jeżeli używasz etykiety niestandardowej, kliknij przycisk Szczegóły, a następnie wpisz rozmiar etykiety. Kliknij przycisk OK.

    Opcja Użyj bieżącego dokumentu umożliwia otwarcie istniejącego dokumentu korespondencji seryjnej i użycie jako dokumentu głównego.
  4. Kliknij w kreatorze łącze Następny: Wybierz adresatów.

Krok 2: Źródło danych

Źródło danych zawiera informacje, które mogą się różnić w każdej etykiecie. Można otworzyć istniejące źródło danych utworzone w programie Word albo utworzyć nowe źródło danych i wypełnić informacje o adresie.

UWAGA: Źródło danych można również utworzyć w innym programie, takim jak Microsoft Excel lub Microsoft Access albo użyć osobistej książki adresowej utworzonej w programie Microsoft Exchange lub Schedule+ albo można użyć pliku tekstowego ASCII lub innego pliku rozdzielanego.
  1. W nagłówku Wybierz adresatów w okienku zadań Korespondencja seryjna wybierz odpowiednią opcję źródła danych.
  2. Opcje obejmują użycie istniejącej listy, wybór z kontaktów programu Outlook oraz wpisanie nowej listy. Użyj metody odpowiedniej do typu źródła danych, którego chcesz użyć. Metoda 1: Otwórz istniejące źródło danych

    1. W okienku zadań Korespondencja seryjna kliknij opcję Użyj istniejącej listy, a następnie kliknij polecenie Przeglądaj pod nagłówkiem Użyj istniejącej listy.

      Pojawi się okno dialogowe Wybieranie źródła danych.
    2. Z listy plików w oknie dialogowym wybierz źródło danych, którego chcesz używać, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

      Jeżeli źródła danych, którego chcesz używać, nie ma na liście plików, kliknij odpowiedni dysk i katalog. Następnie wybierz odpowiednią opcję na liście Pliki typu.

      Program Word wyświetla okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej, aby umożliwić dalszą edycję danych. Po zakończeniu edycji i wprowadzaniu zmian kliknij przycisk OK. Następnie powrócisz do swojego listu.
    3. Kliknij polecenie Następny: Napisz list, aby skonfigurować dokument główny.
    4. Przejdź do sekcji Krok 3: Edycja dokumentu głównego w tym artykule.
    Metoda 2: Użyj kontaktów programu Outlook

    1. W okienku zadań Korespondencja seryjna kliknij opcję Wybierz z kontaktów programu Outlook, a następnie kliknij łącze Wybierz folder Kontakty pod nagłówkiem Wybierz z kontaktów programu Outlook.

      Pojawi się okno dialogowe Wybieranie folderu listy kontaktów z dostępnym folderem Kontakty. Wybierz poprawny folder, a następnie kliknij przycisk OK.

      Nazwy pojawiają się w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej. Kliknij przycisk OK.
    2. Kliknij łącze Następny: Rozmieść dane na etykietach.
    3. Przejdź do sekcji Krok 3: Edycja głównego dokumentu w tym artykule.
    Metoda 3: Utwórz nowe źródło danych

    1. Kliknij łącze Następny: Wybierz adresatów, a następnie kliknij opcję Wpisz nową listę pod nagłówkiem Wybierz adresatów.
    2. Kliknij łącze Utwórz, aby wyświetlić okno dialogowe Nowa lista adresów. Okno dialogowe zawiera listę nazw pól często używanych w listach seryjnych, etykietach wysyłkowych i kopertach.

      Aby dostosować pola w oknie dialogowym, kliknij przycisk Dostosuj. Możesz zmienić nazwy pól i usunąć pola, których nie potrzebujesz. Aby dodać nazwy pół, kliknij przycisk Dodaj, wpisz nazwę pola, a następnie kliknij przycisk OK. Po zakończeniu dostosowania kliknij przycisk OK. Po zakończeniu wprowadzania danych kliknij przycisk Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe Nowa lista adresów.

      Pojawi się okno dialogowe Zapisywanie listy adresów.
    3. Nazwij plik, a następnie kliknij polecenie Zapisz.

      Program Word wyświetli okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej, aby umożliwić dalszą edycję danych. Po zakończeniu edycji i wprowadzania zmian kliknij przycisk OK.
    4. Kliknij w Kreatorze korespondencji seryjnej łącze Następny: Rozmieść dane na etykietach.
    5. Przejdź do sekcji Krok 3: Edycja dokumentu głównego w tym artykule.
    Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat tworzenia nowego źródła danych, kliknij numer artykułu poniżej w celu wyświetlenia tego artykułu z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
    294688 WD2002: How to Design and Set Up a Mail Merge Address List

Krok 3: Edycja dokumentu głównego

  1. W okienku zadań Korespondencja seryjna sprawdź, czy jesteś w kroku Rozmieść dane na etykietach. Ten krok umożliwia utworzenie układu etykiet.
  2. Program Word wyświetla elementy, których można używać do tworzenia układu etykiet, takie jak blok adresu, wiersz pozdrowienia, elektroniczna opłata pocztowa itd. Użyj opcji Więcej elementów, aby dodać określone pola. Kliknij miejsce w etykiecie, do którego chcesz wstawić pola korespondencji seryjnej, które reprezentują miejsce, w którym program Word powinien drukować informacje ze źródła danych. Upewnij się, że zostały wpisane spacje lub znaki interpunkcyjne, które powinny znajdować się między dwoma polami korespondencji seryjnej lub za polem korespondencji seryjnej.
  3. Po zakończeniu ustawiania etykiety kliknij przycisk Aktualizuj wszystkie etykiety, aby zreplikować wszystkie etykiety.
  4. Kliknij w kreatorze łącze Następny: Przejrzyj etykiety, aby przejrzeć scalone dane.

Krok 4: Scalenie

  1. W okienku zadań Korespondencja seryjna sprawdź, czy jesteś w kroku Ukończ scalanie. Umożliwia to scalenie na drukarkę lub na ekran.

    Aby scalić bezpośrednio na drukarkę, kliknij łącze Drukuj. Pojawi się okno dialogowe Scalanie na drukarkę, które umożliwia wybranie rekordów do scalenia. Kliknij przycisk OK. Pojawi się okno dialogowe Drukowanie, które umożliwia wybranie drukarki i drukowanie etykiet.

    Aby scalić na ekran, kliknij łącze Edytuj poszczególne etykiety. Pojawi się okno dialogowe Scalanie z nowym dokumentem, które umożliwia wybranie rekordów do scalenia. Kliknij przycisk OK, aby scalić etykiety. Umożliwia to wyświetlenie etykiet przed wydrukowaniem.
  2. Po wyświetleniu scalonego dokumentu na ekranie można zapisać go jako oddzielny dokument, wydrukować go, klikając polecenie Drukuj w menu Plik lub wykonać obie czynności.

Materiały referencyjne

Aby uzyskać więcej informacji o korespondencji seryjnej, kliknij polecenie Microsoft Word — Pomoc w menu Pomoc, wpisz tekst korespondencja seryjna, a następnie kliknij przycisk Wyszukaj, aby wyświetlić znalezione tematy.

Właściwości

Numer ID artykułu: 294684 - Ostatnia weryfikacja: 13 maja 2010 - Weryfikacja: 3.0
Informacje zawarte w tym artykule dotyczą:
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Słowa kluczowe: 
kbdta kbhowto kbmerge KB294684

Przekaż opinię

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com