Använda koppling av dokument för att skapa adressetiketter i Word

Artikelöversättning Artikelöversättning
Artikel-id: 294684 - Visa produkter som artikeln gäller.
Denna artikel har tidigare publicerats under SV294684
En version av den här artikeln för Microsoft Word 2000 finns i212034 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska).
En version av den här artikeln för Microsoft Word 97 finns i195609 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska).
En version av den här artikeln för Microsoft Word 7.0 finns i141992 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska).
Visa alla | Dölj alla

På den här sidan

Sammanfattning

I denna artikel beskrivs hur funktionen Koppla dokument i Microsoft Word används för att skapa etiketter. Koppling av dokument innebär att ett huvuddokument kopplas till en datakälla.

Ett huvuddokument innehåller den text och andra element som inte ändras i etiketterna. Datakällan innehåller den information som ändras i etiketterna, exempelvis mottagarnas namn och adresser.

Kopplingsinstruktioner, som infogas i huvuddokumentet, innehåller instruktioner till Word om var information från datakällan ska skrivas ut. När kopplingen utförs ersätts kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet med information från datakällan. Varje rad (eller post) i datakällan ger en etikett.

Så här skapar du etiketter genom att koppla dokument:

Steg 1: Skapa huvuddokumentet

Öppna ett nytt dokument för att skapa en ny etikett, eller öppna ett befintligt dokument som du har använt tidigare för att koppla etiketter.
  1. Öppna dokumentet i Word och börja sedan kopplingen enligt instruktionerna för din Word-version:
    • Microsoft Word 2002

      Klicka på Brev och utskickVerktyg-menyn, och klicka sedan på Guiden Koppla dokument.
    • Microsoft Office Word 2003

      Klicka på Brev och utskickVerktyg-menyn, och klicka sedan på Koppla dokument.
    • Microsoft Office Word 2007

      Klicka på Starta koppling av dokument på fliken Utskick och sedan på Steg för steg-guiden Koppla dokument.
  2. Klicka på Etiketter under Välj dokumenttyp och sedan på Nästa: Startdokument.

    Steg 2 i Koppla dokument visas.
  3. Klicka på Ändra dokumentlayout eller Börja med ett befintligt dokument under Välj startdokument.

    Med alternativet Ändra dokumentlayout kan du använda en av mallarna för koppling av dokument för att ange etikettalternativ. När du klickar på Etikettalternativ visas dialogrutan Etikettalternativ. Markera typ av skrivare (matrisskrivare/laser), typ av etikett (t.ex. Avery) och produktnummer. Om du använder en egen etikett klickar du på Information och anger sedan etikettens storlek. Klicka på OK.

    Med alternativet Börja med ett befintligt dokument kan du öppna ett befintligt kopplat dokument och använda det som huvuddokument.
  4. Klicka på Nästa: Välj mottagare.

Steg 2: Välj datakälla

Datakällan innehåller den information som kan variera i etiketterna. Du kan öppna en befintlig datakälla som har skapats i Word, eller så kan du skapa en ny datakälla och fylla i information om adressaterna.

Obs! Du kan också använda en datakälla som har skapats i ett annat program, t.ex. Microsoft Excel eller Microsoft Access, en personlig adressbok som har skapats i Microsoft Exchange Server eller Microsoft Schedule+, en ASCII-textfil eller en annan avgränsad fil.
  1. Välj lämplig datakälla Välj mottagare i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

    Alternativen är att använda en befintlig lista, välja bland Outlook-kontakter eller ange en ny lista.
  2. Använd lämplig metod för den typ av datakälla som du vill använda.
    Metod 1: Öppna en befintlig datakälla

    Så här öppnar du en befintlig datakälla:
    1. Gör följande i åtgärdsfönstret Koppla dokument: klicka på Använd en befintlig lista och sedan på Bläddra under rubriken Använd en befintlig lista.

      Dialogrutan Välj datakälla visas.
    2. Markera önskad datakälla i dialogrutan Välj datakälla och klicka sedan på Öppna.

      Om den datakälla som du vill använda inte finns med i listan klickar du på lämplig enhet och mapp. Välj sedan önskat alternativ i rutan Filformat.

      I Word visas dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan redigera data ytterligare. Klicka på OK när du är klar med redigeringen.

      Nu visas ditt brev.
    3. Klicka på Nästa: Skriv brevet så kan du ange huvuddokument.
    4. Gå vidare till Steg 3: Redigera huvuddokumentet nedan i denna artikel.
    Metod 2: Använd Outlook-kontakter
    1. Gör följande i åtgärdsfönstret Koppla dokument: klicka på Välj från Outlook-kontakter och sedan på Välj mappen Kontakter under Välj från Outlook-kontakter.

      Dialogrutan Markera kontakter visas med den tillgängliga mappen Kontakter. Markera rätt mapp och klicka på OK.

      Namnen visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Klicka på OK.
    2. Klicka på Nästa: Ordna etiketterna.
    3. Gå vidare till Steg 3: Redigera huvuddokumentet nedan i denna artikel.
    Metod 3: Skapa en ny datakälla
    1. Klicka på Nästa: Välj mottagare och klicka sedan på Ange en ny lista under rubriken Välj mottagare.
    2. Visa dialogrutan Ny adresslista genom att klicka på Skapa. Dialogrutan innehåller en lista med fältnamn som ofta används i standardbrev, adressetiketter och kuvert.

      Anpassa fälten i denna dialogruta genom att klicka på Anpassa. Du kan byta namn på fälten och ta bort de fält som du inte behöver. Lägg till fältnamn så här: klicka på Lägg till, skriv fältnamnet och klicka på OK. Klicka på OK när du är klar med anpassningarna. När du har skrivit in alla data klickar du på Stäng, så att dialogrutan Ny adresslista stängs.

      Dialogrutan Spara adresslista visas.
    3. Ge filen ett namn och klicka sedan på Spara.

      I Word visas dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan redigera data ytterligare. Klicka på OK när du är klar med redigeringen.
    4. Klicka på Nästa: Ordna etiketterna i guiden Koppla dokument.
    5. Gå vidare till Steg 3: Redigera huvuddokumentet.

Steg 3: Redigera huvuddokumentet

  1. Kontrollera i åtgärdsfönstret Koppla dokument att steget Ordna etiketterna visas. Här anger du hur etiketterna ska se ut.
  2. Alternativ är t.ex. Adressblock, Hälsningsrad och Elektronisk frankering. Med alternativen i Fler objekt kan du lägga till fält. Klicka i den etikett där du vill infoga kopplingsinstruktionerna. Dessa anger var informationen från datakällan ska skrivas ut. Glöm inte att skriva eventuella blanksteg eller skiljetecken du vill ha mellan två kopplingsinstruktioner eller efter en kopplingsinstruktion.
  3. När du har angett hur en etikett ska se ut replikerar du alla etiketter genom att klicka på Uppdatera alla etiketter.
  4. Klicka på Nästa: Förhandsgranska etiketterna, så kan du förhandsgranska kopplade data.

Steg 4: Utför kopplingen

  1. Kontrollera i åtgärdsfönstret Koppla dokument att steget Slutför koppling av dokument visas. I detta steg kan du göra kopplingen till skrivaren eller på skärmen.

    Om du vill koppla direkt till skrivaren klickar du på Skriv ut. I dialogrutan Koppla till skrivare kan du välja vilka poster som ska kopplas. Klicka på OK. I dialogrutan Skriv ut kan du välja skrivare och skriva ut etiketterna.

    Om du vill koppla till skärmen klickar du på Redigera enskilda etiketter. I dialogrutan Koppla till nytt dokument kan du välja vilka poster som ska kopplas. Koppla etiketterna genom att klicka på OK. Du kan visa etiketterna innan du skriver ut dem.
  2. När det kopplade dokumentet visas på skärmen kan du spara det som ett separat dokument, skriva ut det genom att klicka på Skriv utArkiv-menyn eller göra bådadera.

Referenser

Om du vill veta mer om kopplade dokument klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
290408 WD2002: Vanliga frågor om koppling av dokument
Om du vill veta mer om hur du skapar en ny datakälla klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294688 Utforma och skapa en adresslista för kopplade dokument i Word 2002 och senare versioner av Word (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
Gör så här om du vill veta mer om koppling av dokument: Klicka på Hjälp om Microsoft WordHjälp-menyn, skriv koppla dokument i rutan Sök efter i hjälpfönstret och visa avsnittet genom att klicka på Starta sökning.

Egenskaper

Artikel-id: 294684 - Senaste granskning: den 13 maj 2010 - Revision: 5.0
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nyckelord: 
kbhowtomaster kbmerge KB294684

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com