วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใน Word

การแปลบทความ การแปลบทความ
หมายเลขบทความ (Article ID): 294684 - ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องในบทความนี้
หากต้องการดูบทความนี้สำหรับรุ่น Microsoft Word 2000 โปรดดูที่ 212034 (ลิงค์นี้อาจเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาที่เป็นภาษาอังกฤษบางส่วน หรือทั้งหมด).
หากต้องการดูบทความนี้สำหรับรุ่น Microsoft Word 97 โปรดดูที่ 195609 (ลิงค์นี้อาจเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาที่เป็นภาษาอังกฤษบางส่วน หรือทั้งหมด).
หากต้องการดูบทความนี้สำหรับรุ่น Microsoft Word 7.0 โปรดดูที่ 141992 (ลิงค์นี้อาจเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาที่เป็นภาษาอังกฤษบางส่วน หรือทั้งหมด).
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมด

เนื้อหาบนหน้านี้

สรุป

บทความนี้อธิบายวิธีการใช้คุณลักษณะ 'จดหมายเวียน' ใน Microsoft Word เพื่อสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมาย จดหมายเวียนเกี่ยวข้องกับการรวมเอกสารหลักเข้ากับแหล่งข้อมูล

เอกสารหลักจะประกอบด้วยข้อความและรายการอื่นๆ ที่เหมือนเดิมในป้ายจ่าหน้าจดหมายแต่ละป้าย แหล่งข้อมูลจะประกอบด้วยข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงในป้ายจ่าหน้าจดหมายแต่ละป้าย เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้รับแต่ละราย

เขตข้อมูลผสานที่คุณแทรกไว้ในเอกสารหลักจะแจ้งให้ Word ทราบว่าจะสั่งพิมพ์ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลได้จากที่ใด เมื่อคุณดำเนินการกับจดหมายเวียน Word จะแทนที่เขตข้อมูลผสานในเอกสารหลักด้วยข้อมูลจากแหล่งข้อมูล แถวแต่ละแถว (หรือระเบียน) ในแหล่งข้อมูลจะสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายแต่ละป้าย

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีดำเนินการกับจดหมายเวียนเพื่อสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมาย

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเอกสารหลัก

เริ่มเอกสารใหม่เพื่อสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใหม่ หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่แล้วซึ่งก่อนหน้านี้คุณใช้เพื่อผสานป้าย
  1. เปิดเอกสารใน Word แล้วเริ่มคุณลักษณะจดหมายเวียน เมื่อต้องการเริ่มคุณลักษณะจดหมายเวียน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ตามความเหมาะสมกับรุ่นของ Word ที่คุณใช้:
    • Microsoft Word 2002

      บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายและเมล แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน
    • Microsoft Office Word 2003

      บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายและเมล แล้วคลิก จดหมายเวียน
    • Microsoft Office Word 2007

      บนแท็บ การส่งเมล ให้คลิก เริ่มจดหมายเวียน แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน
  2. ภายใต้ เลือกชนิดของเอกสาร ให้คลิก ป้าย แล้วคลิก ถัดไป: เอกสารที่ใช้เริ่มต้น

    ขั้นตอนที่ 2 ของจดหมายเวียนจะปรากฏขึ้น
  3. ภายใต้ เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น ให้คลิก เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร หรือ เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่

    ด้วยตัวเลือก เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร คุณสามารถใช้แม่แบบของจดหมายเวียนตัวใดตัวหนึ่งเพื่อตั้งค่าตัวเลือกป้ายจ่าหน้าจดหมายของคุณ เมื่อคุณคลิก ตัวเลือกป้ายผนึก กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก จะปรากฏขึ้น เลือกชนิดของเครื่องพิมพ์ (แบบจุดหรือหรือแบบเลเซอร์) ชนิดของผลิตภัณฑ์ป้าย (เช่น Avery) และหมายเลขผลิตภัณฑ์ หากคุณใช้ป้ายแบบกำหนดเอง ให้คลิก รายละเอียด แล้วพิมพ์ขนาดของป้าย คลิก ตกลง

    ด้วยตัวเลือก เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ คุณสามารถเปิดเอกสารจดหมายเวียนที่มีอยู่และใช้เป็นเอกสารหลักของคุณได้
  4. คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแหล่งข้อมูล

แหล่งข้อมูลจะประกอบด้วยข้อมูลที่แตกต่างกันได้ในป้ายแต่ละป้าย คุณสามารถเปิดแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งสร้างขึ้นใน Word หรือคุณอาจสร้างแหล่งข้อมูลใหม่และใส่ข้อมูลที่อยู่ได้

หมายเหตุ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แหล่งข้อมูลที่สร้างขึ้นในโปรแกรมอื่น เช่น Microsoft Excel หรือ Microsoft Access หรือคุณสามารถใช้สมุดรายชื่อส่วนบุคคลที่สร้างขึ้นใน Microsoft Exchange Server หรือ Microsoft Schedule+ หรือคุณสามารถใช้แฟ้มข้อความ ASCII หรือแฟ้มที่มีการใช้ตัวคั่นอื่นๆ ได้
  1. ภายใต้หัวข้อ เลือกผู้รับ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้เลือกตัวเลือกแหล่งข้อมูลที่เหมาะสม

    ตัวเลือกที่จะใช้กับรายการที่มีอยู่ ให้เลือกจากที่ติดต่อ Outlook หรือพิมพ์รายการใหม่
  2. ใช้วิธีการที่เหมาะสมสำหรับชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการจะใช้
    วิธีที่ 1: เปิดแหล่งข้อมูลที่มีอยู่

    เมื่อต้องการเปิดแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
    1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ แล้วคลิก เรียกดู ภายใต้หัวข้อ ใช้รายการที่มีอยู่

      กล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล จะปรากฏขึ้น
    2. ในรายการของแฟ้มในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้เลือกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก เปิด

      หากแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการไม่อยู่ในรายชื่อแฟ้ม ให้คลิกไดรฟ์และโฟลเดอร์ที่เหมาะสม แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมในกล่อง แสดงชนิดแฟ้ม

      Word จะแสดงกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลได้เพิ่มเติม เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง

      จดหมายของคุณจะปรากฏขึ้น
    3. คลิก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ เพื่อตั้งค่าเอกสารหลักของคุณ
    4. ดำเนินการต่อไปตามส่วน ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลักในบทความนี้
    วิธีที่ 2: ใช้ที่ติดต่อ Outlook
    1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook แล้วคลิก เลือกโฟลเดอร์ที่ติดต่อ ภายใต้หัวข้อ เลือกจากโฟลเดอร์ที่ติดต่อของ Outlook

      กล่องโต้ตอบ เลือกรายการโฟลเดอร์ที่ติดต่อ จะปรากฏขึ้น พร้อมกับโฟลเดอร์ 'ที่ติดต่อ' ที่มีอยู่ เลือกโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง

      ชื่อจะปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คลิก ตกลง
    2. คลิก ถัดไป: จัดเรียงป้ายของคุณ
    3. ดำเนินการต่อไปตามส่วน ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลักในบทความนี้
    วิธีที่ 3: สร้างแหล่งข้อมูลใหม่
    1. คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ แล้วคลิก พิมพ์รายการใหม่ ภายใต้หัวข้อ เลือกผู้รับ
    2. คลิก สร้าง เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ กล่องโต้ตอบจะประกอบด้วยรายชื่อเขตข้อมูลที่ใช้บ่อยในจดหมาย ป้ายจ่าหน้าจดหมาย และซองจดหมาย

      เมื่อต้องการกำหนดเขตข้อมูลของคุณในกล่องโต้ตอบนี้ ให้คลิก กำหนดเอง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลและเอาเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการออกได้ เมื่อต้องการเพิ่มชื่อของเขตข้อมูล ให้คลิก เพิ่ม พิมพ์ชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ตกลง เมื่อการกำหนดเองเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ตกลง เมื่อพิมพ์ข้อมูลของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ปิด เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่

      กล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ จะปรากฏขึ้น
    3. ตั้งชื่อแฟ้มดังกล่าว แล้วคลิก บันทึก

      Word จะแสดงกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อแก้ไข้อมูลของคุณเพิ่มเติม เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง
    4. ในตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ให้คลิกถัดไป: จัดเรียงป้ายของคุณ
    5. ดำเนินการต่อไปตามส่วน ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลัก

ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลัก

  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้ตรวจสอบว่าขั้นตอน จัดเรียงป้ายผนึกของคุณ ปรากฏขึ้น ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถจัดเค้าโครงป้ายของคุณ
  2. Word จะแสดงรายการที่คุณสามารถใช้ในการจัดเค้าโครงป้ายของคุณ เช่น ช่องที่อยู่บรรทัดแสดงคำทักทาย และ ไปรษณีย์จากเว็บ ใช้ตัวเลือก รายการเพิ่มเติม เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลที่ระบุ คลิกที่ป้ายที่คุณต้องการจะแทรกเขตข้อมูลผสานซึ่งแทนตำแหน่งที่ Word จะพิมพ์ข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเว้นวรรคหรือใส่เครื่องหมายวรรคตอนที่ต้องการไว้ระหว่างเขตข้อมูลผสานทั้งสองหรือหลังเขตข้อมูลผสานแล้วหรือไม่
  3. เมื่อคุณตั้งค่าป้ายป้ายหนึ่งเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ปรับปรุงป้ายผนึกทั้งหมด เพื่อทำซ้ำป้ายทั้งหมด
  4. คลิก ถัดไป: แสดงตัวอย่างป้ายของคุณ เพื่อแสดงตัวอย่างข้อมูลที่ผสาน

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการผสาน

  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้ตรวจสอบว่าขั้นตอน ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ปรากฏขึ้นแล้ว ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถผสานไปยังเครื่องพิมพ์หรือบนหน้าจอ

    เมื่อต้องการผสานไปยังเครื่องพิมพ์โดยตรง ให้คลิก พิมพ์ กล่องโต้ตอบ ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกได้ว่าระเบียนใดที่จะผสาน คลิก ตกลง กล่องโต้ตอบ พิมพ์ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกเครื่องพิมพ์และพิมพ์ป้ายได้

    เมื่อต้องการผสานบนหน้าจอ ให้คลิก แก้ไขแต่ละป้าย กล่องโต้ตอบ ผสานเป็นเอกสารใหม่ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกว่าจะผสานระเบียนใด คลิก ตกลง เพื่อผสานป้าย คุณสามารถดูป้ายได้ก่อนที่จะสั่งพิมพ์
  2. หลังจากที่เอกสารที่ผสานปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คุณสามารถบันทึกเอกสารนี้ให้เป็นเอกสารแยก คุณสามารถพิมพ์เอกสารที่ผสานได้โดยการคลิกที่ พิมพ์ บนเมนู แฟ้ม หรืออาจดำเนินการทั้งสองแบบ

ข้อมูลอ้างอิง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเวียน โปรดคลิกที่หมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:
290408 คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Word 2002 (ลิงค์นี้อาจเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาที่เป็นภาษาอังกฤษบางส่วน หรือทั้งหมด)
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแหล่งข้อมูลใหม่ โปรดคลิกที่หมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:
294688 วิธีการออกแบบและตั้งค่ารายการที่อยู่ของจดหมายเวียนใน Word 2002 และใน Word รุ่นใหม่กว่า (ลิงค์นี้อาจเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาที่เป็นภาษาอังกฤษบางส่วน หรือทั้งหมด)
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเวียน ให้คลิก วิธีใช้ Microsoft Word บนเมนู วิธีใช้ พิมพ์ จดหมายเวียน ในกล่อง ค้นหา ในบานหน้าต่าง 'ความช่วยเหลือ' แล้วคลิก เริ่มการค้นหา เพื่อดูหัวข้อดังกล่าว

คุณสมบัติ

หมายเลขบทความ (Article ID): 294684 - รีวิวครั้งสุดท้าย: 13 พฤษภาคม 2553 - Revision: 5.0
ใช้กับ
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Keywords: 
kbhowtomaster kbmerge KB294684

ให้ข้อเสนอแนะ

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com