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요약

이 문서에서는 Word에서 편지 병합 기능을 사용하여 범주별로 정렬되고 구분된 데이터의 목록을 만드는 방법을 설명합니다. 이 문서에는 이러한 목록을 만드는 데 사용할 수 있는 지침과 예제가 들어 있습니다.

데이터 파일 설정

예제 데이터 파일에 나와 있는 것처럼 키 필드(정렬 기준이 되는 필드) 범주의 값이 같은 모든 레코드가 함께 나타나도록 데이터 파일을 정렬합니다. 다음 예제 목록은 CITY 필드를 기준으로 정렬되었습니다. 이 예제에서는 CITY가 키 필드입니다.

City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

주 문서 설정

참고 다음 예제에서는 괄호 안의 "paragraph mark"라는 단어로 단락 기호를 지정합니다. 단락 기호를 입력하려면 Enter 키를 누르십시오.

이 절차가 작동하려면 주 문서를 설정할 때 "디렉터리" 문서 종류를 선택해야 합니다. 주 문서를 디렉터리로 설정하려면 다음과 같이 하십시오.
  1. 비어 있는 새 문서에서 편지 병합을 시작합니다.

    Word 2002

    도구 메뉴에서 편지 및 우편을 누른 다음 편지 병합 마법사를 누릅니다.

    Word 2003

    도구 메뉴에서 편지 및 우편을 누른 다음 편지 병합을 누릅니다.
  2. 편지 병합 작업창의 문서 종류 선택에서 디렉터리를 선택합니다.
  3. 다음: 문서 시작하기를 누릅니다.
  4. 시작 문서 선택에서 현재 문서 사용을 선택합니다.
  5. 다음: 받는 사람 선택을 누릅니다.
  6. 기존 목록 사용에서 찾아보기를 누릅니다.
  7. 데이터 원본 선택 대화 상자에서 데이터 파일 설정 절에서 만든 예제 파일을 선택합니다.
  8. 데이터 원본 확인 대화 상자가 나타나면 데이터 파일 설정 절에서 만든 파일 형식에 적절한 데이터 형식을 선택합니다. 예를 들어, Microsoft Excel에서 파일을 만든 경우 MS Excel 워크시트(DDE 사용)(*.xls) 또는 Excel 파일(ODBC 사용)(*.xls)을 선택합니다.
  9. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 확인을 누릅니다.
  10. 다음 예제를 지침으로 사용하여 각 행의 키 필드를 이전 행의 키 필드와 비교한 다음 서로 다르면 특정 텍스트 문자열을 삽입하고 서로 같으면 다른 텍스트 문자열을 삽입할 필드를 삽입합니다.
예제

이 예제에서는 데이터 파일 설정 절의 예제 데이터를 사용합니다. 이 데이터에서는 { MERGEFIELD CITY}를 키 필드로 사용합니다.

참고 필드 괄호를 삽입하려면 Ctrl+F9를 누르십시오. 이 예제에서 배열된 필드는 다음과 같이 정렬된 목록을 생성합니다.
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

새로운 각 범주를 새 페이지에 표시

앞의 예제와 마찬가지로 이 예제의 키 필드는 { MERGEFIELD City }입니다. 데이터 파일에서 CITY의 값이 다른 도시로 변경되면 새 페이지가 병합된 결과에 추가되고 병합이 다음 페이지 맨 위에서 계속됩니다. 필드 괄호를 삽입하려면 Ctrl+F9를 누르십시오. 참고 페이지 나누기를 삽입하려면 Ctrl+Enter를 누르거나 삽입 메뉴에서 나누기를 누르고 페이지 나누기를 선택한 다음 확인을 누릅니다.

이 예제에서 배열된 필드는 다음과 같이 페이지를 구분하여 목록을 생성합니다.
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

----------------------------페이지 나누기-----------------------------
Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

키 필드 서식 지정

이 예제의 키 필드는 {MERGEFIELD CITY}입니다. {MERGEFIELD CITY}의 결과 서식을 모두 대문자로 지정하려면 \* Upper 서식 스위치를 삽입하면 됩니다. 필드 괄호를 삽입하려면 Ctrl+F9를 누르십시오. 이 예제에서 배열된 필드는 다음과 같이 도시가 모두 대문자로 나타나는 목록을 생성합니다.
ATLANTA

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

HOUSTON

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0
참고 필드 괄호 { }가 포함된 전체 키 필드 { MERGEFIELD City }를 선택하고 원하는 대로 서식을 지정하여 키 필드에 다른 서식을 적용할 수 있습니다. 필드 서식을 지정하려면 서식 메뉴에서 글꼴을 누르십시오.

추가 텍스트 포함

병합 문서에 추가 텍스트가 나타나도록 하려면 IF 필드의 인용 부호 집합 안에 이 텍스트를 포함시켜야 합니다. 이렇게 하면 데이터 원본의 정보가 IF 필드에서 정의하는 조건을 충족하는 경우에만 텍스트가 나타납니다. 예를 들어, 데이터 원본의 현재 행에 있는 CITY 이름이 이전 행의 CITY 이름과 다른 경우에만 텍스트가 나타납니다.

주 문서의 IF 필드 밖에 텍스트를 삽입하면 병합 문서에서 이 텍스트가 새 키 필드마다 한 번씩 나타나지 않고 데이터 원본의 새 행마다 한 번씩 나타납니다. 데이터 파일 설정 절에서 만든 예제에서는 텍스트가 도시마다 한 번씩 나타나지 않고 직원마다 한 번씩 나타납니다.

이 예제에서는 목록에서 간략한 소개 문장과 함께 각 도시를 소개합니다. 이 예제에서 배열된 필드는 다음과 같이 각 도시에 대한 소개 텍스트가 포함된 목록을 생성합니다.
These are the sales totals for Atlanta:

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

These are the sales totals for Houston:

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

이 프로세스의 작동 방식

지금까지의 예제에서 첫 번째 IF 필드는 편지 병합에서 첫 번째 레코드에 대해서만 도시 이름과 단락 기호를 삽입하고 이후의 모든 레코드에 대해서는 아무 것도 삽입하지 않습니다(""). 이 필드는 현재 레코드의 일련 번호를 반환하는 MERGESEQ 필드를 숫자 "1"과 비교하여 첫 번째 편지 병합 레코드를 인식합니다.

두 번째 IF 필드는 현재 레코드에 이전 레코드와 다른 도시 이름이 들어 있다고 확인하는 경우에만 줄 바꿈 기호, 페이지 나누기(각 도시를 새 페이지에 표시하는 경우), 도시 이름, 줄 바꿈 기호 2개, 직원 이름 및 판매량을 순서대로 삽입합니다. 현재 레코드에 이전 레코드와 동일한 도시 이름이 들어 있다고 확인하는 경우에는 다음 직원 이름과 판매량만 삽입합니다.

이 IF 필드는 두 SET 필드에 지정된 책갈피 텍스트를 비교하여 새 도시 이름을 인식합니다. 책갈피 "Place1"의 텍스트는 항상 현재 레코드의 City 필드와 동일하고, 책갈피 "Place2"의 텍스트는 이전 레코드의 City 필드와 동일합니다.

참조

편지 병합에 대한 자세한 내용은 Microsoft 기술 자료의 다음 문서를 참조하십시오.
294688 Word 2002에서 편지 병합 주소 목록을 디자인하고 설정하는 방법
290408 Word 2002의 편지 병합 기능에 대한 질문과 대답
294693 Word 2002 이상에서 편지 병합 기능을 사용하여 디렉터리를 만드는 방법
294683 Word 2002에서 편지 병합 기능을 사용하여 양식 편지를 만드는 방법




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속성

기술 자료: 294686 - 마지막 검토: 2006년 12월 11일 월요일 - 수정: 2.0
본 문서의 정보는 다음의 제품에 적용됩니다.
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
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