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Zusammenfassung

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie verwenden die Seriendruckfunktion in Word zum Erstellen einer Liste von Daten, die sortiert und getrennt durch eine Kategorie. Dieser Artikel enthält Anweisungen und ein Beispiel, das Sie verwenden können, um eine solche Liste erstellen.

Einrichten der Datendatei

Die Datendatei so sortieren, dass alle Datensätze mit dem gleichen Wert für den Schlüssel Kategorie Feld (das Feld, auf dem Sie die Sortierung basieren) zusammen, wie in der Beispieldatendatei dargestellt. Das Feld "Ort" ist die folgenden Beispielliste sortiert (Stadt ist das Schlüsselfeld in diesem Beispiel).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Richten Sie das Hauptdokument

Hinweis ¶ designates Die Worte "einer Absatzmarke" in Klammern festlegen, in dem folgenden Beispiel wird eine Absatzmarke. Um eine Absatzmarke eingeben möchten, drücken Sie die EINGABETASTE.

Für dieses Verfahren funktioniert müssen Sie die Belegart "Directory" auswählen, wenn Sie Ihr Hauptdokument einrichten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Hauptdokument als Verzeichnis einzurichten:
  1. Starten Sie den Seriendruck in ein neues leeres Dokument. Zu diesem Zweck verwenden Sie eines der folgenden Verfahren für die Version von Word, die Sie ausführen:

    Microsoft Word 2002

    Klicken Sie im Menü Extras klicken Sie auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie dann auf Seriendruck-Assistent.

    Microsoft Office Word 2003

    Klicken Sie im Menü Extras klicken Sie auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie dann auf Seriendruck.

    Microsoft Office Word 2007 und Microsoft Office Word 2010

    Auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck startenund klicken Sie dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt.
  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Wählen Sie einen Dokumenttypauf zum Verzeichnisauswählen.
  3. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.
  4. Klicken Sie unter Startdokument wählenklicken Sie auf zum aktuellen Dokument verwendenauswählen.
  5. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.
  6. Klicken Sie unter vorhandene Liste verwendenauf Durchsuchen.
  7. Wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die Beispieldatei, die Sie erstellt, in haben derEinrichten der Datendatei an.
  8. Wenn das Dialogfeld Datenquelle bestätigen angezeigt wird, wählen Sie einen Datentyp, der für den Typ von Datei ist, die Sie in erstellt haben die Set Lade-Datendatei an. Zum Beispiel wenn Sie Mal in Microsoft Excel-Datei, wählen Sie MS Excel-Arbeitsblätter über DDE(*.xls) oder Excel-Dateien über ODBC (*.xls).
  9. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf OK.
  10. Entsprechend dem folgenden Beispiel orientieren einfügen Felder Tocompare Schlüsselfelds in jeder Zeile mit dem Schlüsselfeld in der vorherigen Zeile einfügen und eine Zeichenfolge, wenn sie unterschiedliche sind und eine Reihe von Textif sie sind identisch.
Beispiel

In diesem Beispiel verwenden Sie die Beispieldaten aus den Einrichten der Datendatei Abschnitt, und es wird als Schlüsselfeld MERGEFIELD Ort für die {} verwendet.

Hinweis Um die Klammern einzufügen, drücken Sie STRG + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Die Felder angeordnet in diesem Beispiel erzeugen eine sortierte Liste wie folgt:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney 50.000 US-Dollar
Henningsen $10.000

Houston

Johnson $8.000
Kelly 9.000 US-Dollar
Pak $0

Jede Kategorie zu einer neuen Seite erzwingen

Wie im vorherigen Beispiel ist das Feld in diesem Beispiel { MERGEFIELD Ort }. Ändert der Wert der Stadt in der Datendatei in eine andere Stadt, die zusammengeführten Ergebnisse wird eine neue Seite hinzugefügt, und die Zusammenführung wird am oberen Rand der nächsten Seite fortgesetzt. Um die Klammern einzufügen, drücken Sie STRG + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Hinweis Um einen Seitenwechsel einzufügen, drücken Sie STRG + EINGABETASTE entweder oder klicken Sie im Menü Einfügen auf Seitenumbruch , wählen Sie Einen Seitenumbruchund klicken Sie dann auf OK.

Die Felder in diesem Beispiel erzeugen eine Liste auf separaten Seiten wie folgt angeordnet:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney 50.000 US-Dollar
Henningsen $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8.000
Kelly 9.000 US-Dollar
Pak $0

Formatieren Sie das Schlüsselfeld

In diesem Beispiel wird das Schlüsselfeld ist {MERGEFIELD Ort}. Um die Ergebnisse der {MERGEFIELD Ort} als Großbuchstaben formatieren, können Sie den Formatierungsschalter von einfügen. \ * Upper. Um die Klammern einzufügen, drücken Sie STRG + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Die Felder angeordnet in diesem Beispiel erzeugen eine Liste mit den Ort, die ausschließlich aus Großbuchstaben bestehen, wie folgt:
ATLANTA

Galos $3.000
Delaney 50.000 US-Dollar
Henningsen $10.000

HOUSTON

Johnson $8.000
Kelly 9.000 US-Dollar
Pak $0
Hinweis Stehen verschiedene Formatierungen auf das Schlüsselfeld MERGEFIELD Ort { } { durch das ganze Feld (einschließlich der Feld geschweiften Klammern {}), und das Feld entsprechend Ihren Anforderungen formatieren. Um das Feld zu formatieren, klicken Sie im Menü Format auf Schriftart .

Zusätzlichen Text einschließen

Wenn Sie zusätzlichen Text im Seriendruckdokument angezeigt werden soll, müssen Sie diesen Text in den einzelnen Anführungszeichen in der IF-Felder einschließen. Auf diese Weise wird der Text nur dann, wenn die Informationen in der Datenquelle die Bedingungen, die Sie in den IF-Felder (z. B. erfüllen, wenn der Name des Ortes in der aktuellen Zeile der Datenquelle von den Ortsnamen in die vorherige Zeile unterscheidet) definieren.

Wenn Sie Text außerhalb der IF-Felder in Ihrem Hauptdokument platzieren, wird dieser Text im Seriendruckdokument, einmal für jede Zeile in der Datenquelle und nicht einmal für jedes neue Feld. In dem Beispiel, das Sie in der Einrichten der Datendatei Abschnitt, scheint es einmal für jeden Mitarbeiter nur einmal für jede Stadt.

In diesem Beispiel führt jede Stadt in der Liste mit einem kurzen einleitenden Satz:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Die Felder in diesem Beispiel erzeugen eine Liste mit den einleitenden Text für jede Stadt wie folgt angeordnet:
Dies sind die Gesamtumsätze für Atlanta:

Galos $3.000
Delaney 50.000 US-Dollar
Henningsen $10.000

Dies sind die Gesamtumsätze für Houston:

Johnson $8.000
Kelly 9.000 US-Dollar
Pak $0

Wie funktioniert dieser Prozess

In diesen Beispielen das erste IF-Feld fügt den Namen der Stadt und eine Absatzmarke für nur den ersten Datensatz im Seriendruck. Für alle nachfolgenden Datensätze folgende IF-Feld fügt nichts (""). Es erkennt den ersten Seriendruck-Datensatz durch das MERGESEQ-Feld (die die laufende Nummer des aktuellen Datensatzes zurückgibt) vergleichen der Ziffer "1".

Die zweite Wenn-Feld fügt eine Absatzmarke (und einen Seitenumbruch), wenn Sie jede Stadt zu einer neuen Seite zwingen den Ortsnamen zwei mehr Zeichen, der Name des Mitarbeiters und den Verkaufsbetrag (in dieser Reihenfolge) nur zurück, wenn das IF-Feld legt fest, dass der aktuelle Datensatz Namen einer Stadt enthält, die sich aus dem vorherigen Datensatz unterscheidet. Wenn Word feststellt, dass der aktuelle Datensatz Namen einer Stadt enthält, der den vorhergehenden Datensatz identisch ist, fügt Word nur die nächste Mitarbeiternamen und Verkaufsbetrag.

Folgende IF-Feld erkennt den Ortsnamen neu durch das Vergleichen des Text der Lesezeichen in den beiden Feldern Satz angegeben. Der Text der Textmarke "Place1" entspricht stets auf den aktuellen Datensatz City-Feld und der Text der Textmarke "Platz2" auf den vorherigen Datensatz City-Feld entspricht.

Informationsquellen

Weitere Informationen zum Seriendruck klicken Sie auf die folgenden Artikelnummern klicken, um die betreffenden Artikel in der Microsoft Knowledge Base anzuzeigen:
294688 Das Entwerfen und Einrichten einer Seriendruck-Adressliste in Word 2002 und höheren Versionen von Word
290408 Häufig gestellte Fragen zum Seriendruck in Word 2002
294693 Wie Verwenden von Seriendruck zum Erstellen eines Verzeichnisses in Word 2002 und höheren Versionen von Word
294683 Wie Verwenden von Seriendruck zum Erstellen von Serienbriefen in Word 2002 und höheren Versionen von Word

Eigenschaften

Artikel-ID: 294686 - Geändert am: Montag, 23. September 2013 - Version: 9.0
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft Word 2013
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
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Maschinell übersetzter Artikel
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Den englischen Originalartikel können Sie über folgenden Link abrufen: 294686
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