Τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία λίστας ταξινομημένης κατά κατηγορία στο Word

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 294686 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Για μια έκδοση του Microsoft Word 2000 αυτού του άρθρου, δείτε 211303.
Για το Microsoft Word 98 δείτε την έκδοση του παρόντος άρθρου, 181731.
Για το Microsoft Word 97 δείτε την έκδοση του παρόντος άρθρου, 181730.
Για το Microsoft Word 95 δείτε την έκδοση του παρόντος άρθρου, 181729.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο χρήσης της αλληλογραφίας Συγχώνευση στο Word για να δημιουργήσετε μια λίστα δεδομένων που είναι ταξινομημένη και διαχωρίζονται με τη δυνατότητα μια κατηγορία. Αυτό το άρθρο περιέχει οδηγίες και ένα δείγμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Δημιουργία μιας τέτοιας λίστας.

Ρύθμιση του αρχείου δεδομένων

Ταξινομήσετε το αρχείο δεδομένων σας, έτσι ώστε όλες τις εγγραφές με την ίδια τιμή για κατηγορία πεδίο κλειδιού (το πεδίο από το οποίο μπορείτε να βασίσετε την ταξινόμηση) εμφανίζονται μαζί, όπως φαίνεται στο δείγμα αρχείου δεδομένων. Η παρακάτω λίστα δείγμα ταξινομείται από το πεδίο "ΠΌΛΗ" ("Πόλη" είναι το πεδίο κλειδιού σε αυτό το παράδειγμα).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Ορισμός του κύριου εγγράφου

Σημείωση ¶ designates Οι λέξεις "ένα σημάδι παραγράφου" σε αγκύλες ορίζουν ένα σημάδι παραγράφου στο παρακάτω παράδειγμα. Για να πληκτρολογήσετε ένα σημάδι παραγράφου, πιέστε το πλήκτρο ENTER.

Για Αυτή η διαδικασία, πρέπει να επιλέξετε το έγγραφο "Κατάλογος" πληκτρολογήστε όταν κάνετε ρυθμίσετε το κύριο έγγραφό σας. Για να ρυθμίσετε το κύριο έγγραφό σας ως κατάλογο, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
  1. Σε ένα νέο κενό έγγραφο, ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες διαδικασίες, ανάλογα με την έκδοση του Word που εκτελείτε:

    Microsoft Word 2002

    Από το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας.

    Microsoft Office Word 2003

    Από το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Το Microsoft Office Word 2007 και το Microsoft Office Word 2010

    Από το Στοιχεία αλληλογραφίας καρτέλα, κάντε κλικ στο Έναρξη της συγχώνευσης αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα.
  2. Με το Συγχώνευση αλληλογραφίας παράθυρο εργασιών, στην περιοχή Επιλογή τύπου εγγράφου, κάντε κλικ για να Επιλέξτε Κατάλογος.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Έναρξη εγγράφου.
  4. Στην περιοχή Επιλογή εγγράφου έναρξης, κάντε κλικ για να Επιλέξτε Χρησιμοποιήστε το τρέχον έγγραφο.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Επιλογή παραληπτών.
  6. Στην περιοχή Χρήση υπάρχουσας λίστας, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.
  7. Με το Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το δείγμα του αρχείου που δημιουργήσατε στο τουΡύθμιση του αρχείου δεδομένων ενότητα.
  8. Εάν το Επιβεβαίωση αρχείου προέλευσης δεδομένων εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων που είναι κατάλληλη για τον τύπο του αρχείου που δημιουργήσατε στο του Ρύθμιση το αρχείο δεδομένων ενότητα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσατε Επιλέξτε το αρχείο στο Microsoft Excel, είτε Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DDE (*.xls) ή Αρχεία Excel μέσω του ODBC (*.xls).
  9. Με το Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  10. Χρησιμοποιώντας το ακόλουθο παράδειγμα ως οδηγό, εισαγάγετε πεδία συγκρίνετε το πεδίο κλειδιού σε κάθε γραμμή, με πεδίο κλειδιού στην προηγούμενη γραμμή, και Για να εισαγάγετε μια συμβολοσειρά κειμένου, αν είναι διαφορετικές και μια άλλη συμβολοσειρά κειμένου Εάν είναι ίδιες.
Παράδειγμα

Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί το δείγμα δεδομένων από το Ρύθμιση του αρχείου δεδομένων ενότητα και χρησιμοποιεί { MERGEFIELD ΠΌΛΗ} ως πεδίο κλειδιού.

Σημείωση Για να εισαγάγετε τα άγκιστρα πεδίου, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Τα πεδία σε αυτό το παράδειγμα παράγει ένα Ταξινόμηση λίστας ως εξής:
Ατλάντα

Galos 300.000
Delaney $50,000
Henningsen $10.000

Χιούστον

Πολύγωνο 800.000 Δρχ
Κέλυ 9.000 $
Pak $0

Υποχρεωτική νέα κατηγορία κάθε νέα σελίδα

Όπως στο προηγούμενο παράδειγμα, το πεδίο κλειδιού σε αυτό το παράδειγμα είναι { MERGEFIELD Πόλη }. Όταν αλλάξει η τιμή "Πόλη" στο αρχείο δεδομένων σε διαφορετική Πόλη, προστίθεται μια νέα σελίδα συγχωνευμένα αποτελέσματα και συνεχίζεται κατά τη συγχώνευση στο επάνω μέρος της επόμενης σελίδας. Για να εισαγάγετε τα άγκιστρα πεδίου, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Σημείωση Για να εισαγάγετε μια αλλαγή σελίδας, είτε πιέστε το πλήκτρο CTRL + ENTER ή κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή από το Εισαγωγή μενού, επιλέξτε Αλλαγή σελίδας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τα πεδία που παράγουν αυτό το παράδειγμα μιας λίστας σε ξεχωριστές σελίδες ως εξής:
Ατλάντα

Galos 300.000
Delaney $50,000
Henningsen $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Χιούστον

Πολύγωνο 800.000 Δρχ
Κέλυ 9.000 $
Pak $0

Μορφοποιήσετε το πεδίο κλειδιού

Πεδίο κλειδιού σε αυτό το παράδειγμα είναι {MERGEFIELD ΠΌΛΗ}. Για να μορφοποιήσετε τα αποτελέσματα του {MERGEFIELD ΠΌΛΗ} ως κεφαλαία γράμματα, μπορείτε να εισαγάγετε το διακόπτη μορφοποίησης του \ * Upper. Για να εισαγάγετε τα άγκιστρα πεδίου, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Τα πεδία σε αυτό το παράδειγμα παράγει μια λίστα με τα Πόλη εμφανίζεται με κεφαλαία γράμματα, ως εξής:
ΑΤΛΆΝΤΑ

Galos 300.000
Delaney $50,000
Henningsen $10.000

ΧΙΟΎΣΤΟΝ

Πολύγωνο 800.000 Δρχ
Κέλυ 9.000 $
Pak $0
Σημείωση Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετική μορφοποίηση για το πεδίο κλειδιού { MERGEFIELD Πόλη } επιλέγοντας ολόκληρο πεδίο (συμπεριλαμβανομένων άγκιστρα πεδίου { }), και τη μορφοποίηση του πεδίου με τις προτιμήσεις σας. Για να μορφοποιήσετε το Κάντε κλικ Γραμματοσειρά από το Μορφή μενού.

Συμπεριλάβετε επιπλέον κείμενο

Εάν θέλετε να εμφανίζονται στο έγγραφο συγχώνευσης το επιπλέον κείμενο που πρέπει να περιλαμβάνει το κείμενο μέσα σε σύνολα εισαγωγικών πεδία IF. Με τον τρόπο αυτό, το κείμενο εμφανίζεται μόνο εάν πληροί τις πληροφορίες στο αρχείο προέλευσης δεδομένων του συνθήκες που ορίζετε σε πεδία IF (για παράδειγμα, όταν το όνομα της ΠΌΛΗΣ η τρέχουσα γραμμή του αρχείου προέλευσης δεδομένων διαφέρει από το όνομα της ΠΌΛΗΣ στην προηγούμενη γραμμή).

Εάν τοποθετήσετε κείμενο εκτός αν τα πεδία στο κύριο έγγραφο, Αυτό το κείμενο εμφανίζεται στο έγγραφο συγχώνευσης μία φορά για κάθε νέα γραμμή δεδομένων προέλευση, αντί για μία φορά για κάθε νέο πεδίο κλειδιού. Στο παράδειγμα που δημιουργήθηκε με το Ρύθμιση του αρχείου δεδομένωνενότητα, εμφανίζεται μία φορά για κάθε εργαζόμενο, αντί για μία φορά για κάθε Πόλη.

Αυτό το παράδειγμα παρουσιάζει κάθε πόλη στη λίστα με έναν σύντομο εισαγωγική πρόταση:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Τα πεδία που παράγουν αυτό το παράδειγμα μια λίστα με εισαγωγικό κείμενο για κάθε πόλη ως εξής:
Αυτά είναι τα σύνολα πωλήσεων για την Atlanta:

Galos 300.000
Delaney $50,000
Henningsen $10.000

Αυτά είναι τα σύνολα πωλήσεων για Χιούστον:

Πολύγωνο 800.000 Δρχ
Κέλυ 9.000 $
Pak $0

Πώς λειτουργεί η διαδικασία αυτή

Το πρώτο πεδίο IF σε αυτά τα παραδείγματα εισάγει το όνομα της πόλης και ένα σημάδι παραγράφου για την πρώτη εγγραφή στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για όλες τις επόμενες εγγραφές, αν αυτό το πεδίο εισάγει τίποτα (""). Αναγνωρίζει το πρώτο συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή με το πεδίο MERGESEQ (η οποία επιστρέφει τον αριθμό ακολουθίας για σύγκριση η τρέχουσα εγγραφή) για το αριθμητικό ψηφίο "1".

Το δεύτερο πεδίο IF που εισάγει χαρακτήρα επιστροφής (και αν επιβληθεί κάθε πόλη σε μια νέα αλλαγή σελίδας σελίδα), το όνομα της πόλης, δύο χαρακτήρες επιστροφής περισσότερο, το όνομα του υπαλλήλου, και το ποσό πωλήσεων (σε αυτήν τη σειρά), μόνο αν το πεδίο IF που προσδιορίζει το τρέχον εγγραφή περιλαμβάνει το όνομα μιας πόλης που είναι διαφορετική από την προηγούμενη εγγραφή. Εάν το Word Καθορίζει ότι η τρέχουσα εγγραφή περιλαμβάνει ένα όνομα πόλης που είναι ίδιο με το προηγούμενη εγγραφή, το Word εισάγει μόνο το επόμενο όνομα υπαλλήλου και το ποσό πώλησης.

Αυτό το πεδίο αν αναγνωρίζει το όνομα πόλης νέα συγκρίνοντας το κείμενο Οι σελιδοδείκτες που καθορίζεται στα δύο πεδία ΣΥΝΌΛΟΥ. Το κείμενο του σελιδοδείκτη Είναι πάντα ίση με την τρέχουσα εγγραφή το πεδίο "Πόλη" και το κείμενο της "Θέση1" ο σελιδοδείκτης "place2" είναι ίσο με την πόλη στην προηγούμενη εγγραφή το πεδίο.

Αναφορές

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλληλογραφία συγχώνευση, κάντε κλικ στους αριθμούς των άρθρων παρακάτω, για να προβάλετε τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
294688Τρόπος σχεδίασης και ρύθμισης λίστας διευθύνσεων συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word 2002 και σε νεότερες εκδόσεις του Word
290408 Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 2002
294693 Τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία καταλόγου στο Word 2002 και σε νεότερες εκδόσεις του Word
294683 Τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία φόρμας επιστολών στο Word 2002 και σε νεότερες εκδόσεις του Word

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 294686 - Τελευταία αναθεώρηση: Κυριακή, 18 Σεπτεμβρίου 2011 - Αναθεώρηση: 7.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο είναι προϊόν λογισμικού μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και όχι ανθρώπινης μετάφρασης. Η Microsoft σάς προσφέρει άρθρα που είναι προϊόντα ανθρώπινης αλλά και μηχανικής μετάφρασης έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης μας στη δική σας γλώσσα. Ωστόσο, ένα άρθρο που έχει προκύψει από μηχανική μετάφραση δεν είναι πάντα άριστης ποιότητας. Ενδέχεται να περιέχει λεξιλογικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, όπως ακριβώς τα λάθη που θα έκανε ένας μη φυσικός ομιλητής επιχειρώντας να μιλήσει τη γλώσσα σας. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες της. Επίσης, η Microsoft πραγματοποιεί συχνά ενημερώσεις στο λογισμικό μηχανικής μετάφρασης.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη:294686

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com