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Para Microsoft Word 97 versión de este artículo, consulte 181730.
Para Microsoft Word 95 versión de este artículo, consulte 181729.
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Resumen

Este artículo describe cómo utilizar el correo Función en Word para crear una lista de los datos que están ordenados y separados por de combinación una categoría. En este artículo contiene instrucciones y un ejemplo que puede utilizar para crear una lista de estas características.

Configurar el archivo de datos

Ordene el archivo de datos, para que todos los registros con el mismo valor para la categoría de campo de clave (el campo en el que basa la ordenación) aparezcan juntos, como se muestra en el archivo de datos de ejemplo. El siguiente ejemplo está ordenada mediante el campo CITY (CITY es el campo de clave en este ejemplo).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Configurar el documento principal

Nota ¶ designates Las palabras "una marca de párrafo" entre paréntesis designan una marca de párrafo en el ejemplo siguiente. Para escribir una marca de párrafo, presione ENTRAR.

Para Este procedimiento funcione, debe seleccionar el documento "Directorio" Escriba cuándo usted permite configurar el documento principal. Para configurar el documento principal como un directorio, siga estos pasos:
  1. En un nuevo documento en blanco, inicie la combinación de correspondencia. Para ello, utilice uno de los procedimientos siguientes, según la versión de Word que esté ejecutando:

    Microsoft Word 2002

    En el Herramientas de menú, haga clic en Cartas y correspondenciay, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.

    Microsoft Office Word 2003

    En el Herramientas de menú, haga clic en Cartas y correspondenciay, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia.

    Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Word 2010

    En el Envíos por correo ficha, haga clic en Iniciar combinación de correspondenciay, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
  2. En el panel de tareas combinación de correspondencia en Seleccionar tipo de documento, haga clic en para Active Directory.
  3. Haga clic en Siguiente: Seleccione el documento inicial.
  4. Bajo Seleccione el documento inicial, haga clic en para Seleccione Utilizar el documento actual.
  5. Haga clic en A continuación: Seleccione los destinatarios.
  6. Bajo Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
  7. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , seleccione el archivo de ejemplo que creó en elConfigurar el archivo de datos sección.
  8. Si aparece el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos , seleccione un tipo de datos que sea adecuado para el tipo de archivo que creó en el Configurar el archivo de datos sección. Por ejemplo, si ha creado el archivo en Microsoft Excel, seleccione Hojas de cálculo MS Excel con DDE (*.xls) o Archivos de Excel con ODBC (*.xls).
  9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia , haga clic en Aceptar.
  10. Utilizando el ejemplo siguiente como guía, inserte campos para comparar el campo de clave en cada fila con el campo de clave de la fila anterior, y Para insertar una cadena de texto si son diferentes y otra cadena de texto Si son iguales.
Ejemplo

En este ejemplo utiliza los datos de ejemplo de la Configurar el archivo de datos sección y usa { MERGEFIELD CITY} como el campo de clave.

Nota Para insertar las llaves de campo, presione CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Los campos que aparecen en este ejemplo produce un Ordenar lista de los siguientes:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

Houston

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Paquete de $0

Fuerce cada nueva categoría a una página nueva

Al igual que en el ejemplo anterior, el campo de clave en este ejemplo es { MERGEFIELD City }. Cuando cambie el valor de la ciudad en el archivo de datos a otro Ciudad, una página nueva se agrega a los resultados combinados y continúa la combinación en la parte superior de la página siguiente. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Nota Para insertar un salto de página, presione CTRL + INTRO o haga clic en Salto En la página Insertar menú, seleccione Salto de páginay, a continuación, haga clic en ACEPTAR.

Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista en páginas independientes como sigue:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Paquete de $0

Dar formato al campo clave

El campo de clave en este ejemplo es {MERGEFIELD CITY}. Para dar formato a los resultados de la {MERGEFIELD CITY} todas las letras mayúsculas, puede insertar el conmutador de formato \ * Superior. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Los campos que aparecen en este ejemplo producen una lista con el ciudad en las letras mayúsculas, como se indica a continuación:
ATLANTA

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

HOUSTON

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Paquete de $0
Nota Puede aplicar un formato diferente al campo de clave { MERGEFIELD City } si selecciona el campo completo (incluyendo las llaves de campo {}) y da formato al campo como prefiera. Para dar formato a la a continuación, haga clic en fuente en el Formato menú.

Incluir texto adicional

Si desea que aparezca en el documento de combinación, texto adicional debe incluir el texto dentro de los pares de comillas en los campos IF. De esta manera, el texto aparece sólo si la información del origen de datos cumple la condiciones que se definen en los campos IF (por ejemplo, cuando asigna un nombre en la ciudad ¿la fila actual del origen de datos difiere del nombre de ciudad en la ventana? fila).

Si coloca texto fuera de la si los campos en el documento principal, Este texto aparece en el documento de combinación una vez para cada nueva fila de los datos código fuente, en lugar de una vez para cada nuevo campo clave. En el ejemplo que usted creado en el Configurar el archivo de datossección, aparece una vez para cada empleado, en lugar de una vez para cada uno Ciudad.

En este ejemplo introduce cada ciudad en la lista con un corto circuito frase de introducción:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista con texto de introducción para cada ciudad como se indica a continuación:
Estos son los totales de ventas para Atlanta:

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

Estos son los totales de ventas de Huston:

Johnson $8.000
Kelly US$ 9.000
Paquete de $0

Cómo funciona este proceso

El primer campo IF en estos ejemplos inserta el nombre de ciudad y un marca de párrafo para el primer registro en la combinación de correspondencia. Para todos los siguientes registros, este campo IF no inserta nada (""). Reconoce la primera combinación de correspondencia registrar comparando el campo MERGESEQ (que devuelve el número de secuencia para el registro actual) al numeral "1".

El segundo campo IF inserta un carácter de retorno (y un salto de página si se fuerza cada ciudad a una nueva página), el nombre de la ciudad, dos caracteres de retorno más, el nombre del empleado y el importe de ventas (en ese orden), sólo si el campo IF determina que el actual registro incluye un nombre de ciudad que es diferente del registro anterior. Si Word determina que el registro actual incluye un nombre de ciudad que es el mismo que el registro anterior, Word inserta sólo el nombre del empleado siguiente y el importe de ventas.

Este campo IF reconoce el nuevo nombre de ciudad al comparar el texto de los marcadores especificados en los dos campos de conjunto. El texto del marcador "Place1" siempre es igual al campo City del registro actual y el texto de el marcador "Place2" es igual a la ciudad del registro anterior campo.

Referencias

Para obtener más información acerca del correo combinar, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
294688Cómo diseñar y configurar una lista de direcciones de combinación de correspondencia en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
290408 Preguntas más frecuentes acerca de la combinación de correspondencia en Word 2002
294693 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear un directorio en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
294683 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear cartas modelo en Word 2002 y en versiones posteriores de Word

Propiedades

Id. de artículo: 294686 - Última revisión: lunes, 7 de enero de 2013 - Versión: 1.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Word 2013
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Palabras clave: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtes
Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 294686

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