Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear una lista ordenada por categoría

En este artículo se describe cómo utilizar la característica Combinar correspondencia de Word para crear una lista de los datos que están ordenados y separados por una categoría. Este artículo contiene instrucciones y un ejemplo que puede utilizar para crear dicha lista.

Configurar el archivo de datos

Ordene el archivo de datos, de modo que todos los registros con el mismo valor de la categoría del campo clave (el campo en el que se basa la ordenación) aparezcan juntos, como se muestra en el archivo de datos de ejemplo. La lista del ejemplo siguiente se ordena mediante el campo CITY (CITY es el campo de clave en este ejemplo).

City	Employee	Sales
Atlanta	Galos	$3,000
Atlanta	Delaney	$50,000
Atlanta	Henningsen	$10,000
Houston	Johnson	$8,000
Houston	Kelly	$9,000
Houston	Pak	$0

Configurar el documento principal

Nota: ¶ designa Las palabras "una marca de párrafo" entre corchetes designa una marca de párrafo en el ejemplo siguiente. Para escribir una marca de párrafo, presione ENTRAR.

Para que este procedimiento funcione, debe seleccionar el tipo de documento "Directorio" para este procedimiento al configurar el documento principal. Para configurar el documento principal como un directorio, siga estos pasos:

1. En un nuevo documento en blanco, inicie la combinación de correspondencia. Para ello, utilice uno de los procedimientos siguientes según la versión de Word que esté ejecutando:
   
   Microsoft Word 2002
   
   En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.
   
   Microsoft Office Word 2003
   
   En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia.
   
   Microsoft Office Word 2007
   
   En la ficha Correo, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente paso a paso para combinar correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia bajo Seleccionar tipo de documento, haga clic para seleccionar Directorio.
3. Haga clic en Siguiente: inicie el documento.
4. En Seleccione el documento inicial, haga clic para seleccionar Utilice el documento actual.
5. Haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
6. En Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
7. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo de ejemplo que creó en la sección Configurar el archivo de datos.
8. Si el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos aparece, seleccione un tipo de datos que sea adecuado para el tipo de archivo que creó en la sección Configurar el archivo de datos. Por ejemplo, si creó el archivo en Microsoft Excel, seleccione Hojas de cálculo de Excel con DDE (*.xls) o Archivos de Excel a través de ODBC (*.xls).
9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Aceptar.
10. Utilizando el ejemplo siguiente como guía, inserte campos para comparar el campo de clave en cada fila con el campo de clave de la fila anterior y para insertar una cadena de texto si son diferentes y otra cadena de texto si son los mismos.

Ejemplo

Este ejemplo utiliza los datos del ejemplo de la sección Configurar el archivo de datos y utiliza {MERGEFIELD CITY} como el campo de clave.

Nota: para insertar los paréntesis, presione CTRL+F9.

{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
{ MERGEFIELD CITY }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista ordenada como sigue:

Hacer que cada categoría nueva aparezca en una página diferente

Como en el ejemplo anterior, el campo de clave en este ejemplo es { MERGEFIELD City }. Cuando el valor de CITY cambie en el archivo de datos a una ciudad diferente, se agregará una página nueva a los resultados combinados, y la combinación continuará en la parte superior de la página siguiente. Para insertar los paréntesis, presione CTRL+F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }¶
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
----------------------------Salto de página--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Nota: para insertar un salto de página, presione CTRL+ENTRAR o haga clic en Salto en el menú Insertar, seleccione Salto de página y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista ordenada en páginas independientes como sigue:

Dar formato al campo de clave

El campo de clave de este ejemplo es {MERGEFIELD CITY}. Para dar formato a los resultados de {MERGEFIELD CITY} en letras mayúsculas, puede insertar el modificador de formato \* Upper. Para insertar los paréntesis, presione CTRL+F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"¶
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista con la ciudad en las letras mayúsculas, como se indica a continuación: Nota: puede aplicar un formato diferente al campo de clave { MERGEFIELD City } seleccionando el campo entero (incluidos los paréntesis {}) y dando formato al campo según prefiera. Para dar formato al campo, haga clic en Fuente en el menú Formato.

Incluya más texto

Si desea que aparezca texto adicional en el documento de la combinación, debe incluir este texto dentro de los pares de comillas en los campos IF. De esta manera, el texto aparece sólo si la información del origen de datos cumple las condiciones que define en los campos IF (por ejemplo, cuando el nombre de CITY en la fila actual del origen de datos difiere del nombre de CITY de la fila anterior).

Si coloca texto fuera de los campos IF en el documento principal, este texto aparece en el documento de combinación una vez para cada nueva fila del origen de datos, en lugar de una vez para cada nuevo campo de clave. En el ejemplo que creó en la sección Configurar el archivo de datos, aparece una vez para cada empleado, en lugar de una vez para cada ciudad.

Este ejemplo introduce cada ciudad en la lista con una frase preliminar corta:

{ IF { MERGESEQ } = "1" "Éstos son los totales de ventas de { MERGEFIELD CITY }:¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
Éstos son los totales de ventas de { MERGEFIELD CITY }:¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Los campos que aparecen en este ejemplo conforman una lista con texto de presentación para cada ciudad de la forma siguiente:

Cómo funciona este proceso

El primer campo IF de estos ejemplos inserta el nombre de la ciudad y una marca de párrafo sólo para el primer registro de la combinación de correspondencia. Para todos los registros subsiguientes, este campo IF no inserta nada (""). Reconoce el primer registro de la combinación de correspondencia comparando el campo MERGESEQ (que devuelve el número de secuencia para el registro actual) con el número "1".

El segundo campo IF inserta en un carácter de retorno (y un salto de página si obliga a que cada ciudad aparezca en una página nueva), el nombre de la ciudad, dos caracteres de retorno más, el nombre del empleado y el importe de la venta (en ese orden), sólo si el campo IF determina que el registro actual incluye un nombre de ciudad diferente del registro anterior. Si Word determina que el registro actual incluye un nombre de ciudad igual que el registro anterior, sólo inserta el nombre del empleado siguiente y el importe de la venta.

Este campo IF reconoce el nuevo nombre de la ciudad comparando el texto de los marcadores especificado en los dos campos SET. El texto del marcador "Place1" siempre es igual al campo City del registro actual y el texto del marcador "Place2" es igual que el campo City del registro anterior.

Para obtener más información acerca de la combinación de correo, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base: