Numer ID artykułu: 294686 - Zobacz jakich produktów dotyczą zawarte w tym artykule porady.
Wersja dla programu Microsoft Word 2000 w tym artykule zobacz 211303.
Microsoft Word 98 Wersja tego artykułu, zobacz 181731.
Dla programu Microsoft Word 97 Wersja tego artykułu, zobacz 181730.
Dla programu Microsoft Word 95 Wersja tego artykułu, zobacz 181729.
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko

Na tej stronie

Streszczenie

W tym artykule opisano sposób używania poczty Scalanie funkcji programu Word, aby utworzyć listę danych sortowane i oddzielone Kategoria. Ten artykuł zawiera instrukcje i próbkę można użyć do utworzenie takiej listy.

Konfigurowanie pliku danych

Sortowanie pliku danych tak, aby wszystkie rekordy o tej samej wartości dla Kategoria pole klucza (pole, na którym oparte sortowanie) są wyświetlane razem, jak pokazano w przykładowym pliku danych. Na poniższej liście próbki są sortowane według pola MIASTO (w tym przykładzie pole klucza jest MIASTO).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Dokument główny

Uwaga ¶ designates Wyrazy "znacznik akapitu" w nawiasach wyznaczenia znacznik akapitu w poniższym przykładzie. Aby wpisać znak końca akapitu, naciśnij klawisz ENTER.

Dla Ta procedura działała, należy wybrać dokument "Katalog" wpisz, kiedy użytkownik Konfigurowanie dokumentu głównego. Aby zdefiniować dokumentu głównego jako katalog, następujące kroki:
  1. W nowym, pustym dokumencie należy uruchomić korespondencję seryjną. Aby to zrobić, należy użyć jednej z następujących procedur, stosownie do wersji programu Word, które są uruchomione:

    Program Microsoft Word 2002

    Na Narzędzia menu, kliknij przycisk Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij przycisk Kreator korespondencji seryjnej.

    Program Microsoft Office Word 2003

    Na Narzędzia menu, kliknij przycisk Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij przycisk Korespondencji seryjnej.

    Program Microsoft Office Word 2007 i Microsoft Office Word 2010

    Na Dokumenty wysyłkowe Kliknij pozycję Uruchamianie korespondencji seryjnej, a następnie kliknij przycisk Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.
  2. W Korespondencji seryjnej okienko zadań w obszarze Wybierz typ dokumentu, kliknij, aby Wybierz Katalog.
  3. Kliknij przycisk Następny: Dokument początkowy.
  4. W obszarze Wybierz dokument początkowy, kliknij, aby Wybierz Użyj bieżącego dokumentu.
  5. Kliknij przycisk Następny: Wybierz adresatów.
  6. W obszarze Użyj istniejącej listy, kliknij przycisk Przeglądaj.
  7. W Wybierz źródło danych Wybierz pozycję próbki plików utworzonych wKonfigurowanie pliku danych sekcja.
  8. Jeśli Potwierdzanie źródła danych zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz typ danych odpowiedni dla Typ pliku, który został utworzony w Konfigurowanie plik danych sekcja. Na przykład, jeśli utworzono Wybierz plik w programie Microsoft Excel, albo Skoroszyty programu MS Excel przez DDE (*.xls) lub Pliki programu Excel za pośrednictwem ODBC (*.xls).
  9. W Adresaci korespondencji seryjnej okno dialogowe, kliknij przycisk OK.
  10. W poniższym przykładzie używany jako przewodnik, wstawianie pól do Porównanie pola klucza w każdym wierszu pole klucza w poprzednim wierszu i Aby wstawić jeden ciąg tekstowy, jeśli są różne i innego ciągu tekstowego Jeśli są one takie same.
Przykład

W tym przykładzie użyto przykładowych danych z Konfigurowanie pliku danych używa sekcji, a { MERGEFIELD MIASTO} jako pola klucza.

Uwaga Aby wstawić nawiasy klamrowe pola, naciśnij klawisze CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Pola w tym przykładzie produkcji Sortowanie listy w następujący sposób:
Atlanta

Galos 3000 zł
Delaney 50 000 zł
Henningsen 10 000 zł

Houston

Johnson 8000 zł
Kelly $ 9 000
Pak 0 zł

Wymuszanie każdej nowej kategorii do nowej strony

W poprzednim przykładzie pole klucza w tym przykładzie jest { MERGEFIELD Miasto }. Wartości MIASTO zmiany w pliku danych na inny Miasto, Nowa strona zostanie dodana do scalone wyniki i korespondencji seryjnej jest kontynuowany na u góry następnej strony. Aby wstawić nawiasy klamrowe pola, naciśnij klawisze CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Uwaga Aby wstawić podział strony, albo naciśnij klawisze CTRL + ENTER lub kliknij przycisk Podział na Wstaw menu wybierz Podział strony, a następnie kliknij przycisk OK.

Pola określone w tym przykładzie produktu aukcji na oddzielnych stronach w następujący sposób:
Atlanta

Galos 3000 zł
Delaney 50 000 zł
Henningsen 10 000 zł

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson 8000 zł
Kelly $ 9 000
Pak 0 zł

Format pola klucza

W tym przykładzie pole klucza jest {MERGEFIELD MIASTO}. Do sformatowania wyników {MERGEFIELD MIASTO} jako wielkimi literami można wstawić przełącznik formatowania z \ * Górny. Aby wstawić nawiasy klamrowe pola, naciśnij klawisze CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Pola w tym przykładzie produkują aukcji z Miasto znajdujących się na wielkie litery w następujący sposób:
ATLANTA

Galos 3000 zł
Delaney 50 000 zł
Henningsen 10 000 zł

HOUSTON

Johnson 8000 zł
Kelly $ 9 000
Pak 0 zł
Uwaga Można zastosować inne formatowanie pola klucza { MERGEFIELD Miasto } wybierając całe pole (łącznie z nawiasami klamrowymi pola { }) i formatowanie pola z własnymi preferencjami. Aby sformatować Kliknij opcję Czcionki na Format menu.

Dołącz dodatkowy tekst

Jeśli chcesz, aby dodatkowy tekst wyświetlany w dokumencie korespondencji seryjnej można w polach IF należy uwzględnić ten tekst wewnątrz zestawów znaków cudzysłowu. W ten sposób tekst pojawia się tylko wtedy, gdy spełnia informacji w źródle danych warunki, które definiuje się w polach IF (na przykład, gdy nazwa MIASTA w bieżący wiersz źródła danych różni się od nazwy MIASTA w poprzedniej wiersz).

Po zaznaczeniu tekstu poza Jeżeli pola w dokumencie głównym Ten tekst jest wyświetlany w dokumencie korespondencji seryjnej jednorazowo dla każdego nowego wiersza w danych źródło, a nie jeden raz dla każdego nowego pola klucza. W przykładzie tym możesz utworzone w Konfigurowanie pliku danychsekcja, wydaje jeden raz dla każdego pracownika zamiast jeden raz dla każdego Miasto.

W tym przykładzie wprowadzono Każde miasto na liście z krótkim zdanie wprowadzające:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Pola określone w tym przykładzie produktu aukcji z tekst wprowadzający dla każdego miasta w następujący sposób:
Są to podsumowania sprzedaży w Atlancie:

Galos 3000 zł
Delaney 50 000 zł
Henningsen 10 000 zł

Są sumy sprzedaży Houston:

Johnson 8000 zł
Kelly $ 9 000
Pak 0 zł

Sposób działania tego procesu

Pierwsze pole IF w tych przykładach Wstawia nazwę miasta i znacznik akapitu tylko pierwszy rekord korespondencji seryjnej. Dla wszystkich następnych rekordy, pole IF wstawia nic (""). Rozpoznaje pierwszego korespondencji seryjnej rejestrowanie przez porównywanie pola MERGESEQ (które zwraca numer sekwencji bieżący rekord) do cyfrę "1".

Drugie pole IF wstawia znak powrotu karetki (i podział strony, jeśli są wymuszanie Każde miasto na nowe w przypadku strony), nazwę miasta, dwa znaki bardziej zwrotu, nazwisko pracownika oraz Kwota sprzedaży (w tej kolejności), tylko wtedy, gdy pole IF określa, że bieżące rekord zawiera nazwę miasta, który różni się od poprzedniego rekordu. Jeśli program Word Określa, że bieżący rekord zawiera nazwę miasta, który jest taki sam, jak Poprzedni rekord, program Word wstawi następny nazwisko pracownika i kwoty sprzedaży.

Pole IF rozpoznaje nazwy miasta nowy porównując tekst zakładki, określonych w dwóch polach zestawu. Tekst zakładki "place1" jest zawsze równa pole Miasto bieżącego rekordu i tekst Zakładka "place2" jest równa Miasto poprzedniego rekordu pole.

Materiały referencyjne

Aby uzyskać więcej informacji na temat poczty scalanie, kliknij następujące numery artykułów w celu wyświetlenia tych artykułów z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
294688Jak projektować i tworzyć listy adresów korespondencji seryjnej w programie Word 2002 i jego nowszych wersjach programu Word
290408 Często zadawane pytania dotyczące korespondencji seryjnej w programie Word 2002
294693 Jak używać korespondencji seryjnej do tworzenia katalogu w programie Word 2002 i jego nowszych wersjach programu Word
294683 Jak używać korespondencji seryjnej do tworzenia listów seryjnych w programie Word 2002 i jego nowszych wersjach programu Word

Właściwości

Numer ID artykułu: 294686 - Ostatnia weryfikacja: 18 września 2011 - Weryfikacja: 3.0
Informacje zawarte w tym artykule dotyczą:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Słowa kluczowe: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtpl
Przetłumaczone maszynowo
WAŻNE: Ten artykuł nie został przetłumaczony przez człowieka, tylko przez oprogramowanie do tłumaczenia maszynowego firmy Microsoft. Firma Microsoft oferuje zarówno artykuły tłumaczone przez ludzi, jak i artykuły tłumaczone maszynowo, dzięki czemu każdy użytkownik może uzyskać dostęp do całej zawartości bazy wiedzy Knowledge Base we własnym języku. Prosimy jednak pamiętać, że artykuły przetłumaczone maszynowo nie zawsze są doskonałe. Mogą zawierać błędy słownictwa, składni i gramatyki, przypominające błędy robione przez osoby, dla których język użytkownika nie jest językiem ojczystym. Firma Microsoft nie odpowiada za wszelkie nieścisłości, błędy lub szkody spowodowane nieprawidłowym tłumaczeniem zawartości oraz za wykorzystanie tej zawartości przez klientów. Oprogramowanie do tłumaczenia maszynowego jest często aktualizowane przez firmę Microsoft.
Anglojęzyczna wersja tego artykułu to:294686

Przekaż opinię

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com