WD2002: Como utilizar a impressão em série para criar uma lista ordenada por categoria

É possível utilizar a funcionalidade de impressão em série do Word para criar uma lista de dados ordenados e separados por uma categoria. Este artigo contém instruções e um exemplo que poderá utilizar para criar essa lista.

Configurar o ficheiro de dados

Ordene o ficheiro de dados de modo a que todos os registos que tenham o mesmo valor na categoria do campo chave (o campo no qual a ordenação se baseia) sejam apresentados juntos, conforme ilustra o exemplo de ficheiro de dados. A lista de exemplos que se segue encontra-se ordenada pelo campo relativo à localidade (Localidade é o campo chave deste exemplo). Para obter informações adicionais sobre como criar uma lista de endereços de impressão em série, clique nos números de artigo existentes abaixo para visualizar os artigos na base de dados de conhecimento da Microsoft (Microsoft Knowledge Base):

Configurar o documento principal

NOTA: ¶ designa uma marca de parágrafo no exemplo que se segue. Para introduzir uma marca de parágrafo, prima ENTER.

Para que este procedimento funcione, terá de escolher o tipo de documento Lista quando estiver a configurar o documento principal. Para configurar o documento principal como lista, siga estes passos:

1. Num novo documento em branco, clique em Cartas e mailings no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série.
2. No painel de tarefas Impressão em série, em Seleccione o tipo de documento, clique para seleccionar Lista.
3. Clique em Seguinte: Iniciar o documento.
4. Em Seleccionar o documento inicial, clique para seleccionar Utilize o documento actual.
5. Clique em Seguinte: Seleccionar destinatários.
6. Em Utilizar uma lista existente, clique em Procurar.
7. Na caixa de diálogo Seleccionar origem de dados, seleccione o ficheiro de exemplo criado na secção "Configurar o ficheiro de dados" deste artigo.
8. Se a caixa de diálogo Confirmar origem de dados aparecer, seleccione um tipo de dados apropriado para o tipo de ficheiro criado na secção "Configurar o ficheiro de dados" deste artigo. Por exemplo, se tiver criado o ficheiro no Microsoft Excel, escolha as folhas de cálculo do MS Excel via DDE (*.xls) ou os ficheiros do Excel via ODBC (*.xls) .
9. Clique em OK na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série.
10. Com o exemplo como guia, insira os campos para comparar o campo chave em cada linha com o campo chave na linha anterior e para inserir uma cadeia de texto caso sejam diferentes e outra cadeia de texto caso sejam iguais.

Este exemplo utiliza os dados de exemplo da secção "Configurar o ficheiro de dados" deste artigo e utiliza {MERGEFIELD LOCALIDADE} como campo chave.

NOTA: Para inserir as chavetas de campo, prima CTRL+F9. Os campos expostos neste exemplo produzem uma lista ordenada do seguinte modo:

Forçar cada uma das categorias novas numa página nova

Tal como no exemplo anterior, o campo chave neste exemplo é {MERGEFIELD Localidade}. Quando o valor do campo Localidade for alterado no ficheiro de dados para outra localidade, será adicionada uma página nova aos resultados intercalados, continuando a intercalação no início da página seguinte. Para inserir as chavetas de campo, prima CTRL+F9. NOTA: Para inserir uma quebra de página, prima CTRL+ENTER ou clique em Quebra no menu Inserir, seleccione Quebra de página e, em seguida, clique em OK.

Os campos expostos neste exemplo produzem uma listagem em páginas separadas do seguinte modo:

Formatar o campo chave

O campo chave deste exemplo é {MERGEFIELD LOCALIDADE}. Para formatar os resultados de {MERGEFIELD LOCALIDADE} só com maiúsculas, pode inserir o parâmetro de formatação \* Upper . Para inserir as chavetas de campo, prima CTRL+F9. Os campos expostos neste exemplo produzem uma listagem com a localidade apresentada em maiúsculas, do seguinte modo: NOTA: É possível aplicar formatações diferentes ao campo chave {MERGEFIELD Localidade} seleccionando o campo inteiro (incluindo as chavetas do campo { }) e formatando o campo de acordo com as suas preferências. Para formatar o campo, clique em Tipo de letra no menu Formatar.

Incluir texto adicional

Se pretender que outro texto apareça no documento intercalado, terá de incluir esse texto entre aspas nos campos IF. Assim, o texto só é apresentado se as informações na origem de dados corresponderem às condições definidas nos campos IF (por exemplo, quando o nome da Localidade na linha actual da origem de dados difere do nome da Localidade na linha anterior).

Se colocar texto fora dos campos IF no documento principal, esse texto aparecerá no documento intercalado uma vez por cada linha nova na origem de dados, em vez de aparecer uma vez por cada campo chave novo. No exemplo criado na secção "Configurar o ficheiro de dados", aparece uma vez por cada empregado, em vez de aparecer uma vez por cada localidade.

Este exemplo introduz cada localidade na lista com uma breve frase introdutória: Os campos expostos neste exemplo produzem uma listagem com texto introdutório para cada localidade do seguinte modo:

Funcionamento deste processo

O primeiro campo IF destes exemplos insere o nome da localidade e um carácter de retorno ¶ apenas no primeiro registo da impressão em série. No que diz respeito aos registos seguintes, este campo IF nada insere (""). Reconhece o primeiro registo de impressão em série através da comparação do campo MERGESEQ (que devolve o número de sequência do registo actual) com o algarismo "1".

O segundo campo IF insere um carácter de retorno (e uma quebra de página caso se pretenda forçar cada uma das localidades numa página nova), o nome da localidade, mais dois caracteres de retorno, o nome do empregado e o montante de vendas (por essa ordem), apenas se o campo IF determinar que o registo actual inclui um nome de localidade diferente do registo anterior. Se determinar que o registo actual inclui um nome de localidade igual ao do registo anterior, insere apenas o nome do empregado e o montante de vendas seguintes.

Este campo IF reconhece o nome de localidade novo através da comparação do texto dos marcadores especificados nos dois campos SET. O texto do marcador "Local1" é sempre igual ao campo Localidade do registo actual e o texto do marcador "Local2" é igual ao campo Localidade do registo anterior.

Para mais informações sobre campos IF, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva Códigos de campo: campo IF no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

Para mais informações sobre campos MERGESEQ, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva Códigos de campo: campo MERGESEQ no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

Para mais informações sobre campos SET, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva Códigos de campo: campo SET no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

Para mais informações sobre parâmetros gerais de formatação de campos, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , escreva parâmetros gerais no Assistente do Office ou no Assistente de respostas e, em seguida, clique em Procurar para visualizar o tópico.

Para obter informações adicionais sobre impressão em série, clique nos números de artigo existentes abaixo para visualizar os artigos na base de dados de conhecimento da Microsoft (Microsoft Knowledge Base):