ID do artigo: 294686 - Exibir os produtos aos quais esse artigo se aplica.
Para uma versão deste artigo do Microsoft Word 2000, consulte 211303.
Para um Microsoft Word 98 versão deste artigo, consulte 181731.
Para um Microsoft Word 97 versão deste artigo, consulte 181730.
Para um Microsoft Word 95 versão deste artigo, consulte 181729.
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Neste artigo

Sumário

Este artigo descreve como usar o recurso mala direta no Word para criar uma lista de dados que são classificados e separados por uma categoria. Este artigo contém instruções e um exemplo que você pode usar para criar uma lista como essa.

Configurar o arquivo de dados

Classificar seu arquivo de dados, para que todos os registros com o mesmo valor para a chave de campo Categoria (o campo no qual você basear a classificação) aparecem juntas, conforme mostrado no arquivo de dados de exemplo. A lista de exemplo a seguir é classificada pelo campo Cidade (cidade é o campo de chave neste exemplo).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Configurar o documento principal

Observação ¶ designates As palavras "uma marca de parágrafo do" colchetes designar uma marca de parágrafo no exemplo a seguir. Para digitar uma marca de parágrafo, pressione ENTER.

Para que este procedimento funcione, você deve selecionar o tipo de documento "Diretório" quando você configura seu documento principal. Para configurar o documento principal como um diretório, execute essas etapas:
  1. Em um novo documento em branco, inicie a mala direta. Para fazer isso, use um dos seguintes procedimentos, conforme apropriado para a versão do Word que você está executando:

    Microsoft Word 2002

    No menu Ferramentas , clique em Cartas e correspondências e clique em Assistente de mala direta .

    Microsoft Office Word 2003

    No menu Ferramentas , clique em Cartas e correspondências e, em seguida, clique em mala direta .

    Microsoft Office Word 2007

    Na guia correspondências , clique em Iniciar mala direta e clique em Assistente de mala direta passo a passo .
  2. Na painel de tarefas mala direta em Selecione o tipo de documento , clique para selecionar pasta .
  3. Clique em Avançar: documento inicial .
  4. Em Selecionar documento inicial , clique para selecionar usar o documento atual .
  5. Clique em Avançar: Selecionar destinatários .
  6. Em usar uma lista existente , clique em Procurar .
  7. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados , selecione o arquivo de exemplo criado na seção Set Up the Data File.
  8. Se aparecer a caixa de diálogo Confirmar fonte de dados , selecione um tipo de dados apropriado para o tipo de arquivo que você criou na seção Set up the data file. Por exemplo, se você criou o arquivo no Microsoft Excel, selecione um planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) ou Arquivos do Excel via ODBC (*.xls) .
  9. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta , clique em OK .
  10. Usando o exemplo a seguir como guia, insira os campos para comparar o campo de chave em cada linha com o campo chave na linha anterior e para inserir uma seqüência de texto se eles forem diferentes e outra seqüência de caracteres de texto se eles forem iguais.
exemplo

Este exemplo usa os dados de exemplo na seção Set up the data file e { MERGEFIELD Cidade } como o campo de chave.

Observação Para inserir as chaves de campo, pressione as teclas CTRL+F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma lista classificada da seguinte maneira:
Rio de janeiro

Galos $ 3.000
R$ 50.000 Delaney
Henningsen $ 10.000

Houston

Johnson $ 8.000
Kelly $ 9.000
Pacote de r $ 0

Forçar a cada nova categoria a uma nova página

Como no exemplo anterior, o campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade } . Quando o valor de cidade é alterado no arquivo de dados para uma cidade diferente, uma nova página é adicionada aos resultados mesclados e a mesclagem é continuação na parte superior da próxima página. Para inserir as chaves de campo, pressione as teclas CTRL+F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Observação Para inserir uma quebra de página, ou pressione CTRL + ENTER, ou clique em quebra no menu Inserir , selecione Quebra de página e, em seguida, clique em OK .

Os campos dispostos nesse exemplo produzir uma listagem em páginas separadas da seguinte maneira:
Rio de janeiro

Galos $ 3.000
R$ 50.000 Delaney
Henningsen $ 10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $ 8.000
Kelly $ 9.000
Pacote de r $ 0

Formatar o campo de chave

O campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade } . Para formatar os resultados do { MERGEFIELD Cidade } como todas as letras maiúsculas, você pode inserir a opção de formatação de \ * upper . Para inserir as chaves de campo, pressione as teclas CTRL+F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma listagem com a cidade aparecendo em todas as letras maiúsculas, da seguinte maneira:
ATLANTA

Galos $ 3.000
R$ 50.000 Delaney
Henningsen $ 10.000

HOUSTON

Johnson $ 8.000
Kelly $ 9.000
Pacote de r $ 0
Observação Você pode aplicar formatação diferentes para o campo de chave { MERGEFIELD Cidade } selecionando o campo inteiro (incluindo o campo chaves {} ) e o campo para suas preferências de formatação. Para formatar o campo, clique em fonte no menu Formatar .

Incluir texto adicional

Se você quiser adicional texto seja exibido no documento de mala direta, você deve incluir esse texto dentro de conjuntos de aspas nos campos IF. Dessa forma, o texto aparece apenas se as informações na fonte de dados atenderem às condições que você define nos campos IF (por exemplo, quando o nome de cidade na linha atual da fonte de dados é diferente do nome de cidade na linha anterior).

Se você colocar texto fora campos IF no documento principal, esse texto aparece no documento mesclado, uma vez para cada nova linha na fonte de dados, em vez de uma vez para cada novo campo de chave. No exemplo que você criou no Set up the data file da seção, aparece uma vez para cada funcionário, em vez de uma vez para cada cidade.

Este exemplo apresenta cada cidade na lista com uma frase curta introdutória:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Os campos dispostos nesse exemplo produzir uma listagem com texto introdutório para cada cidade da seguinte maneira:
Estes são os totais de vendas para Atlanta:

Galos $ 3.000
R$ 50.000 Delaney
Henningsen $ 10.000

Estes são os totais de vendas de Houston:

Johnson $ 8.000
Kelly $ 9.000
Pacote de r $ 0

Como esse processo funciona

O primeiro campo se esses exemplos insere o nome da cidade e uma marca de parágrafo para somente o primeiro registro na mala direta. Para todos os registros subseqüentes, este campo IF insere nada (""). Ele reconhece o primeiro registro de mala direta, comparando o campo MERGESEQ (que retorna o número de seqüência para o registro atual) para o número "1".

A segunda se campo insere um caractere de retorno (e uma quebra de página), se você é forçando cada cidade para uma nova página o nome da cidade, dois mais retornar caracteres, o nome do funcionário e o valor de venda (nessa ordem), somente se o campo IF determina que o registro atual inclui um nome de cidade que seja diferente do registro anterior. Se o Word determina que o registro atual inclui um nome de cidade que é o mesmo que o registro anterior, o Word insere somente o próximo nome de funcionário e valor de venda.

Este campo IF reconhece o nome de cidade de nova comparando o texto de indicadores especificada nos dois campos SET. O texto do indicador "Place1" sempre é igual a campo de cidade do registro atual e o texto do indicador "Place2" é igual a cidade do registro anterior campo.

Referências

Para obter mais informações sobre mala direta, clique nos números abaixo para ler os artigos na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:
294688Como criar e configurar uma lista de endereço de mala direta no Word 2002 e em versões posteriores do Word
290408Perguntas freqüentes sobre mala direta no Word 2002
294693Como usar mala direta para criar um diretório no Word 2002 e em versões posteriores do Word
294683Como usar mala direta para criar cartas de formulário no Word 2002 e em versões posteriores do Word

Propriedades

ID do artigo: 294686 - Última revisão: quinta-feira, 25 de janeiro de 2007 - Revisão: 3.0
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Palavras-chave: 
kbmt kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge KB294686 KbMtpt
Tradução automática
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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 294686

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