Como usar mala direta para criar uma lista classificada por categoria no Word

Este artigo descreve como usar o recurso mala direta no Word para criar uma lista de dados que são classificados e separados por uma categoria. Este artigo contém instruções e um exemplo que você pode usar para criar uma lista como essa.

Configurar o arquivo de dados

Classificar seu arquivo de dados, para que todos os registros com o mesmo valor para a chave de campo Categoria (o campo no qual você basear a classificação) aparecem juntas, conforme mostrado no arquivo de dados de exemplo. A lista de exemplo a seguir é classificada pelo campo Cidade (cidade é o campo de chave neste exemplo).

City	Employee	Sales
Atlanta	Galos	$3,000
Atlanta	Delaney	$50,000
Atlanta	Henningsen	$10,000
Houston	Johnson	$8,000
Houston	Kelly	$9,000
Houston	Pak	$0

Configurar o documento principal

Observação ¶ designates As palavras "uma marca de parágrafo do" colchetes designar uma marca de parágrafo no exemplo a seguir. Para digitar uma marca de parágrafo, pressione ENTER.

Para que este procedimento funcione, você deve selecionar o tipo de documento "Diretório" quando você configura seu documento principal. Para configurar o documento principal como um diretório, execute essas etapas:

1. Em um novo documento em branco, inicie a mala direta. Para fazer isso, use um dos seguintes procedimentos, conforme apropriado para a versão do Word que você está executando:
   
   Microsoft Word 2002
   
   No menu Ferramentas , clique em Cartas e correspondências e clique em Assistente de mala direta .
   
   Microsoft Office Word 2003
   
   No menu Ferramentas , clique em Cartas e correspondências e, em seguida, clique em mala direta .
   
   Microsoft Office Word 2007
   
   Na guia correspondências , clique em Iniciar mala direta e clique em Assistente de mala direta passo a passo .
2. Na painel de tarefas mala direta em Selecione o tipo de documento , clique para selecionar pasta .
3. Clique em Avançar: documento inicial .
4. Em Selecionar documento inicial , clique para selecionar usar o documento atual .
5. Clique em Avançar: Selecionar destinatários .
6. Em usar uma lista existente , clique em Procurar .
7. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados , selecione o arquivo de exemplo criado na seção Set Up the Data File.
8. Se aparecer a caixa de diálogo Confirmar fonte de dados , selecione um tipo de dados apropriado para o tipo de arquivo que você criou na seção Set up the data file. Por exemplo, se você criou o arquivo no Microsoft Excel, selecione um planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) ou Arquivos do Excel via ODBC (*.xls) .
9. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta , clique em OK .
10. Usando o exemplo a seguir como guia, insira os campos para comparar o campo de chave em cada linha com o campo chave na linha anterior e para inserir uma seqüência de texto se eles forem diferentes e outra seqüência de caracteres de texto se eles forem iguais.

exemplo

Este exemplo usa os dados de exemplo na seção Set up the data file e { MERGEFIELD Cidade } como o campo de chave.

Observação Para inserir as chaves de campo, pressione as teclas CTRL+F9.

{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
{ MERGEFIELD CITY }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma lista classificada da seguinte maneira:

Forçar a cada nova categoria a uma nova página

Como no exemplo anterior, o campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade } . Quando o valor de cidade é alterado no arquivo de dados para uma cidade diferente, uma nova página é adicionada aos resultados mesclados e a mesclagem é continuação na parte superior da próxima página. Para inserir as chaves de campo, pressione as teclas CTRL+F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }¶
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Observação Para inserir uma quebra de página, ou pressione CTRL + ENTER, ou clique em quebra no menu Inserir , selecione Quebra de página e, em seguida, clique em OK .

Os campos dispostos nesse exemplo produzir uma listagem em páginas separadas da seguinte maneira:

Formatar o campo de chave

O campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade } . Para formatar os resultados do { MERGEFIELD Cidade } como todas as letras maiúsculas, você pode inserir a opção de formatação de \ * upper . Para inserir as chaves de campo, pressione as teclas CTRL+F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"¶
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma listagem com a cidade aparecendo em todas as letras maiúsculas, da seguinte maneira: Observação Você pode aplicar formatação diferentes para o campo de chave { MERGEFIELD Cidade } selecionando o campo inteiro (incluindo o campo chaves {} ) e o campo para suas preferências de formatação. Para formatar o campo, clique em fonte no menu Formatar .

Incluir texto adicional

Se você quiser adicional texto seja exibido no documento de mala direta, você deve incluir esse texto dentro de conjuntos de aspas nos campos IF. Dessa forma, o texto aparece apenas se as informações na fonte de dados atenderem às condições que você define nos campos IF (por exemplo, quando o nome de cidade na linha atual da fonte de dados é diferente do nome de cidade na linha anterior).

Se você colocar texto fora campos IF no documento principal, esse texto aparece no documento mesclado, uma vez para cada nova linha na fonte de dados, em vez de uma vez para cada novo campo de chave. No exemplo que você criou no Set up the data file da seção, aparece uma vez para cada funcionário, em vez de uma vez para cada cidade.

Este exemplo apresenta cada cidade na lista com uma frase curta introdutória:

{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Os campos dispostos nesse exemplo produzir uma listagem com texto introdutório para cada cidade da seguinte maneira:

Como esse processo funciona

O primeiro campo se esses exemplos insere o nome da cidade e uma marca de parágrafo para somente o primeiro registro na mala direta. Para todos os registros subseqüentes, este campo IF insere nada (""). Ele reconhece o primeiro registro de mala direta, comparando o campo MERGESEQ (que retorna o número de seqüência para o registro atual) para o número "1".

A segunda se campo insere um caractere de retorno (e uma quebra de página), se você é forçando cada cidade para uma nova página o nome da cidade, dois mais retornar caracteres, o nome do funcionário e o valor de venda (nessa ordem), somente se o campo IF determina que o registro atual inclui um nome de cidade que seja diferente do registro anterior. Se o Word determina que o registro atual inclui um nome de cidade que é o mesmo que o registro anterior, o Word insere somente o próximo nome de funcionário e valor de venda.

Este campo IF reconhece o nome de cidade de nova comparando o texto de indicadores especificada nos dois campos SET. O texto do indicador "Place1" sempre é igual a campo de cidade do registro atual e o texto do indicador "Place2" é igual a cidade do registro anterior campo.

Para obter mais informações sobre mala direta, clique nos números abaixo para ler os artigos na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: