ID článku: 294686 - Zobraziť produkty, ktorých sa tento článok týka.
Program Microsoft Word 2000 verziu tohto článku, pozri 211303.
Microsoft Word 98 verziu tohto článku, pozri 181731.
Pre program Microsoft Word 97 verziu tohto článku, pozri 181730.
Pre program Microsoft Word 95 verziu tohto článku, pozri 181729.
Rozbaliť všetko | Zbaliť všetko

Na tejto stránke

SUHRN

Tento článok popisuje použitie Mail Zlúčiť funkcia v programe Word vytvoriť zoznam údajov, ktoré sú zoradené a oddelené Kategória. Tento článok obsahuje pokyny a vzorky, ktoré môžete použiť na vytvoriť takýto zoznam.

Nastavenie súboru s údajmi

Zoradiť svoj súbor s údajmi tak, aby všetky záznamy s rovnakou hodnotou pre kategórii pole kľúča (pole na ktorých založiť zoradiť) objaví spolu, ako je uvedené v súbore údajov vzorky. Tieto vzorky zoznam je zoradený podľa poľa mesto (mesto je pole kľúča v tomto príklade).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Nastaviť hlavný dokument

Poznámka: ¶ designates Slová "značku odseku" v zátvorkách určiť značku odseku v nasledujúcom príklade. Zadajte značku odseku, stlačte kláves ENTER.

Pre Tento postup pracovať, musíte vybrať "Adresár" dokumentu zadajte keď ste nastaviť hlavný dokument. Ak chcete nastaviť hlavný dokument ako adresár, postupujte tieto kroky:
  1. V nový prázdny dokument, Spustiť hromadnú korešpondenciu. To chcete urobiť, použite jeden z nasledujúcich postupov, ako vhodné pre verzie programu Word, ktorý používate:

    Program Microsoft Word 2002

    Na Nástroje ponuky, kliknite na tlačidlo Listy a korešpondencia, a potom kliknite na tlačidlo Sprievodca hromadnou korešpondenciou.

    Program Microsoft Office Word 2003

    Na Nástroje ponuky, kliknite na tlačidlo Listy a korešpondencia, a potom kliknite na tlačidlo Hromadná korešpondencia.

    Program Microsoft Office Word 2007 a Microsoft Office Word 2010

    Na Korešpondencia karte, kliknite na tlačidlo Spustiť hromadnú korešpondenciu, a potom kliknite na tlačidlo Krok za krokom Sprievodca hromadnou korešpondenciou.
  2. V Hromadná korešpondencia na pracovnej table časti Vyberte typ dokumentu, kliknite na Vyberte Adresár.
  3. Kliknite na položku Ďalší: Počiatočný dokument.
  4. Podľa Výber počiatočného dokumentu, kliknite na Vyberte Použiť aktuálny dokument.
  5. Kliknite na položku Ďalší: Výber príjemcov.
  6. Podľa Použiť existujúci zoznam, kliknite na tlačidlo Prehľadávať.
  7. V Vyberte zdroj údajov dialógové okno, vybrať vzorku súbor vytvorený vNastavenie súboru s údajmi sekcia.
  8. Ak Potvrdiť zdroj údajov zobrazí sa dialógové okno, vyberte typ údajov, ktoré sú vhodné pre typ súboru, ktorý ste vytvorili v Nastaviť súbor s údajmi sekcia. Napríklad, ak ste vytvorili súbor v programe Microsoft Excel vyberte buď Pracovné hárky MS Excel cez dynamickú výmenu údajov (*.xls) alebo Súbory programu Excel prostredníctvom rozhrania ODBC (*.xls).
  9. V Príjemcovia hromadnej korešpondencie dialógové okno, kliknite na tlačidlo ok.
  10. Pomocou nasledujúci príklad ako príručku, vložte polia porovnávať pole kľúča v každom riadku s pole kľúča v predchádzajúcom riadku, a Vložiť jedného textového reťazca, ak sú rôzne a iného textového reťazca Ak sú rovnaké.
Príklad

Tento príklad používa vzorové údaje z Nastavenie súboru s údajmi oddielu, a to používa { MERGEFIELD MESTO} ako pole kľúča.

Poznámka: Ak chcete vložiť zložené zátvorky poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Stanovenými v tomto príklade polia vyrábať zoradený zoznam takto:
Atlanta

Galos 3000 dolárov
Delaney 50000 dolárov
Henningsen $10000

Houston

Johnson $8000
Kelly 9000 $
Pak $0

Platnosť každej novej kategórie na novú stranu

Ako v predchádzajúcom príklade pole kľúča v tomto príklade je { MERGEFIELD Mesto }. Keď hodnota mesto zmení v súbore dát na iný mesto, novú stránku sa pridá do zlúčených výsledky a zlučovanie pokračuje na v hornej časti nasledujúcu stranu. Ak chcete vložiť zložené zátvorky poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Poznámka: Ak chcete vložiť zlom strany, buď stlačením klávesov CTRL + ENTER, alebo kliknite na Prestávka na Vložiť menu vyberte Zlom strany, a potom kliknite na tlačidlo ok.

Polia stanovenými v tomto príklade plodiny výpis na samostatných stranách takto:
Atlanta

Galos 3000 dolárov
Delaney 50000 dolárov
Henningsen $10000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8000
Kelly 9000 $
Pak $0

Formát poľa kľúča

Pole kľúča v tomto príklade je {MERGEFIELD MESTO}. Ak chcete formátovať výsledky {MERGEFIELD MESTO} ako písmenami, môžete vložiť prepínač formátovania z \ * Hornú. Ak chcete vložiť zložené zátvorky poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Stanovenými v tomto príklade polia vyrábať výpis s mesto nachádzajúce veľkými písmenami, takto:
ATLANTA

Galos 3000 dolárov
Delaney 50000 dolárov
Henningsen $10000

HOUSTON

Johnson $8000
Kelly 9000 $
Pak $0
Poznámka: Môžete použiť rôzne formátovanie na pole kľúča { MERGEFIELD Mesto } vybratím celého poľa (vrátane zložené zátvorky poľa { }), a formátovanie oblasti na vaše preferencie. Ak chcete formátovať kliknite na položku Písmo na Formátovanie ponuka.

Obsahovať doplnkový text

Ak chcete ďalšie textu v dokumente hromadnej korešpondencie môžete musí obsahovať tento text vo vnútri sady úvodzovky v poliach IF. Týmto spôsobom sa text zobrazí iba vtedy, ak spĺňa informácií v zdroji údajov podmienky, ktoré definujete v poliach IF (napríklad, keď mesto meno aktuálny riadok zdroja údajov, odlišuje od názvu mesta v predchádzajúcich riadok).

Ak umiestnite text mimo IF polia v hlavnom dokumente, tento text sa zobrazí v dokumente korešpondencie raz pre každý nový riadok v údajoch Zdroj, skôr než jeden čas pre každé nové kľúčové pole. V príklade aby ste si vytvorené v Nastavenie súboru s údajmisekcia, javí jeden čas pre každého zamestnanca, namiesto raz pre každý mesto.

V tomto príklade zavádza každé mesto v zozname s krátkym Úvodná veta:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Polia stanovenými v tomto príklade plodiny výpis s úvodný text pre každé mesto takto:
Tieto sú súčty predaja pre Atlanta:

Galos 3000 dolárov
Delaney 50000 dolárov
Henningsen $10000

Tieto sú súčty predaja pre Houston:

Johnson $8000
Kelly 9000 $
Pak $0

Ako funguje tento proces

V prvom poli IF v týchto príkladoch vloží názov mesta a značka odseku iba prvý záznam v hromadnej korešpondencii. Pre všetky následné záznamy, toto pole IF vloží nič (""). Uznáva prvý hromadnej korešpondencie Zaznamenajte porovnaním pole MERGESEQ, (ktoré vráti poradové číslo pre aktuálny záznam) na číslica "1."

Vloží druhého poľa IF návrat znak (a zlom strany, ak ich núti každé mesto na nové strana), názov mesta, dva viac návratky znaky, meno zamestnanca, a predaj čiastka (v uvedenom poradí), iba ak pole IF určuje, že súčasný záznam obsahuje názov mesta, ktoré je odlišné od predchádzajúceho záznamu. Ak program Word Určuje, že aktuálny záznam obsahuje názov mesta, ktoré je rovnaké ako predchádzajúci záznam, program Word vloží len ďalšie meno zamestnanca a čiastky predaja.

Toto pole IF rozpoznáva názov nového mesta porovnaním text záložky špecifikované v dvoch SET poliach. Textu záložky "Place1" vždy sa rovná aktuálny záznam pole Mesto a text Záložka "Place2" sa rovná predchádzajúci záznam City pole.

ODKAZY

Ďalšie informácie o mail Hromadná korešpondencia, kliknite na nasledovné číslo článku databázy Microsoft Knowledge Base:
294688Ako navrhnúť a vytvoriť zoznam adries hromadnej korešpondencie v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
290408 Často kladené otázky o hromadnej korešpondencie v programe Word 2002
294693 Ako používať hromadnej korešpondencie chcete vytvoriť adresár v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
294683 Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie formulárových listov v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word

Vlastnosti

ID článku: 294686 - Posledná kontrola: 29. októbra 2011 - Revízia: 2.0
Informácie v tomto článku sa týkajú nasledujúcich produktov:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Kľúčové slová: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtsk
Strojovo preložené
DÔLEŽITÉ: Tento článok bol preložený pomocou softvéru na strojový preklad od spoločnosti Microsoft, nie prekladateľom. Spoločnosť Microsoft ponúka články preložené prekladateľmi aj strojovo preložené články, vďaka čomu máte možnosť prístupu ku všetkým článkom databázy Knowledge Base vo svojom jazyku. Strojovo preložený článok však nie je vždy perfektný. Môže obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky, podobne ako cudzinec môže robiť chyby, keď rozpráva vašim jazykom. Spoločnosť Microsoft nenesie zodpovednosť za akékoľvek nepresnosti, chyby alebo škody spôsobené akýmkoľvek nepresným prekladom obsahu alebo jeho použitím zo strany zákazníkov. Spoločnosť Microsoft softvér na strojový preklad pravidelne aktualizuje.
Pokiaľ chcete vidieť anglickú verziu článku, kliknite sem:294686

Odošlite odozvu

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com