วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างรายการเรียงลำดับตามประเภทใน Word

การแปลบทความ การแปลบทความ
หมายเลขบทความ (Article ID): 294686 - ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องในบทความนี้
สำหรับรุ่น Microsoft Word 2000 ของบทความนี้ ดู211303.
Microsoft Word รุ่น 98 ของบทความนี้ ดู181731.
หากต้องการดูบทความนี้สำหรับรุ่น Microsoft Word 97 โปรดดูที่181730.
Microsoft Word 95 รุ่นของบทความนี้ ดู181729.
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมด

เนื้อหาบนหน้านี้

สรุป

บทความนี้อธิบายวิธีการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Word เพื่อสร้างรายการของข้อมูลที่เรียงลำดับ และคั่น ด้วยประเภท บทความนี้ประกอบด้วยคำสั่งและตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างรายการเช่น

ตั้งค่าแฟ้มข้อมูล

จัดเรียงข้อมูลแฟ้มของคุณ เพื่อให้เร็กคอร์ดทั้งหมดที่ มีค่าเหมือนกันสำหรับคีย์ฟิลด์ประเภท (ฟิลด์ตามที่คุณยึดการเรียงลำดับ) ปรากฏขึ้นพร้อมกัน ดังที่แสดงในแฟ้มข้อมูลตัวอย่าง รายการตัวอย่างต่อไปนี้จะเรียงลำดับตามเขตข้อมูลเมือง (เมืองคือ ฟิลด์สำคัญในตัวอย่างนี้)
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

ตั้งค่าเอกสารหลัก

หมายเหตุ: ? designates คำว่า "ย่อหน้าเครื่อง" ในวงเล็บกำหนดเครื่องหมายย่อหน้าในตัวอย่างต่อไปนี้ เมื่อต้องการพิมพ์เครื่องหมายย่อหน้า กด ENTER

สำหรับขั้นตอนนี้เพื่อทำงาน คุณต้องเลือกชนิดของเอกสาร "ไดเรกทอรี" เมื่อคุณตั้งค่าเอกสารหลักของคุณ การตั้งค่าเอกสารหลักของคุณเป็นไดเรกทอรี ดำเนินการดังต่อไปนี้:
  1. ในเอกสารเปล่าใหม่ เริ่มจดหมายเวียน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้ อย่างใดอย่างหนึ่งตามความเหมาะสมกับรุ่นของ Word ที่คุณกำลังเรียกใช้:

    Microsoft Word 2002

    ในการเครื่องมือเมนู คลิกตัวอักษรและการส่งจดหมายแล้ว คลิกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน.

    Microsoft Office Word 2003

    ในการเครื่องมือเมนู คลิกตัวอักษรและการส่งจดหมายแล้ว คลิกจดหมายเวียน.

    Microsoft Office Word 2007 และ Microsoft Office Word 2010

    ในการส่งเมล์แท็บ คลิกเริ่มการทำงานของจดหมายเวียนแล้ว คลิกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของขั้นตอนโดยขั้นตอน.
  2. ในการจดหมายเวียนบานหน้าต่างงานภายใต้เลือกชนิดเอกสารคลิกเพื่อเลือกไดเรกทอรี.
  3. คลิกถัดไป: การเริ่มต้นเอกสาร.
  4. ภายใต้เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้นคลิกเพื่อเลือกใช้เอกสารปัจจุบัน.
  5. คลิกถัดไป: เลือกผู้รับ.
  6. ภายใต้ใช้รายการมีอยู่คลิกเรียกดู.
  7. ในการเลือกแหล่งข้อมูลกล่องโต้ตอบ เลือกแฟ้มตัวอย่างที่คุณสร้างในต้นแบบตั้งค่าแฟ้มข้อมูลส่วน
  8. ถ้าการยืนยันแหล่งข้อมูลปรากฏกล่องโต้ตอบ เลือกชนิดของข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับชนิดของแฟ้มที่คุณสร้างในต้น แบบตั้งค่าแฟ้มข้อมูลส่วน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างแฟ้มใน Microsoft Excel เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งแผ่นงาน MS Excel ผ่านทาง DDE (*.xls)หรือแฟ้ม Excel ผ่าน ODBC (*.xls).
  9. ในการผู้รับจดหมายเวียนกล่องโต้ตอบ คลิกตกลง.
  10. การใช้ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นคำแนะนำ แทรกเขตข้อมูล เพื่อเปรียบเทียบคีย์ฟิลด์ในแต่ละแถวกับฟิลด์ที่สำคัญในแถวก่อนหน้า และใส่สายอักขระหนึ่งของข้อความในกรณีนี้แตกต่างกัน และสายอักขระที่อื่นในกรณีนี้เหมือนกับข้อความ
ตัวอย่าง:

ตัวอย่างนี้ใช้ข้อมูลตัวอย่างจากนั้นตั้งค่าแฟ้มข้อมูลส่วน และใช้{เมืองของเขตข้อมูลผสาน}รูปของฟิลด์ที่สำคัญ

หมายเหตุ:เมื่อต้องการใส่วงเล็บปีกกาฟิลด์ใช้งาน กด CTRL + F9
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ If { Place2 } <> { Place1 }"?
{ MERGEFIELD CITY }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
แสดงแบบฟิลด์ไว้ไม่เพียงพอใน produce นี้ตัวอย่างรายการที่เรียงลำดับต่อไปนี้:
แอตแลนต้า

Galos $ 3,000
Delaney $ 50,000
Henningsen $ 10000

Houston

Johnson $ 8,000
Kelly $ 9,000
Pak $ 0

บังคับให้แต่ละประเภทใหม่ไปยังเพจใหม่

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ คือฟิลด์สำคัญในตัวอย่างนี้{เมืองของเขตข้อมูลผสาน}. เมื่อค่าของเมืองเปลี่ยนในแฟ้มข้อมูลเมืองที่แตกต่างกัน หน้าใหม่ถูกเพิ่มลงในผลลัพธ์การผสาน และผสานถูกดำเนินต่อด้านบนของหน้าถัดไป เมื่อต้องการใส่วงเล็บปีกกาฟิลด์ใช้งาน กด CTRL + F9
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ If { Place2 } <> { Place1 }"?
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
หมายเหตุ:เมื่อต้องการแทรกตัวแบ่งหน้า กด CTRL + ENTER หรือคลิกตัวแบ่งในการแทรกเมนู การเลือกตัวแบ่งหน้าแล้ว คลิกตกลง.

แสดงแบบเขตข้อมูลไว้ไม่อยู่ในตัวอย่างนี้ produce รายการบนหน้าที่แยกต่างหากเป็นดังนี้:
แอตแลนต้า

Galos $ 3,000
Delaney $ 50,000
Henningsen $ 10000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $ 8,000
Kelly $ 9,000
Pak $ 0

การจัดรูปแบบฟิลด์ที่สำคัญ

ฟิลด์ที่สำคัญในตัวอย่างนี้{เมืองของเขตข้อมูลผสาน}. ผลลัพธ์ของการจัดรูปแบบนี้{เมืองของเขตข้อมูลผสาน}เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด คุณสามารถแทรกสวิตช์การจัดรูปแบบของ\ * ด้านบน. เมื่อต้องการใส่วงเล็บปีกกาฟิลด์ใช้งาน กด CTRL + F9
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"?
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
แสดงแบบเขตข้อมูลไว้ไม่เพียงพอใน produce นี้ตัวอย่างรายการ ด้วยเมืองปรากฏในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เป็นดังนี้:
atlanta

Galos $ 3,000
Delaney $ 50,000
Henningsen $ 10000

houston

Johnson $ 8,000
Kelly $ 9,000
Pak $ 0
หมายเหตุ:คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบแตกต่างกันไปเขตข้อมูลคีย์{เมืองของเขตข้อมูลผสาน}โดยการเลือกฟิลด์ทั้งหมด (รวมทั้งวงเล็บปีกกาของฟิลด์{ }), และการจัดรูปแบบฟิลด์ที่จะกำหนดลักษณะของคุณ To format the field, clickFontในการรูปแบบ:เมนู

Include additional text

If you want additional text to appear in the merge document, you must include this text inside the sets of quotation marks in the IF fields. This way, the text appears only if the information in the data source meets the conditions that you define in the IF fields (for example, when the CITY name in the current row of the data source differs from the CITY name in the previous row).

If you place text outside the IF fields in your main document, this text appears in the merge document one time for each new row in the data source, rather than one time for each new key field. In the example that you created in theSet up the data filesection, it appears one time for each employee, instead of one time for each city.

This example introduces each city in the list with a short introductory sentence:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ If { Place2 } <> { Place1 }"?
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
The fields laid out in this example produce a listing with introductory text for each city as follows:
These are the sales totals for Atlanta:

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

These are the sales totals for Houston:

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

How this process works

The first IF field in these examples inserts the city name and a paragraph mark for only the first record in the mail merge. For all subsequent records, this IF field inserts nothing (""). It recognizes the first mail-merge record by comparing the MERGESEQ field (which returns the sequence number for the current record) to the numeral "1."

The second IF field inserts a return character (and a page break if you are forcing each city to a new page), the city name, two more return characters, the employee name, and the sales amount (in that order), only if the IF field determines that the current record includes a city name that is different from the previous record. If Word determines that the current record includes a city name that is the same as the previous record, Word inserts only the next employee name and sales amount.

ฟิลด์นี้ IF รู้จักชื่อเมืองใหม่ โดยการเปรียบเทียบข้อความของที่คั่นหนังสือระบุไว้ใน SET สองฟิลด์ ข้อความของคั่นหน้า "Place1" เสมอเท่ากับฟิลด์เมืองของระเบียนปัจจุบัน และข้อความของคั่นหน้า "Place2" เป็นเท่ากับเมืองของระเบียนก่อนหน้าฟิลด์

ข้อมูลอ้างอิง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเวียน คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:
294688วิธีการออกแบบและตั้งค่ารายการที่อยู่ของจดหมายเวียนใน Word 2002 และใน Word รุ่นใหม่กว่า
290408คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Word 2002
294693วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างไดเรกทอรีใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
294683วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างฟอร์มจดหมาย ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า

คุณสมบัติ

หมายเลขบทความ (Article ID): 294686 - รีวิวครั้งสุดท้าย: 18 กันยายน 2554 - Revision: 3.0
ใช้กับ
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Keywords: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtth
แปลโดยคอมพิวเตอร์
ข้อมูลสำคัญ: บทความนี้แปลโดยซอฟต์แวร์การแปลด้วยคอมพิวเตอร์ของ Microsoft แทนที่จะเป็นนักแปลที่เป็นบุคคล Microsoft มีบทความที่แปลโดยนักแปลและบทความที่แปลด้วยคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงบทความทั้งหมดในฐานความรู้ของเรา ในภาษาของคุณเอง อย่างไรก็ตาม บทความที่แปลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีข้อบกพร่อง โดยอาจมีข้อผิดพลาดในคำศัพท์ รูปแบบการใช้ภาษาและไวยากรณ์ เช่นเดียวกับกรณีที่ชาวต่างชาติพูดผิดเมื่อพูดภาษาของคุณ Microsoft ไม่มีส่วนรับผิดชอบต่อความคลาดเคลื่อน ความผิดพลาดหรือความเสียหายที่เกิดจากการแปลเนื้อหาผิดพลาด หรือการใช้บทแปลของลูกค้า และ Microsoft มีการปรับปรุงซอฟต์แวร์การแปลด้วยคอมพิวเตอร์อยู่เป็นประจำ
ต่อไปนี้เป็นฉบับภาษาอังกฤษของบทความนี้:294686

ให้ข้อเสนอแนะ

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com