文章编号: 294686 - 查看本文应用于的产品
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有关本文的 Microsoft Word 97 版本,请参见 181730
有关本文的 Microsoft Word 95 版本,请参见 181729
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本文内容

概要

本文介绍如何使用 Word 中的邮件合并功能创建按类别排序和分隔的数据列表,并提供可用于创建此类列表的说明和示例。

设置数据文件

对数据文件进行排序,以使关键字域类别(作为排序依据的域)具有相同值的所有记录显示在一起,如示例数据文件中所示。下面的示例列表按“CITY”域排序(在本示例中,“CITY”为关键字域)。

City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

设置主文档

注意: 在下面的示例中,?(即“段落标记”)表示 段落标记。要键入段落标记,请按 Enter。

为了使此过程能够工作,必须在设置主文档时选择“目录”文档类型。要将主文档设置为目录,请按照下列步骤操作:
  1. 在新的空白文档中,启动邮件合并。

    Word 2002

    在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并向导”。

    Word 2003

    在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并”。
  2. 在“邮件合并”任务窗格的“选择文档类型”下方,单击以选择“目录”。
  3. 单击“下一步: 正在启动文档”。
  4. 在“选择开始文档”下,单击以选择“使用当前文档”。
  5. 单击“下一步: 选取收件人”。
  6. 在“使用现有列表”下,单击“浏览”。
  7. 在“选择数据源”对话框中,选择在 设置数据文件 部分中创建的示例文件。
  8. 如果出现“确认数据源”对话框,请选择一种与在设置数据文件 部分中所创建的文件类型相适应的数据类型。例如,如果该文件是在 Microsoft Excel 中创建的,请选择“通过 DDE 的 MS Excel 工作表(*.xls)”或“通过 ODBC 的 Excel 文件(*.xls)”。
  9. 在“邮件合并收件人”对话框中,单击“确定”。
  10. 将下面的示例用作参考,先插入域,然后将每行中的关键字域与其前一行中的关键字域进行比较,如果它们不同,则插入一个文本字符串,否则插入另一个文本字符串。
示例

本示例使用 设置数据文件 部分中的示例数据并将 { MERGEFIELD CITY} 用作关键字域。

注意:要插入域大括号,请按 Ctrl+F9。
{ IF{ MERGESEQ} = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?
" "" }{ SET Place1{ MERGEFIELD CITY }}?
{ If{ Place2} <> { Place1 }"?
{ MERGEFIELD CITY }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" }{ SET Place2{ MERGEFIELD CITY }}?
本示例中展示的域将生成一个已排序列表,如下所示:
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

将每个新类别强制到新的页面

与前一示例相同,此示例中的关键字域仍为 { MERGEFIELD City }。当数据文件中的 CITY 值更改为其他城市时,将向合并结果中添加一个新页并在下一页的顶部继续合并。要插入域大括号,请按 Ctrl+F9。
{ If{ MERGESEQ} = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?
" ""}{ SET Place1{ MERGEFIELD CITY }}?
{ If{ Place2} <> { Place1 }"?
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" }{ SET Place2{ MERGEFIELD CITY }}?
注意:要插入分页符,请按 Ctrl+Enter,也可以单击“插入”菜单上的“分隔符”,选择“分页符”,然后单击“确定”。

本示例中展示的域将生成一个跨页列表,如下所示:
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

设置关键字域的格式

本示例中的关键字域为 {MERGEFIELD CITY}。要将 {MERGEFIELD CITY} 结果的格式设置为全部大写,可以插入格式开关 \* Upper。要插入域大括号,请按 Ctrl+F9。
{ If{ MERGESEQ} = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?
" "" }{ SET Place1{ MERGEFIELD CITY }}?
{ IF{ Place2} <> { Place1 }"?
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" }{ SET Place2{ MERGEFIELD CITY }}?
本示例中展示的域将生成一个城市显示为全部都是大写字母的列表,如下所示:
ATLANTA

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

HOUSTON

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0
注意:可以向关键字域 { MERGEFIELD City } 应用其他格式,方法是选择整个域(包括域大括号 { }),然后将该域设置为您的首选格式。要设置域的格式,请单击“格式”菜单上的“字体”。

包括其他文本

如果需要在合并文档中显示其他文本,必须将此文本包括在 IF 域中的引号组内。这样,仅当数据源中的信息符合 IF 域中定义的条件(例如,当数据源中当前行的 CITY 名称不同于前一行中的 CITY 名称时)时,才会显示该文本。

如果将文本置于主文档中的 IF 域之外,则在合并文档中,此文本将在数据源的每个新行内出现一次,而不是在每个新关键字域中出现一次。在设置数据文件 部分所创建的示例中,该文本将在每个“Employee”中出现一次,而不是在每个“City”中出现一次。

本示例将用一个简短的介绍性语句对列表中的每个城市进行介绍:
{ IF{ MERGESEQ} = "1" "These are the sales totals for{ MERGEFIELD CITY }:?
" "" }{ SET Place1{ MERGEFIELD CITY }}?
{ If{ Place2} <> { Place1 }"?
These are the sales totals for{ MERGEFIELD CITY }:?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE}{ MERGEFIELD SALES}" }{ SET Place2{ MERGEFIELD CITY }}?
本示例中展示的域将生成一个每个城市都带有介绍性文本的列表,如下所示:
These are the sales totals for Atlanta:

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

These are the sales totals for Houston:

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

此过程的工作原理

在上述示例中,第一个 IF 域仅为邮件合并中的第一条记录插入城市名称和段落标记。对于所有后续记录,此 IF 域不插入任何内容 ("")。它通过将 MERGESEQ 域(此域返回当前记录的序列号)与数字“1”加以比较来识别第一条邮件合并记录。

仅当第二个 IF 域确定当前记录包含的城市名称不同于前一记录时,才会插入一个换行符(如果将每个城市强制到新页,则插入分页符)、城市名称,然后再插入两个换行符、员工姓名和销售额(按所述顺序排列)。如果 Word 确定当前记录包含的城市名称与前一记录相同,Word 将仅插入下一个员工姓名和销售额。

此 IF 域通过比较两个 SET 域中指定的书签文本来识别新的城市名称。书签“Place1”的文本始终等于当前记录的“City”域值,而书签“Place2”的文本则等于前一记录的“City”域值。

参考

有关邮件合并的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
294688 如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中设计和设置邮件合并地址列表
290408 关于 Word 2002 中邮件合并的常见问题
294693 如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中使用邮件合并创建目录
294683 如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中使用邮件合并创建套用信函

属性

文章编号: 294686 - 最后修改: 2006年12月8日 - 修订: 2.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 标准版
关键字:?
kbhowtomaster kbmerge kbdta kbfield kblayout KB294686
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