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Email文章編號: 294686 - 上次校閱: 2007年3月19日 - 版次: 3.0 如何使用合併列印，在 Word 中建立依類別排序的清單
如需本文的 Microsoft Word 2000 版本，請參閱
211303?
(http://support.microsoft.com/kb/211303/
)
。 如需本文的 Microsoft Word 98 版本，請參閱 181731? (http://support.microsoft.com/kb/181731/ ) 。 如需本文的 Microsoft Word 97 版本，請參閱 181730? (http://support.microsoft.com/kb/181730/ ) 。 如需本文的 Microsoft Word 95 版本，請參閱 181729? (http://support.microsoft.com/kb/181729/ ) 。 在此頁中結論 本文將告訴您，如何使用 Word
的合併列印功能，建立依類別排序和分隔的資料清單。本文包含可用來建立此清單的指示和範例。 設定資料檔案排序資料檔案，使具有相同索引鍵欄位類別 (排序時依據的欄位) 之值的記錄都能夠一起顯示，如範例資料檔案所示。下列範例清單是依 CITY 欄位排序 (CITY 是此範例的索引鍵欄位)。
設定主文件注意 ? 的定義 括號中的文字「段落標記」在下列範例中代表「段落標記」。如果要鍵入段落標記，請按 ENTER 鍵。要使此程序有作用，在設定主文件時，您必須選取 [目錄] 文件類型。如果要將主文件設定為目錄，請依照下列步驟執行：
此範例使用＜設定資料檔案＞一節的範例資料，並使用 { MERGEFIELD CITY} 做為索引鍵欄位。 請注意 如果要插入欄位大括弧，請按 CTRL+F9。 { IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?此範例所配置的欄位會產生如下的排序清單：
Atlanta Galos $3,000 Delaney $50,000 Henningsen $10,000 Houston Johnson $8,000 Kelly $9,000 Pak $0 強迫每一個新類別使用新頁面如同前一個範例，此範例中的索引鍵欄位是 { MERGEFIELD City }。當資料檔案中的 CITY 值變更為不同城市時，合併結果中就會新增頁面，並在下一頁的頁首繼續合併作業。如果要插入欄位大括弧，請按 CTRL+F9。{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?請注意 如果要插入分頁符號，請按 CTRL+ENTER，或按一下 [插入] 功能表上的 [分隔設定]，選取 [分頁符號]，然後按一下 [確定]。 此範例所配置的欄位會在個別的頁面上產生清單，如下所示：
Atlanta Galos $3,000 Delaney $50,000 Henningsen $10,000 ----------------------------Page Break----------------------------- Houston Johnson $8,000 Kelly $9,000 Pak $0 格式化索引鍵欄位此範例中的索引鍵欄位是 {MERGEFIELD CITY}。如果要將 {MERGEFIELD CITY} 的結果格式化成為全部大寫字，您可以插入格式化參數 \* Upper。如果要插入欄位大括弧，請按 CTRL+F9。{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?此範例所配置的欄位會產生全部大寫字的縣市名稱清單，如下所示：
ATLANTA 請注意 您可以將不同格式套用到索引鍵欄位 { MERGEFIELD City }，做法是選取整個欄位 (包括欄位大括弧 { })，然後依您的喜好將欄位格式化。如果要將欄位格式化，請按一下 [格式] 功能表上的 [字型]。Galos $3,000 Delaney $50,000 Henningsen $10,000 HOUSTON Johnson $8,000 Kelly $9,000 Pak $0 包含其他文字如果您想要其他文字出現在合併文件中，您必須將此文字包含在 IF 欄位的引號之間。如此一來，唯有當資料來源中的資訊符合您在 IF 欄位中定義的條件時，此文字才會出現 (例如，當資料來源的資料列中的 CITY 名稱與前一列的 CITY 名稱不同時)。如果您將文字放在主文件的 IF 欄位之外，則此文字會針對資料來源中的每一列出現一次，而不是針對每一個新索引鍵欄位出現一次。以您在＜設定資料檔案＞區段中建立的範例而言，文字會針對每一位員工出現一次，而不是針對每一個縣市出現一次。 此範例以一個簡短介紹文句，介紹清單中的每一個縣市： { IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:?此範例所配置的欄位所產生的清單，會針對每一個縣市顯示介紹文字，如下所示：
These are the sales totals for Atlanta: Galos $3,000 Delaney $50,000 Henningsen $10,000 These are the sales totals for Houston: Johnson $8,000 Kelly $9,000 Pak $0 此程序的運作方式這些範例中的第一個 IF 欄位只會針對合併列印中的第一筆記錄，插入縣市名稱和段落標記。對於所有後續記錄，這個 IF 欄位不會再插入任何內容 ("")。它會比較 MERGESEQ 欄位 (此欄位會傳回目前記錄的序號) 與數字 "1"，來辨識其是否為第一個合併列印記錄。唯有當 IF 欄位判定目前記錄所包含的縣市名稱與前一個記錄不同時，第二個 IF 欄位才會插入換行字元 (如果您強迫每一個縣市要顯示在新的頁面上，則還會插入分頁符號)、縣市名稱、另外兩個換行字元、員工姓名及銷售額 (依此順序)。如果 Word 判定目前記錄包含的縣市名稱與前一筆記錄相同，Word 只會插入下一位員工的姓名和銷售額。 這個 IF 欄位會比較兩個 SET 欄位中所指定的書籤文字，來辨識新的縣市名稱。書籤 "Place1" 的文字一律等於目前記錄的 City 欄位，而書籤 "Place2" 的文字則等於前一筆記錄的 City 欄位。 ?考 如需有關合併列印的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft
知識庫」中的文件： 294688?
(http://support.microsoft.com/kb/294688/
)
如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單
290408?
(http://support.microsoft.com/kb/290408/
)
WD2002：合併列印的常見問題解答
294693?
(http://support.microsoft.com/kb/294693/
)
如何使用合併列印功能在 Word 中建立目錄
294683?
(http://support.microsoft.com/kb/294683/
)
如何使用合併列印功能在 Word 中建立套印信件
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