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結論

本文將告訴您,如何使用 Word 的合併列印功能,建立依類別排序和分隔的資料清單。本文包含可用來建立此清單的指示和範例。

設定資料檔案

排序資料檔案,使具有相同索引鍵欄位類別 (排序時依據的欄位) 之值的記錄都能夠一起顯示,如範例資料檔案所示。下列範例清單是依 CITY 欄位排序 (CITY 是此範例的索引鍵欄位)。
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

設定主文件

注意 ? 的定義 括號中的文字「段落標記」在下列範例中代表「段落標記」。如果要鍵入段落標記,請按 ENTER 鍵。

要使此程序有作用,在設定主文件時,您必須選取 [目錄] 文件類型。如果要將主文件設定為目錄,請依照下列步驟執行:
  1. 在新的空白文件中,啟動合併列印。如果要執行這項操作,請根據您執行的 Word 版本,使用下列其中一項程序:

    Microsoft Word 2002

    按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印精靈]

    Microsoft Office Word 2003

    按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印]

    Microsoft Office Word 2007

    按一下 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印],然後按一下 [逐步合併列印精靈]
  2. [合併列印] 工作窗格的 [選取文件類型] 底下,按一下以選取 [目錄]
  3. 按一下 [下一步: 開始文件]
  4. [選取開始文件] 底下,按一下以選取 [使用目前文件]
  5. 按一下 [下一步: 選取收件者]
  6. [使用現有清單] 底下,按一下 [瀏覽]
  7. [選取資料來源] 對話方塊中,選取您在<設定資料檔案>一節所建立的範例檔案。
  8. 如果 [確認資料來源] 對話方塊出現,請選取適合您在<設定資料檔案>一節所建立之檔案的資料類型。例如,如果您是在 Microsoft Excel 建立該檔案,請選取 [透過 DDE 的 MS Excel 工作表 (*.xls)][透過 ODBC 的 Excel 檔案 (*.xls)]
  9. [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下 [確定]
  10. 使用下列範例做為指引,插入欄位來比較每一列的索引鍵欄位與前一列的索引鍵欄位,如果不同則插入一個文字字串,如果相同則插入另一個文字字串。
範例

此範例使用<設定資料檔案>一節的範例資料,並使用 { MERGEFIELD CITY} 做為索引鍵欄位。

請注意 如果要插入欄位大括弧,請按 CTRL+F9。
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ If { Place2 } <> { Place1 }"?
{ MERGEFIELD CITY }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
此範例所配置的欄位會產生如下的排序清單:
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

強迫每一個新類別使用新頁面

如同前一個範例,此範例中的索引鍵欄位是 { MERGEFIELD City }。當資料檔案中的 CITY 值變更為不同城市時,合併結果中就會新增頁面,並在下一頁的頁首繼續合併作業。如果要插入欄位大括弧,請按 CTRL+F9。
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }?
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ If { Place2 } <> { Place1 }"?
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
請注意 如果要插入分頁符號,請按 CTRL+ENTER,或按一下 [插入] 功能表上的 [分隔設定],選取 [分頁符號],然後按一下 [確定]

此範例所配置的欄位會在個別的頁面上產生清單,如下所示:
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

格式化索引鍵欄位

此範例中的索引鍵欄位是 {MERGEFIELD CITY}。如果要將 {MERGEFIELD CITY} 的結果格式化成為全部大寫字,您可以插入格式化參數 \* Upper。如果要插入欄位大括弧,請按 CTRL+F9。
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"?
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
此範例所配置的欄位會產生全部大寫字的縣市名稱清單,如下所示:
ATLANTA

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

HOUSTON

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0
請注意 您可以將不同格式套用到索引鍵欄位 { MERGEFIELD City },做法是選取整個欄位 (包括欄位大括弧 { }),然後依您的喜好將欄位格式化。如果要將欄位格式化,請按一下 [格式] 功能表上的 [字型]

包含其他文字

如果您想要其他文字出現在合併文件中,您必須將此文字包含在 IF 欄位的引號之間。如此一來,唯有當資料來源中的資訊符合您在 IF 欄位中定義的條件時,此文字才會出現 (例如,當資料來源的資料列中的 CITY 名稱與前一列的 CITY 名稱不同時)。

如果您將文字放在主文件的 IF 欄位之外,則此文字會針對資料來源中的每一列出現一次,而不是針對每一個新索引鍵欄位出現一次。以您在<設定資料檔案>區段中建立的範例而言,文字會針對每一位員工出現一次,而不是針對每一個縣市出現一次。

此範例以一個簡短介紹文句,介紹清單中的每一個縣市:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:?
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}?
{ If { Place2 } <> { Place1 }"?
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:?
?
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}?
此範例所配置的欄位所產生的清單,會針對每一個縣市顯示介紹文字,如下所示:
These are the sales totals for Atlanta:

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

These are the sales totals for Houston:

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

此程序的運作方式

這些範例中的第一個 IF 欄位只會針對合併列印中的第一筆記錄,插入縣市名稱和段落標記。對於所有後續記錄,這個 IF 欄位不會再插入任何內容 ("")。它會比較 MERGESEQ 欄位 (此欄位會傳回目前記錄的序號) 與數字 "1",來辨識其是否為第一個合併列印記錄。

唯有當 IF 欄位判定目前記錄所包含的縣市名稱與前一個記錄不同時,第二個 IF 欄位才會插入換行字元 (如果您強迫每一個縣市要顯示在新的頁面上,則還會插入分頁符號)、縣市名稱、另外兩個換行字元、員工姓名及銷售額 (依此順序)。如果 Word 判定目前記錄包含的縣市名稱與前一筆記錄相同,Word 只會插入下一位員工的姓名和銷售額。

這個 IF 欄位會比較兩個 SET 欄位中所指定的書籤文字,來辨識新的縣市名稱。書籤 "Place1" 的文字一律等於目前記錄的 City 欄位,而書籤 "Place2" 的文字則等於前一筆記錄的 City 欄位。

?考

如需有關合併列印的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
294688 如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單
290408 WD2002:合併列印的常見問題解答
294693 如何使用合併列印功能在 Word 中建立目錄
294683 如何使用合併列印功能在 Word 中建立套印信件

屬性

文章編號: 294686 - 上次校閱: 2007年3月19日 - 版次: 3.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge KB294686
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