Word で差し込み印刷のアドレス帳を設計および設定する方法

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文書番号: 294688
Microsoft Word 2000 については、次の資料を参照してください。212322
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目次

概要

この資料では、差し込み印刷のアドレス帳として使用できる形式について説明し、アドレス帳を作成する際に役立つヒントを紹介します。

データ ファイルの設計

Microsoft Word では、差し込み印刷ウィザードを使用して新しいアドレス帳を作成できます。ウィザードの [手順 3/6] の [あて先の選択] で、[新しいリストの入力] オプションが利用できます。このオプションを選択して、アドレス帳を作成します。

アドレス帳は、Word の表からも作成できます。また、フィールドがコンマまたはタブで区切られており、レコードが段落記号で区切られているテキスト ファイルなどのデータベースに類する形式も利用できます。

アドレス帳では、"姓" などの情報の各カテゴリはフィールドと呼ばれます。個人についての情報を構成するフィールドの集合は、レコードと呼ばれます。

データ ファイルを設計する際の注意点

アドレス帳を作成する前に、必要な情報および情報の使用方法を決定し、次にデータベースを設計します。このようにすると、後の作業に要する時間を節約できます。

レコードによって情報の数が異なる

データ レコードによって、情報の数が異なることがあります。たとえば、一部のレコードには勤務先の名前、部署名、および最大 3 行の住所が含まれていて、他のレコードには名前、1 行目の住所 (番地)、3 行目の住所 (都道府県、市区町村、および郵便番号) しか含まれていない場合があります。

アドレス帳では、各データ レコードのデータ フィールド数は同じである必要があります。アドレス帳では、フィールド数の最も多いレコードに対して十分なデータ フィールドを用意します。データ レコードのすべてのフィールドに値を設定する必要はありません。一部のフィールドを空白にしておくこともできます。Word では、空のレコードは自動的にスキップされます。

データの並べ替えを行う

データの並べ替えが必要な場合は、特定の条件に基づいてデータを並べ替えることができるようにデータを配置する必要があります。たとえば、通常、宛先ラベルの 1 つの行に都道府県名、市区町村名、および番地が印刷されます。これらのすべての情報を 1 つのフィールドに格納することは可能ですが、その場合、都道府県名や市区町村名に基づいてレコードを並べ替えることはできません。このような場合には、各情報を、それぞれ別のフィールドに格納する必要があります。

名前が姓、名の順序で記載される場合に、下の名前でデータを並べ替える場合も同様です。この場合には、姓と名を別のフィールドに格納する必要があります。

特定のフィールドの情報をさまざまな目的で使用する

英文の定型書簡では通常、本文宛名の最初の行に、敬称および受取人のフルネームを挿入します。あいさつ文には、敬称と姓のみ、または名のみを記載する場合があります。敬称、姓、および名を個別のフィールドに格納しておくと、宛名とあいさつ文の両方に姓を印刷する場合に同じフィールドを使用できます。別の方法として、1 つのフィールドに敬称とフルネームを格納して宛名用とし、別のフィールドに敬称と姓を格納してあいさつ文用とすることもできます。

アドレス帳を複数の差し込み印刷文書で使用する

1 つのアドレス帳を、さまざまな種類の多くのメイン文書に差し込めます。アドレス帳を作成して定型書簡を印刷する場合は、同じデータ ファイルを使用して宛名ラベルや封筒に宛名を印刷できるように宛名情報を設計します。

各レコード (情報の集合) に必要なフィールド (情報) の数

各レコードに必要なフィールドの数が少ない場合は、Word の [ツール] メニューで提供されている差し込み印刷ウィザードを利用できます。差し込み印刷ウィザードを使用すると、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを使用してアドレス帳を設定できます。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、フィールド数は 255 までという制限があります。フィールド数がこの値を超える場合は、差し込み印刷ヘルパーではなく、次のいずれかの方法を使用します。
  • データ ファイルとして、Microsoft Excel を使用します。Excel ワークシートのデータ フィールドの最大数は 256 です。
  • データ ファイルとして、Microsoft Access データベースを使用します。
  • データ ファイルとして、タブ区切りのテキスト ファイルまたはコンマ区切りのテキスト ファイルを使用します。
差し込み印刷のパフォーマンスは、ヘッダー行のフィールドの数が増えるにつれて低下します。コンピュータの構成や利用可能なメモリのサイズによって、データ文書に挿入できるフィールドの数が制限されることがあります。

英語版の Word では、ヘッダー レコード (行) ではスペースを使用できません。各ヘッダー フィールドは最大 40 文字に制限されており、半角英字で始まる必要があります。2 番目以降には、半角英字、半角数字、およびアンダースコアの文字を使用できます。ヘッダー フィールドはすべて、空欄にはできません。英語版以外の Word では、制限の内容がこの説明とは異なる場合があります。

表または段落でデータを編成

表でデータを編成する場合、使用するフィールド名ごとに 1 つの列を使用します。表の最初の行は、ヘッダー行です。それ以降の行では、1 行に 1 つのデータ レコードの情報を格納します。

テキストは各セル内で折り返して表示されることがありますが、正しく印刷されます。データ ファイルとして既存のアドレス帳を使用する場合、次の点に注意する必要があります。
  • 別のヘッダー ファイルを使用しない場合、ヘッダー レコードがアドレス帳の最初のレコード (複数のセルで構成される行) であることを確認します。ヘッダー レコードの前に、スペース、テキスト、空白行がないことを確認します。ヘッダー レコードでは、スペースを使用できません。各ヘッダー フィールドは最大 40 文字に制限されており、半角英字で始まる必要があります。2 番目以降の文字は、半角英字、半角数字、またはアンダースコアである必要があります。ヘッダー フィールドはすべて、空欄にはできません。
  • 各データ レコードのデータ フィールドの数が、ヘッダー レコードのフィールド名の数と一致していることを確認します。あるレコードで情報のないフィールドがある場合は、そのフィールド用のセルは空白のままにします。
  • データ レコード内の情報は、ヘッダー レコードの対応するフィールド名と同じ順序で左から右へ配置します。アドレス帳内の列の順序は重要ではありません。差し込み印刷のメイン文書内で、データの配置を自由に変更できます。

多くのフィールドを持つアドレス帳の設計

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを使用して、データ ファイル用のアドレス帳 (.mdb) を作成できます。Microsoft Word では、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで作成できるフィールドの最大数は 255 です。[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを使用して新しいデータベースを作成するには、次の手順を実行します。
  1. Microsoft Word 2002 の場合

    [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をクリックし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。

    Microsoft Office Word 2003 の場合

    [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をクリックし、[差し込み印刷] をクリックします。

    Microsoft Office Word 2007 の場合

    [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] の [差し込み印刷の開始] をクリックし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。

    差し込み印刷ウィザードの手順に従って、[手順 3/6] の [宛先の選択] に進みます。ここで、アドレス帳を設定します。
  2. [新しいリストの入力] をクリックします。
  3. [作成] をクリックします。[新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスが表示されます。このダイアログ ボックスで、各レコードのアドレス情報を入力します。特定のフィールドに対する情報がない場合は、対応するボックスを空白のままにします。Word ではデフォルトで、空白のフィールドはスキップされるので、データ フォームに空白のエントリがあっても差し込み印刷には影響しません。各フォーム内の情報の集合により、1 つのデータ レコードが構成されます。
  4. レコードの情報を入力した後で、[新しいエントリ] をクリックして次のレコードに進みます。レコードを削除するには、[エントリの削除] をクリックします。特定のレコードを検索するには、[エントリの検索] をクリックします。レコードのフィルタまたは並べ替えを行う場合には、[フィルタ/並べ替え] をクリックします。

    : アドレス帳をカスタマイズするには、[ユーザー設定] をクリックします。[アドレス帳のユーザー設定] ダイアログ ボックスが表示され、差し込み印刷フィールドの追加、削除、名前の変更、および移動を行うことができます。
  5. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスで [閉じる] をクリックします。
  6. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスで、[ファイル名] ボックスにデータ ファイル名を入力し、[保存] をクリックします。
  7. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで必要な変更を加え、[OK] をクリックします。
これで、新しいアドレス帳が作成され、差し込み印刷ウィザードの次の手順に進む準備ができました。次の手順では、作成したアドレス帳を使用して差し込み印刷を行います。

定型書簡を作成する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294683 Word で差し込み印刷を使用して定型書簡を作成する方法
アドレス帳で 255 を超える数のデータ フィールドが必要な場合、Word では差し込み印刷ウィザードを使用してデータを編成できません。代わりに、情報を Word 文書内の独立した段落として設定することができます。ヘッダー レコードおよび各データ レコードは、データ レコードの区切り記号である段落記号で終わる必要があります。ヘッダー レコードの各フィールド名およびデータ レコードの各フィールドは、データ フィールドの区切り記号であるタブ文字またはコンマで区切る必要があります。空のデータ フィールドがある場合は、フィールド区切り文字を挿入して空のフィールドを示す必要があります。

データベースまたはスプレッドシート プログラムで作成したアドレス帳を使用する場合、このデータをコンマまたはタブで区切られた ASCII テキスト形式に書き出すことができます。あるいは、ODBC、DDE、またはコンバータを使用してデータベースをアタッチすることもできます。ASCII テキスト形式に書き出されたデータに対して、フィールド区切り記号やレコード区切り記号が Word によって自動的に認識されない場合は、アドレス帳を最初に使用するときに、区切り記号を選択するように求められます。Word でこの形式を使用してアドレス帳を設定する場合は、段落記号をデータ レコードの区切り記号として使用し、タブ文字またはコンマをデータ フィールドの区切り文字として使用する必要があります。

アドレス帳を編成する際の一般的な規則に加えて、通常の文字列として設定されたアドレス帳には次の規則も適用されます。
  • Enter キーを押して、段落記号を持つ各データ レコードを終了します。データ レコードの間、およびデータ レコードの後に余分な段落記号がないことを確認します。Word では、空の段落 (空白行) は空のレコードとして解釈されます。
  • ヘッダー レコードとデータ レコードの両方で同じフィールド区切り記号を使用します。たとえば、ヘッダー レコードにタブ文字を使用した場合、データ レコードにコンマを使用することはできません。データ フィールド内のテキストにコンマが使用される可能性があるので、タブ文字を使用することをお勧めします。
  • あるデータ レコードで特定のデータ フィールドに対応する情報がない場合は、2 つのタブ文字または 2 つのコンマを挿入して、空のフィールドを示します。データ レコードの最後のデータ フィールドが空である場合は、2 つ目のフィールド区切り文字を挿入しないでください。
  • データ フィールドに次のいずれかの文字が含まれている場合は、データ フィールドを引用符で囲みます。
    • フィールド区切り記号として使用しているタブ文字またはコンマ
    • 改行記号または段落記号
    • Microsoft Windows のコントロール パネルの [地域と言語のオプション] で区切り記号として指定されている文字
  • データ フィールドの情報に引用符 (" ") が含まれている場合は、文字を 2 回 ("" "") 入力します。データ フィールドからの情報が差し込まれると、1 組の引用符だけが印刷されます。

別のヘッダー ファイルの使用

ほとんどの場合、各データ フィールドのフィールド名をアドレス帳の最初の行 (レコード) に設定すると便利です。ただし、次の理由から、別のヘッダー ファイル内にフィールド名を設定することもできます。
  • 各アドレス帳内のヘッダー行の置き換えや変更またはメイン文書内の差し込み印刷フィールド名の変更を行うことなく、同じヘッダー行やフィールド名を使用して、さまざまなファイルからデータを差し込めます。
  • 別のプログラムで作成したアドレス帳では、ヘッダー レコードが含まれていない場合や、ヘッダー レコード内のフィールド名がメイン文書の差し込み印刷フィールド名に一致しない場合があります。アドレス帳内でヘッダー レコードの変更や追加ができない場合 (たとえば、アドレス帳が読み取り専用の場合)、指定するフィールド名を含む、別のヘッダー ファイルを使用できます。

[差し込み印刷 : ヘッダー文書を開く] ボタンの追加

別のヘッダー ファイルを使用する場合、メイン文書にアドレス帳を差し込む前に、ヘッダー ファイルとアドレス帳の両方を指定する必要があります。

Word の差し込み印刷でヘッダー ファイルを使用するには、[差し込み印刷] ツール バーに [差し込み印刷 : ヘッダー文書を開く] ボタンを追加する必要があります。これを行うには、実行している Word のバージョンに応じて、以下の手順を実行します。
Word 2002 または Word 2003 の場合
  1. [表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします。[差し込み印刷] ツール バーが表示されます。
  2. [ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックします。
  3. [コマンド] タブの [分類] ボックスの一覧で [すべてのコマンド] をクリックします。
  4. [コマンド] ボックスの一覧で、[MailMergeOpenHeaderSource] をクリックし、[差し込み印刷] ツール バーにドラッグします。
  5. [閉じる] をクリックして、[ユーザー設定] ダイアログ ボックスを閉じます。
Word 2007 の場合
Word 2007 の Word 差し込み印刷でヘッダー ファイルを使用するには、クイック アクセス ツール バーに [差し込み印刷 : ヘッダー文書を開く] ボタンを追加する必要があります。
  1. Word で、Microsoft Office ボタンをクリックします。
  2. [Word のオプション] をクリックします。
  3. [ユーザー設定] をクリックします。
  4. [コマンドの選択] ボックスの一覧で、[すべてのコマンド] をクリックします。
  5. [差し込み印刷 : ヘッダー文書を開く] をクリックし、[追加] をクリックします。
  6. [OK] をクリックします。

ヘッダー ファイルの設計

ヘッダー ファイルを使用する場合には、以下の規則に注意する必要があります。
  • ヘッダー ファイル内のフィールド名の数は、アドレス帳内のデータ フィールドの数に一致する必要があります。
  • ヘッダー ファイル内のフィールド名は、アドレス帳内の対応する情報と同じ順序で配置されている必要があります。
  • ヘッダー ファイルとアドレス帳の両方で、同じフィールド区切り記号 (タブ文字またはコンマ) を使用します。
  • メイン文書に既に差し込み印刷フィールドが含まれている場合、ヘッダー ファイルに同じ差し込み印刷フィールドを使用します。同じ差し込み印刷フィールドを使用しない場合は、メイン文書内の差し込み印刷フィールドを置き換えて、ヘッダー ファイル内のフィールド名に一致させる必要があります。ヘッダー ファイルを指定した後で、アドレス帳を編集するのと同じようにヘッダー ファイルを編集できます。

別のアドレス帳のヘッダー レコードの使用

ヘッダー レコードを含むアドレス帳がある場合、そのアドレス帳をヘッダー ファイルとして使用できます。たとえば、アドレス帳をいくつかの文書に分割した場合、最初のアドレス帳のヘッダー レコードでフィールド名を指定できます。ヘッダー レコードを含まない別のアドレス帳から差し込み印刷を行う場合は、最初のアドレス帳をヘッダー ファイルとして指定します。その後に、残りの各アドレス帳を順番に指定します。

Word では、最初のアドレス帳のデータ レコードは無視され、ヘッダー レコードのみが使用されます。

差し込み印刷で使用できるデータの種類

差し込み印刷データ ファイルからのほとんどすべての種類の情報を差し込み印刷できます。
  • すべての種類のテキストや数値
  • グラフィック フィルタがインストールされているグラフィック

    : Word 以外のプログラムで作成したアドレス帳にグラフィックが含まれている場合、ファイル形式コンバータを使用してファイルを変換する必要があります。
  • 数式エディタなど OLE (Object Linking and Embedding) をサポートしているプログラムで作成されたオブジェクト
  • {=} (数式) フィールドなどの結果を表示する Word フィールド
テキストや数値以外の情報を Word で作成したアドレス帳に追加するには、[ファイル] メニューの [開く] を使用してアドレス帳を文書ウィンドウで表示する必要があります。または、文書を作成した元のプログラムでアドレス帳を開きます。次に、アドレス帳の表の適切な列および行に情報を挿入します。

使用できないデータの種類

フレームに含まれるテキストやグラフィックは、アドレス帳に追加できません。ただし、差し込み印刷フィールドをフレーム内に位置付けることはできます。文書を差し込み印刷すると、アドレス帳からのテキストやグラフィックは、フレームに位置付けられます。

プロパティ

文書番号: 294688 - 最終更新日: 2011年1月5日 - リビジョン: 2.0
キーワード:?
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