Hvordan du kan utforme og definere en adresseliste for utskriftsfletting i Word

Artikkeloversettelser Artikkeloversettelser
Artikkel-ID: 294688 - Vis produkter som denne artikkelen gjelder for.
Ha en Microsoft Word 2000-versjon av denne artikkelen Se 212322.
Vis alt | Skjul alt

På denne siden

Sammendrag

Denne artikkelen beskriver akseptabel formater for en utskriftsfletting adresseliste, og omfatter forslag og spørsmål som er nyttige til å spørre deg selv når du oppretter en adresseliste.

Utforme en datakilde

I Microsoft Word, kan du opprette en ny adresseliste i den Veiviseren for utskriftsfletting. Når du velger "Trinn 3: Velg mottakere" i veiviseren den Skriv inn en ny liste alternativet er tilgjengelig. Dette alternativet hvis du bygger din adresse liste.

En annen måte å opprette en adresseliste er fra en Word-tabell. Du kan også bruke alle databaselignende formater, for eksempel en tekstfil der feltene er atskilt med komma eller tabulatorer, og oppføringer er atskilt med avsnitt markerer.

I en adresseliste kalles hver informasjonskategori, for eksempel Etternavn, et felt. Feltene som utgjør informasjon om en person, kalles en post.

Hva du bør vurdere når du utformer en datakilde

Før du oppretter en adresseliste, må du bestemme hvilken informasjon du ønsker å ta med, og hvordan du vil bruke denne informasjonen, og deretter utforme det databasen. Dette sparer du tid og arbeid senere.

Har noen poster mer enn andre?

Noen av datapostene kan ha mer informasjon enn andre poster. Noen oppføringer kan for eksempel ha et firmanavn, en avdeling tittel og opptil tre linjer for adressen. Andre oppføringer kan bare ha en navn, en gateadresse for én linje og en tredje linje med by, stat og postnummeret.

I listen over adresser må hver datapost ha samme Antall datafelt. Utforme adresselisten slik at den ikke har nok data feltene som tilsvarer posten med de feltene. Du trenger ikke å Fyll ut alle felt i dataposten; Du kan la noen felt stå tomt. Word ignorerer tomme poster automatisk.

Har du tenkt å sortere dataene?

Hvis du vil sortere dataene, må du ordne det slik at du kan sortere data basert på noen kriterier. Hvis du for eksempel by, Delstat, og Postnummer vanligvis skrives på samme linje av en adresseetikett, slik at du vil kanskje inkludere all denne informasjonen i samme felt. Hvis du inkluderer all denne informasjonen i det samme feltet, kan du sortere postene basert i tilstanden eller postnummeret. I dette tilfellet bør du skille hver del informasjon i et eget felt.

Det samme gjelder hvis du vil Sorter dataene etter etternavnet til adressater. I dette tilfellet må du Skill etternavnet og første navnene i separate felt.

Vil du bruke informasjonen i et bestemt felt på forskjellige måter?

I et standardbrev, den første linjen i indre løser vanligvis inneholder en Høflig tittel og mottakerens fullstendige navn. Kanskje en innledende hilsen inneholde bare Høflig tittel og etternavn eller bare fornavnet. Hvis du Sett tittel, Fornavn og etternavn i separate felt, kan du bruke den samme felt til å skrive ut det siste navnet i både adressen og hilsningen. Du kan også bruke ett felt for hele tittelen og navn i den i adresse og andre felt for tittel og etternavn i den tiltaleform.

Vil du bruke adresselisten for flere dokumenter?

Du kan slå sammen en enkel adresseliste med en hvilken som helst type og antall hoveddokumenter. Definere en adresseliste for å skrive ut standardbrev, planlegge den informasjonen om mottakerne slik at du kan bruke den samme datakilden til å skrive ut den adresser på adresseetiketter eller konvolutter.

Hvor mange felt (informasjonsdeler) har du for hver post (samling delene med informasjon)?

Hvis du har noen opplysninger for hver post, kan du Bruk veiviseren for utskriftsfletting (på den Verktøy -menyen) i Word. Dette gir deg tilgang til Mottakere for utskriftsfletting dialogboksen til å definere adresselisten.

Det er en begrensning av 255 felt i den Mottakere for utskriftsfletting i dialogboksen. Hvis ditt antall felt overskrider denne verdien, ikke Bruk Flett utskrift. I stedet bruke ett av følgende:
  • Bruke Microsoft Excel som datakilde. Det maksimale antallet datafeltene i et Excel er regneark 256.
  • Bruke Microsoft Access-database som datakilden kilde.
  • Bruke en tabulatordelt eller kommadelt tekst fil som datakilde.
Utskriftsfletting ytelsen reduseres når antall felt i den overskriftsraden øker. Konfigurasjonen av datamaskinen og tilgjengelig minne kan også begrense antall felt du kan sette inn i dataene dokumentet.

Topp-post (rad) kan ikke inneholde mellomrom. Hver topptekstfeltet er begrenset til 40 tegn og må begynne med en bokstav. Hver etterfølgende tegn må være en bokstav, et tall eller understrekingstegnet. Alle felt må fylles ut. Legg merke til at begrensningene som er beskrevet her er forskjellige på enkelte språkversjoner av Word.

Organiserer data i tabeller eller avsnitt

Når du ordner dataene i en tabell, skal tabellen inneholde en kolonne for hvert feltnavn du vil bruke. Den første raden i tabellen er overskriftsraden; hver etterfølgende rad inneholder informasjon for ett data post.

Selv om du kan bryte tekst i hver celle, det vil bli skrevet ut riktig. Følgende er en liste over ting du bør vurdere når du bruker en eksisterende adresseliste som datakilde:
  • Med mindre du bruker en egen topptekst-kilde, må du kontrollere at den overskriftsposten er første post (rad med celler) i adresselisten. Kontroller at som det er ingen mellomrom, tekst eller tomme linjer før overskriftsposten. Den overskriftsposten kan ikke inneholde mellomrom. Hvert felt i hodet er begrenset til 40 tegn og må begynne med en bokstav. Hvert etterfølgende tegn må være en bokstav, et tall eller understrekingstegnet. Alle felt må fylles ut i.
  • Kontroller at antall felt i hver data posten er lik antall feltnavn i hovedposten. Hvis en post ikke har informasjon for et bestemt felt, la cellen for feltet tom.
  • Ordne informasjonen i dataposter i samme rekkefølge, fra venstre mot høyre, som de tilsvarende feltnavnene i hovedposten. Rekkefølgen på kolonnene i adresselisten er ikke viktig, fordi du vil kontrollere plasseringen av dataene i hovedvinduet for utskriftsfletting dokumentet.

Utforme en adresseliste som inneholder mange felt

Den Mottakeren av e-postfletting oppretter en adresseliste (MDB) for datafilen. I Microsoft Word, maksimalt antall felt for den Mottakeren av e-postfletting dialogboksen er 255. til å opprette en ny database fra den Mottakeren av e-postfletting dialogboksen boksen, følger du denne fremgangsmåten:
  1. Microsoft Word 2002

    På den Verktøy -menyen klikker du Brev og masseutsendelser, og klikk deretter Veiviseren for utskriftsfletting.

    Microsoft Office Word 2003

    På den Verktøy -menyen klikker du Brev og masseutsendelser, og klikk deretter Utskriftsfletting.

    Microsoft Office Word 2007 og Word 2010

    På den Masseutsendelser kategorien Start utskriftsfletting, og klikk deretter Veiviser for trinnvis utskriftsfletting.

    Følg trinnene i veiviseren for utskriftsfletting til "trinn 3: Velg Mottakere." Dette er hvor du definere adresselisten.
  2. Klikk Skriv inn en ny liste.
  3. Klikk Opprette. Den Ny adresseliste dialogboksen vises. I denne dialogboksen, Skriv inn adressen informasjon for hver post. Hvis det er ingen informasjon for et bestemt felt La feltet stå tomt. Som standard hopper Word over tomme felt, så flettingen ikke er berørt Hvis det er tomme oppføringer i dataskjemaet. Sett med informasjon i hver skjema utgjør én datapost.
  4. Når du skriver inn informasjon for en oppføring, klikker du Ny oppføring Flytte til neste post. Hvis du vil slette en post, velger du Slett oppføringen. Klikk for å søke etter en bestemt post, Søk etter oppføring. Hvis du vil filtrere eller sortere postene, klikker du Filtrer og Sorter.

    Merk Hvis du vil tilpasse adresselisten, klikker du Tilpasse. I den Tilpass adresseliste i dialogboksen kan du legge til, slette, gi nytt navn til og ordne flettingen felt.
  5. I den Ny adresseliste i dialogboksen klikker du Lukk.
  6. I den Lagre adresseliste i dialogboksen for Filnavn Skriv inn navnet du vil gi datakilden, og deretter klikker du Lagre.
  7. I den Mottakere for utskriftsfletting i dialogboksen, endringer du vil bruke, og klikk deretter OK.
Du har nå opprettet en ny adresse og er klar til å flytte til den neste trinn i veiviseren for utskriftsfletting. Dette trinnet er å skrive din bokstav.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter et standardbrev, klikker du følgende artikkelnummer for å vise artikkelen i Microsoft Knowledge Base:
294683Slik bruker du utskriftsfletting til å opprette standardbrev i Word 2002 og i senere versjoner av Word
Hvis du trenger mer enn 255 datafeltene i din adresselisten, kan ikke Word organisere dataene fra den Mottakeren av e-postfletting i dialogboksen. I stedet kan du definere opplysningene som separate avsnitt i et Word-dokument. Hovedposten og hver datapost må slutte med et avsnittsmerke som er registrere dataskilletegn. Hvert feltnavn i hovedposten og hvert felt i datapost må være atskilt av en kategori tegn eller komma, dataskilletegn for felt. Hvis noen av dataene felt er tomt, må du inkludere et feltskilletegn for å identifisere tomme feltet.

Hvis du bruker en adresseliste fra en database eller regnearkprogram, kan du eksportere dataene til en ASCII-tekstformat atskilt med kommaer eller tabulatorer. Eller du kanskje knytte databasen etter ved hjelp av ODBC DDE eller et konverteringsprogram. Hvis du eksporterer data til en ASCII-format og Word gjenkjenner ikke automatisk feltet og Postskilletegn Word bedt om å velge skilletegn når du først bruker adresselisten. Når Du kan definere en adresseliste i dette formatet i Word, bør du bruke et avsnitt Marker som dataskilletegn for post og tabulatortegn eller komma som dataene feltskilletegn.

I tillegg til de generelle reglene for organisering av en adresselisten, gjelder følgende regler gjelder også for adresselister som er definert som vanlig tekst:
  • Trykk ENTER for å avslutte hver datapost med et avsnittsmerke. Kontroller at det ikke finnes noen ekstra avsnittsmerker mellom eller etter dataene poster. Word tolker noen tomme avsnitt (tomme linjer) som tom poster.
  • Bruke feltskilletegnet som samme i begge hovedposten og datapost. Du kan for eksempel bruke tabulatortegn i hodet post og kommaer i datapostene. Fordi det kan inneholde tekst i datafelt komma, er det bedre å bruke tab-tegn.
  • Hvis en datapost ikke inneholder informasjon for en bestemte felt, Sett inn to tabulatortegn eller to kommaer for å angi den tomt felt. Setter inn et ekstra feltskilletegn hvis datafeltet er den den siste i datapost.
  • Sette data-feltet i anførselstegn hvis datafeltet inneholder ett eller flere av følgende tegn:
    • Et tabulatortegn eller komma, hvis du bruker den samme tegn til å skille feltene
    • Et linjeskift eller et avsnittsmerke
    • Et tegn du har angitt som listeskilletegn tegn i den internasjonale delen av Kontrollpanel i Microsoft Windows
  • Hvis informasjonen i et datafelt inneholder anførselstegn (" "), Skriv inn tegnene to ganger (" "" "). Når informasjon fra datafeltet er flettet, bare ett par med anførselstegn vil bli skrevet ut.

Avgjøre når du bør bruke en separat hovedpostkilde

I de fleste tilfeller er det nyttig å vise feltnavnet for hver datafelt i den første raden, eller post, på adresselisten. Du kan imidlertid liste over feltnavn i en separat hovedpostkilde for følgende årsaker:
  • Du kan bruke samme topp-rad- og feltnavnene skal flettes data fra ulike kilder uten å gjenta eller endre overskriftsraden i hver adresseliste eller endre feltnavnene flettingen i hovedvinduet dokumentet.
  • Noen ganger en adresseliste fra et annet program ikke inkludere en overskriftspost eller samsvarer ikke med feltnavnene i overskriftsposten til flette feltnavnene i hoveddokumentet. Hvis du ikke kan endre eller legge til en topptekst spille inn i adresseliste (for eksempel fordi adresselisten er skrivebeskyttet) Du kan bruke en egen hovedpostkilde som inneholder feltet navn som du Angi.

Legge til "Utskriftsfletting Åpne hovedpostkilde"-knappen

Hvis du bruker en egen topptekst-kilde, må du angi både den hovedpostkilde og adresselisten før du kan flette hoveddokumentet med adresselisten.

Bruke hovedpostkilde for utskriftsfletting i Word, du må legge til Åpne hovedpostkilde for utskriftsfletting knappen til din Utskriftsfletting verktøylinjen. Hvis du vil gjøre dette, følger du fremgangsmåten som passer for din versjon av Word som du kjører.
Word 2002 eller Word 2003
  1. På den Vis -menyen, Verktøylinjer, og klikk deretter Utskriftsfletting. Den Utskriftsfletting verktøylinjen vises.
  2. På den Verktøy -menyen klikker du Tilpasse.
  3. På den Kommandoer i kategorien velger du Alle kommandoer i den Kategori liste.
  4. I den Kommandoer liste, velge og dra MailMergeOpenHeaderSource til din Utskriftsfletting verktøylinjen.
  5. Klikk Lukk lukke den Tilpasse i dialogboksen.
Word 2007
Hvis du vil bruke en hovedpostkilde i en Word-utskriftsfletting i Word 2007, må du legge til den Åpne hovedpostkilde for utskriftsfletting -knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang.
  1. I Word, klikker du Microsoft Office-knappen.
  2. Klikk Alternativer for Word.
  3. Klikk Tilpasning.
  4. I den Velg kommandoer fra i dialogboksen klikker du Alle kommandoer.
  5. Klikk Åpne hovedpostkilde for utskriftsfletting, og klikk deretter Legge til.
  6. Klikk OK.
Word 2010


Hvis du vil bruke en hovedpostkilde i et Word utskriftsfletting i Word 2007 legge til Åpne hovedpostkilde for utskriftsfletting knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang.

  1. Velg Alternativer i kategorien fil .
  2. Velg Tilpass båndet.
  3. Erstatt Populære kommandoer med Alle kommandoerunder Velg kommandoer fra.
  4. Klikk Åpne hovedpostkilde for utskriftsfletting, og klikk deretter Legg til.
    Merknad: du må kanskje legge til en ny fane før du legger til en kommando på båndet.
  5. Klikk på OK.


Utforme en hovedpostkilde

Når du angir en hovedpostkilde, må du huske følgende regler:
  • Antall feltnavn i hodet kilden må være lik Antall datafelt i adresselisten.
  • Feltnavn i hodet kilden må være oppført i samme rekkefølgen som den tilsvarende informasjonen i adresselisten.
  • Bruke samme feltskilletegnet (et tabulatortegn eller en komma) for både hovedpostkilde og adresselisten.
  • Hvis hoveddokumentet allerede inneholder flettefelt, bruker du samme flettefeltene i topptekst-kilde. Hvis du ikke gjør dette, må du Erstatter flettefeltene i hoveddokumentet for å samsvare med feltnavnene i den hovedpostkilde. Når du angir en hovedpostkilde, kan du redigere det akkurat slik du redigere adresselisten.

Ved hjelp av en overskriftspost fra en annen adresseliste

Hvis du har en adresseliste som inneholder en overskriftspost du kan bruke den som en overskriftskilde. Hvis du brøt opp adresselisten for eksempel i flere dokumenter, kan du angi feltnavnene i overskriftsposten til den første adresselisten. Når du fletter fra andre adresselister som ikke har en overskriftspost, angi den første adresselisten som topp-kilde. Deretter Angi hver av de gjenstående adresselistene igjen.

Word ignorerer den data poster fra den første adresselisten, og bruker bare hodet post.

Datatyper som du kan bruke med utskriftsfletting

Du kan flette praktisk talt alle typer informasjon fra en utskriftsfletting datakilde, inkludert følgende:
  • All tekst og alle tall
  • Grafikk som du har et grafikkfilter installert


    Merk Hvis grafikken er plassert i en adresseliste fra et program Du må konvertere filen ved hjelp av et filformat enn Word, konverteringsprogrammet.
  • Objekter som er opprettet i programmer som støtter objektkobling og innebygging av objekter (OLE), for eksempel Formelredigering
  • Word-felt som viser et resultat, for eksempel en {} formelfeltet (=)
Legge til annen informasjon enn teksten eller tallene i en adresse Vis at du har opprettet i Word, må du vise adresselisten i et dokument vinduet ved hjelp av den Åpne på den Fil -menyen. Du kan eventuelt åpne adresselisten i opprinnelige programmet som opprettet dokumentet. Deretter setter du inn informasjonen i den aktuelle kolonnen og raden i adressetabellen-listen.

Datatyper som du ikke kan bruke

Du kan ikke flette tekst eller grafikk i en ramme i adresselisten. Du kan imidlertid plassere flettefelt i rammer. Når du fletter dokumentene, tekst og grafikk fra adresselisten er plassert i rammen.

Egenskaper

Artikkel-ID: 294688 - Forrige gjennomgang: 7. januar 2013 - Gjennomgang: 1.0
Informasjonen i denne artikkelen gjelder:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nøkkelord: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtno
Maskinoversatt
Viktig: Denne artikkelen har blitt maskinoversatt, og dermed ikke oversatt av en person. For at alle artikler i vår database skal være oversatt til ditt språk, vil Microsoft benytte både personoversatte og maskinoversatte artikler. Det er viktig å merke seg at en maskinoversatt artikkel ikke alltid er perfekt. Det kan forekomme stave, strukturelle eller grammatiske feil. Microsoft er ikke ansvarlig for unøyaktigheter, feil eller skade ved bruk av innhold i artikkel som måtte forårsakes av feiloversettelse. Microsoft vil jevnlig oppdatere sitt maskinoversettelses programvare.
Den engelske versjonen av denne artikkelen er den følgende: 294688

Gi tilbakemelding

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com