Utforma och skapa en dokumentkoppling i Word

Artikelöversättning Artikelöversättning
Artikel-id: 294688 - Visa produkter som artikeln gäller.
För Microsoft Word 2000-versionen av denna artikel Se 212322.
Visa alla | Dölj alla

På den här sidan

Sammanfattning

Den här artikeln beskrivs acceptabelt format för en Koppla adresslista och innehåller förslag och frågor som är användbara fråga dig när du skapar en adresslista.

Skapar en datakälla

I Microsoft Word kan du skapa en ny adresslista inom den Guiden Koppla dokument. När du väljer "Steg 3: Välj mottagare" i guiden den Ange en ny lista alternativet är tillgängligt. Det här alternativet skapar din adress lista.

Ett annat sätt att skapa en adresslista är en Word-tabell. Du kan också använda valfri databas-liknande format, till exempel en textfil där fälten är avgränsade med kommatecken eller tabbar och posterna skiljs åt med punkt märken.

Varje kategori av information, exempelvis efternamnet, är kallas fält i en adresslista. Uppsättning fält som utgör information Om en person kallas en post.

Att tänka på när du skapar en datakälla

Innan du skapar en adresslista kan du bestämma vilken information du vill ha och hur du vill använda informationen och sedan utforma den databas. Detta sparar tid och arbete senare.

Vissa poster har mer information än andra?

Vissa av dina poster kan ha mer information än andra poster. Till exempel kan vissa poster ha ett företagsnamn, en avdelning rubrik, och upp till tre rader för adressen. Andra poster kan endast ha en namn, en enradig gatuadress och en tredje rad med ort, stat, och Postnummer.

I adresslistan, måste varje post har samma antal datafält. Utforma din adresslista så att den har tillräckligt med data fält som motsvarar posten med flest fält. Du behöver inte Fyll i alla fält i posten; Du kan lämna vissa fält tomt. Word automatiskt utelämna tomma poster.

Tänker du sortera data?

Om du vill sortera informationen du måste ordna så att du Sortera data baserat på vissa villkor. T ex Ort, land och Postnummer skrivs vanligtvis på samma rad av en adressetikett så du kanske vill inkludera all denna information i samma fält. Om du inkluderar all information i samma fält, du kan inte sortera posterna baserat i staten eller postnummer. I det här fallet bör du avgränsa varje del informationen i ett separat fält.

Detsamma gäller om du vill Sortera data efter efternamn adressaterna. I det här fallet måste du dela efternamn och förnamn i separat fält.

Du använder informationen i ett visst fält på olika sätt?

I ett standardbrev första raden av adress vanligtvis innehåller en titel och adressatens fullständiga namn. Hälsningsfrasen kan innehåller endast titel och efternamn eller bara förnamn. Om du Placera titel, förnamn och efternamn i olika fält, kan du använda den samma fält för att skriva ut efternamnet på både adressen och hälsningen. Du kan också använda ett fält för fullständigt namn och namn i den i adress och en titel och efternamn i andra fält i Hälsningsfras.

Kommer du att använda listan för flera kopplade dokument?

Du kan sammanfoga en adresslista med valfri typ och antal huvuddokument. När du ställer in en lista som du skriver ut standardbreven kan du planera den information om adressat så att du kan använda samma datakälla ska skrivas ut på adresser i adressetiketter eller kuvert.

Hur många fält (informationsdelar) har för varje post (samling av informationsdelar)?

Om du har några delar av information för varje post kan du Använd guiden kopplad utskrift (på den Verktyg -menyn) i Word. Detta ger dig tillgång till den Mottagare av kopplat dokument i dialogrutan Ställ in din adresslista.

Det finns en begränsning av 255 fälten i den Mottagare av kopplat dokument i dialogrutan. Om antalet fält som överskrider detta värde, inte Använd Koppla dokument. Använd i stället något av följande:
  • Använda Microsoft Excel som datakälla. Det maximala antalet datafält i Excel-är kalkylbladet 256.
  • Använd Microsoft Access-databas som innehåller data källa.
  • Använd en tabbavgränsad textfil eller en kommaavgränsad text fil som datakälla.
Koppla prestandasänkning som antalet fält i den rubrikraden ökar. Konfiguration av datorn och de tillgängliga minne kan också begränsa antalet fält som du kan infoga i dina data dokument.

Sidhuvud-post (rad) kan inte innehålla några blanksteg. Varje fält i huvudet är begränsat till 40 tecken och måste börja med en bokstav. Varje efterföljande tecken måste vara en bokstav, ett tal eller understrykningstecken. Alla huvudfält måste fyllas i. Lägg märke till att de begränsningar som beskrivs här är annorlunda i vissa språkversioner av Word.

Ordna data i tabeller eller stycken

När du ordnar dina data i en tabell, ska tabellen innehålla en kolumn för varje fältnamn som du vill använda. Den första raden i tabellen är din rubrikrad; varje efterföljande rad innehåller information för en post.

Även om den kan radbrytas i varje cell, skrivs korrekt. Följande är en lista över saker du bör tänka på när du använder en befintliga adresslista som datakälla:
  • Om du inte använder en separat källrubrik, kontrollerar du att den huvudet är den första posten (rad av celler) i listan. Kontrollera att att det inte finns några blanksteg, text eller tomma rader innan rubrikposten. Den rubrikpost kan inte innehålla några blanksteg. Varje fält i huvudet är begränsat till 40 tecken och måste börja med en bokstav. Varje efterföljande tecken måste vara en brev, ett tal eller understrykningstecken. Alla huvudfält måste fyllas i.
  • Kontrollera att antalet fält i varje posten är lika med antalet fältnamn i rubrikposten. Om en post inte har information för ett visst fält, lämna cellen för fältet tom.
  • Ordna information i dataposter i samma ordning, från vänster till höger, som motsvarande fältnamn i rubrikposten. Ordningen på kolumnerna i adresslistan är inte viktig, eftersom du ska styra placeringen av dina data i ett kopplat huvuddokument dokument.

Utforma en adresslista som innehåller många fält

Den Mottagare av kopplat dokument dialogrutan Skapa en adresslista (.mdb) för filen. I Microsoft Word, maximalt antal fält för den Mottagare av kopplat dokument dialogrutan är 255. för att skapa en ny databas från den Mottagare av kopplat dokument dialogrutan och gör så här:
  1. Microsoft Word 2002

    På den Verktyg -menyn klickar du på Brev och utskick, och klicka sedan på Guiden Koppla dokument.

    Microsoft Office Word 2003

    På den Verktyg -menyn klickar du på Brev och utskick, och klicka sedan på Koppla dokument.

    Microsoft Office Word 2007 och Word 2010

    På den Utskick Klicka på Starta dokumentkoppling, och klicka sedan på Steg-för-steg-guiden Koppla dokument.

    Följ instruktionerna i guiden Koppla dokument till "steg 3: Välj Mottagare". Det är där du ställer in din adresslista.
  2. Klicka på Ange en ny lista.
  3. Klicka på Skapa. Den Ny adresslista dialogrutan visas. Skriv adressen i den här dialogrutan information för varje post. Om det finns ingen information i ett visst fält lämna rutan tom. Som standard hoppar tomma fält i Word så att kopplingen inte är påverkas om det finns tomma poster i dataformuläret. Informationen i varje formulär utgör en datapost.
  4. När du skriver in informationen för en post klickar du på Ny post Flytta till nästa post. Ta bort en post genom att klicka på Ta bort post. Om du vill söka efter en viss post, klicka på Hitta post. Om du vill filtrera eller sortera posterna klickar du på Filtrera och sortera.

    Obs! Om du vill anpassa adresslistan klickar du på Anpassa. I den Anpassa adresslista i dialogrutan du lägga till, ta bort, byta namn på och ordna om koppling av dokument fält.
  5. I den Ny adresslista i dialogrutan klickar du på Stäng.
  6. I den Spara adresslista i dialogrutan det Filnamn Skriv det namn som du vill ge datakällan, och Klicka på Spara.
  7. I den Mottagare av kopplat dokument dialogrutan, gör att du vill ändra och klicka sedan på OK.
Du har nu skapat en ny adress och är redo att flytta till den Nästa steg i guiden kopplad utskrift. Det här steget är att skriva ditt bokstav.

Mer information om hur du skapar ett standardbrev klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294683Hur du använder dokumentkoppling för att skapa standardbrev i Word 2002 och senare versioner av Word
Om du behöver fler än 255 fält i din adresslistan, Word kan inte organisera data från den Mottagare av kopplat dokument i dialogrutan. I stället kan du ställa in som separata punkterna i ett Word dokument. Rubrikposten som dataposterna måste avslutas. med ett stycketecken som är data-postavgränsare. Varje fältnamn i rubrikposten och varje fält i posten måste avgränsas med en flik tecken eller semikolon som fältavgränsare data. Om data fält är tomt, måste du inkludera fältavgränsare om du vill identifiera tomma fältet.

Om du använder en lista från en databas eller kalkylbladsprogram, kan du exportera informationen till en ASCII-textformat avgränsade med kommatecken eller tabbar. Eller du kanske koppla databasen genom att med hjälp av ODBC DDE- eller en konverterare. Om du exporterar data till en ASCII-format och Word identifierar inte automatiskt fält- och postavgränsare, Word uppmanas du att markera avgränsare när du använder listan först. När Du kan ställa in en lista med detta format i Word, bör du använda ett stycke Markera som postavgränsare för data och tabbtecken eller semikolon som data fältavgränsare.

Förutom de allmänna regler för att ordna en adresslistan, följande regler gäller även för adresslistor som ställs in som vanlig text:
  • Tryck på RETUR för att avsluta varje post med ett stycketecken. Kontrollera att det inte finns några extra stycketecken mellan eller efter data poster. Eventuella tomma stycken (tomma rader) som är tom tolkas poster.
  • Om du använder samma fältavgränsare i båda rubrikposten och datapost. Du kan t ex använda tabbtecken i huvudet posten och kommatecken i dataposterna. Eftersom de kan innehålla text i datafält kommatecken, är det bäst att använda tabbtecken.
  • Om en post inte innehåller information om en Vissa fält, infoga två tabbtecken eller två kommatecken för att ange den tomt fält. Infoga inte en andra fältavgränsare om datafältet är det den sista i dataposten.
  • Ange data-fältet inom citattecken om datafältet innehåller något av följande tecken:
    • Ett tabbtecken eller ett semikolon om du använder den samma tecken som avgränsar fälten
    • En radbrytning eller ett stycketecken
    • Ett tecken som du angett som listavgränsare tecken i avsnittet internationellaPå Kontrollpanelen i Microsoft Windows
  • Om informationen i ett datafält innehåller citattecken (" "), skriva tecknen två gånger (" "" "). När informationen från datafältet är sammanfogade, endast ett par citattecken kommer att skrivas ut.

Avgöra när du använder en separat källrubrik

I de flesta fall är det praktiskt att visa en lista över fältnamn för varje fält i den första raden eller posten i listan. Du kan däremot Om du vill ange fältnamnen i en separat källrubrik för följande skäl:
  • Du kan använda samma huvud rad- och namn att koppla data från olika källor utan att behöva upprepa eller ändra i rubrikraden varje lista eller ändra namn på kopplingsfältet i huvudfönstret dokument.
  • En lista från ett annat program kan ibland inte ta med en rubrikpost eller fältnamn i rubrikposten inte matchar den namnen kopplingsinstruktioner i huvuddokumentet. Om du inte kan ändra eller lägga till ett sidhuvud spela in i listan (till exempel eftersom adresslistan är skrivskyddad) Du kan använda en separat källrubrik som innehåller fältet namn som du Ange.

Lägga till knappen "Koppla öppna källrubrik"

Om du använder en separat källrubrik måste du ange både den källrubrik och adresslistan innan du kan samköra huvuddokumentet med adresslista.

Du använder en källrubrik för en dokumentkoppling i Word, du måste lägga till den Öppna källrubrik för kopplad utskrift knappen till din Koppla dokument i verktygsfältet. Detta gör enligt instruktioner för din version av Word som du använder.
Word 2002 eller Word 2003
  1. På den Visa -menyn, peka på Verktygsfält, och klicka sedan på Koppla dokument. Den Koppla dokument verktygsfältet visas.
  2. På den Verktyg -menyn klickar du på Anpassa.
  3. På den Kommandon Välj fliken Alla kommandon i den Kategori lista.
  4. I den Kommandon lista, markera och dra MailMergeOpenHeaderSource till din Koppla dokument i verktygsfältet.
  5. Klicka på Stäng stänga av Anpassa i dialogrutan.
Word 2007
Om du vill använda en källrubrik i Word kopplade dokument i Word 2007 måste du lägga till den Öppna källrubrik för kopplad utskrift knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst.
  1. I Word kan du klicka på Microsoft Office-knappen.
  2. Klicka på Word-alternativ.
  3. Klicka på Anpassning.
  4. I den Välj kommandon från i dialogrutan klickar du på Alla kommandon.
  5. Klicka på Öppna källrubrik för kopplad utskrift, och klicka sedan på Lägga till.
  6. Klicka på OK.
Word 2010


Om du vill använda en källrubrik i Word kopplade dokument i Word 2007 lägga Öppna källrubrik för kopplad utskrift till knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst.

  1. Välj Alternativ på fliken Arkiv .
  2. Välj Anpassa menyfliksområdet.
  3. Ersätta Vanliga kommandon med Alla kommandonunder Välj kommandon från.
  4. Klicka på Öppna källrubrik för kopplad utskriftoch klicka sedan på Lägg till.
    Obs: du kan behöva lägga till en ny flik innan du lägger till kommandot i menyfliksområdet.
  5. Klicka på OK.


Utforma en källrubrik

Kom ihåg följande regler när du anger en källrubrik:
  • Fältnamn i källrubriken antalet måste vara lika med Antal fält i adresslistan.
  • Fältnamn i källrubriken måste finnas i samma den ordning som motsvarande information i adresslistan.
  • Använd samma fältavgränsare (ett tabbtecken eller ett kommatecken) för både källrubriken och adresslistan.
  • Om huvuddokumentet innehåller kopplingsfält redan Använd samma kopplingsfält i en källrubrik. Om du inte gör det måste du byter ut kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet för att matcha fältnamnen i den källrubrik. När du anger en källrubrik redigera du det precis som du Redigera adresslistan.

Med en rubrikpost från en annan adresslista

Om du har en lista som innehåller en rubrikpost du använda den som källrubrik. Exempel: om du bröt upp din adresslista i flera dokument kan du ange fältnamn i rubrikposten av den första adresslistan. När du kopplar från andra adresslistor som inte har en rubrikpost som första adresslista anger som källrubrik. Sedan Ange varje återstående adresslistor i tur och ordning.

Ignoreras av poster från den första adresslistan och använder bara huvudet post.

Datatyper som du kan använda med kopplad utskrift

Du kan sammanfoga praktiskt taget alla typer av information från en dokumentkoppling datakälla, inklusive följande:
  • Text eller tal
  • Grafik som du har ett grafikfilter installerat


    Obs! Om bilderna finns i en lista från ett program andra, måste du konvertera filen med ett format konverteraren.
  • Objekt som har skapats i program som stöder objektlänkning och inbäddning (OLE) som Equation Editor
  • Word-fält som visar ett resultat som ett {} (Formula) -fält
Att lägga till information än text eller tal i en adress visa att du har skapat i Word, måste du visa listan i ett dokument fönster med hjälp av den Öppna på den Filen -menyn. Eller Öppna adresslista i original-program som dokumentet skapades. Infoga informationen i rätt kolumn och raden i adresstabellen.

Typer av data som du inte kan använda

Du kan inte sammanfoga text eller grafik som finns i en ram i adresslistan. Däremot kan du placera kopplingsfält i ramar. När Du kan koppla dokument, text och grafik från listan placeras i ramen.

Egenskaper

Artikel-id: 294688 - Senaste granskning: den 7 januari 2013 - Revision: 1.0
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nyckelord: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtsv
Maskinöversatt
VIKTIGT: Denna artikel är översatt av Microsofts automatiska översättningsprogram och inte av en mänsklig översättare. För att Du skall ha åtkomst till alla artiklar i Knowledge Base på Ditt föredragna språk så är en del artiklar översatta av människor och en del artiklar av översättningsprogram. Tänk på att en artikel som är översatt av ett översättningsprogram inte alltid är perfekt. Artikeln kan innehålla fel ord, grammatik eller meningsbyggnad, ungefär som en utländsk talare kan göra misstag när han eller hon pratar med Dig på Ditt språk. Microsoft ansvarar inte för eventuella felaktigheter i översättningen, fel eller skador som orsakats av någon felöversättning av innehållet eller våra kunders användande av det översatta innehållet. Microsoft uppdaterar kontinuerligt mjukvaran för översättningsprogrammet.
Den engelska versionen av artikeln är följande: 294688

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com