Makale numarası: 294688 - Son Gözden Geçirme: 19 Ağustos 2010 Perşembe - Gözden geçirme: 1.0

Tasarım ve bir Word adres mektup birleştirme adres listesi oluşturmak için

Sistem İpucuBu makale, kullandığınızdan farklı bir işletim sistemine yöneliktir. Sizinle ilgili olmayabilecek makale içeriği devre dışı bırakıldı.
Bu makale için bir Microsoft Word 2000 sürümü için bkz:212322  (http://support.microsoft.com/kb/212322/EN-US/ ) .

Bu Sayfada

Hepsini aç | Hepsini kapa

Özet

Bu makalede, bir adres-mektup birleştirme adres listesi kabul edilebilir biçimleri açıklar ve öneriler ve sorular sorun kendinize olarak oluşturduğunuz yararlı olan bir adres listesi.

Bir veri kaynağı tasarımı

Microsoft Word'ün , Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı yeni bir adres listesi oluşturabilirsiniz. Sihirbazda, "Adım 3: Select Recipients" seçtiğinizdeYeni bir liste türüseçeneği kullanılabilir. Bu seçenek oluşturur, adres listesi.

Adres listesi oluşturmak için başka bir Word tablosunda yoludur. Alanların virgül veya sekme ile ayrılmış ve kayıtları ayrılmış paragraf işaretleri. bir metin dosyası gibi herhangi bir veritabanı benzeri biçimde kullanabileceğiniz

Bir adres listesi, her kategori bilgileri gibiSoyadı, alan adı verilir. Bir kayıt. oluşturan bir kişi hakkında bilgi alan kümesi denir

Ne düşünün, bir veri kaynağı tasarım

Adres listesi oluşturmak, eklemek istediğiniz bilgileri ve bu bilgileri istediğiniz şekli ve sonra veritabanı tasarım . Bu, zaman ve iş daha sonra kaydeder.

Bazı kayıtları diğerlerinden daha fazla bilgi yok?

, Kayıtları bazı diğer kayıtları çok daha fazla bilgi olabilir. Örneğin, bazı girdiler iş adı, bir bölüm başlığı varsa ve adresi için üç satır yukarı. Diğer girdilerin yalnızca bir ad, tek satırlı açık adres ve Şehir, eyalet ve posta kodu. ile üçüncü bir satır

Adres listesinde aynı sayıda veri alanlarını her veri kaydı olması gerekir. Adres listenizi, karşılık gelen alanlarla çoğu kayıt için yeterli sayıda veri alanı olacak biçimde tasarlayın. Veri kaydındaki her alanı doldurmanız gerekmez; bazı alanları boş bırakabilirsiniz. Word otomatik olarak engeller boş kayıtlar.

Verileri sıralamak plan?

Bazı ölçütlere göre veriyi sıralayabilirsiniz; bu nedenle verilerinizi sıralamak istiyorsanız, bu şekilde gerekir. Tüm bu bilgileri aynı alanda bulunan eklemek isteyebilirsiniz; böylece, Şehir, eyalet ve posta kodu genellikle bir posta etiketi aynı satırda yazdırılır. Aynı alanda bulunan tüm bu bilgileri içeriyorsa, kayıtlarınızın durumuna veya posta koduna göre sıralama yapamazsınız. Bu durumda, her parçayı ayrı bir alan. bilgi ayırmak

The addressees son adlarıyla verilerinizi sıralamak istiyorsanız, doğru aynıdır. Bu durumda, soyadları ve ilk adları ayrı alanlar. ayırmalısınız

Belirli bir alanda farklı yollarla bilgileri kullanır?

Mektup formu içinde ilk satır içi adres genellikle courtesy başlık ve alıcı'nın tam adını içerir. Selamlama courtesy başlığı, soyadı ve yalnızca ilk adını içerir. Başlık, ad ve soyadını farklı alanlara koyarsanız, adres ve selamlama son adını yazdırmak için aynı alanı kullanabilirsiniz. Alternatif olarak, iç adını ve tam başlığı için bir alan kullanabilirsiniz adresi ve ikinci alan için başlık ve soyadını selamlama.

Bazı belgeleri birleştirmek için adres listesini kullanır?

Türü ve ana belge sayısını içeren bir tek adres listesi birleştirme. Posta etiketleri veya zarflar. adresleri yazdırmak için aynı veri kaynağına kullanın böylece form mektupları yazdırmak için adres listesi ayarı alıcı bilgileri planlama

Ne kadar alan (bilgi parçalarını) her kayıt için (bilgi parçalarını toplama) sizde?

, Her kayda ait bilgileri birkaç parça varsa, Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanabilirsiniz (,Araçlarımenüsü) Word'ün. Bu sayede erişmekAdres Mektup Birleştirme Alıcılarıiletişim kutusunda ayarlanan adres listesi.

255 Alanlarındaki bir sınırlama yokturAdres Mektup Birleştirme Alıcılarıiletişim kutusu. Alanların sayısı, bu değeri aşarsa, Adres Mektup Birleştirme Yardımcısı kullanmayın. Bunun yerine, aşağıdakilerden birini kullanın:
  • Veri kaynağınız olarak kullanmak Microsoft Excel'e . Bir Excel çalışma sayfasındaki veri alanı sayısı 256 olur.
  • Kullanımı bir Microsoft Access veritabanı, veri kaynağı.
  • Sekmeyle ayrılmış metin dosyası veya virgülle sınırlandırılmış metin dosyası olarak veri kaynağı.
Üstbilgi satırı artış alanları olarak Adres-mektup birleştirme performansı düşürür. Bilgisayarınızı ve kullanılabilir bellek, verileri belgenize ekleyebileceğiniz alanların sayısı da sınırlayabilir.

Üstbilgi kaydının (satır), boşluk içeremez. Her başlık alanı 40 karakterden oluşabilir ve harf ile başlamalıdır. Her bir sonraki karakteri bir harf, sayı veya alt çizgi karakteri olmalıdır. Tüm üstbilgi alanlarının doldurulması gerekir. Burada açıklanan kısıtlamalar bazı dil Word sürümlerinde farklı olduğuna dikkat edin.

Tablo veya paragrafı düzenleme

Bir tablodaki verileri düzenlerken, tabloda kullanmak istediğiniz her alan adı için bir sütun içermelidir. Tablonun ilk satırı, üstbilgi satırı olur; izleyen her satır için bir veri kayıt bilgileri içeren

Her hücrede metni kaydırma, ancak doğru yazdırılır. Varolan bir adres listesi veri kaynağı olarak kullanırken dikkate alınması gereken bir öğe listesi aşağıda verilmektedir:
  • Ayrı bir üstbilgi kaynağı kullanmadıkça, üstbilgi kaydı adres listesinde ilk kaydının (satır hücre) olduğundan emin olun. Hiçbir boşluk, metin veya boş satırları başlık kaydından önce olduğunu emin olun. Üstbilgi kaydı, boşluk içeremez. Her başlık alanı 40 karakterden oluşabilir ve harf ile başlamalıdır. Her bir sonraki karakteri bir harf, sayı veya alt çizgi karakteri olmalıdır. Tüm üstbilgi alanları doldurulmuş inç olması
  • Veri alanlarını her veri kaydının numarasını başlık kaydı içindeki alan adlarının sayısı eşit olduğundan emin olun. Bir kaydı, belirli bir alan için bilgi yok, hücre için bu alanı boş bırakın
  • Yerleşim bilgileri veri kayıtlarında aynı sırada üstbilgi kaydında karşılık gelen alan adları olarak sağa sola. Adres mektup birleştirme ana belgesi. verilerinizin yerleşimini kontrol edecek adres listesinde, sütunların sırası önemli değildir

Birçok alan içeren bir adres listesi tasarlama

Adres mektup birleştirme alıcıiletişim kutusu veri dosyası için bir adres listesi (.mdb) oluşturur. En alanları için Microsoft WordAdres mektup birleştirme alıcıiletişim kutusunda yeni bir veritabanı oluşturmak için 255. olanAdres mektup birleştirme alıcıiletişim kutusunda, aşağıdaki adımları izleyin:
  1. Microsoft Word 2002

    ,Araçlarımenüsünde,'ı tıklatınMektuplar ve postalar[NULL]'iAdres Mektup Birleştirme Sihirbazı.

    Microsoft Office Word 2003

    ,Araçlarımenüsünde,'ı tıklatınMektuplar ve postalar[NULL]'iAdres mektup birleştirme.

    Microsoft Office Word 2007 ve Word'ün 2010

    ,Postalarsekmesini tıklatınAdres mektup birleştirme başlatmak[NULL]'iAdım adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı.

    İçin Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'ndaki adımları izleyin "Adım 3: Alıcıları Seç." Bu, adres listesi. kadar belirlendiği yerlerde,
  2. ' I tıklatınYeni bir liste türü.
  3. ' I tıklatınOluşturma. Yeni adres listesiiletişim kutusu görüntülenir. Bu iletişim kutusunda, her kayıt için adres bilgilerini girin. Belirli bir alanla ilgili hiçbir bilgi yoksa, kutuyu boş bırakın. Veri formunda boş girdiler, birleştirme etkilenmez; bu nedenle varsayılan olarak, Word boş alanlar, atlar. Her form, bilgileri bir veri kaydı. kadar yaptığı
  4. Bir kayda ait bilgileri yazdıktan sonra tıklatın.Yeni girişsonraki kayda geçmek için . Bir kaydı silmek içinGiriş silme. Belirli bir kaydı aramak için tıklayınGirişi bulma. Kayıtlarınızı sıralamak veya filtre için tıklatınFiltre ve sıralama.

    NotAdres listenizi özelleştirmek istiyorsanız tıklatın.Özelleştirme. Adres listesini Özelleştiriletişim kutusu, ekleyebileceğiniz, silme, yeniden adlandırabilir ve yeniden birleştirme alanları.
  5. ,Yeni adres listesiiletişim kutusunu tıklatınKapat.
  6. ,Adres listesini Kaydetiletişim kutusundaDosya adıkutusuna, veri kaynağınızda verin ve ardından istediğiniz adı yazınKaydetme.
  7. ,Adres Mektup Birleştirme Alıcılarıiletişim kutusunda, olmasını istediğiniz herhangi değişiklikleri yapın ve sonraTamam.
, Yeni adresi oluşturdunuz ve Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı bir sonraki adımına geçmek hazır. Bu adım, Mektup yazmak için ise

Mektup formu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için Microsoft Bilgi Bankası'ndaki makaleyi görüntülemek üzere aşağıdaki makale numarasını tıklatın:
294683  (http://support.microsoft.com/kb/294683/ ) Word 2002 ve Word'ün sonraki sürümlerinde mektup formları oluşturmak için adres mektup birleştirmeyi kullanma
Word adres listenizde 255'ten fazla veri alanı gerekiyorsa, verileri düzenleme yapamazsınızAdres mektup birleştirme alıcıiletişim kutusu. Bunun yerine, bilgilerinizi ayrı paragraflar olarak bir Word belgesini ayarlayabilirsiniz. Üstbilgi kaydı ve her veri kaydı veri kayıt sınırlayıcısı olan bir paragraf işareti ile bitmelidir. Her alan adı başlık kaydı içindeki ve her veri kaydı alan bir sekme karakteri veya veri alan ayırıcısını virgül ile ayrılmalıdır. Herhangi bir veri alanı, boş boş alan. tanımlamak için bir alan ayırıcı eklemek

Bir veritabanı veya elektronik tablo programından adres listesi kullanıyorsanız, , virgül veya sekme ile ayrılmış bir ASCII metin biçimi için bu verileri dışarı aktarabilirsiniz. Veya, ODBC, DDE veya dönüştürücü kullanarak veritabanına bağlamak mümkün olabilir. ASCII biçimi veri dışa aktarma ve otomatik olarak alan ve kayıt ayırıcılar tanınamadı, Word, adres listesini ilk kez kullandığınızda sınırlayıcılar seçmenizi ister. Bu biçimde Word'de bir adres listesi oluşturduğunuzda, bir paragraf işareti veri kayıt sınırlayıcısı ve bir sekme karakteri veya virgül gibi veri alan sınırlayıcısı. kullanmanız gereken

Adres listesini düzenlemek için genel kurallar ek olarak aşağıdaki kurallar, normal metin olarak adres listeleri için de:
  • Her veri kaydı bir paragraf işaretiyle sona erdirmek için ENTER tuşuna basın. Hiçbir ek paragraf işaretlerini veya aşağıdaki veri kayıtları arasında olduğundan emin olun. Word herhangi (boş satırlar) boş paragraflar boş kayıt olarak yorumlar
  • Kayıt hem üstbilgi kaydı, hem de verileri aynı alan ayırıcısını kullanın. Örneğin, sekme karakterleri, üstbilgi kaydında ve veri kayıtlarında virgül kullanamazsınız. Veri alanları metin virgüller içerebilir için sekme karakterlerini kullanmak tercih edilir
  • Bir veri kaydı bilgilerini belirli bir veri alanı, iki sekme karakterlerini ekleme veya boş alanı belirtmek için iki virgül eklerseniz, . Veri kaydı. son bir veri alanı ise, ikinci bir alan sınırlandırıcısı eklemeyin
  • Veri alanını aşağıdaki karakterlerden birini içeriyorsa, veri alanını tırnak işareti içine alın:
    • Bir sekme karakteri veya virgül, bu alanları ayırmak için aynı karakteri kullanıyorsanız
    • Bir satır sonunu veya paragraf işareti
    • Liste ayırıcı karakteri olarak belirttiğiniz bir karakterUluslararasıbölümüDenetim MasasıMicrosoft Windows
  • Veri alanındaki bilgi tırnak işaretleri içeriyorsa (""), iki kez karakterleri yazın ("" ""). Veri alanındaki bilgi birleştirildiğinde, yalnızca bir çift tırnak işaretleri yazdırılır.

Karar, ayrı bir üstbilgi kaynağı kullanma

Çoğu zaman, her veri alanının ilk satır veya kayıt, adres listesini alan adını listelemek uygun. Bununla birlikte, aşağıdaki nedenlerden ötürü ayrı bir üstbilgi kaynağı içindeki alan adlarının listesi isteyebilirsiniz:
  • Aynı başlık satırı ve alan adı yineleyin veya adres listesindeki her başlık satırını değiştirmek veya birleştirme alan adlarını değiştirmek zorunda kalmadan çeşitli kaynaklardan gelen verileri birleştirmek için kullanabilirsiniz ana.
  • Bazen bir adres listesi başka bir programdan bir üstbilgi kaydı içeren veya üstbilgi kaydındaki alan adlarının ana belgedeki birleştirme alan adları eşleşmiyor. Değiştirilemez veya (örneğin, adres listesi salt okunur olduğundan) adres listesinde Üstbilgi kaydı eklemek, belirttiğiniz alan adlarını içeren ayrı bir üstbilgi kaynağı kullanabilirsiniz.

"Adres-mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç" düğmesi ekleme

Ayrı bir üstbilgi kaynağı, kullanıyorsanız belirtmeniz gerekir üstbilgi kaynağı hem de önce adres listesi. ana belgeye birleştirme adres listesi

Bir üstbilgi kaynağı Word adres-mektup birleştirmede kullanmak için eklemelisinizAdres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Açiçin düğme,Adres mektup birleştirmearaç çubuğu. Bunu yapmak için uygun olarak, çalışan. olduğunuz Word sürümünü adımları
Word 2002 veya Word 2003
  1. ,Görünümmenüsü,Araç çubukları[NULL]'iAdres mektup birleştirme. Adres mektup birleştirmearaç çubuğu görüntülenir.
  2. ,Araçlarımenüsünde,'ı tıklatınÖzelleştirme.
  3. ,Komutlarısekmesini seçinTüm komutlar,Kategoriliste.
  4. ,Komutlarıliste seçin ve sürükleyinMailMergeOpenHeaderSourceiçinAdres mektup birleştirmearaç çubuğu.
  5. ' I tıklatınKapatkapatmak içinÖzelleştirmeiletişim kutusu.
Word 2007
, Word 2007'de bir Word adres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı olarak kullanmak için eklemelisinizAdres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Açdüğmesini hızlı erişim araç çubuğu.
  1. Word'de tıklatınMicrosoft Office düğmesi.
  2. ' I tıklatınWord seçenekleri.
  3. ' I tıklatınÖzelleştirme.
  4. ,Komutları seçiniletişim kutusunu tıklatınTüm komutlar.
  5. ' I tıklatınAdres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç[NULL]'iEkleme.
  6. ' I tıklatınTamam.
Word'ün 2010


Bir üstbilgi kaynağı olarak kullanmak için Word adres mektup birleştirme, Word 2007'de ekleyin adres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç düğmesini hızlı erişim araç çubuğu.

  1. SeçinSeçeneklerigelenDosyasekmesini tıklatın
  2. SeçinŞerit özelleştirme.
  3. AltındaKomutları seçindeğiştirmeSık kullanılan komutlarileTüm komutlar.
  4. ' I tıklatınAdres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç[NULL]'iEkleme.
    Not: Komut şerit. eklemeden önce yeni bir sekme eklemek gereken
  5. ' I tıklatınTamam.


Bir üstbilgi kaynağı tasarımı

Bir üstbilgi kaynağı tanımlamak için aşağıdaki kuralları unutmayın:
  • Üstbilgi kaynağı içindeki alan adlarının sayısı adres listesi. veri alanlarının sayısı eşit olmalıdır
  • Üstbilgi kaynağı alan adları gerekir listelenen aynı sırada gibi ilgili bilgiler, adres listesi.
  • Aynı alan ayırıcı (sekme karakteri veya bir virgül) kullanmak üstbilgi kaynağı ve adres listesi.
  • Zaten, ana belgeyle birleştirme alanlarını içeren, aynı birleştirme alanları, üstbilgi kaynağındaki kullanın. Bunu değil, üstbilgi kaynağı içindeki alan adlarının eşleşmesi için ana belgedeki birleştirme alanlarını değiştirmeniz gerekir. Bir üstbilgi kaynağı belirttiğinizde, yalnızca adres listesi. düzenlediğiniz gibi düzenleyebileceğiniz

Başka bir adres listesinden bir üstbilgi kaydı kullanma

Bir üstbilgi kaydı içeren bir adres listesi varsa, bunu bir üstbilgi kaynağı olarak kullanabilirsiniz. Örneğin, adres listenizi çeşitli belgelere kadar bozdu, ilk adres listesinde Üstbilgi kaydında alan adları belirtebilirsiniz. Üstbilgi kaydı olmayan diğer adres listelerini birleştirdiğinizde, ilk adres listesinde üstbilgi kaynağı olarak belirtin. Sonra tüm diğer adres listelerini etkinleştirin. belirleme

Word'ün ilk adres listesinden veri kayıtlarını gözardı eder ve kullanır yalnızca üstbilgi kaydı.

Adres mektup birleştirme ile kullanabileceğiniz veri türleri

Hemen hemen her tür aşağıdakileri içeren bir adres-mektup birleştirme veri kaynağı bilgilerini birleştirebilirsiniz:
  • Herhangi bir metin veya sayılar
  • Grafik, sahip olduğunuz bir grafik filtresinin yüklü


    NotGrafik içeren bir adres listesi Word dışındaki bir programdan, gereken dönüştürün dosyayı kullanarak bir dosya biçimi Dönüştürücüsü.
  • Nesne bağlama ve Katıştırma (OLE) gibi Denklem Düzenleyicisi'ni destekleyen programlar oluşturulan nesneler
  • Word gibi bir sonuç görüntüleyen alanlar bir= {} (Formül)alan
Metin veya sayılar dışındaki, Word'de oluşturulmuş adres listesini eklemek için adres listesine bir belge penceresi kullanılarak görüntülemelidirAçıkkomutu,Dosyamenüsü. Veya, belgeyi oluşturan özgün programda adres listesini açın. Sonra uygun sütun ve satır adres listesi tablosu. bilgileri eklemek

Kullanamazsınız veri türleri

Metin veya bir çerçeveyi adres listesinde bulunan grafikleri birleştiremezsiniz. Ancak, çerçevelerin içindeki birleştirme alanlarını konumlandırabilirsiniz. Belgeleri birleştirdiğinizde, metin ve grafikleri adres listesinden çerçeve. yerleştirilmiş

Bu makaledeki bilginin uygulandığı durum:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Anahtar Kelimeler: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMttr
Otomatik TercümeOtomatik Tercüme
ÖNEMLİ: Bu makale, bir kişi tarafından çevrilmek yerine, Microsoft makine-çevirisi yazılımı ile çevrilmiştir. Microsoft size hem kişiler tarafından çevrilmiş, hem de makine-çevrisi ile çevrilmiş makaleler sunar. Böylelikle, bilgi bankamızdaki tüm makalelere, kendi dilinizde ulaşmış olursunuz. Bununla birlikte, makine tarafından çevrilmiş makaleler mükemmel değildir. Bir yabancının sizin dilinizde konuşurken yapabileceği hatalar gibi, makale; kelime dağarcığı, söz dizim kuralları veya dil bilgisi açısından yanlışlar içerebilir. Microsoft, içeriğin yanlış çevrimi veya onun müşteri tarafından kullanımından doğan; kusur, hata veya zarardan sorumlu değildir. Microsoft ayrıca makine çevirisi yazılımını sıkça güncellemektedir.
Makalenin İngilizcesi aşağıdaki gibidir:294688  (http://support.microsoft.com/kb/294688/en-us/ )